Remuneração por trabalho em viagem de negócios: regras, regulamentos, papelada, cálculo e pagamentos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Muitas empresas exigem que os funcionários viajem regularmente para resolver vários problemas de trabalho. Ao mesmo tempo, cada empregador e empregado deve saber como funciona a remuneração em uma viagem de negócios. Para isso, são levados em consideração o salário de um especialista da empresa, a duração da viagem de negócios e outros fatores. Se as regras de cálculo do pagamento forem violadas, a empresa poderá ser responsabilizada administrativamente por violação das disposições do Código do Trabalho.

O conceito de uma viagem de negócios

As viagens de negócios são representadas pela saída de um funcionário para outra cidade ou país por ordem do gerente. O seu principal objetivo é a execução de determinadas encomendas, estabelecendo contactos com outras empresas ou resolvendo diversas questões com empreiteiros ou clientes. A duração de tais viagens depende de sua finalidade.

Na maioria das vezes são necessárias viagens de negócios para resolver questões importantes para a empresa:

• construindo relacionamentos com outras empresas;
• controle sobre as atividadesramos;
• necessidade de assinar um novo contrato;
• participar de exposições ou apresentações.

Um funcionário que viajou a negócios mantém seu emprego e o salário médio não é reduzido. Além disso, o empregador é obrigado a reembolsar com competência todas as despesas associadas a esta viagem. Portanto, o pagamento da viagem de negócios é calculado pelo departamento de contabilidade.

Quem pode ser enviado em viagens de negócios?

Para enviar um funcionário em viagem de negócios, basta que o chefe emita um pedido especial. Com base nisso, o especialista deve realizar uma tarefa específica em outra região da Rússia ou mesmo em outro estado. Para fazer isso, o funcionário deve ter as habilidades e experiência apropriadas.

Ao mesmo tempo, existem alguns especialistas que não podem ser enviados em viagem de negócios. Estes incluem funcionários da empresa:

• gestantes;
• cidadãos com filhos pequenos;
• trabalhadores menores de idade;
• pessoas que cuidam de crianças deficientes ou parentes doentes.

Os profissionais acima podem realizar viagens de negócios somente após autorização por escrito, não devendo haver contraindicações médicas para o envio em viagem de negócios.

O conceito de subsídio de viagem

A remuneração pelo trabalho em viagem de negócios deve ser realizada de acordo com determinadas regras. Os fundos recebidos por um cidadão são chamados de subsídios de viagem. Paraestes incluem pagamentos:

• Per diem. Eles são representados pelas despesas necessárias para viver e comer um cidadão em outra cidade ou país. Os fundos são fornecidos exclusivamente com antecedência, por isso devem ser recebidos por um especialista antes de serem enviados para uma viagem. Para transferir fundos, é necessário que o chefe tenha emitido uma ordem apropriada. O dinheiro pode ser emitido na forma de dinheiro ou por transferência para o cartão bancário do funcionário. Após o retorno, o cidadão deve elaborar um relatório que é transmitido ao contador. Ele lista todas as despesas incorridas pelo cidadão durante a viagem, portanto, ele deve manter todos os cheques, passagens ou outros documentos de pagamento. Se houver muito pouco dinheiro recebido anteriormente, fundos adicionais serão alocados.
• Pagamento em viagem de negócios. É representado pelo salário direto de um cidadão durante uma viagem de negócios. Nessas condições, os fundos são calculados e acumulados simultaneamente com o salário para todos os outros dias do mês. A remuneração durante a viagem de negócios é transferida pela ordem geral, nomeadamente no dia do pagamento do salário na empresa.

O cálculo do pagamento é um pouco diferente, e isso se deve ao fato de que um cidadão é obrigado a passar não apenas dias de semana, mas também finais de semana em outra cidade.

Nuances de acumulação

Ao determinar o valor da remuneração em viagem de negócios, os contadores devem levar em consideração algumas regras, e elas são aumentadas regularmente devido à introdução de mudanças na legislação. Para estesas regras incluem:

• A diária não pode exceder 700 rublos se a viagem não envolver a travessia da fronteira do estado.
• Se você planeja visitar outro país, esse valor aumenta para 2,5 mil rublos.
• Permitido o pagamento de diárias em moeda estrangeira, mas o cálculo leva em consideração a taxa de câmbio do dia em que os recursos foram transferidos diretamente para o funcionário da empresa.
• Se um especialista adquirir moeda de forma independente em outro país, ele deverá fornecer ao contador um certificado de câmbio e, se esse documento estiver f altando, será usada a taxa do Banco Central no momento da emissão dos fundos.
• Se a viagem de negócios não durar mais de um dia, a diária não é paga.
• Todas as despesas incorridas por um funcionário em uma viagem não estão sujeitas a imposto de renda pessoal ou prêmios de seguro.
• A empresa pode alocar subsídios diários superiores a 700 ou 2500 rublos, mas o imposto de renda pessoal é exigido do valor excedente.
• O procedimento de cálculo da remuneração de um funcionário em viagem de negócios tem momentos semelhantes ao cálculo do subsídio de férias.
• Os salários são acumulados para pessoas em viagem de negócios apenas em dias úteis, mas os fundos de férias são acumulados com base em dias corridos completos.

