Sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS): o que é, características e recomendações

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Há vários anos, os sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos eram considerados um futuro brilhante. Hoje eles já são usados ativamente em empresas privadas e públicas. Mas o mais importante é que a demanda por EDMS está em constante crescimento. O que é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e como ele funciona, vamos considerar o exemplo dos sistemas que operam na Federação Russa.

Fundo

Para entender melhor como funciona um programa EDMS, é necessário rever os conceitos básicos e as tarefas. Os fatores-chave são aqueles que determinam a escolha de um determinado sistema.

Se uma organização pode funcionar sob condições de gestão informal, então não há necessidade de gestão de documentos. Com o advento dos processos de negócios, há a necessidade de gerenciar o mecanismo com a ajuda de documentação ordenada. Se você não lidar com os papéis em tempo hábil, eles começarão a se acumular e serão perdidos.

Um esquema especial de armazenamento de arquivos é usado como alternativa à mídia de papelno servidor. Mas também não funciona por muito tempo. À medida que o volume da empresa cresce, aumenta a necessidade de armazenar e sincronizar informações.

Há um dilema: usar mídia de papel antiga ou EDMS para armazenar informações. O que é tão importante que você pode obter graças ao sistema eletrônico? Aumente a eficiência da organização.

Efeito econômico

A eficiência do trabalho pode ser aumentada de duas maneiras: reduzir custos ou aumentar resultados. Documentos EDMS permitem que você atinja dois objetivos ao mesmo tempo. Ou seja, a implantação do sistema permite que a organização gaste menos, mas ganhe mais.

Redução de custos através da redução de custos com papel, perda de tempo, aceleração da comunicação, mudança da cultura da empresa.

Para avaliar a eficácia do programa EDMS, você precisa calcular o tempo gasto na papelada. As consultorias estimam que tais operações ocupam 20% do tempo de trabalho. No sistema da burocracia russa, isso leva ainda mais - 60% do tempo. A introdução do EDMS reduzirá esses custos em pelo menos 10 vezes.

Trabalho de escritório e fluxo de documentos

Os dois termos estão relacionados. A manutenção de registros é um termo que se refere a um conjunto formal de regras para trabalhar com documentos. Alguns sistemas EDMS podem ser personalizados de acordo com as regras do trabalho de escritório, mas também existem aqueles sistemas com base nos quais o trabalho de escritório já está formado.

Um documento é uma unidade de armazenamento de informações em um EDMS. O fluxo de documentos é formado a partir dediferentes fontes: outros sistemas, aplicativos, e-mail, mas acima de tudo - de mídia de papel digitalizada. Portanto, scanners e outros equipamentos são parte integrante do EDMS. O sistema armazena todos os documentos, mantém seu histórico, garante a movimentação na organização e realiza processos de negócios com eles.

Nessa base de dados existe uma decisão, uma instrução e uma ordem do SED. Através deles, a organização é gerenciada. Qualquer documento é fornecido com "ajuda". O conjunto de campos no formulário depende do tipo de documento. As informações são armazenadas no sistema na forma de um banco de dados de cada campo desse cartão.

Funções e tarefas do EDMS

O programa de gerenciamento de documentos é projetado para resolver as seguintes tarefas:

• sistematização do trabalho com documentos.
• criação de documentos de acordo com templates, seu armazenamento cadastral;
• automação contábil;
• classificação do documento.

Vamos dar uma olhada nas funções do SED. O programa de fluxo de trabalho é usado para:

• criando cartões.
• formando o texto do documento;
• salvar dados como pdf ou ms word;
• gerenciamento de direitos de acesso do usuário;
• criando rotas;
• controle de fluxo de documentos;
• enviando notificações, lembretes;
• journaling, diretórios, classificadores;
• geração de pedidos;
• pesquisar e assinar documentos;
• geração de relatório.

Funções gerais do sistema incluem:

• remototrabalhar com documentos;
• usando um DBMS para armazenar dados;
• trabalho simultâneo com EDMS;
• seguro por meio de certificados, códigos de barras e personalização.

Vantagens e desvantagens

Mudar para SED tem mais vantagens do que desvantagens. No entanto, um projeto mal organizado pode destruir todos os benefícios da automação. Os objetivos da implementação do EDMS devem ser alcançáveis. Os benefícios incluem:

• armazenamento estruturado centralizado de informações;
• a mesma abordagem para a formação e processamento de documentos;
• usando modelos;
• pesquisar;
• acesso de auditoria.

As desvantagens incluem altos custos iniciais e treinamento rigoroso do usuário.

Processos Documentais

No EDMS, a gestão eletrônica de documentos passa por uma série de etapas, durante as quais determinadas propriedades são atribuídas ao documento. O processamento é realizado manual e automaticamente. No segundo caso, defina:

• condições para transições entre estágios;
• separação de rota;
• ciclos de usinagem;
• iniciar subprocessos, temporizadores, procedimentos de processamento;
• funções do usuário estão definidas.

