O que é uma viagem de negócios: conceito, definição, enquadramento legal, regulamentos de viagem de negócios e regras de registo

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Viagens de negócios são viagens de negócios durante as quais importantes tarefas de trabalho são resolvidas por especialistas contratados pela empresa. Eles podem ser curtos ou longos. Cada funcionário deve saber o que é uma viagem de negócios, como ela é devidamente processada e paga e quais as dificuldades que um especialista pode enfrentar.

Conceito

Para entender o que é uma viagem de negócios, você precisa estudar bem o Código do Trabalho. Indica que ela é representada por uma viagem de negócios destinada a importantes atribuições de trabalho.

O chefe da empresa decide de forma independente sobre a necessidade de enviar um funcionário para outra área para realizar várias tarefas. Na maioria das vezes, o procedimento é realizado para negociações com representantes de outras empresas, compra de equipamentos ou assinatura de contratos.

Se os deveres trabalhistas de uma pessoa estão diretamente relacionados a viagens e deslocamentos frequentes, então tais ações não são viagens de negócios.

Nuancesdecorações

Cada empregador deve saber o que é uma viagem de negócios para organizá-la corretamente. As regras para este processo incluem:

• uma viagem de negócios é emitida exclusivamente para funcionários oficialmente empregados pela empresa;
• um especialista contratado pode se recusar a viajar somente se tiver boas razões ou tal oportunidade estiver prevista em seu contrato de trabalho;
• o empregador é obrigado a avisar os funcionários com antecedência sobre possíveis viagens;
• Não é incomum que um contrato de trabalho ou um acordo adicional a ele especifique que um especialista contratado pode se recusar a viajar sem consequências negativas representadas pela responsabilidade disciplinar, por exemplo, se estiver doente ou tiver que cuidar de parentes.

Se a viagem de negócios não for devidamente executada ou paga, então esta é a base para a apresentação de uma reclamação à inspeção do trabalho por um especialista contratado.

Quem não pode viajar a negócios?

Na Federação Russa, as viagens de negócios são usadas com bastante frequência por gerentes de diferentes empresas, o que permite resolver vários problemas de trabalho. No entanto, nem todos os funcionários são elegíveis para viagens de negócios, portanto, os seguintes funcionários não são elegíveis para este procedimento:

• gestantes;
• funcionários com filhos menores de três anos;
• pais que estão criando um filho com deficiência.

De acordo com a lei, a existência de motivos como o casamento de um filho ou a morte de um parente não pode ser a base paracancelamento oficial da viagem. Mas se houver um bom relacionamento entre o funcionário e o chefe da empresa, geralmente o diretor decide adiar a viagem ou escolher outro especialista para ela.

Se, sem uma boa razão, um cidadão se recusar a viajar, então esta é a base para a aplicação de uma multa ou mesmo demissão forçada de um especialista contratado.

Quem pode ser enviado em uma viagem?

Um empregador pode enviar funcionários em viagens de negócios que normalmente trabalham na empresa de forma permanente e realizam o mesmo tipo de tarefas. Na maioria das vezes, o procedimento é realizado por engenheiros, gerentes de vendas ou até mesmo contadores.

Se inicialmente a natureza do trabalho de um especialista estiver associada a viagens constantes, uma viagem de negócios não será emitida para ele. Isso inclui mensageiros ou motoristas de caminhão.

Se um funcionário trabalha em casa, ele pode fazer viagens de negócios da maneira geral, conforme indicado no art. 310 TK. O procedimento é realizado exclusivamente em relação aos funcionários que integram o quadro de funcionários da empresa. Não é permitido o envolvimento de especialistas em viagens de negócios com os quais tenha sido elaborado um contrato de direito civil.

Tempo de viagem

Uma viagem de negócios de um funcionário pode durar um tempo diferente, então o chefe da empresa pode definir qualquer período para tal viagem. Para isso, leva em consideração quanto trabalho será realizado, bem como quais dificuldades o especialista pode enfrentar.

Não há informações na legislação sobre o quetempo máximo de viagem. Portanto, é permitido enviar um cidadão para outra cidade para resolver vários problemas por vários anos. Uma viagem de negócios é representada por uma viagem que dura mais de um dia, portanto, se todos os problemas de trabalho forem resolvidos em um dia, essa viagem não será considerada uma viagem de negócios.

Elaboração de regulamentos de viagem

Ao enviar um especialista específico em viagem de negócios, é importante elaborar alguns documentos oficiais pelo chefe da empresa. Para isso, primeiro é elaborada uma provisão especial na empresa, na qual são inseridos os seguintes dados:

• propósito da viagem de trabalho;
• local onde serão desempenhadas as funções do funcionário selecionado;
• tempo de viagem de negócios;
• documentação de acompanhamento entregue a um funcionário da organização;
• salário, ajudas de custo e outros pagamentos;
• outras informações obrigatórias para o funcionário.

