Árvore de objetivos da organização: formação, esquema

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Hoje existe uma ferramenta de planejamento chamada árvore de metas. Exemplos e formas de criá-lo para uma organização serão discutidos neste artigo.

Toda atividade começa com planejamento. Para fazer algo, primeiro você deve ter um determinado modelo de ação.

O planejamento competente das atividades da organização é mais da metade do sucesso de todo o negócio.

Conceito geral do termo

Quase todos podem explicar este conceito. A meta é o resultado desejado que a organização planeja alcançar no curso de suas atividades. Toda empresa que deseja ser bem-sucedida nos negócios deve se esforçar para alcançá-lo. O conjunto de metas serve não apenas como referência para a atividade da organização, mas também para definir seus padrões e avaliar o desempenho.

Muitas vezes o estabelecimento de metas para atingir o que se pretende é baseado em suposições sobre possíveis desenvolvimentos futuros, de modo que a realidade de sua implementação e adequação são baseadas na precisãohipóteses.

As metas têm um prazo. Quanto maior, maior a incerteza do futuro possível. Assim, metas com um período pré-determinado mais longo são definidas de forma mais geral.

A declaração mais geral que justifica o surgimento e operação de uma organização é chamada de missão.

O que é estratégia

Empresas bem-sucedidas dão muita ênfase à estratégia. Este é um plano mestre para a implementação de certas tarefas que determinam sua importância para a organização.

Em outras palavras, uma estratégia é uma cadeia de objetivos que levam a um determinado resultado planejado de eventos.

Qual é a missão

Este termo é usado em vários campos - médico, religioso e outros. A missão da organização é a justificação filosófica da actividade da empresa, a sua componente ideológica, o ideal a que a empresa deve aspirar ao longo da sua existência.

Os principais componentes da missão da organização:

• Foco no cliente.
• Veracidade. A missão deve ser declarada honestamente, não ter interpretações ambíguas, e também corresponder ao estado real das coisas.
• Singularidade. A missão deve ser algo que torne sua empresa única, que a distinga dos concorrentes.

Se a missão estabelece uma diretriz geral para todas as atividades da organização, então o objetivo é mais universal e específico.

Princípios de formulação

Ao formular uma meta, é importante observar os seguintes princípios:

• Específico. É preciso formular metas da forma mais clara e precisa possível para que todos entendam o que está em jogo.
• Mensurabilidade. É uma oportunidade para quantificar se um resultado foi alcançado. isso é feito comparando-o com o objetivo declarado anteriormente. Você pode medi-lo por critérios como número de avaliações positivas, proporção, frequência do que acontece, tempo, médias e assim por diante.
• Acessível. A meta deve estar alinhada com as capacidades atuais da empresa.
• Significação. O objetivo não deve contradizer a missão, assim como outras aspirações da organização.

Princípios de gestão de uma organização

A gestão é baseada nos seguintes princípios:

• Desenvolver metas até o nível de cada funcionário individualmente. Ao mesmo tempo, os planos de funcionários e organizações não devem se contradizer.
• Sincronização e ajuste de metas dos funcionários em etapas intermediárias de avaliação.
• Interação entre o gestor e o funcionário na formulação de metas, sua coordenação.
• Realize avaliações de desempenho regulares e feedback dos funcionários.

Métodos de estabelecimento de metas em uma organização

O planejamento em qualquer empresa pode ser centralizado e descentralizado.

• Planejamento descentralizado é o estabelecimento de metas por cada unidade estrutural da empresa separadamente.
• O planejamento centralizado de atividades em uma organização envolve a existência de uma autoridade central ouuma empresa-mãe que define metas de forma diretiva para suas empresas subordinadas. Todos os recursos destinados a resolver as tarefas definidas também são distribuídos centralmente.

Tipos de gols

Eles podem ser divididos condicionalmente em estratégicos e táticos.

• Estratégicos - são aqueles cuja realização levará a organização a um novo patamar financeiro ou estrutural. Exemplos clássicos de objetivos estratégicos são: inovação e planejamento de ações, capturando determinada fatia de mercado. No entanto, cada organização tem sua própria estratégia.
• Tático - são aqueles que refletem certos estágios de realização dos estratégicos. Eles são operacionais (metas para um determinado período de tempo, trimestre, ano e assim por diante).

Além disso, todos os objetivos podem ser divididos em simples e complexos. Os simples são executados em uma etapa. Os complexos envolvem toda uma gama de atividades para sua implementação. Dependendo da complexidade e foco das tarefas, uma hierarquia de objetivos é construída.

Também são de curto prazo, médio prazo e longo prazo. Depende do prazo informado.

• Curto prazo - são aquelas metas que são concluídas em um período de até um ano. Eles exigem a máxima especificidade e clareza de redação.
• Médio prazo - estas são as metas, cuja implementação está prevista de um a cinco anos.
• Longo prazo - cuja implementação requer mais de cinco anos.

Também podem ser:

• Operacional - realizado regularmente durante um longotempo.
• Design - realizado uma vez.

Para construir corretamente a estrutura e hierarquia de objetivos, dependendo de sua urgência e importância para a empresa, o método da árvore de objetivos é frequentemente utilizado. Essa abordagem é uma das ferramentas mais eficazes para o planejamento de tarefas.

O que é uma árvore de metas

Esse termo surgiu há pouco tempo, então nem todos estão familiarizados com sua essência. A árvore de metas de uma organização é uma estrutura hierárquica de todas as metas da organização, exibida como um gráfico ou tabela.

