Gestão de eventos é a gestão da organização de eventos. Gestão de eventos e seu desenvolvimento na Rússia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Gestão de eventos é um conjunto de atividades realizadas para criar eventos de massa e corporativos. Ao mesmo tempo, os primeiros são chamados a fornecer um poderoso apoio às empresas de publicidade, enquanto os segundos visam fortalecer o espírito dentro das corporações.

Gerenciamento de eventos também é conhecido com um nome diferente - "gerenciamento de eventos". Sua principal tarefa é organizar um evento de grande escala a partir de um evento comum, que será lembrado por muito tempo após sua conclusão.

Um pouco de história

Se considerarmos este conceito na tradução do inglês, então este é um evento, um evento. Sabe-se de fontes primárias que os primeiros eventos de entretenimento surgiram no início do século XIX. Nessa época, iniciou-se a venda de ingressos para diversas competições do esporte profissional. Ao mesmo tempo, os Jogos Olímpicos, por exemplo, na Grécia Antiga, ou várias competições na Roma Antiga também podem ser classificados como entretenimento.

O gerente de eventos de culto Joe Goldblatt prova que a profissão de organizar vários eventos de entretenimento remonta ao século 20século (1955 - a abertura da Disneylândia). Essa pessoa excepcional pode ser confiável, pois ele é o fundador da Comunidade Internacional de Gerenciamento de Eventos. Ele também desenvolveu os primeiros cursos de treinamento do mundo e um programa de certificação profissional nesta área.

Estado atual do gerenciamento de eventos

Como você sabe, a sociedade moderna tem duas características principais - produção em massa e consumo. Foram eles que influenciaram a necessidade cada vez maior de marketing de eventos.

Como você sabe, a sociedade moderna tem duas características principais - produção em massa e consumo. Foram eles que influenciaram a necessidade cada vez maior de marketing de eventos.

Na Rússia, a gestão de eventos não se enraizou imediatamente. Então, na URSS, esse tipo de serviço foi prestado pelo estado por muito tempo, e também foi responsável por organizar feriados grandiosos (por exemplo, as Olimpíadas).

As empresas de eventos profissionais na Rússia começaram a sua atividade apenas nos anos 90 do século XX. Devido às especificidades deste ramo de atividade, verificou-se que a maioria dos especialistas eram do show business. Por isso, alguns eventos foram realizados naqueles anos não em nome de trazer benefícios, mas pelo show de sempre.

Com o desenvolvimento da cultura corporativa, a demanda continuou a crescer não só para marketing de eventos, mas também para profissionais de gestão de eventos. Eles não apenas precisam ser criativos, mas também têm que ser proficientes em várias ferramentas e conhecimentos emáreas da psicologia. Nas agências modernas dessa direção, existem funcionários qualificados no estado, capazes de organizar qualquer evento. Também pode-se supor que esta indústria de serviços continuará a se desenvolver.

Razão para tais eventos

Então, como um evento pode começar? Os motivos que são o “prelúdio”, após o qual se realiza a organização dos eventos, podem ser completamente diferentes. Dependendo da natureza e dos objetivos, é necessário destacar as seguintes ações: seminários, concursos, cursos de atualização, encontros e reuniões, além de aniversários. Os eventos geridos pela gestão de eventos incluem: angariação de fundos (angariação de fundos para fins específicos), felicitações, cerimónias, celebrações, competições desportivas, concertos e apresentações musicais, bem como celebrações em massa. O principal neste processo é o uso correto de cada ocasião e a organização do feriado com o máximo benefício.

Sabe-se por experiência que a organização de eventos, mesmo os de menor escala, pode exigir custos e esforços significativos (materiais e intelectuais). Portanto, para um treinamento de alta qualidade, é necessária uma ideia clara das metas finais, objetivos e clamor público desejado. Somente depois de receber respostas completas a essas perguntas, você pode iniciar diretamente o gerenciamento de eventos. No entanto, alguns pontos-chave devem ser considerados durante o planejamento, que serão discutidos abaixo.