É com a ajuda das informações contidas no cargo que se pode resolver inúmeras questões que surgem durante a execução da tarefa. A documentação é preparada pela equipe de RH.

Durante a viagem, é importante resolver questões financeiras, para as quais os fundos necessários são alocados pelo departamento de contabilidade, após o que as informações de pagamento são inseridas na posição. É assinado pelo chefe da empresa. A posição em cada empresa pode ser elaborada de qualquer forma.

Quais documentos estão sendo preparados?

Paraenviando um funcionário em viagem de negócios, é necessário preparar certa documentação para o chefe da empresa. Inclui os seguintes documentos:

• Tarefa de serviço. Primeiro, o chefe do departamento em que o especialista contratado trabalha forma um memorando enviado ao chefe da empresa. Indica a necessidade de enviar um funcionário em viagem de negócios. Além disso, o objetivo deste procedimento e a duração da viagem são indicados.
• Encomenda para viagem de negócios. Com base na atribuição, uma ordem é emitida pelo chefe da empresa. Indica qual funcionário da organização deve fazer uma viagem de negócios para resolver problemas específicos.
• Certificado de viagem. Ele é transferido para o especialista contratado selecionado. Este documento é marcado após a conclusão de cada tarefa atribuída, bem como na chegada ou saída do local de residência. Não é necessário gerar este documento se um cidadão for enviado para um país estrangeiro.

Já após o término da viagem de negócios, o cidadão consulta o relatório correspondente. Indica se o especialista completou todas as tarefas definidas pelo chefe da empresa.

Regras para fazer direções

Uma atribuição de trabalho é um documento importante que especifica exatamente quais tarefas um especialista deve realizar, quem será enviado em uma viagem e quanto tempo a viagem durará.

A direção em uma viagem de negócios é transferida mediante assinatura para o funcionário selecionado. Ele deve estudar bem este documento para determinar se podecom tarefas atribuídas. A documentação é assinada pelo chefe da empresa, após o que começam os preparativos para a viagem de negócios. Um exemplo de atribuição de trabalho está abaixo.

Como renovar?

Não é incomum que um funcionário deixe de completar as tarefas atribuídas dentro de um período limitado de tempo. Neste caso, por telefone ou outras formas de comunicação, é acordada com o responsável a prorrogação do período de viagem. Neste caso, o empregador faz o seguinte:

• é elaborado um novo regulamento de viagem, que indica o motivo da prorrogação da viagem;
• é emitida uma ordem informando a data exata em que o trabalhador poderá voltar para casa.

Um exemplo de pedido para uma viagem de negócios pode ser estudado abaixo.

Como cancelar?

Muitas vezes há uma situação em que não há necessidade de uma viagem de negócios. Se, ao mesmo tempo, todos os documentos já estiverem preparados, é necessário cancelar oficialmente a viagem. Para isso, o funcionário é notificado por escrito do cancelamento.

A seguir, é emitida uma ordem que cancela a ordem anterior e nela está escrito o motivo de tal decisão. Se os fundos representados por despesas de viagem já tiverem sido transferidos para o cidadão, esse dinheiro será devolvido pelo cidadão.

Conforme anotado no boletim?

Qualquer organização é obrigada a manter uma folha de ponto. O procedimento geralmente é realizado pelos chefes de diferentes departamentos. Separadamente, o boletim observa que um especialista em particular foienviado em viagem de negócios. Com base nessas informações, é feito um cálculo competente do salário do funcionário.

No boletim, a presença de uma pessoa em viagem de negócios é marcada com a letra "K". Além disso, todos os dias de ausência de um cidadão do local de trabalho são afixados.

Regras de pagamento

Pago pelo gerente durante viagem de negócios, hospedagem, alimentação e demais despesas de um especialista contratado. Portanto, um funcionário pode contar com os seguintes tipos de pagamentos:

• salário para todos os dias em que o cidadão esteve em viagem de negócios;
• per diems, cuja finalidade principal é o pagamento de refeições e hospedagem;
• pagamento de outras despesas incorridas pelo funcionário enquanto trabalhava em outra região.

O chefe da empresa no momento da emissão de um pedido, com base no qual um especialista contratado faz uma viagem de negócios, deve escrever uma declaração especial. É sob este documento que um adiantamento é emitido para o empregado. O valor deste pagamento deve ser aproximadamente igual às despesas diárias do cidadão com alojamento e alimentação. O pagamento antecipado pode ser feito em dinheiro ou não.

