Estrutura de gerenciamento: tipos, tipos e funções

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Qual é a estrutura de gestão? O que este termo significa? Se você não sabe o que responder às perguntas, definitivamente deve ler nosso artigo. Começaremos pela estrutura de gestão e terminaremos com todas as nuances dessa área. Acredite, não vai ser chato.

O que é isso

Vamos analisar a estrutura do sistema de gestão, mas primeiro vamos definir o que é gestão.

O termo significa todos os tipos de formas, métodos e técnicas de produção e gestão de pessoal. Assim que a gestão apareceu, seu objeto era indivisível, mas com o tempo, vários objetos se desmembraram do objeto comum, do qual surgiram depois suas próprias direções. Se falamos sobre o tempo presente, existem tipos de gestão específicos para um determinado país. Por exemplo, o modelo de gestão russo é conhecido em todo o mundo.

Como tudo começou

Antes de discutir a estrutura de gestão, seria uma boa ideia definir a estrutura de gestão.

Hoje, a teoria da gestão distingue dois tipos de gestão empresarial eorganizações: orgânicas e burocráticas. Cada um deles tem bases e características diferentes que nos permitem destacar áreas de uso e perspectivas de desenvolvimento.

Segundo historiadores, o tipo burocrático foi o primeiro a se formar. O autor do conceito foi o sociólogo alemão Max Weber, que desenvolveu a teoria no início do século XX. Qual é a sua essência? Weber desenvolveu um modelo normativo de burocracia racional que mudou radicalmente os sistemas de prestação de contas, comunicação, estrutura de trabalho, remuneração e relacionamentos na empresa. O sociólogo chamou a base do modelo de uma organização organizada que faz sérias exigências tanto às pessoas quanto às estruturas. Podemos destacar as principais disposições deste modelo de estrutura de gestão:

1. Divisão do trabalho, apenas um especialista qualificado deve estar em cada cargo.
2. Hierarquia de gestão. Neste caso, o nível inferior é subordinado ao superior.
3. Normas e regras formais que garantem que os gestores desempenhem seus deveres e tarefas igualmente.
4. O espírito de preocupação formal. Relativo aos funcionários no exercício de suas funções.
5. Emprego somente se o candidato atender aos requisitos de qualificação, e não às preferências pessoais do gerente.

Na estrutura burocrática de gestão, vários conceitos básicos podem ser distinguidos - responsabilidade, racionalidade, hierarquia. O sociólogo acreditava que era impossível deslocar uma pessoa e um cargo, pois o conteúdo e a composição da atividade gerencial deveriam ser determinados pornecessidades da organização, não de seus funcionários. As prescrições especificamente formuladas não permitem que os funcionários sejam criativos em sua abordagem da tarefa ou demonstrem subjetividade. Esta, talvez, seja a diferença entre a estrutura moderna da organização da gestão e a comunal historicamente estabelecida. Outra diferença é que a estrutura da comunidade enfatizou a excelência e a parceria.

A estrutura de gestão burocrática ao longo dos anos de sua existência tem comprovado repetidamente sua eficácia, principalmente em organizações de grande porte. Afinal, é aí que eles precisam de um trabalho coordenado para avançar em direção a um objetivo.

O que há de tão incomum na estrutura organizacional de uma organização gerencial? Sua essência é dividir o trabalho de gestão da produção. Nesse caso, cada cargo e unidade é criado para realizar determinados trabalhos ou um conjunto de funções. A fim de desempenhar suas funções de forma qualitativa, os funcionários são cobrados com certos direitos para gerenciar recursos. Essas mesmas pessoas são responsáveis pelo desempenho das funções que lhes são atribuídas.