Orçamento

Este termoo custo de eventos futuros é determinado. Por exemplo, uma festa corporativa bem organizada custa até 20 mil unidades convencionais. E outro evento de grande escala (por exemplo, um concerto de um artista excepcional) é uma gestão de eventos completamente diferente. Este é um feriado do mais alto nível com eventos organizacionais adicionais: uma conferência de imprensa, entrevistas à imprensa e transmissões de TV. O custo desses eventos de grande escala costuma ser enorme.

Plano de ação

Uma etapa igualmente importante na qual se baseia a organização do evento é o planejamento. Elaborar uma lista específica de problemas que precisam ser resolvidos e determinar o momento permitirá não apenas organizar um feriado específico corretamente, mas também elaborar uma estimativa ideal dos custos para ele.

Pessoal

A resolução da questão de pessoal é simplesmente necessária para que o trabalho de organização de eventos seja realizado corretamente. Portanto, no estágio inicial, é necessário determinar o número de artistas, engenheiros de som, especialistas em iluminação que trabalham em um feriado específico. É preciso entender claramente quantas pessoas estarão envolvidas na entrega dos equipamentos, preparação da área, bem como na negociação com os contratados.

Atrair patrocinadores

Organização e realização de eventos são muitas vezes realizadas com patrocínio. No entanto, às vezes, um feriado corporativo na empresa é realizado por conta própria. Tudo depende da escala de um partido em particular.

Chamando a atenção do público

Uma das tarefas mais importantes queresolver o gerenciamento de eventos é obter o clamor público necessário. Portanto, ao planejar uma ação, é necessário imaginar com precisão em quais volumes e que tipo de resposta a um determinado evento é desejável receber.

Terceirização

Em qualquer caso, esta questão é enfrentada por um gerente de eventos ou chefe de marketing novato. A organização de eventos de maior envergadura é confiada a profissionais. Embora esses feriados possam custar um pouco mais para uma empresa, uma agência dedicada evitará a maior parte do aborrecimento assumindo todo o ônus de todo o trabalho.

Especialistas, agindo de acordo com as regras aceitas, primeiro desenvolvem um conceito geral. E só então, usando seu potencial criativo, eles oferecem uma ideia que expressaria ao máximo a individualidade e a essência do evento futuro.

O próximo passo é a seleção de equipamentos e instalações adequados. Um ponto bastante importante nesse processo é a criação de um roteiro finalizado. Especialistas dessas agências organizarão negociações com empreiteiros, procurarão engenheiros de som profissionais e apresentadores. Além disso, os profissionais encontrarão maneiras de economizar em algumas pequenas coisas, mas ao mesmo tempo não perderão nada na agitação festiva.

A organização dos eventos será mais eficiente com o envolvimento de especialistas do órgão competente, principalmente na área de relações públicas. Por exemplo, agências de comunicação que mantêm contatos de longa data com a mídia podemressonância muito mais rápido. Para atingir os objetivos, os profissionais utilizam diversas formas de divulgação de informações: mala direta, publicidade em outdoors e veiculação de informações ao público-alvo por meio de fontes especiais. Assim, as grandes empresas russas modernas enfrentam a necessidade de organizar um feriado com a participação de profissionais.

Comparação com a prática ocidental

No Ocidente, a gestão de eventos é um tipo de negócio relativamente novo, não pode durar mais de vinte anos. A atenção dos empresários russos foi atraída para esse tipo de negócio apenas em meados da década de 1990. Nesse período, a economia doméstica recebeu um novo desenvolvimento e diversos trabalhos começaram a ser enobrecidos de certa forma. Um gestor de eventos se tornou um dos especialistas mais requisitados do mercado de comunicação. O número de agências que prestam este tipo de serviços está em constante crescimento e os eventos de massa começam a adquirir uma orientação europeia não só em Moscovo, mas também nos grandes centros.

