Tipos e funções de controle gerencial

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

O processo de gestão consiste em cinco funções: planejamento, organização, pessoal, direção e controle. Assim, o controle faz parte do processo de controle.

Controle é a principal função objetiva da administração em uma organização: o processo de comparar o desempenho real com os padrões estabelecidos da empresa. Cada gerente deve monitorar e avaliar as atividades de seus subordinados. O controle gerencial ajuda a tomar ações corretivas por parte do gestor em tempo hábil para evitar imprevistos ou perdas financeiras para a empresa.

O processo básico de controle inclui três etapas:

• Estabelecimento de padrões.
• Medição do desempenho em relação a esses padrões.
• Correção de desvios de padrões e planos.

Como parte do plano estratégico geral da organização, os líderes estabelecem metas paraunidades em termos operacionais específicos e precisos que incluem planejamento para desempenho em relação aos resultados reais.

Os padrões com os quais o desempenho real será comparado podem ser derivados de experiências anteriores, estatísticas e benchmarking (com base nas melhores práticas do setor). Na medida do possível, os padrões são desenvolvidos de forma bilateral, em vez de a alta administração tomar decisões unilateralmente com base nos objetivos da organização.

Por que o controle gerencial é necessário?

Se a equipe sempre fizesse o que é melhor para a organização, não haveria necessidade de controle e gestão. Mas é claro que às vezes as pessoas não conseguem ou não querem agir no melhor interesse da organização e um conjunto de controles deve ser implementado para evitar comportamentos indesejados e incentivar a ação desejada.

Mesmo que os funcionários estejam devidamente equipados para fazer bem o seu trabalho, alguns optam por não fazê-lo porque os objetivos individuais e os objetivos organizacionais podem não ser exatamente os mesmos. Em outras palavras, não há alinhamento de metas. Nesses casos, medidas precisam ser tomadas para aumentar a motivação e a produtividade dos funcionários.

Uma organização eficaz é aquela em que os gerentes entendem como gerenciar e controlar. O objetivo do controle como conceito e processo é ajudar a motivar e orientar os funcionários em suas funções atribuídas. Compreensãoprocessos e sistemas de controle de gestão são essenciais para a eficácia a longo prazo de uma organização.

Sem sistemas de controle suficientes, confusão e caos podem sobrecarregar uma organização. No entanto, se os sistemas de controle sufocam uma organização, ela pode sofrer com a f alta de inovação empresarial.

O controle inadequado sobre a implementação das decisões gerenciais pode levar à diminuição da produtividade ou, pelo menos, ao aumento do risco de resultados financeiros ruins. No extremo, se o desempenho não for monitorado, pode ocorrer falha organizacional.

Características de um sistema de gestão eficaz

Um sistema de gestão empresarial eficaz é um conjunto integrado de processos e ferramentas de gestão que ajudam a alinhar a estratégia da empresa e as metas anuais com as atividades diárias, monitorar o desempenho e iniciar ações corretivas.

Um sistema de controle de gestão é um processo contínuo de melhoria do desempenho, estabelecendo metas individuais e coletivas que se alinham com as metas estratégicas da organização, planejando o desempenho para atingir essas metas, revisando e avaliando o progresso e desenvolvendo o conhecimento, as habilidades e as habilidades das pessoas. O sistema de controle deve focar nos resultados.

Um sistema de gestão eficaz possui as seguintes características:

1. Ajuda a atingir os objetivos organizacionais.
2. Facilita o uso ideal dos recursos.
3. Melhora geraldesempenho da organização.
4. Motiva e eleva o moral dos funcionários.
5. O controle também estabelece disciplina e ordem.
6. Métricas de desempenho claramente definidas e compreensíveis.
7. Assegura o planejamento futuro revisando as normas.
8. As metas estratégicas se aplicam a todos os níveis da organização.
9. Controle eficaz minimiza erros.
10. Fortalecimento da gestão e engajamento dos funcionários.
11. Alcance as metas prioritárias mais rapidamente.