Orientações da Administração

Já dissemos que a estrutura do sistema de gestão tem muitas ramificações. Além disso, a estrutura tem certos requisitos. Entre eles:

1. Eficiência. As decisões estratégicas devem ser tomadas em tempo hábil.
2. Ótimo. Trata-se de racionalidade com um pequeno número de níveis de gestão.
3. Confiabilidade. Reflexão confiável e ininterrupta de informações.
4. Flexibilidade. Nesse caso, estamos falando da capacidade de mudar constantemente.
5. Economia. Alcançado através do efeito máximo a baixo custo.
6. Estabilidade do sistema estrutural. Estamos falando da integridade e imutabilidade do sistema, tanto sob influências internas quanto externas.

Existem vários tipos de estruturas de gestão na gestão. Vamos dar uma olhada neles:

1. Gestão Estratégica. Estamos falando de orientar a produção para os desejos e necessidades dos consumidores, adaptando o empreendimento ao ambiente externo, com o que se alcançam os objetivos pretendidos. A gestão estratégica está sob o controle da alta administração da organização.
2. Gestão operacional. Implica a organização e gestão dos processos para a implementação dos planos operacionais, bem como o controlo da produção. Isso inclui a distribuição de recursos, trabalho, ajustes importantes nos processos financeiros e produtivos, bem como o andamento dessas atribuições.
3. Gestão tática. A estrutura tática de gestão em gestão visa desenvolver uma estratégia empresarial. Geralmente isso é feito pela gerência intermediária, e é uma perspectiva de cerca de um ano. Este tipo de gestão pode ser atribuído ao trabalho diário.
4. Gestão de produção. Estamos falando da gestão de processos auxiliares, principais e de apoio, pelos quais são produzidos os bens fornecidos ao mercado.
5. Gestão de marketing. A essência da administração é estudar os mercados, perspectivae a situação atual, formar uma política de preços, criar canais de distribuição, envolver-se em trabalhos publicitários.
6. Gestão na área de logística. Aqui estamos falando sobre a execução de contratos comerciais, que são celebrados para o fornecimento de produtos semi-acabados, materiais, componentes. E também inclui entrega, embalagem, processos de controle de entrada, entrega de produtos acabados à população, seu armazenamento.
7. Gestão Financeira. Inclui a gestão das relações financeiras e a movimentação de recursos financeiros.
8. Gestão de pessoal. Aqui estamos falando de planejamento da força de trabalho, avaliação de pessoal e seleção dos melhores, seleção de pessoal, determinação de salários e benefícios, treinamento e treinamento avançado, adaptação e orientação profissional, avaliação de desempenho no trabalho.
9. Gestão contábil. A gestão da estrutura organizacional de gestão deste tipo visa a recolha de informação, a sua análise e tratamento. Isso é feito para que mais tarde você possa comparar seus próprios indicadores com outras empresas envolvidas em trabalhos semelhantes.
10. Gestão da inovação. A tarefa dessa direção é incorporar a atividade criativa das pessoas para criar produtos que, de alguma forma, sejam melhores do que os produtos já lançados.
11. Gestão adaptativa. A equipe está ocupada adaptando o empreendimento às condições do ambiente externo.

Como você pode ver, as estruturas organizacionais de gestão gerencial são muito diferentes umas das outras. O tema ainda não foi divulgado e é bem difícil você entender do que se trata, mas se vocêcontinue lendo, não haverá mais perguntas.

Tipos de gestão

Antes de abrir o tópico, vamos descobrir o que significa a definição. Assim, os tipos de gestão são entendidos como áreas especiais de atividades de gestão que estão indissociavelmente ligadas à solução de tarefas específicas de gestão.

A gestão é dividida com base no objeto em geral e funcional. O significado do primeiro é gerenciar o trabalho da empresa na íntegra ou em links separados. Entende-se por gestão especial ou funcional a gestão de determinadas áreas do empreendimento ou de suas unidades. Isso inclui apenas as áreas de gerenciamento listadas acima.

A gestão também difere em termos de conteúdo. Alocar gestão estratégica, normativa e operacional. A primeira pressupõe que o gestor irá desenvolver estratégias, distribuí-las ao longo do tempo, fornecer controle sobre sua implementação e formar o potencial de sucesso do empreendimento.