Para implementar os planos estratégicos da empresa, podem ser utilizados objetivos operacionais e de projeto de diferentes níveis.

O método da árvore de metas envolve tal divisão das tarefas estratégicas da organização em tarefas mais simples para que a tarefa inferior, sendo implementada, se torne uma ferramenta para a implementação da tarefa superior. Ao mesmo tempo, cada tarefa importante é dividida em várias tarefas mais simples para obter a máxima simplificação da estrutura.

Como construir uma árvore de metas

Vamos considerar com mais detalhes o algoritmo para formar a árvore de metas da organização.

• Primeiro, é determinado o principal objetivo estratégico da organização. É formulado em uma ou duas frases e deve explicar o que deve acontecer no final.
• Então, o objetivo é decomposto - é dividido em tarefas mais simples, cuja implementação em conjunto levará à sua realização. Este processo deveatender aos seguintes requisitos:

-divisão deve ser completa, nenhum componente deve ser perdido;

-divisão deve ser exclusiva. Nenhuma tarefa simples pode conter outra;

-divisão deve ter uma base comum para todos os problemas simples.

-divisão deve ser uniforme. Cada nível deve ser composto por tarefas de mesma escala e significância.

• Restrições aplicáveis a cada organização específica são formadas.
• Análise de opções para cada tarefa. Qualquer um deles pode ser feito de diferentes maneiras. Todas as opções de implementação possíveis são analisadas e as mais ideais são selecionadas.
• A seguir, são construídas as tarefas e funções para funcionários e departamentos.

Diagrama da Árvore de Objetivos

Como você sabe, a informação é sempre melhor percebida visualmente. Portanto, a árvore de objetivos da organização é representada na forma de uma tabela ou diagrama em camadas, onde o nível superior é o objetivo principal da organização.

O próximo subnível serão esses objetivos, cuja implementação levará à realização do principal.

A seguir estão os objetivos que levarão à implementação daqueles em um nível superior. Cada um deles está sujeito à decomposição, desde que faça sentido lógico. O número de níveis na árvore de metas depende da complexidade e do tamanho da organização.

Quanto maior o empreendimento, mais complexa sua estrutura, mais níveis de decomposição haverá na árvore. Assim, a hierarquia de objetivos da organização está diretamente relacionada à sua estrutura ecaracterísticas.

Para maior clareza, todo o diagrama deve ser mostrado em uma folha.

Ao ler o diagrama, deve ficar claro como atingir qualquer um dos objetivos apresentados, tanto os principais quanto os simples.

A clareza de compreensão de como atingir as metas estabelecidas é um critério para avaliar uma árvore em termos de sua adequação para trabalhos futuros.

Funções da árvore de metas

Um esquema detalhado e visualmente exibido de todas as metas é necessário não apenas para grandes empresas nas quais há muitos departamentos, funcionários e tarefas.

A árvore de objetivos da organização agiliza qualquer atividade, serve de guia em todas as escolhas possíveis, faz você ter em mente todos os elementos necessários para fazer negócios.

Árvore de gols no exemplo de um hotel

A missão desta instituição é proporcionar alojamento de qualidade aos hóspedes da cidade num ambiente de aconchego, conforto e facilidade.

Todos os hotéis se esforçam para maximizar os lucros.

A árvore de metas de um pequeno hotel pode ser construída da seguinte forma:

Nível Alvo	Descrição
Golo Principal	Obtendo o maior lucro possível
Metas principais	Melhorar a qualidade do serviço				Expandindo a gama de serviços possíveis			Introdução à publicidade e marketing
Submetas do primeiro nível	Melhorar a qualidade do processo de produção		Melhorar a interação com a equipe		Serviçosconferências e banquetes		Fornecimento de serviços de catering	Publicidade e captação de novos clientes		Aumento da fidelidade do cliente
Submetas de segundo nível	Compra de novos equipamentos para uma limpeza mais eficiente	Criação de CRM - sistemas para agendamento e atendimento acelerado	Treinamento da equipe	Novo sistema de motivação da equipe	Alocação e reforma da sala de reuniões	Criando uma sala de conferência	Café ou restaurante no local	Publicidade na Internet	Distribuição de ofertas comerciais para viagens de negócios de colaboradores a organizações	Cartões do clube para clientes regulares com bônus e descontos

Ao mesmo tempo, uma lista de tarefas e recursos para sua implementação é feita para cada meta do segundo nível.

Por exemplo, para alocar uma sala de reunião e repará-la, é criada a seguinte lista de tarefas:

Condição - deve haver um quarto livre nas dependências do hotel ou a oportunidade de liberar e converter um dos quartos. Ao mesmo tempo, tal inovação deve ser financeiramente viável. Portanto, as tarefas serão:

1. Calcule o possível lucro de ter uma sala de reuniões.
2. Calcule o custo dos reparos.
3. Concorde com a equipe de reparo e defina o prazo necessário.
4. Organizar negociações para clientes.

A finalidade de um restaurante ou café no território do hotel é menos específica, devendo ser dividida emvários níveis. Por que não fizemos isso?

O fato é que abrir uma unidade de catering é uma tarefa muito difícil. Está ligado praticamente à abertura de outro negócio. Portanto, todas as maneiras possíveis de realizar esse objetivo são escritas primeiro. Geralmente tem duas alternativas:

• Convite para cooperar com um dono de restaurante parceiro.
• Abertura de restaurante pelos fundadores do hotel.

Com base na relação de benefícios e riscos, um caminho é escolhido. Com base nele, está sendo elaborada uma nova árvore de metas para a abertura de um restaurante no território do hotel.