Determinando a necessidade de pessoal: o conceito, métodos de planejamento e formas de cobri-lo

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Um dos recursos mais valiosos de qualquer empresa é a sua equipe. No entanto, é bastante caro. Portanto, é extremamente importante determinar o número de funcionários em que você pode obter o máximo efeito econômico com o menor custo. Para isso, métodos e abordagens especiais são usados. Determinar a necessidade de pessoal é uma das tarefas prioritárias da gestão. Como esse processo é realizado será discutido mais adiante.

Tipos de necessidades de mão de obra

O processo de determinação da necessidade de pessoal é um sistema de medidas abrangentes incorporadas. Sua tarefa é atingir metas específicas para o processo de produção. Este é um procedimento bastante complicado, pois é necessário determinar não apenas o número de funcionários que realizarão astarefas, mas também para criar o sistema de produção mais eficiente. Portanto, o pessoal também é selecionado de acordo com suas qualificações e experiência. O treinamento é fornecido conforme necessário.

Em uma organização, o planejamento deve abranger diversas áreas de desenvolvimento. Nesse caso, o processo de planejamento na área de recursos trabalhistas será o mais eficaz possível.

Existem diferentes abordagens e métodos para determinar as necessidades de pessoal. Na maioria das vezes eles são divididos em 2 tipos principais:

• Promissor. Essa abordagem também é chamada de estratégica. Está relacionado com o futuro da organização. A necessidade de pessoal neste caso é determinada de acordo com o curso escolhido da organização. Ao mesmo tempo, no longo prazo, não se calcula apenas o número de recursos trabalhistas, mas também o nível de qualificação dos funcionários.
• Situacional. Tal planejamento permite prover a produção com a quantidade necessária de recursos no curto prazo. Com essa abordagem, é dada atenção à rotatividade de pessoal, bem como aos indicadores de número de férias, licenças médicas, licenças maternidade e de longa duração, reduções e assim por diante.

O procedimento de planejamento é realizado continuamente em diferentes períodos de tempo. Assim, um procedimento semelhante poderia ser:

• Curto prazo - até 12 meses.
• Meio prazo - de 1 ano a 5 anos.
• Longo prazo - mais de 5 anos.

Além disso, gerentes experientes determinam as necessidades qualitativas e quantitativas do pessoal. DentroNo segundo caso, você pode definir o número exato de funcionários da empresa. Em uma avaliação qualitativa, determina-se a necessidade de pessoal com determinada qualificação.

necessidade quantitativa

A definição de necessidades qualitativas e quantitativas de pessoal são significativamente diferentes. O planejamento funciona nos dois sentidos. Ao determinar os indicadores quantitativos, é escolhido um método pelo qual é possível calcular o número ideal de funcionários no estado. A determinação deste valor é realizada dentro de um determinado prazo.

A determinação da necessidade quantitativa de pessoal ocorre com a ajuda de vários indicadores básicos:

• Número normal de funcionários. Este é o número de funcionários na lista para uma data específica. Isso leva em consideração o número de funcionários que saíram e chegaram no dia da análise.
• Número do anexo. O número de funcionários que estão no estado da empresa e que devem vir trabalhar naquele dia para desempenhar suas funções de trabalho. Se encontrarmos a diferença entre o número médio e o número de atendimento, obtemos um indicador de tempo de inatividade durante todo o dia devido a férias, viagem de negócios, doença dos funcionários.
• O número médio de funcionários. Este indicador é usado para rastrear o número de funcionários em um determinado período. É usado no cálculo do salário médio, produtividade do trabalho, taxas de rotatividade, rotatividade de pessoal, etc. Se você precisar encontrar o número médio deempregados por um mês ou outro período, o número de funcionários para cada dia é somado, dividido pelo número de dias. Isso inclui fins de semana e feriados. Se você precisar determinar a média do ano, some o número médio de funcionários para cada mês. O resultado é dividido por 12.

Para determinar os indicadores apresentados, a produção registra a folha de pagamento e o atendimento. Ao mesmo tempo, a fonte de informação são as ordens de admissão e demissão do cargo, de transferência, substituição, ausência temporária de funcionário por justa causa, etc.

Para calcular o número de funcionários em uma data específica, diferentes métodos são usados para determinar a necessidade de funcionários:

1. Método de intensidade de trabalho. Pressupõe o uso de informações sobre o tempo do processo de trabalho.
2. Métodos de cálculo. Use dados sobre taxas de serviço, empregos, números e capacidade de gerenciamento.
3. Métodos estocásticos. Permite determinar características numéricas usando análise de correlação ou regressão.
4. Método de estimativas de especialistas. Envolve cálculos simples ou estendidos (únicos, múltiplos).