A gestão regulatória inclui a implementação e desenvolvimento da filosofia da empresa, política de negócios, a formação de intenções estratégicas comuns, determinando a posição da empresa no nicho de mercado.

O gerenciamento operacional pode ser considerado o desenvolvimento de medidas operacionais e táticas que visam a implementação real das estratégias de desenvolvimento empresarial.

Princípios de gestão

A estrutura de gestão financeira ou qualquer outra é baseada em certos princípios. Sobre eles agoravamos conversar. O que são princípios? Estes são requisitos estáveis e padrões gerais, somente se observados, o desenvolvimento efetivo do empreendimento é assegurado.

Então, os princípios são:

1. Hierarquia.
2. Integridade.
3. Ótimo e direcionado.
4. Democratização.
5. Descentralização e centralização.

Existem também várias abordagens de gestão que se enquadram não só na estrutura de gestão financeira, mas também em qualquer outra. Existe uma abordagem de processo e sistema, e se no primeiro caso estamos falando de gestão como um processo, por exemplo, organização, planejamento, motivação, supervisão, etc., então no segundo estamos falando de designação de tarefas e metas de forma indicativa. Como regra, uma árvore de metas é construída, com a ajuda da qual o sistema é dividido em subsistemas. Um exemplo notável é a divisão da organização em divisões.

Ainda é difícil entender do que se trata, certo? Tudo bem, abordaremos cada abordagem separadamente.

Abordagem do sistema

Se tudo estiver claro com a estrutura dos princípios de gestão, vamos estudar a abordagem sistemática com mais profundidade. A base desta abordagem é o estudo de objetos como sistemas. Graças a uma abordagem sistemática, a empresa identifica adequadamente os problemas em determinadas áreas e os resolve.

Para deixar mais claro, vamos definir um sistema. Assim, um sistema é um conjunto de elementos que estão interligados, formando uma unidade, integridade.

A abordagem sistêmica tem seus próprios princípios, que também são necessáriosdizer. Entre eles:

1. Estrutural. A descrição do sistema ocorre através do estabelecimento de sua estrutura, ou seja, das relações e conexões do sistema.
2. Integridade. Estamos falando da dependência de cada elemento da função, lugar e outras coisas.
3. Hierarquia. Cada componente do sistema, por sua vez, também é um sistema, e assim é em tudo.
4. Relação entre ambiente e estrutura. As propriedades aparecem e se formam no sistema apenas quando interagem com o ambiente. Multiplicidade de descrições de cada sistema. Como cada sistema é complexo, para um estudo adequado é necessário construir muitos modelos diferentes que descrevam características específicas do modelo.

A estrutura do sistema de gestão da qualidade implica em mais algumas regras. Aqui estão eles:

1. A tomada de decisão só pode começar com uma formulação clara e identificação de objetivos específicos.
2. Qualquer problema é considerado como um todo e por isso as consequências de cada decisão devem ser previamente identificadas.
3. Você precisa encontrar formas alternativas de atingir metas, assim como analisá-las.
4. Não deve ser que o objetivo geral entre em conflito com os objetivos individuais.
5. É necessário seguir o princípio de ascender do absoluto ao concreto.
6. Deve haver uma unidade de síntese, análise, e estamos falando de histórico e lógico.
7. Links de qualidade diferente devem ser revelados no objeto.

Para tornar a estrutura do sistema de gestão da qualidade mais clara, vejamos como isso acontece com um exemplo.

Durante uma abordagem sistemáticaprimeiro, os parâmetros de saída do serviço ou produto são formados. Os gerentes são obrigados a confiar em pesquisas de mercado. Com base nos mesmos dados, são resolvidas questões relativas ao tema da produção, custos de mão de obra, qualidade dos bens produzidos, etc. É importante que todas as perguntas sejam respondidas ao mesmo tempo. Somente se esta regra for seguida, a produção será competitiva de acordo com os regulamentos.

