Como manter um livro caixa corretamente. Livro de caixa: enchimento da amostra

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

De acordo com a lei nacional, todas as organizações são obrigadas a manter as finanças livres no banco. Ao mesmo tempo, a maioria das liquidações de pessoas jurídicas deve ser feita entre si de forma não monetária. Para o fluxo de caixa, você precisa de um caixa, um funcionário que trabalhará com ele e um livro no qual as transações serão registradas. A seguir, consideraremos com mais detalhes os recursos de preenchimento da documentação.

Caixa: por que é necessário e como mantê-lo?

Como mostra a prática, na maioria das organizações a movimentação de fundos é realizada de forma não monetária. No entanto, isso não significa que o caixa não seja utilizado no curso das atividades dessas empresas. Se houver pelo menos uma pequena porcentagem de transações concluídas com notas, a empresa deve ter um livro caixa. Como manter este diário? Quem deve inserir informações nele? Essas questões preocupam muitos empresários. Deve-se notar que, de acordo comDesde 2014, as empresas que possuem um livro de receitas e despesas não podem emitir warrants para transações em dinheiro. Dessa forma, o livro caixa, cujo preenchimento de amostra será descrito a seguir, não poderá ser mantido por eles. No entanto, alguns empresários continuam a usá-lo. No entanto, muitas organizações o compilam incorretamente. Para evitar problemas com o fisco, sanções e outras penalidades, você deve considerar cuidadosamente as operações realizadas e saber manter um livro caixa corretamente.

Quadro regulatório

Antes da entrada em vigor das novas recomendações sobre contabilização de transações em dinheiro, não havia indicações diretas na legislação de que todos os empresários deveriam ter um livro caixa. O padrão de preenchimento também não foi definido. Na prática dos tribunais arbitrais, houve casos em que a decisão foi proferida em favor de empresários que não levaram em consideração as transações em dinheiro no jornal. Desde 2012, foi adotado o procedimento de preenchimento do livro caixa. A instrução prevê a obrigatoriedade da presença de um diário de transações para todos os empresários, independentemente do regime fiscal que utilizem se efetuarem transações em dinheiro. Para a preparação incorreta da documentação e outras violações da disciplina contábil que serão reveladas durante a auditoria, poderá ser imposta multa à organização.

Recurso de documento

Antes de dizer como manter um livro caixa corretamente,deve explicar o que é. A partir das informações acima, fica claro que este é um diário especial para registrar todas as transações em dinheiro. Além disso, o livro caixa está incluído na lista de documentação contábil. A resolução do Comitê Estadual de Estatística aprovou a forma do jornal contábil. É chamado KO-4. O procedimento correto para o preenchimento do livro caixa é determinado pelo Regulamento pertinente. As instruções foram aprovadas pelo Banco Central em 2011. Saber manter um livro de caixa corretamente é muito importante, pois as inspeções de controle o verificam com bastante frequência. Um novo documento é elaborado a cada ano.

Amostra para preenchimento e manutenção de livro caixa: provisões básicas

Um documento tem 50 ou 100 páginas. Quanto à questão de quando é necessário manter um livro caixa, de acordo com a lei, fica estabelecido que a revista seja compilada desde o início do ano e em ordem crescente. A página de título indica o período de validade do documento. Se a revista terminou antes do final do ano, uma nova é compilada. As gravações não são interrompidas e continuam em ordem cronológica. A página de rosto da nova revista indica a data de início e término de sua compilação. Nesse caso, a sequência de documentos será fácil de determinar. Via de regra, uma empresa adquire um livro caixa pronto impresso em uma gráfica, com colunas alinhadas e gráficos. Você também pode elaborar um documento em formato eletrônico (como manter um livro caixa neste formato corretamente será descrito abaixo). Todas as páginas são numeradas imediatamente em toda a revista. Número totalas folhas são afixadas no final (na última página). A quantidade indicada é certificada pelas assinaturas do chefe e do responsável. O livro costurado é selado com um selo de cera ou mástique.

Responsável

Na empresa existe um funcionário responsável pelo livro caixa. Como manter adequadamente este registro é indicado nas recomendações relevantes que o funcionário deve saber. Esse funcionário realiza transações em dinheiro e insere informações sobre elas no documento. A folha preenchida é certificada por uma assinatura. Isso significa que o funcionário assume total responsabilidade pelas operações realizadas e pelas informações inseridas. No final do dia de trabalho, o funcionário transfere o saldo do caixa para o departamento de contabilidade. Junto com ele, toda a documentação é transmitida - recibos primários e ordens de débito. A folha preenchida do livro também é assinada pelo contador aceitante. Se este último não estiver na empresa, o chefe coloca a assinatura. Este procedimento é realizado diariamente. Para realizar transações em dinheiro, um funcionário responsável autorizado pelo chefe deve estar familiarizado com seus deveres, direitos e responsabilidades mediante assinatura. Se falamos sobre como manter o livro caixa de um empreendedor individual, o processo em si é semelhante ao realizado em uma organização. No entanto, um empresário individual nem sempre tem uma equipe e, em particular, não há necessariamente uma pessoa responsável por realizar e contabilizar as transações em dinheiro. Se o empresário individual trabalha sozinho, ele recebe e consomefundos. Assim, ele mesmo faz anotações no diário e assina as páginas completas. Para aqueles que não sabem como manter um livro caixa corretamente, as dicas para um contador abaixo o ajudarão a navegar pelos requisitos.