Tipos de tratamentos:

• Criando um documento.
• Edição.
• Renomeação.
• Mover.
• Salvar.
• Indexação.
• Exclusão.

custos SED

O gerenciamento de documentos não pode funcionar totalmente sem uma licença, servidores, configuração completa e treinamento de todos os usuários. Cada um desses elementos requer um grande desembolso de dinheiro. Além disso, não devemos esquecer a integração do EDMS com outros sistemas, atualização de bancos de dados e softwares, consultas de suporte técnico e outros custos de manutenção.

Introdução do EDMS

A implementação do projeto pode levar vários meses. O processo depende tanto do número de processos de documentação quanto das capacidades financeiras, organizacionais e de recursos. A implementação é realizada de acordo com o seguinte algoritmo:

• criação de um grupo de trabalho, identificação de um líder;
• definir metas e objetivos;
• verificando os processos de documentação existentes;
• desenvolvimento de termos de referência;
• SED escolha;
• conclusão de contrato para implantação do EDS;
• desenvolvimento e aprovação de regulamento de trabalho;
• Verificando o conteúdo inicial dos diretórios;
• EDS pré-teste;
• treinamento da equipe no trabalho;
• teste de implementação do EDMS;
• análise dos resultados dos testes;
• correção de erros;
• implementação completa do EDMS.

Erros de implementação

Especial atenção deve ser dada aos processos que exigem um documento em papel. O principal erro é a duplicação de um documento em papel com um eletrônico. Isso complica o trabalho e causa uma atitude negativa em relação à automação. Ninguém paga a mais por fazer trabalho duplo. É necessário construir processos de automação semduplicação. O segundo erro é o despreparo do pessoal. Na maioria das vezes, novos processos são percebidos com hostilidade. Portanto, é necessário explicar aos funcionários por que um EDMS está sendo introduzido, para que eles abordem conscientemente o processo de aprendizado.

Tecnologias de armazenamento de documentos

No EDMS, a gestão eletrônica de documentos é composta por atributos, com base nos quais são realizadas buscas, classificações, agrupamentos e relatórios. Às vezes, um documento é criado de acordo com um modelo, às vezes transferindo dados de um banco de dados. Os atributos são armazenados em tabelas. O arquivo em si é colocado na pasta de armazenamento, as informações dele são colocadas no diretório DBMS. Somente usuários do EDMS podem acessar os dados.

O que é escaneamento em linha?

O processamento integral dos documentos com posterior colocação de suas amostras no arquivo é realizado por meio de scanners. Durante o processo de digitalização, é possível criar automaticamente um código de barras no documento e registrá-lo no banco de dados com posterior direcionamento ao longo da rota especificada.

Reconhecimento óptico de texto

Este sistema de gerenciamento eletrônico de documentos EDMS converte uma imagem eletrônica de um documento em formato de foto ou jpeg em formato de texto. Neste caso, um software especial é usado na forma de um aplicativo autônomo ou ESCOM. BPM integrado ao EDMS. O que é ESCOM. BPM? Este é um programa para reconhecer documentos digitados em diferentes fontes. No entanto, vale a pena notar que os aplicativos independentes têm mais recursos e reconhecem até mesmo texto manuscrito.

Código de barras

Esta tecnologia fornece um conjunto de procedimentos para criar e aplicar um código de barras gráfico a um documento. Um código de barras exclusivo é gerado através do servidor do sistema. Também proporciona a identificação do documento, sua busca rápida no banco de dados e distribuição nos locais de armazenamento. Ao registrar um documento, um código de barras correspondente ao identificador do cartão eletrônico é impresso na etiqueta. Está colado na versão em papel do documento.

EDS

Assinatura digital permite verificar a exatidão do documento e a imutabilidade dos dados. A assinatura é realizada com a ajuda de um provedor de criptografia e uma chave de software - um certificado. Este último é um arquivo em formato especial, que é gerado novamente na central de emissão de licenças. Para garantir a segurança das informações, você deve armazenar o certificado em um cartão inteligente ou em chaves I-Token. Eles são protegidos por um PIN. Se o PIN for digitado incorretamente várias vezes, o certificado será bloqueado automaticamente.

Texto completo e pesquisa de atributos

A pesquisa de atributos é realizada através de um formulário especial utilizando diversos valores dos campos do cartão. Por exemplo, o critério "Conta" pesquisa dados no campo "Destinatário" ou "Remetente". Ao mesmo tempo, o sistema compara os critérios inseridos com os dados nos cartões e insere no resultado os cartões correspondentes. A pesquisa é baseada em uma correspondência exata ou parcial.

A pesquisa de texto completo é realizada de acordo com os dados nodocumento, incluindo formulários de palavras por meio de ferramentas de DBMS integradas, como MS SQL SERVER, ORACLE. Para uma pesquisa completa, os arquivos devem ser inseridos no banco de dados no formato de documento (doc), tabela (xls), apresentações, mensagens.