Controle das operações de caixa do banco. Visão geral dos sistemas de controle de transações em dinheiro

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Caixa é um enorme setor fiscal e contábil, regido por muitos regulamentos e extensos conjuntos de regras. Todas as organizações e empreendedores individuais que fazem acordos com contrapartes usando dinheiro são obrigados a cumpri-los. Uma vez que vários tipos de fraude são frequentemente encontrados nesta área da contabilidade, a cada ano o controle das transações em dinheiro está se tornando cada vez mais complicado, apertado e modernizado. Este artigo discute o papel do caixa na empresa, as regras de conduta, bem como os métodos e sistemas de controle das operações.

O papel do caixa em organizações e bancos

Caixa da empresa é necessária para organizações que aceitam e emitem dinheiro em espécie. O objetivo dessas operações pode ser qualquer um: emissão de salários a funcionários, despesas de viagem, despesas de escritório, recebimento de pagamentos de clientes, acordos com fornecedores. Todas essas ações devem ser realizadas através do caixa. O controle das transações em dinheiro é confiado ao Serviço Fiscal.

Na rotina normalNo diálogo, a palavra "caixa" é usada, a própria caixa registradora aparece diante de seus olhos. Na verdade, nas organizações não se trata apenas de equipamentos de controle e computação. O caixa de uma pessoa física ou jurídica é todo um sistema que inclui um local de trabalho de caixa bem equipado, software, o próprio dispositivo, disponibilidade de relatórios, cumprimento do limite e regras de cobrança. O especialista que atua nesta área também deve ser devidamente credenciado.

Regras para equipamentos de sala

O controle das transações em dinheiro começa com os requisitos para as instalações em que o próprio caixa está localizado. Sem equipamentos e equipamentos adequados, conforme exigido pelas normas e regulamentos do Banco Central, o caixa não deve funcionar. É claro que nem todas as organizações cumprem os regulamentos. Tal abordagem, em primeiro lugar, pode levar a multas e, em segundo lugar, é perigosa para o dinheiro e para o funcionário que é responsável financeiramente por eles. As organizações bancárias devem cumprir todos os requisitos sem falhas, caso contrário, podem ser privadas de uma licença. Abaixo estão os requisitos gerais para equipar a caixa registradora:

• A presença de apenas uma porta que se fecha por dentro. A fechadura da porta deve ser segura, em alguns casos são usados trincos e trincos de ferro, assim como cadeados para que seja impossível arrombar a porta pelo lado de fora.
• Na sala há uma janela para contato com os clientes, recebimento e emissão de fundos. A janela também deve fechar bem e estar equipada com uma dobradiçacadeado. A propósito, as dimensões da porta e da janela são claramente reguladas. O desvio das dimensões estabelecidas é permitido se o empreendimento possuir uma unidade de segurança.
• A sala deve estar equipada com armários metálicos. Devem ser fixados às estruturas de suporte do edifício para que não possam ser retirados juntamente com os pormenores interiores aos quais são aparafusados. Ao final do dia de trabalho, os armários são trancados e lacrados.
• A ventilação e as janelas devem ser bem fechadas e equipadas com barras de metal.
• Deve haver dois extintores de incêndio na sala.
• A caixa registradora deve estar armada com alarmes que enviam sinais de vários circuitos de segurança para a delegacia local ou organização de segurança.

Procedimento para trabalhar com caixa

O controle das transações em dinheiro implica uma certa ordem de trabalho. Ao chegar ao seu local de trabalho, a principal função do caixa é verificar a integridade dos lacres das caixas e do cofre, bem como verificar se há sinais de quebra e entrada não autorizada nas instalações. Se nenhum sinal de alerta for encontrado, você pode começar a trabalhar. Se houver indícios da presença de outra pessoa, é necessário acionar imediatamente as autoridades policiais e, antes da chegada dos funcionários, assegurar a inviolabilidade dos documentos, equipamentos e móveis localizados na caixa registradora. É possível verificar o que estava f altando no local apenas na presença de policiais. Com eles, o conteúdo do cofre é recalculado. Após a inspeçãoinstalações, é lavrado um ato em quatro vias: uma é destinada aos policiais, a segunda à seguradora e a terceira à própria empresa. Uma quarta cópia é necessária se houver uma organização-mãe.

O acesso à sala em que se encontra o caixa deve ser disponibilizado apenas ao caixa, emitido de acordo com todas as exigências do Banco Central e da TKRF, e às autoridades. Um conjunto de chaves destinado aos superiores deve ser lacrado e guardado em local seguro. Não deve haver pertences pessoais do caixa na sala do caixa. Ali está localizado apenas o que pertence à organização econômica.