O próximo passo na estrutura funcional de gerenciamento será definir os parâmetros de login. Trata-se dos recursos e informações necessários para o processo. Os gerentes estudarão primeiro o nível organizacional e técnico do sistema de produção: o nível de organização da produção, tecnologia, gestão e trabalho. Em seguida, os dados obtidos precisarão ser comparados com os parâmetros do ambiente externo, como econômico, político, social, tecnológico e outros.

A propósito, os sistemas podem ser abertos e fechados. Vamos falar sobre cada um deles com mais detalhes.

Sistemas fechados e abertos

Já explicamos em linhas gerais o que é uma estrutura de gestão estratégica e não só. Vamos agora entender o que é um sistema de gestão aberto e fechado.

Um sistema aberto é um sistema que se alimenta de recursos e energia de fora. Um receptor de rádio ou uma calculadora com bateria solar embutida é considerado um sistema desse tipo.

Pode-se dizer que um fechado tem uma fonte de recursos ou energia dentro de si. Um exemplo de sistema fechado é um relógio que possui uma fonte de energia interna. Isso também inclui a produção com fonte de energia própria ou máquina de corrida.

Acontece que as empresas econômicas não podem operar apenas com energia interna, porque o trabalho exigirá suprimentos, trabalho com potenciais compradores e assim por diante.

Funções de gerenciamento

As estruturas organizacionais do sistema de gestão não existem como nomes bonitos, mas possuem várias funções. Graças a eles, é determinada uma composição estável dos tipos de trabalho gerencial, que possuem características próprias. Como regra, eles são caracterizados pela homogeneidade de ações, objetivos, objetos. Além disso, as funções têm tarefas comuns e áreas de atividade de gestão, elas dependem muito menos das especificidades da empresa.

A divisão de funções permite distinguir as principais tarefas e tipos de atividades de gestão, bem como regular os procedimentos e regras para a sua execução.

Revisamos os tipos de estrutura de gestão e conversamos sobre uma abordagem sistemática, mas o tema ainda não foi totalmente divulgado. F altam explicações sobre o tema das funções da abordagem sistêmica. Então, as funções são divididas:

1. Geral. Isso inclui planejar, definir metas, monitorar e organizar tarefas.
2. Sócio-psicológico. É sobre motivação e delegação. A função está diretamente relacionada à situação psicológica e à natureza das relações laborais.
3. Tecnológico. Comunicação e soluções fazem parte desta função.

Todas essas funções estão inextricavelmente ligadas e se complementam. Em outras palavras, não se podefunção e não usar outra.

Mas isso não significa que o campo de trabalho, que é considerado a gestão da organização, não possa ser dividido em funções separadas focadas nos grupos principais. Estamos falando dos seguintes grupos:

1. Gestão geral. Isso inclui definir políticas e regulamentos de gestão, motivação, organização do trabalho, controle, coordenação e, claro, prestação de contas.
2. Certas áreas do governo. Um excelente exemplo é manufatura, marketing, recursos humanos, ativos fixos e finanças.
3. Gestão da estrutura do empreendimento. Estamos a falar do tema da actividade, criação, formas jurídicas, organização, liquidação e reconstituição da empresa.

Abordagem de processo

A organização da estrutura de gestão (gestão) pode ser planejada com referência à abordagem do processo. Do que se trata? Esta é uma abordagem de gestão baseada em uma abordagem sistemática. Com base na abordagem de processos, o trabalho da empresa é organizado de tal forma que as atividades da organização são divididas em processos de negócios, assim como o aparato de gestão em blocos. Como regra, a abordagem de processo é apresentada como um esquema com elos de cadeia separados (operações). Uma cadeia derivada sempre termina em um produto. A propósito, os links responsáveis por um determinado processo de negócio são formados a partir das subdivisões da estrutura.

Os princípios da abordagem do processo são os seguintes:

1. Responsabilidade de todos os participantes da cadeia pelos resultados econômicos.
2. Orientado parapreferências do consumidor e melhor qualidade do produto.
3. Motivar funcionários ao mais alto nível.
4. Enfraquecimento da burocracia.

