A principal função do controle na gestão

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Cada líder desempenha as funções básicas da gestão: planejamento, organização, motivação, controle. Os quatro elementos da função de controle: definir indicadores e métodos para medir resultados, medir resultados, determinar se os resultados estão no caminho certo e ações corretivas.

Todas as funções de gestão: planejamento, organização, motivação, controle estão intimamente interligadas. Eles são igualmente importantes para uma gestão eficaz. Eles não podem ser divididos em maiores e menores. Ao mesmo tempo, as funções de gestão: organização, motivação e controle são baseadas em planejamento cuidadoso e eficaz.

• Planejamento é a função primária e fundamental. Com base nos objetivos estratégicos, é construído um plano para alcançá-los, prevendo a alocação de determinados recursos e vinculando essa alocação no tempo. O planejamento documenta a alocação de recursos e une os esforços de departamentos e funcionários individuais para atingir um objetivo comum. Para isso, é realizadodecomposição de objetivos comuns em objetivos pessoais. É imperativo prever o planejamento e o controle da organização. As funções de gerenciamento, além da definição de metas, também prevêem a compilação de uma lista de trabalhos que devem ser realizados em uma determinada sequência para atingir a meta. Ao mesmo tempo, cada obra está vinculada ao tempo de seu início e fim, os recursos atribuídos a ela e as obras subsequentes (ou anteriores) no tempo.
• Organização, como função da gestão, é criar uma estrutura que permita que os elementos individuais do sistema trabalhem juntos de acordo com determinadas regras e gastem racionalmente os recursos alocados para atingir os objetivos. A estrutura organizacional é descrita por uma série de regras formalizadas - regulamentos, regulamentos, instruções.
• Motivação, como função da gestão, é incentivar os funcionários em todos os níveis a trabalharem juntos de forma eficaz para atingir seus objetivos. Esta é a função de governança mais humanista e menos formalizada.
• Controle, como função, o processo de gestão consiste na contabilização quantitativa e qualitativa dos resultados do trabalho, este é um processo que garante que a organização alcance seus objetivos

Atribuição de controle

Controle é a principal função do gerenciamento. É para:

• Reduzindo a incerteza do processo de produção e do processo de gestão.
• Previsão e prevenção de falhas.
• Suporte a ação bem-sucedida.

Controle é impensável sem medição. Para entender o queo trabalho está indo de acordo com o planejado, é necessário comparar os indicadores quantitativos alcançados no momento do controle com alguns planejados previamente conhecidos.

O controle de processos é um sistema que permite planejar, medir, identificar desvios e corrigir qualquer atividade comercial, como produção, embalagem, entrega ao consumidor e muito mais.

A função de controle na gestão é uma parte essencial do processo de gestão.

Na ausência de uma função de controle, qualquer controle perde seu significado. Você não saberá se o que foi planejado foi feito e, em geral, se algo está sendo feito.

Sem a função de controle, também é impossível gerenciar pessoal.

O processo de gestão é um processo funcional de controle organizacional, deve crescer a partir dos objetivos e planos estratégicos da organização

Quatro elementos da função de controle

Existem quatro etapas principais na função de controle de gerenciamento:

1. Definir indicadores e como medir os resultados.
2. Medir resultados.
3. Determine se os resultados estão conforme o planejado.
4. Aplicar ação corretiva.

"Controle" significa uma lista mantida em duplicata (francês contrôle, de contrerôle -, do latim contra - contra e rotulus - rolar).

Estabelecimento de metas e métodos para medir resultados

É necessário formar um conjunto de indicadores que sejam importantes para o processo controlado e determinar os valores planejados para cada um em determinados momentos. Quando neste momento o realComo resultado, os gestores recebem sinais sobre como as coisas estão indo e, portanto, não precisam verificar todas as etapas da implementação dos planos.

Os indicadores devem ser claramente articulados, mensuráveis e materiais para monitorar. Em uma fábrica, as métricas podem incluir vendas e produção, eficiência da mão de obra, desempenho de segurança e muito mais.

Na prestação de serviços, por outro lado, as métricas devem incluir, por exemplo, o número de clientes que precisam esperar na fila do banco ou o número de novos clientes conquistados como resultado de uma campanha publicitária atualizada.

Os pontos de medição na linha do tempo também não devem ser escolhidos aleatoriamente, mas devem ser associados a períodos de tempo criticamente importantes, do ponto de vista de um processo controlado, ou início/fim de etapas importantes do processo. Pode ser

• Início ou fim do período de planejamento - turno, dia, semana ou mês.
• Início ou fim de uma etapa importante: finalização da pré-produção, início da montagem final do produto, envio do produto ao cliente.
• Um novo lançamento de produto ou realização de volumes de serviço planejados.