O processo de controle de gestão regula as atividades das empresas de forma que o desempenho real corresponda ao plano previamente estabelecido. Um sistema de controle eficaz permite que os gestores evitem circunstâncias que tragam prejuízos para a empresa.

18 funções de controle gerencial

Controle de gestão é qualquer processo, ferramenta ou sistema que é configurado para permitir que a gestão regule as atividades de uma empresa de acordo com seus objetivos.

O controle é realizado nos níveis inferior, médio e superior da gestão. Em cada nível, o controle será diferente: a alta administração estará envolvida no controle estratégico, a gerência intermediária no controle tático e o nível inferior no controle operacional.

As seguintes são as funções de controle de decisão gerencial:

1. Estratégia de planejamento. O processo de estabelecer um plano de ação para atingir as metas.
2. Controlerequisitos. Documentação formal dos planos como requisitos e gerenciamento de mudanças nesses planos conforme necessário.
3. Controle financeiro. Acompanhamento e contabilidade do orçamento da empresa.
4. Gestão de desempenho. O processo de concordar com um conjunto de metas com os funcionários e avaliar seu desempenho em relação a essas metas.
5. Controle do trabalho. Monitore os funcionários para melhorar a produtividade, eficiência e qualidade do trabalho.
6. Gestão de programas e projetos. Implementando a mudança.
7. Controle de risco. Um processo repetido de identificação, análise e eliminação de riscos.
8. Controle de segurança. Identificação e eliminação de ameaças de segurança e implementação de formas de reduzir vários riscos.
9. Controle de conformidade. Implementação de processos, procedimentos, sistemas, auditorias, medições e relatórios de acordo com as leis, regulamentos, normas e políticas internas da organização.
10. Métricas e relatórios. Cálculo e comunicação de medidas significativas de desempenho organizacional.
11. Benchmarking. Processo iterativo de resultados de benchmarking em relação ao setor da empresa, concorrentes ou melhores práticas atuais.
12. Melhoria contínua. O processo de medir o desempenho, melhorá-lo e medi-lo novamente.
13. Controle de qualidade. Garantir que os produtos de saída atendam às especificações. Por exemplo, implementar um processo de teste de produto em uma linha de produção.
14. Garantia de qualidade. A garantia de qualidade é o processo de prevenção de futuras falhas de qualidade. Por exemplo, a prática de investigar as causas-raiz de todas as falhaspara buscar melhorias na produção.
15. Automação. Aumente a produtividade, eficiência e qualidade através da automação.
16. Gerenciamento de dados. A prática de coletar informações que podem ser úteis no futuro, bem como a análise de dados.
17. Gestão de Estoque. Gestão de estoque e contabilidade para evitar f altas ou excedentes.
18. Gestão de ativos. Controle de ativos como instalações fabris, infraestrutura, maquinário, software e propriedade intelectual.

Tipos de controle e suas características

As organizações precisam de controles para determinar se seus planos foram alcançados e tomar medidas corretivas, se necessário. Os principais objetivos do controle das decisões gerenciais:

1. Adaptação à mudança. O sistema de controle pode prever, monitorar e responder a mudanças nas condições ambientais.
2. Minimizando erros. O controle gerencial produtivo e a contabilidade limitarão o número de erros que ocorrem nas atividades da empresa.
3. Minimizando custos e maximizando lucros. Se a organização do controle gerencial for efetivamente implementada, poderá reduzir custos e aumentar a produtividade.

Empresas instalam sistemas de controle em diversas áreas e em diferentes níveis de gestão. A responsabilidade de controlar as decisões de gestão é extensa. Existem diferentes classificações e características desta função de controle. Um dos mais comuns se parece com isso:

1. Forward control, também conhecido como feedforward control, concentra-se nos recursos que uma organização extrai de seu ambiente. Ele controla a qualidade e a quantidade desses recursos antes que eles cheguem à organização.
2. O monitoramento tem como foco a manutenção dos padrões de qualidade e quantidade do produto ou serviço no processo de transformação.
3. O controle final, também conhecido como controle de feedback, concentra-se nos resultados da organização após a conclusão do processo de transformação. Embora o controle final possa não ser tão eficaz quanto o preliminar ou atual, ele pode fornecer informações à administração para planejamento futuro.