Mas a abordagem de processo, como a estrutura do processo de gestão, tem suas próprias características distintivas. Estes são os pontos:

1. As etapas gerenciais são reduzidas, devido a isso, as decisões são tomadas de forma acelerada.
2. A administração delega sua autoridade e responsabilidade aos funcionários da empresa.
3. A empresa monitora de perto a qualidade dos serviços e produtos.
4. Todas as tecnologias relacionadas aos processos de negócios são automatizadas e formalizadas.

Que problemas podem surgir?

A estrutura e o conceito de gestão, mais precisamente, a abordagem por processos, parece bastante simples, mas na realidade os gestores enfrentam uma série de problemas. Por que isso está acontecendo? Em primeiro lugar, tudo se resume a dinheiro e tempo. Mas, por outro lado, isso se aplica a qualquer situação em que uma teoria não testada esteja sendo introduzida em uma empresa. No entanto, este não é o único problema associado à transição para uma abordagem de processo. São vários, vamos listar apenas os principais:

1. Introdução da abordagem de processo apenas no nível formal.
2. Apresentando a abordagem em um nível informal.
3. Discrepância entre o sistema criado e o estado real das coisas.
4. Processos não foram regulamentados ou a administração não sabe como gerenciá-los.
5. Os gerentes não querem perceber a abordagem do processo como uma nova ideologia da empresa.
6. Os gerentes não sãopronto para mudanças drásticas, principalmente a reestruturação da empresa.
7. F alta de comprometimento, motivação ou competência na otimização de processos.

Como mudar para a gestão de processos com menos perdas?

A estrutura de gestão da qualidade é tal que os métodos corretos devem ser aplicados para implementá-la com sucesso. E como isso pode ser alcançado se a implementação formal e informal é considerada um erro? Existem vários métodos, vamos analisá-los com mais detalhes.

Métodos de transição

Existem dois métodos para uma transição indolor para um novo tipo de estrutura de gestão empresarial: o método completo e de ponta a ponta.

O primeiro método é adequado para uma abordagem de sistema e processo, pois é baseado na alocação de processos de negócios em uma estrutura organizacional já existente. Só então você pode passar para a estrutura do processo. Várias disposições são consideradas a base do método. A saber:

1. Classificação e alocação de processos de negócios.
2. Desenvolver métodos e padrões que garantam a eficácia dos processos de gestão.
3. Formação de uma cadeia de processos dentro de uma estrutura já em funcionamento.
4. Seleção de recursos e criação de uma base de informações para a realização do trabalho dentro dos processos.
5. Análise e acompanhamento de processos.
6. Melhore os processos de negócios.
7. Apresentando medidas que ajudarão a atingir as metas planejadas.

Quanto ao método de ponta a ponta, é adequado para uma abordagem situacional ou de processo. o queé a essência? A administração observa processos de negócios de ponta a ponta, para os quais uma descrição da sequência de trabalho e fluxo de trabalho está sendo preparada. Depois disso, eles são incluídos na estrutura do processo, que na maioria das vezes é matricial. Neste método, primeiro o modelo é elaborado de acordo com a situação, depois os processos existentes são analisados. Depois disso, inicia-se o desenvolvimento do melhor modelo e a reorganização dos processos que funcionam em sua base. A última etapa é a preparação de uma nova estrutura de processos da empresa.

Acontece que todos os problemas surgem devido à f alta de habilidades gerenciais para gerenciar pessoal. Qualquer que seja o tipo de estrutura de gestão, o fundador da empresa e o pessoal de gestão devem ser capazes de envolver os funcionários e interessá-los. Neste caso, as qualidades de liderança desempenham um papel decisivo. Este último deve transmitir às mentes dos trabalhadores que uma mudança de abordagem é igual a uma mudança de ideologia. Somente depois que a ideia tomar posse da mente das pessoas, podemos dizer que a ferramenta será útil. Os funcionários concordarão em adotar os novos métodos e a administração os recompensará por serem acomodados.