No entanto, a organização de um evento de qualquer escala deve levar em conta as peculiaridades da mentalidade doméstica: se uma festa - então até a manhã. Essa amplitude da alma russa às vezes cria algumas dificuldades, mas isso não afeta em nada o resultado.

É preciso notar também o fato de que este campo de atividade tem amplas perspectivas. Ao mesmo tempo, também é prematuro dizer que esse mercado de serviços está totalmente formado. Muitas vezes a presença de preços baixos em detrimento da qualidade em empresas com este tipo deatividade se deve à f alta de uma cultura de gestão de eventos em várias empresas. Por isso, muitas pessoas lembram que precisam comemorar o Ano Novo ou o aniversário da empresa alguns dias antes do evento. Mas, na verdade, os custos correspondentes devem ser incluídos na estimativa por pelo menos mais seis meses de tal celebração.

Cursos de gestão de eventos

Infelizmente, não há instituições de ensino onde esses especialistas seriam treinados. Essa profissão geralmente é dominada por artistas, psicólogos, publicitários e professores. Na maioria dos casos, pessoas sem educação especial conseguem a profissão de "gerente de eventos". Os cursos são adequados apenas para aqueles cujos tópicos ressoam com os conceitos básicos de gerenciamento de eventos. Infelizmente, também há muito poucos deles hoje.

Muitas vezes as próprias agências de eventos estão engajadas na preparação de seus funcionários. Para isso, são contratados estagiários. E os melhores já estão matriculados no estado.

Requisitos do Candidato

É seguro dizer que o trabalho de um gerente desta categoria é seu modo de vida. É por isso que uma pessoa que escolheu esta profissão deve ter qualidades que repercutam diretamente em suas atividades profissionais.

Qualidades pessoais necessárias de um gerente de eventos:

- caráter aberto e alegre, sociabilidade, bem como uma aparência atraente;

- capacidade criativa e artística;

- pensamento analítico e criativo;

- alto desempenho e resistência ao estresse;

-qualidades de liderança;

- habilidades organizacionais;

- prontidão para auto-aperfeiçoamento.

Com base na lista de qualidades acima, podemos concluir que as pessoas fleumáticas não devem se inscrever nesta área.

As pessoas nesta profissão devem ter talentos artísticos e criativos. No entanto, as habilidades organizacionais também desempenham um papel importante neste caso. O gestor deve priorizar corretamente e atingir a meta a qualquer custo. Ele também deve ter a capacidade de trabalhar com uma enorme quantidade de informações e o talento de persuasão.

Assim, pode parecer que essa gestão de eventos é uma coisa muito complicada. Onde estudar neste caso também não é totalmente claro. Uma coisa é certa - se uma pessoa possui pelo menos metade das qualidades observadas neste artigo, ela já pode tentar ajudar a organizar um evento, por exemplo, na empresa em que trabalha. E se ele faz bem e gosta de fazer, então você já pode oferecer seus serviços para outras empresas.

Principais direções da gestão de eventos

Hoje, os profissionais de relações públicas destacam as seguintes áreas de gestão de eventos: organização de eventos corporativos internos visando fortalecer o espírito da empresa; promoções em grande escala.

No entanto, em cada caso individual, os especialistas procedem das tarefas que precisam resolver. Uma declaração precisa do objetivo irá ajudá-lo a escolher entre uma ampla gamaferramentas na forma adequada a um caso particular. Considere um exemplo.

Por exemplo, uma empresa farmacêutica encomendou uma agência de eventos para comemorar seu quinto aniversário. Uma celebração dessa magnitude, antes de tudo, ajuda a fortalecer o espírito corporativo. Por isso, como melhor opção, foi considerada a saída da equipe para o clube de campo. Competições por equipes e corridas de revezamento esportivo foram escolhidas como um meio de comunicação bastante adequado, e o ponto alto do feriado foi a oportunidade para qualquer pessoa ver a cidade de uma cesta de balão.