O que é a diária em uma viagem de negócios? Regras para calcular e pagar diárias

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Viagens de negócios são viagens de negócios que podem ser realizadas dentro da Rússia ou para outros países. Seu prazo pode diferir significativamente, pois depende das tarefas atribuídas ao funcionário enviado para outra cidade ou país para resolver problemas de trabalho significativos. Ao mesmo tempo, ele pode receber uma certa quantia em dinheiro do empregador. O que é um subsídio diário? Eles são representados por uma quantia em dinheiro que é usada para morar em outra cidade, e o dinheiro também pode ser emitido para outros fins. Para isso, estima-se quanto o funcionário terá que gastar em uma viagem em um dia. Eles podem ser fornecidos com antecedência ou com base em um relatório preparado pelo funcionário após a viagem de negócios.

Tipos de despesas de viagem

Antes de enviar qualquer trabalhador em qualquer viagem, uma certa quantia de fundos deve ser paga antecipadamente para resolver problemas de trabalho. É usado para pagar a estrada, alugar uma habitação, receber serviços de comunicação e outros fins. Despesas adicionais surgem porque uma pessoa é forçada a viver fora de sua casa.

A gestão de cada empresa estabelece de forma independente uma lista de despesas que são cobertas pelos fundos da empresa. Normalmente tais informações são fixadas nos documentos constitutivos internos da empresa.

As despesas mais comuns em viagens de negócios são as seguintes:

• viajar para o local designado e voltar;
• ficar em hotel ou apartamento alugado;
• comida durante a jornada de trabalho, embora muitas vezes as empresas não paguem pela alimentação;
• outras despesas que são permitidas pelo chefe da empresa, por exemplo, podem pagar pelo aumento dos serviços de comunicação ou o diretor pode emitir fundos para emissão de passaporte.

Se for necessária uma viagem a outro país, o funcionário recebe uma compensação adicional pela obtenção de visto, passaporte e atestado médico. Ele pode confiar no fato de que é o empregador que pagará as várias taxas exigidas ao entrar em um país.

O que é diária? Estes são os meios pelos quais um empregado é pago para viver em outra cidade ou país. Além disso, outras despesas dentro de um dia podem ser incluídas. Informações sobre seu porte, ordem de provisão e outros parâmetros são registradas em posição especial da empresa relacionada a viagens de negócios. É permitida a utilização de um método diferenciado para o cálculo destes pagamentos, para o qual é considerada a posição do empregado enviado em viagem de negócios.

Para que serve a diáriaviagens de negócios?

São representados pelos fundos necessários para alugar uma habitação durante uma viagem de negócios, podendo o dinheiro ser direcionado para outros fins significativos. Normalmente, o dinheiro é pago imediatamente antes da viagem, e também é possível transferir a compensação após a viagem.

Cada funcionário deve entender o que são subsídio de viagem e subsídio diário. O primeiro dinheiro é representado pelo pagamento integral com o qual o funcionário pode contar após a viagem ou antes dela. Isso inclui compensação por inúmeras despesas associadas ao desempenho de tarefas de trabalho fora do escritório da empresa. O que é diária? Eles estão associados à residência de um cidadão em outra cidade ou país. Às vezes, o empregador paga comida ou outras despesas.

As diárias mais comuns incluem as seguintes despesas:

• residência de cidadão em outra região ou país, para o qual se pode alugar apartamento ou quarto de hotel;
• alimentação utilizando os serviços de estabelecimentos de restauração;
• pagamento de pedágios;
• almoços de negócios com empreiteiros;
• participar de eventos pagos planejados pelo chefe da empresa;
• outras despesas relacionadas ao desempenho das funções de trabalho.

Todas essas despesas geralmente são registradas nos registros internos da empresa.

Regras de transferência

Um contador da empresa deve saber quais são as diárias em uma viagem de negócios e quando são transferidas para um funcionárioempreendimentos. As principais regras para o pagamento de fundos incluem o seguinte:

• não há informações exatas na legislação sobre quando exatamente o dinheiro deve ser transferido, para que possam ser emitidos antes ou depois da viagem;
• se for usado um pagamento antecipado, os fundos serão emitidos apenas em dinheiro, portanto, é proibido transferi-los para o cartão bancário do funcionário;
• preferencialmente, a forma de pagamento dos fundos deverá ser fixada no regulamento interno da empresa;
• O principal objetivo do subsídio diário é pagar a residência de um cidadão em outra região ou país;
• na maioria das vezes as empresas dão dinheiro antes de uma viagem para um relatório;
• os fundos são pagos usando uma ordem de pagamento especial elaborada no formulário No. KO-2;
• o dinheiro é emitido para cada dia de viagem de negócios, que inclui fins de semana e feriados, bem como os dias em que o funcionário esteve de licença médica.

Se os requisitos acima forem descumpridos, o funcionário poderá enfrentar algumas dificuldades financeiras durante a viagem. Por isso, é importante saber quais são as diárias de uma viagem de negócios, qual o valor ideal e quando é aconselhável pagá-las a um especialista contratado.

Por quanto tempo o dinheiro é emitido?

A diária inclui despesas de subsistência, portanto, seu tamanho depende do período de tempo em que o especialista viaja. Normalmente não estão incluídos nas taxas diárias de viagem ou comunicação, pois esses custos podem variar significativamente dependendo dodiferentes situações.