O contador precisa obter informações precisas sobre quantos dias o funcionário passou em uma viagem de negócios.

Regulamento legislativo

O pagamento do trabalho em viagem de negócios deve ser feito com base no disposto no art. 167 TK. Indica que o chefe da empresa é obrigado a manter seu local de trabalho para o empregado, etambém cobrir todas as despesas relacionadas à viagem.

Portanto, é ilegal transferir apenas salários sem vários subsídios.

O procedimento de cálculo é regulado pelo art. 139 TK e PP Nº 749. Se o contador da empresa violar a lei, a empresa e os funcionários poderão ser responsabilizados administrativamente.

Qual o salário pago?

A remuneração para viagens de negócios, de acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa, deve ser calculada com base no salário médio de um funcionário por ano. Fundos adicionais são atribuídos ao funcionário, além do salário direto. Estes incluem pagamentos:

• reembolso para despesas de moradia em outra região ou país;
• fundos destinados à realização de atividades de trabalho em viagem de negócios;
• pagamento de transporte.

Em algumas empresas, o pagamento de dias em viagem de negócios ocorre imediatamente antes da viagem, mas apenas uma certa parte desse valor pode ser paga antecipadamente, e o restante dos fundos é transferido após a viagem de negócios. O pagamento nem sempre é representado por um valor estritamente definido, pois as despesas são influenciadas por diversos fatores, que incluem a taxa de câmbio, o custo de hospedagem e passagens, bem como a duração da viagem.

Um funcionário retornando de uma viagem de negócios deve preencher um relatório especial. Ele lista todos os fundos gastos e itens comprados, e todas as despesas devem ser comprovadas por documentos de pagamento apropriados. Com base no relatório, o resultado finalpagamento de uma viagem de negócios com base no salário médio de um funcionário.

Quais dias são pagos?

Antes do cálculo, você deve determinar quantos dias o funcionário estará em viagem de negócios. A remuneração por trabalho em viagem de negócios em dia de folga não é provisionada, portanto, são considerados apenas os dias em que a empresa trabalha diretamente, para os quais é considerado o horário de trabalho da empresa.

Contador durante o cálculo deve usar a folha de ponto. Isso é especialmente verdadeiro em uma situação em que a empresa usa um horário de trabalho flutuante. As férias em uma viagem de negócios não são pagas, mas cada organização pode acumular fundos de forma independente para os funcionários, se necessário.

Procedimento de cálculo

O processo de determinação do salário de um funcionário que está em viagem de negócios há muito tempo envolve o contador realizando várias ações sequenciais. Aconselha-se durante o procedimento a utilização da disposição relativa à remuneração das viagens de negócios, que pode ser constituída por empresas diretas e assegurada por despacho competente.

O processo de cálculo é dividido em etapas:

• determina quantos dias úteis o funcionário passará em uma viagem de negócios;
• calcula o valor do salário que seria acumulado para um especialista se ele continuasse trabalhando na empresa durante o período de cobrança;
• revela quantos dias estão incluídos no cálculo;
• calcula os ganhos médios para o período de tempo em que o especialista estará emviagem de negócios.

Durante o cálculo da remuneração dos motoristas em viagem de negócios, são consideradas as despesas adicionais que o funcionário terá que arcar em viagem de negócios. Isso inclui o custo da gasolina, hospedagem em diferentes hotéis ou pousadas, bem como os custos necessários para cumprir as instruções da administração da empresa. Todas estas despesas estão previstas no Regulamento sobre os salários.

Funcionalidades de pagamento de fundos

Durante os cálculos, os contadores podem usar diferentes formas e métodos de cálculo de salários para pessoas que estão em viagem de negócios. Portanto, as características deste processo incluem:

• Se necessário, pode ser cobrado um pagamento adicional até o salário médio de um cidadão. Muitas vezes acontece que, após uma viagem de negócios, o funcionário recebeu muito menos dinheiro do que receberia se tivesse abandonado a viagem de negócios e trabalhado no escritório. Neste caso, podem apresentar uma reclamação à inspecção do trabalho. Para evitar conflitos com os funcionários, é cobrada uma sobretaxa. Seu tamanho pode ser diferente, pois a principal condição é a necessidade de pagar uma quantia de fundos igual ao salário médio de um cidadão. Isso é especialmente verdadeiro se o salário por peça for usado em uma viagem de negócios. Como um cidadão praticamente não tem resultados de atividade, então, com um cálculo padrão, pode ser que ele receba muito pouco salário; portanto, um pagamento adicional é feito até a renda média. Os próprios dirigentes das empresas tomam tal decisão, pois não estão interessados empiorar a situação financeira dos funcionários que aceitam viajar a negócios.
• Folgas a pagar. Muitas vezes, um especialista de uma organização precisa fazer uma viagem de negócios por apenas alguns dias. Durante este período, há muito trabalho a ser feito. Neste caso, dois dias podem cair no fim de semana. De acordo com a lei, os salários em uma viagem de negócios em um dia de folga não são obrigatórios, mas, de fato, durante esse período, o cidadão não descansou, mas trabalhou. Nesse caso, o pagamento em dobro é atribuído pelo chefe da empresa. Em vez de tal pagamento, a administração pode oferecer a oportunidade de tirar uma folga no futuro.
• Regras de folha de pagamento para trabalhadores de meio período. Muitas vezes, os especialistas combinam vários empregos ao mesmo tempo, então trabalham na empresa em meio período. Depois que um cidadão é transferido para o cargo principal, surgem dificuldades com o cálculo de seus ganhos médios se ele for em viagem de negócios. Neste caso, devem ser tidos em conta os períodos em que o cidadão trabalhou a tempo parcial. Sob essas condições, o valor do pagamento será baixo o suficiente para que a administração possa impor uma sobretaxa.

Devido aos pontos acima, o cálculo correto dos salários das pessoas que saem em viagem de negócios é considerado um processo bastante específico e complexo. Durante sua implementação, o contador deve levar em consideração as disposições da legislação russa. Se cometerem erros graves, o funcionário poderá apresentar uma reclamação à inspeção do trabalho. Nesse caso, a empresa pode ser responsabilizada administrativamente.

Como as férias são reembolsadas?

Se um funcionário da empresa for obrigado a trabalhar em viagem de negócios mesmo nos finais de semana, ele deve ser indenizado. Para fazer isso, uma das opções pode ser selecionada:

• no futuro, o funcionário terá a oportunidade de tirar folga em qualquer dia;
• Trabalho pago nos finais de semana dobrado.

Para transferir o pagamento em dobro, a ordem correspondente é emitida pela administração da empresa. Indica o cargo e o nome completo do funcionário que foi enviado em viagem de negócios. Indica-se o país e a região onde esteve, o período da viagem e o motivo da viagem.

Para evitar situações de duplicação, recomenda-se consolidar completamente o ato normativo interno da empresa, com base no qual é feito o cálculo correto dos salários dos funcionários que são obrigados a trabalhar nos finais de semana durante uma viagem de negócios. Isso simplificará muito o trabalho de um contador.

Como os fundos podem ser transferidos?

O pagamento pode ser feito de duas formas diferentes:

• provisão de fundos em dinheiro emitido ao funcionário antes da viagem no caixa da empresa;
• transferência de dinheiro para um cartão bancário que é um salário.

Se o salário base for transferido para uma conta bancária, o pagamento de uma viagem de negócios geralmente é feito da mesma forma.

Qual fiação é usada?

O contador deve refletir corretamente as várias transações associadasremuneração de um funcionário em viagem de negócios. Para isso, são utilizadas as postagens:

• D71 K50 - emissão de dinheiro sob o relatório para um funcionário da organização para cobrir despesas incorridas durante uma viagem de negócios;
• D71 K50 - pagamento de indenização a um funcionário se durante a viagem ele gastou não apenas os fundos recebidos, mas também seu próprio dinheiro, portanto, ele envia um relatório ao contador com todas as suas despesas;
• D50 K71 - devolução de fundos por um funcionário se após uma viagem de trabalho ele tiver dinheiro extra.

O funcionário deve informar à organização todas as despesas incorridas, para as quais elabora um relatório prévio. Vários documentos de pagamento confirmando as despesas estão anexados a ele. Estes incluem recibos, cheques ou bilhetes. Se forem identificados custos inadequados, a organização pode se recusar a pagar a compensação. Muitas vezes, na documentação de despesas, há faturas nas quais o IVA é atribuído. Sob tais condições, o imposto pode ser aceito para dedução.

Conclusão

Viagens de negócios são exigidas em diferentes empresas, pois somente viagens de negócios podem resolver diferentes questões, celebrar novos contratos ou controlar o trabalho das filiais. Os especialistas da empresa enviados em viagens de negócios devem receber diárias e salários calculados corretamente.

No cálculo do salário, leva-se em consideração o salário médio de um cidadão por um ano de trabalho. Ao mesmo tempo, podem surgir dificuldades se o funcionário trabalhar na empresa por um curto período de tempo ou for transferido para o estadorecentemente. Nesse caso, é atribuído um pagamento adicional até o salário médio. Para fazer isso, é necessário elaborar corretamente os lançamentos contábeis.