Há também requisitos para a quantidade de dinheiro que pode ser mantida no caixa da organização. É necessário calcular antecipadamente e documentar nos atos pertinentes o limite de recursos, acima do qual não deve haver caixa no caixa ao final do dia útil. Para manter o limite, é realizada uma operação especial - cobrança, o que significa que o transporte especializado com proteção confiável transporta fundos para o banco. Pequenas agências do banco coletam seus fundos nos principais cofres e organizações - no banco com o qual têm um contrato de serviço e suporte. O limite de caixa só pode ser violado no prazo de três dias, quando os salários são emitidos para os funcionários da organização.

Procedimento para emissão de dinheiro no caixa

O controle das transações em dinheiro do banco e das organizações é baseado em um regulamento claro de fixação de todas as ações comEm dinheiro. Todas as transações são devidamente documentadas e refletidas em vários tipos de contabilidade empresarial.

O sistema de controle de transações em dinheiro envolve o reflexo de todas as manipulações com dinheiro em dinheiro, usando recebimentos e despesas em dinheiro, relatórios antecipados, cheques e atos sobre os fundos utilizados emitidos no relatório. Todas as transações são registradas no livro caixa. Ao final do dia útil, é elaborado um relatório com os recibos fiscais finais anexados impressos da caixa registradora.

Todas as operações de emissão de fundos devem ser confirmadas por ordens de pagamento com a assinatura da pessoa a quem foram emitidas. No programa de contabilidade, o objetivo da emissão é direcionado nos comentários. Os adiantamentos e os pagamentos ao abrigo do relatório devem então ser confirmados por cheques, atos de trabalho executados ou serviços recebidos. A emissão de salários também é confirmada por um mandado de despesas em dinheiro, bem como uma folha de folha de pagamento.

O controle de transações em dinheiro e liquidação proíbe categoricamente a emissão de fundos destinados a uma pessoa contra a assinatura de outra.

Regras do caixa

A contabilidade e o controle das transações em dinheiro são atribuídos principalmente a um especialista chamado "caixa". Em organizações com uma equipe pequena, os seguintes funcionários podem cumprir seu papel:

• Contador Chefe.
• Contador de uma determinada seção.
• Qualquer funcionário com conhecimento especial ehabilidades.

Uma condição obrigatória para todos os funcionários que desempenhem as funções de caixa (mesmo a tempo parcial) é um acordo de responsabilidade total. Se for decidido tornar um gerente ou um contador um caixa, deve ser sempre a mesma pessoa. Se ele estiver de licença médica ou férias, ele é substituído por outro funcionário especificado na ordem do chefe e também assinou um novo contrato de responsabilidade. Além disso, é necessário elaborar um ato de aceitação e transferência de bens materiais. No processo de sua preparação, o dinheiro é contabilizado, a condição do equipamento é verificada, a disponibilidade de todos os documentos na presença da comissão. A comissão é um grupo de pessoas de pelo menos três pessoas. Na maioria das vezes, inclui o contador-chefe e a administração. O ato é redigido em triplicado.

Ao cadastrar um caixa, uma amostra de sua assinatura é enviada ao banco de atendimento da organização ou à sede do banco. É ela quem deve constar em todos os documentos relacionados ao trabalho do caixa.

Um candidato que se candidata ao cargo de caixa deve ser cuidadosamente verificado quanto a precedentes desagradáveis no trabalho antes de ser contratado. Seus documentos e foto são transferidos para o serviço de segurança ou as informações são solicitadas às agências de aplicação da lei. Agora, a Internet é um bom assistente para o empregador neste assunto. Existem muitos bancos de dados onde as organizações compartilham informações sobre funcionários que foram demitidos e cometeram má conduta no local de trabalho.

Não é recomendado trabalhar com caixa registradorapermitir pessoas com dependência de álcool e drogas, condenações anteriores, perturbadores da ordem pública, bem como com várias doenças mentais.

Controle de registro de transações em dinheiro

A correta execução e disponibilização de todos os documentos é requisito indispensável do Banco Central, do banco gestor, do serviço fiscal e demais órgãos de controle. O controle financeiro das transações em dinheiro pode ser realizado de forma não programada, com aviso prévio, com apreensão de documentação e equipamentos de caixa. Muitas organizações, especialmente estruturas financeiras, praticam uma auditoria interna planejada do caixa. Nesse caso, é montada uma comissão composta por seus próprios funcionários competentes nessa matéria, ou contratada uma empresa de auditoria especial, que realiza todas as verificações em nível profissional e emite um relatório sobre avarias, discrepâncias nas transações em dinheiro e na documentação.

Inspeções de campo e outros tipos podem afetar os contratos de trabalho, responsabilidade, dados pessoais dos funcionários, o estado dos documentos de caixa, a exatidão e regularidade de sua manutenção, a memória fiscal da caixa registradora, equipamentos e equipamentos do caixa, reflexo das transações, sua validade na contabilidade, contabilidade econômica e fiscal.