No cálculo da diária são considerados os horários de saída e chegada na região de origem. Se não houver bilhetes que confirmem essas datas, são utilizadas as informações dos recibos de caixa emitidos pela administração do hotel onde o funcionário mora. Além disso, poderá ser aplicada uma nota especial da parte receptora, contendo informações sobre a data de chegada e saída do funcionário.

Se por motivos diversos a viagem for prorrogada, o especialista poderá contar com um aumento no valor recebido do empregador. Os fundos não são pagos se a viagem de negócios durar um dia e também for realizada dentro do país. Se for necessária uma viagem de um dia para outro país, as diárias são pagas, mas são limitadas.

O que fazer depois de uma viagem de negócios?

O funcionário deve entender o que é uma diária para uma viagem de negócios, qual é o valor ideal e como obtê-lo. Após o término da viagem, o funcionário realiza as seguintes ações:

• dentro de três dias após o retorno para casa, um relatório antecipado especial é enviado ao contador da empresa;
• é compilado por um funcionário, e para isso você pode usar um formulário livre;
• este documento contém informações sobre quais despesas foram incorridas pelo funcionário durante a viagem;
• se por vários motivos foi gasto mais dinheiro do que o recebido por um cidadão como adiantamento, então ele pode contar com um pagamento adicional;
• se houver fundos não utilizados, elesdevolvido à empresa.

Se um empregado por vários motivos não devolver o dinheiro restante ao caixa, então o empregador tem o direito, com base no art. 137 do Código do Trabalho para reter esses recursos do salário de um especialista contratado.

Os pagamentos são obrigatórios?

As despesas de viagem e a ajuda de custo diária devem ser pagas a todos os trabalhadores enviados em viagem de negócios. Eles são obrigatórios e não podem ser negados.

Um valor padrão é dado antecipadamente, o qual é determinado por lei, mas pode ser aumentado pelo empregador. É a transferência das diárias que comprova que o chefe da empresa se preocupa com seu empregado. Eles são calculados com base no pedido, pois contém informações sobre a duração da viagem de negócios, a taxa de despesas e outros fatores importantes.

Você foi cancelado?

No início de 2018, surgiram informações de que o Ministério das Finanças planeja cancelar as diárias. O principal objetivo desse processo foi aumentar o imposto de renda. Mas funcionários diretos de várias empresas, bem como executivos da empresa, falaram negativamente sobre essas mudanças. Este assunto foi constantemente discutido na mídia.

Devido à reação negativa da população, os planos do Ministério da Fazenda foram cancelados, não havendo alterações na legislação.

Em que eles gastam?

Todos os funcionários de diferentes empresas devem entender o que são diárias e como elas são pagas. Seu principala finalidade é pagar a residência de um cidadão em outra cidade ou país. Além disso, isso pode incluir outras despesas obrigatórias que o funcionário tem diariamente.

No cálculo deste indicador são considerados os requisitos da legislação e as informações constantes do acordo coletivo de trabalho. Muitas vezes o subsídio diário é fixado nos documentos de fundação da empresa.

O funcionário que recebeu o dinheiro pode gastá-lo para qualquer finalidade a seu critério. Na maioria das vezes, eles são usados para pagar estadias em hotéis, compras de alimentos e tarifas de transporte público.

Quando emitido?

Pagamento antecipado fornecido. O procedimento é realizado imediatamente após a assinatura do despacho correspondente pelo chefe da empresa.

Se uma viagem de negócios for cancelada dentro de três dias, o dinheiro recebido pelo empregado é devolvido ao empregador. Não há informação na legislação sobre quanto tempo após a emissão da ordem o dinheiro deve ser pago.

Procedimento para pagamento de dinheiro

Todo trabalhador em viagem de negócios deve entender o que são diárias, qual é o seu tamanho e como elas são atribuídas. O procedimento de transferência de dinheiro é dividido em etapas:

• imediatamente antes da viagem, o empregador informa o empregado sobre os limites estabelecidos;
• é emitido um adiantamento com base nesses limites e no número de dias que leva para viajar;
• o funcionário vai direto para a viagem, onde utiliza o dinheiro recebido, levando em consideração os limites existentes;
• após o retorno ao trabalho, ele entrega um relatório com os documentos de pagamento ao contador, confirmando todas as despesas incorridas.

Todos os dias em que o funcionário esteve em viagem de negócios são pagos com base em seu salário.

Diárias

É necessário compreender não só o que é a diária, mas também qual é o seu tamanho máximo, estabelecido no nível legislativo. A saber:

• ao viajar na Rússia, o limite é de 700 rublos. por dia;
• se for necessária uma viagem de negócios ao exterior, esse valor aumenta para 2,5 mil rublos.

O empregador pode aumentar esses pagamentos a seu critério. Mas o valor excedente está sujeito a imposto. Portanto, se um funcionário gasta 1.100 rublos por dia na Rússia, a partir de 400 rublos. o empregador paga o imposto. Devido a isso, muitas empresas utilizam os limites acima, de modo que a diária não aumenta por iniciativa da administração.

Conclusão

Todos os trabalhadores enviados em viagens de negócios devem entender o que é a diária, quanto é e como é paga. A legislação estabelece as normas sobre as quais não incide imposto. Se forem excedidos, o empregador terá que pagar imposto de renda pessoal e prêmios de seguro.

Após a viagem, o funcionário deve confirmar que utilizou todos os fundos recebidos do diretor, para o qual elabora um relatório e prepara os documentos de pagamento. Se ele foi emboradinheiro, eles são devolvidos ao contador da empresa.