Indicadores de qualidade

A determinação da necessidade qualitativa de pessoal é caracterizada por dificuldades significativas. O analista deve determinar no curso de tal estudo não apenas o número de pessoal, mas também o grau de profissionalismo, qualificações dos trabalhadores que a organização precisa.

A dificuldade está no fato de que no momento não existe um sistema único para determinar a qualidade do trabalho, o potencial dos funcionários. Existe apenas uma lista básica de características e qualidades que determinam o grau de qualificação, habilidades de um funcionário:

• Econômico. Eles determinam a complexidade do trabalho que o funcionário realiza, suas qualificações, condições de trabalho, tempo de serviço e filiação ao setor.
• Pessoal. A presença de certas habilidades, disciplina, eficiência, desempenho consciente de suas funções, criatividade e criatividade.
• Organizacional e técnico. Equipamento técnico de mão de obra, sua atratividade, o nível de organização da tecnologia de produção, racionalização.
• Sócio-cultural. Atividade social, coletivismo, moral e desenvolvimento cultural geral.

A determinação da necessidade de pessoal da organização em termos qualitativos é baseada nos seguintes dados:

• Estrutura organizacional.
• Divisão de funcionários por nível de qualificação profissional (indicado na produção e documentação técnica).
• Requisitos para trabalhos.
• Recrutamento das divisões estruturais da empresa.
• Regulamento dos processos organizacionais e gerenciais.

Para cada característica de qualidade, é determinada a necessidade do número de funcionários. O número total de funcionários necessários para o bom funcionamento da organização é determinado pela soma dos resultadospara cada critério. Para isso, estão sendo desenvolvidos os seguintes documentos organizacionais:

• Objetivos do sistema com base nos quais a estrutura organizacional da empresa é construída.
• Estrutura organizacional geral da empresa e suas divisões.
• Equipe.
• Descrições de cargos. Eles também são usados no cálculo da intensidade de trabalho das funções do pessoal principal e de gestão.

Fatores que afetam a necessidade de recursos trabalhistas

Existem certos fatores que influenciam os processos de planejamento da força de trabalho e os requisitos de pessoal.

Podem ser diretos ou indiretos, internos ou externos. Os seguintes fatores têm a maior influência:

• Condições do mercado de trabalho. Eles são definidos por vários recursos. As condições incluem a situação demográfica, o desemprego, a qualidade do ensino, a oferta e procura de mão-de-obra em vários sectores, o envolvimento do serviço de emprego nos processos de formação de especialistas.
• Inovações tecnológicas. O progresso ativo no mundo moderno leva à simplificação do trabalho humano, muda seu conteúdo. Isso requer o retreinamento oportuno de especialistas qualificados.
• Alterações no campo da legislação. Esse fator é difícil de prever. Refere-se à legislação na área de proteção ao trabalho e emprego.
• Abordagem de recrutamento de concorrentes. A organização deve monitorar e estudar constantemente métodos e abordagens para trabalhar com pessoalconcorrentes. Com base nessas informações, a própria política de pessoal da organização está sendo ajustada.
• Objetivos da empresa. Podem ser de curto ou longo prazo e seguem uma estratégia comum.
• Financiamento. Cada organização tem determinadas capacidades financeiras. Com base nisso, a política de pessoal da organização também é selecionada.
• Potencial de pessoal. Esta é a base para o sucesso da implementação do plano de marketing. Se o departamento de pessoal da empresa pode considerar a zona de desenvolvimento, as capacidades do pessoal, isso permite fechar vagas emergentes a tempo.

Etapas do trabalho

Existem vários passos básicos para determinar as necessidades de pessoal. Na maioria das vezes, três grandes processos se destacam durante a execução de uma tarefa semelhante.

Numa primeira etapa, a empresa analisa seus próprios recursos. Isso é necessário para determinar se é possível no futuro satisfazer essas necessidades por conta própria. Nesse caso, indicadores importantes são o lucro, o faturamento da empresa. Ela deve ter recursos suficientes para pagar seus funcionários.

A seguir, na segunda etapa, é feita uma análise da necessidade de pessoal no período anterior. A conclusão é feita sobre a conveniência e eficiência do uso dos recursos trabalhistas. O analista identifica pontos fracos nesse processo. Está sendo desenvolvido um plano de longo prazo que permite eliminar ou minimizar completamente o impacto negativo dos fatores de dissuasão.

Na terceira etapa, aceita-sedecisão sobre acções específicas no domínio da política de pessoal neste momento. Isso leva em consideração as metas e objetivos gerais da organização. São tomadas decisões sobre a retenção e redução de determinados funcionários. Após a análise da determinação da necessidade de pessoal, várias decisões podem ser tomadas:

• redução de pessoal;
• atrair pessoal de fora;
• treinamento e reciclagem de pessoal.