É permitido não emitir adiantamento, para que o funcionário gaste seu próprio dinheiro durante a viagem. Depois disso, eles coletam todos os documentos de pagamento, com base nos quais a compensação é paga pelo chefe por alimentação e acomodação em viagem de negócios.

Finalidade dos pagamentos

No cálculo de uma viagem de negócios são consideradas todas as despesas que um funcionário terá que arcar durante uma viagem de negócios. Portanto, cada pagamento tem suas próprias nuances:

• Subsídios de viagem. Eles são representados pelo salário do cidadão para todos os dias da viagem. O cálculo leva em consideração a data de saída da viagem, bem como o dia do retorno. Para determinar o valor ideal do pagamento, os ganhos médios diários de um especialista da empresa são calculados preliminarmente. Uma viagem de negócios em um fim de semana não é paga, por isso é importante calcular o número de dias úteis durante os quais um cidadão esteve em viagem. Se ele foi forçado a trabalhar mesmo nos finais de semana, e ele também tem provas relevantes, então ele pode exigir o pagamento mesmo nos finais de semana.
• Per diem. São representados por indenização por despesas incorridas pelo empregado durante as refeições e hospedagem em outra região. O empregador determina independentemente o valor desse pagamento. Para isso, leva em consideração para qual região ou país o funcionário é enviado. Normalmente, as diárias variam de 1 a 2 mil rublos. Se o valor ao viajar na Rússia não exceder 750 rublos. ou ao viajar para outro país por 2,5 mil rublos, então não está sujeito a tributação.
• Despesas de viagem. Do orçamento da organização, o funcionário é reembolsado por todas as despesas que é obrigado a arcar no processo de desempenho de funções oficiais em outra região. Isso inclui a compra de passagens para transporte público, aluguel de acomodação ou outras despesas. Em cada caso, o valor do pagamento será diferente, pois é calculado individualmente.

Para receber todos os pagamentos, o funcionário deve elaborar umrelatório. Indica todas as despesas incorridas, que devem ser confirmadas por cheques oficiais, faturas ou outros documentos de pagamento. Se uma pessoa trabalhou no sábado ou domingo, e também pode comprovar esse fato, então um dia de folga em viagem de negócios é pago com base no salário médio diário de um especialista.

Recursos de viagens de negócios ao exterior

A solução de várias tarefas pode ser realizada não apenas nas regiões russas, mas também em outros países. Enviar um funcionário em uma viagem de negócios ao exterior tem algumas nuances. Estes incluem:

• As cotas diárias são emitidas na moeda aceita no estado selecionado, mas devem ser convertidas em rublos à taxa em vigor no momento da emissão dos fundos;
• para que os subsídios diários não estejam sujeitos ao imposto de renda pessoal, seu valor por dia não pode exceder 2,5 mil rublos;
• o dia em que a fronteira russa foi cruzada está incluído no período de uma viagem de negócios;
• salários pagos a um cidadão que está em outro país para trabalhar são rendimentos recebidos de uma fonte russa.

Se a duração de tal viagem for curta, então a pessoa permanece residente fiscal, então a taxa padrão de 13% é usada para calcular o imposto de renda pessoal. Se o status de residente for perdido, uma taxa de 30% é aplicada durante o cálculo.

As nuances de enviar funcionários em viagens de negócios

Todos os empregadores e funcionários diretos devem entender o quetal viagem de negócios, como é emitido e pago. As principais características deste procedimento incluem:

• se um cidadão foi forçado a trabalhar em uma viagem em feriados ou fins de semana, então o pagamento em dobro é atribuído a ele;
• com pagamentos transferidos para o funcionário, imposto de renda pessoal e prêmios de seguro devem ser pagos, mas isso não se aplica a subsídios diários se o valor não exceder 750 rublos. ao viajar na Rússia;
• não é obrigatório o repasse de diárias para um especialista contratado enviado em viagem de negócios de um dia, mas somente se ele for para outra cidade do país, e não para outro estado;
• se a viagem for para o exterior, mesmo que seja gasto apenas um dia, será pago 50% da diária;
• rotina diurna e trabalho nos finais de semana é negociado entre os dois participantes da relação de trabalho separadamente.

Muitas vezes, as viagens de negócios levam ao avanço na carreira e a experiências agradáveis para os funcionários.

Conclusão

Viagens de negócios são viagens de negócios significativas que abordam questões importantes para qualquer empresa. Os empregadores devem saber como organizar e pagar por essa viagem.

Os funcionários podem reivindicar compensação dos gerentes da empresa por todos os custos incorridos. Para fazer isso, eles elaboram um relatório especial, bem como preparam os documentos comprovativos de pagamento.