De acordo com outra classificação, o controle é dividido em duas grandes categorias - controle regulatório e normativo, e dentro dessas categorias existem vários tipos. Os tipos de controle gerencial são mostrados na tabela a seguir.

Controle regulatório	Controle regulatório
Burocrático Financeiro Qualidade	Comando Organizacional

As seções a seguir descrevem cada tipo e subtipo de controle nas atividades de gestão.

Controle regulatório

O controle regulatório decorre de procedimentos operacionais padrão, o que gera críticas a esse tipo de implementação de controle gerencial como ultrapassado e contraproducente. Implica controle completo e total sobretodas as áreas da organização.

À medida que os negócios se tornaram mais ágeis nos últimos anos, graças ao achatamento das hierarquias organizacionais e à expansão das fronteiras, os críticos apontam que a supervisão regulatória pode dificultar o alcance da meta. A chave do ponto de vista do controle da organização das decisões gerenciais é a conformidade do controle com os objetivos organizacionais.

Controle Burocrático

O controle burocrático deriva de linhas de autoridade que dependem da posição na hierarquia organizacional. Quanto maior o nível de subordinação, mais a pessoa terá o direito de ditar sua política. Os controles burocráticos têm uma má reputação, e com razão. As organizações que confiam demais nas relações da cadeia de comando prejudicam a flexibilidade em caso de situações imprevistas. No entanto, existem maneiras pelas quais os gerentes podem tornar uma empresa tão flexível e responsiva às preocupações do cliente quanto qualquer outra forma de organização de controle gerencial.

Como manter a cadeia de comando mantendo a flexibilidade e capacidade de resposta do sistema? Esta é precisamente a questão que o controle burocrático deve resolver. Uma solução são os procedimentos operacionais padrão que delegam responsabilidades na hierarquia da empresa.

Controle financeiro

Os controles financeiros governam os principais objetivos financeiros pelos quais os gerentes são responsáveis. Tais sistemas de controle de gestão são comuns entre as empresas organizadas como múltiplas unidades estratégicas de negócios (SBUs). SBUé um produto, serviço ou linha geográfica que possui gestores que são os únicos responsáveis por lucros e perdas. Eles são responsáveis perante a alta administração para atingir as metas financeiras que contribuem para a lucratividade geral da corporação.

Esta categoria de controle de decisão gerencial impõe limites aos gastos. Para os gestores, o aumento das despesas deve ser justificado pelo aumento das receitas. Para os chefes de departamento, manter o orçamento geralmente é um dos principais indicadores de desempenho.

Assim, o papel do controle financeiro é melhorar a lucratividade geral, bem como manter os custos razoáveis. Para determinar quais custos são necessários, algumas empresas comparam os resultados de outras empresas do mesmo setor e, em seguida, realizam uma análise de controle gerencial. Esse benchmarking fornece dados para determinar se os custos estão alinhados com as médias do setor.

Controle de qualidade

O controle de qualidade descreve o grau de variação em processos ou produtos que é considerado aceitável. Para algumas empresas, o padrão é a ausência de defeitos, ou seja, a ausência de qualquer alteração. Em outros casos, um desvio estatisticamente insignificante é aceitável.

O controle de qualidade afeta o resultado final de um produto ou serviço oferecido aos clientes. Quando uma empresa mantém consistentemente excelente qualidade, os clientes podem confiar nos atributos do produto ou serviço da empresa, mas também écria um dilema interessante. O controle de qualidade excessivo dos produtos existentes pode reduzir a resposta às necessidades exclusivas do cliente.