Além disso, as ações listadas podem ser executadas simultaneamente. Depende da situação que se desenvolveu na organização.

Métodos para determinar a necessidade

A determinação das necessidades de pessoal de uma empresa é realizada de acordo com certos métodos.

Existem várias técnicas populares:

1. Fotografando um dia de trabalho. Este é um método eficaz, mas muito demorado. Um funcionário tem uma série de responsabilidades. Durante sua execução, o tempo é registrado. Essa abordagem permite identificar ações redundantes. Em alguns casos, é tomada uma decisão sobre a necessidade do trabalho de um determinado funcionário no processo geral de produção ou de uma vaga como tal. Pode ser necessário para pequenas quantidades de trabalho combinar duas unidades de equipe em uma.
2. Cálculo de acordo com os padrões de serviço. Para cada colaborador, determinados indicadores de desempenho são definidos com base em diferentes padrões e regras. Tendo informações sobre a taxa diária de produção, os gerentes podem calcular a necessidade de pessoal emalgum período de tempo.
3. Avaliações de especialistas. Este é um dos métodos mais populares. É usado por várias empresas. A opinião dos gestores é decisiva para determinar a necessidade de pessoal. Mas, ao mesmo tempo, os gerentes devem ser caracterizados por um alto nível de treinamento e profissionalismo. É importante ter uma compreensão clara do desenvolvimento desta indústria no futuro.
4. Extrapolação. Com base nos dados atuais, é feita uma previsão de longo prazo. Isso leva em consideração as possíveis alterações. Isso pode ser um aumento nos preços, ações planejadas do estado nesta indústria, seu desenvolvimento no futuro, etc. Essa abordagem é usada se as condições internas e externas da organização forem estáveis. Em nosso país, só pode ser usado para planejamento de curto prazo.
5. Construindo um modelo de computador. Os chefes de departamentos transmitem informações, com base nas quais é construída uma previsão computacional das necessidades de força de trabalho da organização para uma determinada perspectiva. Este é um método relativamente novo, por isso não teve tempo de ganhar uma distribuição significativa. Requer custos financeiros significativos, bem como o envolvimento de especialistas relevantes no trabalho. A técnica é mais adequada para grandes empresas.

Fórmulas de cálculo

A determinação da necessidade de pessoal é feita através de cálculos especiais.

Antes de escolher uma fórmula, você precisa determinar a que a empresa está mais inclinada no processo de condução de sua política de pessoal:

• Para aumentarvolume de produção, o que requer o envolvimento de pessoal adicional.
• Reduzir a quantidade de produção, o que leva à liberação de recursos de mão de obra.
• O volume de produção não está planejado para mudar. A necessidade de pessoal é determinada pela movimentação natural de pessoal em caso de demissão, decreto, idade de aposentadoria, etc.

Portanto, nos departamentos de planejamento das empresas, ocorre o cálculo e a justificativa do crescimento da produção. Para aumentar a produtividade, todos os fatores são levados em consideração. Para determinar o número planejado de funcionários, aplique a fórmula:

Chpsp=ChbpI + OI, onde Nspp é o número médio de funcionários planejado no período de planejamento, Nbp é o número de funcionários no período passado (base), I é o índice de mudança no volume de produção no futuro, OI é a mudança total no número de funcionários em o período base.

Número médio de funcionários

A determinação da necessidade de pessoal pode ser feita usando outra fórmula. Você pode determinar o número médio de funcionários da seguinte forma:

Chss=ChyavKss, onde Nss é o número do número médio de funcionários, Nyav é o número de funcionários necessários para concluir a tarefa durante um turno, Kss é o coeficiente do número médio de funcionários.

Métodos de cobertura da necessidade

Quando a necessidade de recursos de mão de obra for determinada, descreva formas de cobri-la:

• Externo. Neste caso, é dada atenção aos graduados de instituições de ensino especializado, centros de reciclagem de pessoal, bem como a propostasagências de recrutamento, mercado de trabalho aberto.
• Doméstico. Os funcionários da empresa passam por reciclagem, aprimoram suas habilidades. Para tanto, é realizado o desenvolvimento profissional para a possibilidade de crescimento na carreira. Essa abordagem reduz a rotatividade de funcionários.

Número da equipe de suporte

A determinação da necessidade de pessoal auxiliar também é realizada de acordo com uma fórmula simples:

Chsvr=KrmRSKss, onde Nvvr é o número de funcionários de suporte listados, Krm é o número de empregos para funcionários de suporte, RS é o número de turnos de trabalho em um dia.