Equipamento de caixa registradora

A lista de equipamentos para controle de transações em dinheiro inclui uma caixa registradora especializada. Você não pode comprar isso em lojas de ferragens comuns. Diferentede uma impressora, fax, máquina de calcular e outros equipamentos de escritório, o KKM só pode ser vendido por organizações que receberam uma licença especial para isso. Via de regra, as mesmas organizações atendem aos dispositivos de controle e computação. Cada caixa registradora deve ser registrada na administração fiscal. Um dispositivo de memória especial registra constantemente todas as operações realizadas pelo caixa com a máquina. Além disso, essas indicações são transferidas para o serviço fiscal para reconciliação com os relatórios apresentados da empresa. Todas as avarias, reparos, baixas da caixa registradora também devem ser notificadas à administração fiscal.

Todas as pessoas jurídicas (empresas) que aceitam dinheiro de clientes são obrigadas a trabalhar com caixa registradora. Apenas empresários individuais podem ser dispensados do uso de caixas registradoras. Eles têm o direito de emitir cheques manualmente, certificando sua autenticidade com seu próprio selo. Mas esse alívio não se aplica a todos os empresários. Algumas atividades requerem apenas o uso de uma caixa registradora.

Controle de transações em dinheiro

Além da verificação por serviços externos, é necessária uma verificação interna. As regras de manutenção do caixa prevêem o seguinte cronograma de inspeções programadas: antes da apresentação do relatório anual, antes da apresentação dos relatórios trimestrais, nos casos em que o responsável financeiro que trabalhava com este caixa mude. Também é realizado o controle do caixa e das transações em dinheiro, caso o funcionário seja suspeito de desonestidade, sejam revelados fatos de furto ou fraude, o valor em dinheiro não corresponde ao refletido nos documentos.

A administração de algumas organizações tem uma política de inspeções não programadas frequentes, para que os funcionários não sejam tentados a tirar proveito de seu cargo oficial e contato próximo com dinheiro. Para cada cheque, uma comissão especial é nomeada, cada vez composta por pessoas diferentes que não estão relacionadas à formação do conteúdo da caixa registradora. A composição da comissão é registrada no ato da verificação. Muitas vezes, o processo em si é acompanhado por uma gravação de vídeo.

Peculiaridades das transações bancárias em dinheiro

O sistema de controle de transações em dinheiro do banco implica uma configuração mais complexa. Nas agências das instituições financeiras, existem vários níveis de verificação realizados por diferentes especialistas. Como muito mais dinheiro passa pelo banco do que em organizações comuns, a complexidade e o aumento dos requisitos para o sistema de controle são plenamente justificados. Apesar de todos os anos tentarem automatizar todas as operações nos bancos, são necessários pelo menos dois funcionários responsáveis pela correta condução das operações: um operador de caixa e um gerente de caixa. O primeiro realiza transações durante o dia útil, o segundo emite um adiantamento, cobra e conta os saldos, preenche a documentação em dinheiro, arrecada fundos acima do limite de caixa e exerce o controle diário no nível primário.

Controle de caixa e outros sistemas de controle de caixa

Cada vez mais, o controle sobre a condução das transações em dinheiro é realizado com as mais recentes tecnologias. Seu objetivo é registrar açõescaixa, cliente, bem como dados da memória fiscal das caixas registradoras. Esses dados permitem que você comprove má conduta, fraude, roubo e outras fraudes. No tribunal, esta gravação em vídeo será uma prova indiscutível, uma vez que não é mais possível alterar o depoimento combinado das duas fontes.

Cash Control é um sistema de controle de caixa registradora, composto por caixa registradora, câmeras de vídeo coloridas de alta resolução, servidor de vídeo, programa que sincroniza o material captado pela câmera com as leituras de texto da caixa registradora, bem como um local de trabalho remoto para um especialista em segurança. Existem muitos desses sistemas no mercado hoje. Todos eles são baseados na mesma forma de trabalhar, com diferenças de funcionalidade, custo, design e métodos de conexão e análise. Entre eles estão os seguintes sistemas de controle:

• DIT-POS - o custo depende das configurações do servidor, conecta até 16 caixas registradoras, armazena vídeo e informações de texto em um complexo.
• POS-inspector - desenvolvimento russo, custa cerca de 6.000 rublos, tem a função de buscar uma operação por parâmetros de recebimento.
• POS-intelecto - também um desenvolvimento russo, distingue-se pela capacidade de integração com vários sistemas de negociação, o texto no vídeo não é apenas sobreposto, mas integrado programaticamente, a busca por fragmentos de vídeo é realizada automaticamente.
• CHEKTV é outro desenvolvimento russo com capacidade de integração com caixas registradoras e sistemas de negociação, com sistema universal de gravação de vídeo, integração de software de texto e vídeo, com possibilidade de hardwareanálise de dados e busca automática de fragmentos.