RACI como ferramenta de gestão de passivos. RACI: transcrição

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Uma das causas mais comuns de projetos malsucedidos é a distribuição incorreta de funções entre os membros da equipe. Certamente você já se deparou com isso: à menor dificuldade, os participantes começam a procurar os culpados e a jogar a responsabilidade uns nos outros em vez de resolver o problema. E justamente para evitar tais situações, foi inventada a matriz RACI - uma ferramenta simples e eficaz para o planejamento de recursos humanos.

"Sob o microscópio": 4 papéis principais em cada projeto

A distribuição de tarefas é uma das principais responsabilidades de um gestor. Mas, na prática, tudo geralmente parece diferente: o gerente simplesmente nomeia os membros da equipe com a expectativa de que os próprios especialistas decidam quem deve fazer o quê. Mas o que acontece se os prazos não forem cumpridos ou se um produto de baixa qualidade for lançado? "Eu não faço isso", "não me disseram"… E nenhuma ação útil.

Uma Matriz de Responsabilidade RACI bem projetada resolve muitos problemas. De acordo com essa metodologia, independentemente da complexidade e escopo do trabalho, um membro da equipe de qualquer projeto desempenha uma das quatro funções.

R - Responsável

Traduzido por Responsávelsignifica "artista". Trata-se de um colaborador que é diretamente responsável pela execução de uma determinada área de trabalho. Ao mesmo tempo, na maioria dos casos, ele não escolhe soluções e se reporta ao gerente do projeto.

Trabalhadores competentes e especialistas são designados para esta função - pessoas que sabem fazer. No RACI, os performers realizam as seguintes funções:

• determinar o que especificamente precisa ser feito para implementar o projeto e quanto tempo levará (dentro das condições definidas "de cima");
• faça uma lista dos recursos necessários;
• participar da coordenação e aprovação da documentação técnica;
• analisar o progresso do projeto e resultados intermediários;
• forneça relatórios de progresso ao gerente.

Pode haver várias pessoas assim na equipe. Além disso, esse papel pode ser combinado com outros. A combinação mais comum é Accountable + Resbonsible (traduzido como "responsável + executor").

A - Responsável

"Responsável" ou "responsável" é o principal gerente de projeto. É ele o responsável por garantir que as tarefas sejam concluídas no prazo, com o nível de qualidade exigido e dentro do orçamento alocado. Além disso, A:

• seleciona executores e equipe de gerenciamento de projetos;
• atribui tarefas a todos os participantes;
• controla o andamento do trabalho;
• distribui recursos entre os artistas;
• mantém registros de uso de recursos etambém justificará ao curador a necessidade de alocar fundos adicionais;
• considera ideias e sugestões de outros membros da equipe e pode aprová-las ou rejeitá-las.

Normalmente, o gerente de projeto atua como o "elo" entre o cliente ou a alta administração e a equipe.

C - Consultado

O terceiro papel na matriz RACI é o "consultor" (às vezes também chamado de "facilitador"). Junto com o gerente, ele participa do gerenciamento de projetos, mas lida principalmente com questões estratégicas:

• aprova quaisquer alterações no escopo e tempo de trabalho;
• aloca os recursos necessários para implementar o projeto;
• se necessário, combinar com o cliente a necessidade de aumentar o orçamento;
• recebe relatórios de progresso do gerente;
• toma decisões em quaisquer situações imprevistas, no caso de mudanças críticas que possam afetar o tempo e o custo do projeto.

O papel dos consultores geralmente é atribuído aos gerentes seniores. São eles que determinam as metas globais e depois nomeiam um gerente de projeto que já distribui as tarefas entre os membros da equipe.

I - Informado

Além dos papéis listados, o "informado" ("observador") é indicado na matriz RACI. Desempenha as funções de administrador e está principalmente envolvido na organização da gestão documental. O observador se reporta ao gerente de projeto, no entanto, ao contráriooutros participantes, não se responsabiliza por seus resultados. Em vez disso ele:

• coleta e organiza todas as informações sobre o projeto, recursos e planos;
• faz atas das reuniões;
• aceita documentação dos participantes do projeto para então transferi-los para as estruturas apropriadas;
• monitora os prazos de envio e a correção do preenchimento dos relatórios.

Observe que a comunicação com um observador é predominantemente de mão única. Sua principal função é aliviar o gestor da necessidade de perder tempo com trâmites burocráticos e "descarregá-lo".

Aprendendo a construir uma matriz RACI usando um exemplo

Vamos falar sobre o lado prático da questão. Como elaborar um diagrama de distribuição de poderes e responsabilidades?

1. Compilando para a lista de tarefas

Primeiro de tudo, você precisa escrever tudo o que precisa ser feito. O nível de detalhe depende do projeto específico. Às vezes, para facilitar o controle e o gerenciamento, várias matrizes são desenvolvidas. Primeiro, liste os principais blocos de trabalho e, em seguida, divida cada um em funções e tarefas separadas. A lista de obras é indicada na tabela verticalmente.

Passos
Termos de Referência
Protótipo
Design
Código do programa
Relatório de teste
Apresentação do site

2. Escolhendo os membros da equipe

Aqui você precisa responder à pergunta: "Quem estará envolvido neste projeto?". Horizontalmente, é necessário listar todos os colaboradores e/ou departamentos que estão envolvidos na implantação em todas as etapas - desde o planejamento até a apresentação dos resultados e apresentação de um relatório.

Passos	Analista	Designer	Sys. arquiteto	Desenvolvedor	Testador	Sys. administrador	Gerente de projeto
Termos de Referência
Protótipo
Design
Código do programa
Relatório de teste
Apresentação do site

3. Preenchendo a tabela

Depoisentão você pode começar a distribuir funções. Para fazer isso, você precisa ter uma compreensão clara de cada etapa do trabalho e como o trabalho funciona em equipe.