Controle regulatório

Em vez de confiar nas políticas e procedimentos padrão da organização, como nos tipos anteriores de controle, o controle regulatório governa o comportamento de funcionários e gerentes por meio de padrões de comportamento geralmente aceitos.

O controle normativo decide o quanto um certo tipo de comportamento é certo e outro menos. Por exemplo, um smoking pode ser um traje aceitável para uma cerimônia de premiação para empresários americanos, mas completamente fora de lugar em uma cerimônia de premiação para os escoceses, onde o kilt formal está mais de acordo com os costumes locais. No entanto, nenhum código de vestimenta escrito foi adotado.

Assim, a diferença entre o sistema regulatório e normativo de controle das decisões gerenciais é uma formalidade. O controle regulatório é um sistema informal de governança, em oposição ao controle regulatório.

Controle de comando

Essa organização de controle sobre as decisões gerenciais tornou-se comum em muitas empresas. As normas da equipe são regras informais que tornam os membros da equipe cientes de suas responsabilidades para com seus colegas.

Embora a tarefa da equipe seja normalmente documentada formalmente, as maneiras pelas quais os participantes do processo interagem geralmente são desenvolvidas ao longo do tempo, à medida que a equipe passa por fases de crescimento. Até a liderança é informalmente acordada: às vezeso líder nomeado pode ter menos influência do que o líder informal. Se, por exemplo, o formador de opinião tiver mais experiência do que o líder de equipe formal, os membros da equipe provavelmente recorrerão ao líder de opinião para obter orientação que exija habilidades ou conhecimentos específicos.

As normas da equipe tendem a se desenvolver gradualmente, mas, uma vez formadas, podem ter um forte impacto no comportamento da empresa.

Controle organizacional

Normas baseadas na cultura organizacional também são um tipo de controle normativo. A cultura organizacional inclui os valores, crenças e rituais compartilhados de uma determinada organização. Assim, esse tipo de controle está no correto alinhamento de normas e objetivos.

Sistemas de governança formal e informal

Foi mencionado anteriormente que o controle regulatório e todas as suas subespécies pertencem ao sistema de controle formal, enquanto o controle normativo pertence ao informal. A tabela abaixo descreve as diferenças entre os dois sistemas de controle.

Sistema de gestão formal	Sistema de governança informal
A organização possui procedimentos, regras e diretrizes claras para explicar os vários requisitos de gestão Eles motivam a gerência, bem como os subordinados, a concluir as tarefas atribuídas de forma a atingir as metas operacionais no prazo ideal Usado para coordenar o comportamento de superiores e subordinados	A organização é caracterizada porprocessos informais e não escritos para supervisão gerencial Destinam-se a proporcionar maior motivação aos colaboradores e assegurar a correta implementação dos objetivos e estratégias da organização Sistemas informais de governança também aumentam o alinhamento de metas
Um exemplo de sistema formal seriam as regras e diretrizes usadas pelos Recursos Humanos para funções como recrutamento e desenvolvimento de pessoal.	Um exemplo de sistema de controle informal é a lealdade à organização e o respeito à cultura organizacional como estilo de comportamento dos funcionários.

As amplas categorias de supervisão regulatória e regulatória estão presentes em quase todas as organizações, mas a ênfase relativa de cada tipo varia. Dentro da categoria regulatória estão os controles burocráticos, financeiros e de qualidade. A categoria normativa inclui normas de comando e organizacionais. Ambas as categorias de normas podem ser eficazes. A tarefa da administração é alinhar o comportamento dos funcionários com os objetivos da organização.

Portanto, o controle gerencial eficaz pode ser alcançado de várias maneiras diferentes. Os sistemas de controle são projetados para coletar dados e usar essas informações para ajudar uma organização a atingir seus objetivos. O sistema foca na eficácia de vários elementos organizacionais, desdeatividade humana para resultados financeiros.

Um sistema de monitoramento estabelecido pode trazer benefícios reais para uma empresa - apontar problemas, planejar novas estratégias e garantir uma melhor coordenação entre os diferentes departamentos e divisões.