As funções de planejamento e controle na gestão estão intimamente interligadas e não fazem sentido uma sem a outra. Nenhum plano controlado se transforma em um pedaço de papel vazio. As funções gerenciais de motivação e controle também estão relacionadas.

Resultados de medição

Medir resultados nos pontos de controle e compará-los com os planejadosos indicadores devem ser realizados de forma proativa para que os desvios possam ser detectados o mais cedo possível ou até mesmo previstos antes que ocorram, evitando ou minimizando ações corretivas.

Se os pontos de verificação forem planejados adequadamente e as ferramentas estiverem disponíveis para determinar exatamente o que os subordinados estão fazendo, avaliar o desempenho atual e esperado será preciso e fácil.

No entanto, existem muitas atividades em que é difícil determinar os pontos de controle exatos, também existem muitas atividades que são difíceis de medir.

É bastante simples, por exemplo, estabelecer um tempo padrão para a produção de produtos em massa e é igualmente fácil medir os valores reais desses indicadores

A situação é mais complicada com tipos de trabalho distantes da tecnologia. Por exemplo, não é fácil monitorar o trabalho de um gerente de relações industriais, porque não é fácil desenvolver um scorecard claro.

O chefe desse tipo de gerente geralmente se baseia em indicadores vagos como relações sindicais, entusiasmo e lealdade dos subordinados, rotatividade de funcionários e/ou disputas trabalhistas. Nesses casos, os resultados da medição do subordinado pelo gerente também são vagos.

Cumprimento dos resultados com o plano

Este é um passo simples, mas muito importante no processo de controle. Envolve a comparação de resultados medidos com alvos predeterminados. Nesta fase, uma técnica de comparação pré-desenvolvida é extremamente importante. NaquiloO documento deve definir claramente o que é medido especificamente, em que momento e sob quais condições. Siga esta técnica estritamente, caso contrário, os resultados da medição e comparação com o plano não serão confiáveis.

Se o desempenho for conforme o planejado, a administração pode acreditar que tudo está sob controle. Neste caso, não há necessidade de interferir no dia-a-dia da organização.

Ação corretiva

Esta etapa se torna a mais importante caso os indicadores não atinjam os planejados e a análise mostra a necessidade de ações corretivas. Tais ações corretivas podem incluir mudanças em um ou mais aspectos da operação diária da organização.

Por exemplo, um gerente de agência bancária deve decidir que mais caixas no corredor precisam ser ocupadas para atender a espera máxima de cinco minutos previamente definida.

Ou o gerente da loja decide enviar horas extras aos operadores da máquina para cumprir os prazos de entrega dos produtos.

O monitoramento também ajuda a identificar alvos definidos incorretamente, caso em que a ação corretiva será corrigir os alvos, e não lutar para alterar os valores medidos atuais.

Tempo de ação corretiva

Você deve sempre desenvolver uma forma construtiva de trazer os indicadores para os valores planejados, caso contrário terá que perceber tardiamente que a falha já ocorreu. Quanto mais cedo um bug ou falha for identificado, maior a probabilidade de correção ou recuperação. E menos tempo, recursos materiais e de mão de obra serão gastos em sua correção.

Desvios descobertos posteriormente podem ser completamente impossíveis de corrigir. Nesse caso, a organização incorre em perdas financeiras e reputacionais significativas, até o encerramento de sua operação.

As más notícias de hoje são melhores do que as mesmas notícias de amanhã.

D. S. Chadwick

Relação das funções de controle

Funções de gestão: motivação e controle estão intimamente relacionados entre si. Para construir um sistema de motivação eficaz para um subordinado, um gerente precisa ter acesso a resultados de controle precisos e oportunos.

Controle pode ser realizado para conformidade:

• indicadores planejados;
• padrões de qualidade;
• políticas corporativas;
• requisitos de segurança e proteção do trabalho;
• requisitos de controle de organizações estatais ou públicas.

O controle também pode ser periódico e pontual, programado e emergencial, privado e como parte de uma auditoria geral da organização.

Conclusão

A principal função do controle na gestão é garantir a execução do plano e assim atingir os objetivos da organização. Recursos adicionais - suporte para organização e motivação e interação com eles. A função de controle na administração é a mais importante. O ponto de controle não épara flagrar a unidade ou empregados no descumprimento do plano e puni-los. O objetivo é detectar desvios do plano em tempo hábil. Então há uma chance de ter tempo para tomar ações corretivas. A organização cuidadosa dos processos de controle é a chave para a execução precisa e oportuna dos planos e o alcance das metas.