Abordagem situacional

Já consideramos a estrutura das funções de gestão e as principais abordagens, seria útil falar do resto. Entre eles está a abordagem situacional. Surgiu nos anos sessenta do século passado. Os seus apoiantes sugerem a escolha de métodos de gestão, tendo em conta os fatores ambientais e a situação. O método é eficaz se corresponder às circunstâncias prevalecentes.

Até o momento, abordagem situacionalraramente usado, pois a preferência é dada a uma abordagem sistemática e de processo.

Abordagem quantitativa

Assim que as ciências exatas se desenvolveram, esse método surgiu ao mesmo tempo. Até a data exata é conhecida - 1950. Por que tanta dependência? O fato é que as conquistas da física, matemática e tecnologia da computação começaram a se envolver ativamente na gestão. Isso se deve ao fato de que é muito mais fácil construir modelos virtuais para gerenciamento de estoque, alocação de recursos, planejamento estratégico, manutenção e assim por diante, do que introduzir uma nova estrutura a cada vez, enchendo os buracos. Atualmente, em sua forma pura, praticamente não se encontra uma abordagem quantitativa. Como regra, faz parte de uma abordagem de processo ou de sistemas.

Tipos de estruturas

Os principais tipos de estruturas de controle são diferenciados dependendo da natureza da conexão. Isto é:

1. Funcional.
2. Linear.
3. Matriz.
4. Linear-funcional.
5. Múltiplo.
6. Divisional.

O organograma reflete a posição dos cargos e departamentos que existe na realidade. As conexões, por sua vez, também são divididas em categorias:

1. Linear. Estamos falando de subordinação administrativa.
2. Cooperativa. A comunicação é rastreada entre unidades do mesmo nível.
3. Funcional. Não há subordinação administrativa direta, mas, ao mesmo tempo, as ligações são divididas de acordo com o ramo de atividade.

A estrutura de controle linear é construída de tal formade tal forma que cada gestor é responsável por unidades subordinadas em qualquer tipo de atividade. Das vantagens, pode-se citar um esquema bastante simples, unidade de comando e economia. Ao mesmo tempo, a desvantagem é a exigência de qualificação dos gerentes, deve ser alta. Agora esta estrutura está quase fora de uso.

A estrutura funcional destaca-se por ter uma estreita relação entre a gestão funcional e a administrativa. Não há aqui nenhum princípio de unidade de comando, assim como a cooperação entre departamentos. Por isso, a estrutura também caiu praticamente em desuso.

A estrutura funcional linear é chamada de estrutura hierárquica escalonada. Nesse caso, os gerentes de linha são os chefes de um homem só, e os corpos funcionais os ajudam. É importante que o gerente de linha do nível inferior não se reporte aos gerentes funcionais, mesmo que estes estejam um degrau acima. A estrutura imediatamente ganhou popularidade e foi usada em quase todos os lugares.

A estrutura divisional é construída de forma que as filiais sejam distinguidas geograficamente ou por tipo de atividade.

Sobre a estrutura matricial, podemos dizer que pode haver vários gerentes sobre um executor. Um esquema semelhante é frequentemente usado em empresas que operam em várias áreas ao mesmo tempo. Como a conveniência da estrutura é óbvia, não é surpreendente que seja a estrutura matricial que substitui a linear-funcional.

A estrutura múltipla é especial porque combina diferentes estruturas em diferentes níveis de gestão. Um exemplo seria quandoa empresa adotou uma estrutura de gestão de filiais, e nas próprias divisões pode ser construída uma estrutura matricial ou linear-funcional. Essa estrutura é usada até hoje e não perde sua popularidade.

Como você já entendeu, para se tornar um bom gerente, você precisa estudar ciência a fundo, incluindo a estrutura de metas de gestão. Não importa quão boa uma pessoa seja, sem o conhecimento da teoria, é improvável que algo dê certo. Podemos aconselhar apenas uma coisa - aprenda o material.