Vamos tomar nosso exemplo como base e parar na etapa de "Design". Neste caso, R - performer - apenas um. No processo de trabalho, ele se concentra em um protótipo pré-preparado do site. Portanto, o arquiteto de sistema que o desenvolveu, nesta fase, atua como consultor C. Além disso, o analista e o desenvolvedor podem expressar seus desejos. O projeto finalizado é aprovado com o gerente de projeto (A). Mas os testadores e o administrador do sistema nesta fase não tomam nenhuma decisão, mas apenas recebem informações sobre como está o trabalho e, portanto, recebem o papel de informado - I.

Passos	Analista	Designer	Sys. arquiteto	Desenvolvedor	Testador	Sys. administrador	Gerente de projeto
Termos de Referência	R	I	C	C	I	C	A
Protótipo	C	I	R	C	I	I	A
Design	C	R	C	C	I	I	A
Código do programa	C	I	C	AR	I	I	I
Relatório de teste	C	C	C	C	AR	I	I
Apresentação do site	C	I	C	C	I	AR	I

Variações de modelos

Na maioria dos casos, você pode usar uma matriz padrão. No entanto, ao trabalhar em projetos mais complexos, às vezes há a necessidade de funções adicionais. Portanto, nos últimos anos, surgiram 2 versões estendidas do diagrama de responsabilidades.

RACI-VS

Aqui mais duas funções são adicionadas às funções padrão:

• Verifica (V) - um funcionário ou uma equipe especial que verifica se o resultado da implementação de uma determinada tarefa atende aos critérios aprovados.
• Signs off (S) coordena a entrega do projeto com o cliente, realiza uma apresentação e fornece relatórios. Normalmente esta função é desempenhada pelo Responsável, mas o RACI-VS contrata um especialista separado para isso.

Com maior controle e contato mais próximo com o cliente, este modelo é ideal para projetos tecnicamente complexos ou de grande porte que envolvam dezenas (ou até centenas) de pessoas.

RASCI

Nesta variante, um novo papel aparece na matriz - Suporte (S). Suas principais funções são fornecer ao projeto recursos adicionais, ou seja, suporte para o gestor e executores.

O equilíbrio perfeito de papéis

A matriz RACI é compilada não só para saber quem "reprimir" em caso de algum problema. Mesmo na fase de planejamento, usando esta tabela, você pode verpontos fracos na organização do fluxo de trabalho.

A análise vertical permite que você veja as responsabilidades e poderes de cada um dos participantes do projeto, para avaliar objetivamente o nível de carga de trabalho:

• muito R - muito provavelmente, uma pessoa terá que se dividir entre várias tarefas, o que afetará negativamente a velocidade e os resultados do trabalho;
• muito A - o funcionário "pega no pescoço" para todo mundo; recomenda-se distribuir a responsabilidade de forma mais uniforme;
• sem células R e A - razão para pensar na adequação desta posição como tal (na verdade, você paga um especialista que não faz nada);
• sem células vazias - novamente, o problema da sobrecarga, nem todos são capazes de realizar tantas tarefas ao mesmo tempo.

A análise horizontal, por sua vez, demonstra a qualidade da organização do trabalho em cada etapa. Aqui também surgem problemas com frequência:

• muito R - talvez haja uma duplicação de funções, e um dos membros da equipe esteja fazendo um trabalho desnecessário;
• muito A - há um "embaçamento" de responsabilidade e confusão na entrega dos projetos;
• muito C - as discussões diminuem significativamente o fluxo de trabalho (você precisa esperar até que todos façam suas edições e comentários, encontrem compromissos, etc.);
• no I - pode ser um sinal de que muitos artistas estão trabalhando em uma tarefa, o que também retarda o projeto.

Com o RACI, um gerente pode identificar rapidamente trabalhadores sobrecarregados ou subempregados, empregos inúteis e áreas de trabalho pelas quais ninguém é responsável. Uma matriz bem desenhada pode melhorar significativamente a qualidade da organização e controle sobre a execução dos projetos, além de diminuir o número de conflitos entre os executores (“Eu não faço isso de jeito nenhum…”, “Ele deveria ter feito isso … , etc.).

Dicas úteis

Há algumas coisas importantes a serem lembradas para que a matriz RACI desempenhe suas funções e garanta a continuidade eficiente dos negócios na empresa.

1. Ao preencher a tabela, considere as qualificações dos funcionários. Assim, um contador não deve ser indicado como consultor (C) na fase de layout do site, pelo menos porque ele não entende dessa área.
2. Deve haver apenas um Responsável (A) por lote. Se houver mais de um, especifique as condições. Por exemplo, A1 é responsável por testar a versão desktop do site e A2 é responsável por testar a versão mobile.
3. Qualquer tarefa deve ter Responsável e Responsável (na tradução - "Responsável" e "Executor").
4. Tente formular cada tarefa o mais especificamente possível. Use verbos - "publicar", "preparar", "escrever", "verificar", "atualizar", etc. É aconselhável indicar imediatamente os resultados necessários - não apenas "Verifique a velocidade de carregamento do site", mas "Certifique-se de que o a velocidade de carregamento do site é de no máximo 0,8 segundos".
5. As ações não devem se aplicar a um funcionário específico, mas ao cargo como um todo.
6. É melhor compilar a matriz RACI em equipe, com base na análisesituações reais de trabalho. É importante que cada participante esteja ciente de seu papel e das tarefas que enfrenta.