Página de título

Esta página deve conter as seguintes informações:

1. Para pessoa jurídica - o nome completo da organização, para um empresário individual - o nome completo do empresário, o nome da unidade (se for uma filial).
2. Prazo de validade da revista. Pode ser um ano ou uma data específica se houver vários documentos.
3. OKPO.

O interior do documento

Falando sobre como elaborar um livro caixa corretamente, deve-se notar que os lançamentos, tanto de despesas quanto de receitas, são inseridos em uma página. No final do dia, o restante é reduzido e o total é somado. É elaborado um relatório sobre as transações realizadas. Cada folha do livro consiste em duas partes com uma linha de rasgo. A primeira metade é uma página de log que contém informações sobre as operações. A segunda parte é o relatório do caixa. Você pode dobrar a folha ao longo da linha de rasgo e manter notas de papel carbono. Depois de inserir as informações, a folha é cortada. A primeira parte da página deve ser encadernada. Em anexo ao relatório estão documentos que confirmam a condução das operações (esses papéis são chamados de "primários"). Por exemplo, pode ser um extrato de um pedido, um pedido de recebimento em dinheiro, um pedido de adiantamento, uma procuração e assim por diante.

Inserindo informações nas colunas

No topo da página devea data em que as informações foram inseridas. O preenchimento da folha começa com uma coluna indicando o saldo no início do turno. Aqui é inserido o valor, que é transferido do final da página anterior. Em seguida, insira o número de série do mandado de caixa. Está indicado na coluna "Número do documento". A próxima linha é inserida pela pessoa a quem este documento foi emitido ou de quem este documento foi recebido. Se for uma pessoa física, o nome completo será inserido, se a entidade legal for o nome da organização. Na coluna seguinte, indique o número da conta ou subconta correspondente. Insira informações que indiquem o método de recebimento ou gasto de dinheiro. Por exemplo, r / s - sch. 51, salário - sc. 70, clientes e compradores - sch. 62. Deve-se notar aqui que estas linhas não são preenchidas por empreendedores individuais.

A seguir estão as colunas "Despesa" e "Receita". Eles indicam os valores em rublos em números. As moedas de um centavo são indicadas após a vírgula. Por exemplo, a quantidade de fundos emitidos é a seguinte: 129,05 p. Cada transação é registrada imediatamente após a conclusão. As entradas são feitas apenas com base em documentos primários. A coluna "Transferência" contém informações sobre a quantidade de operações nas linhas anteriores. No final, você precisa calcular o resultado total. Ele é inserido na coluna "Total do dia". O resultado é calculado separadamente para o dinheiro emitido e os fundos recebidos. Em seguida é "Remanescente". É necessário somar todo o dinheiro que entrou e ficou do dia anterior. A partir deste montanteos fundos desembolsados são retirados. O valor registrado no livro deve corresponder ao estado real do dinheiro disponível. As linhas que permanecem livres devem ser riscadas. Isso é necessário para que ninguém preencha as colunas vazias. Isso é feito com a letra Z. No final da página, estão indicados os nomes do caixa e do contador. Além disso, é indicado o número de ordens recebidas e emitidas por dia. Se nenhuma transação em dinheiro foi feita durante o dia, a página é deixada em branco. Ao mesmo tempo, o saldo disponível no final do dia é transferido para o próximo sem ajustes.

Versão eletrônica

A introdução generalizada da tecnologia de computador não ultrapassou o livro caixa. A versão eletrônica de compilação da revista facilita muito o trabalho dos funcionários. Um programa especial é usado para manter o livro. Ele exibe o log na tela do computador. As colunas são preenchidas da mesma forma descrita acima. Todos os dias, o funcionário responsável insere as informações necessárias e, ao final do turno, imprime uma folha. A versão em papel deve ter duas partes: o relatório propriamente dito e a metade suplementar. O caixa assina a página. Se o funcionário tiver uma assinatura eletrônica, ele poderá usá-la, bem como uma assinatura regular. Cada uma dessas páginas é numerada. No final do ano, um livro é formado a partir de folhas impressas. A última página mostra o número total de inserções. É certificado pelas assinaturas e selo da empresa. Um e-book pode ser compilado uma vez por trimestre, não por ano. Os relatórios e a documentação que os acompanha são enviados ao departamento financeiro.

Receita e despesa

O recebimento de dinheiro é emitido por uma ordem de recebimento de dinheiro. O recibo - sua parte destacável - deve ser arquivado com o extrato bancário. As operações de alienação de fundos são executadas, respectivamente, por uma ou mais ordens de despesas. Quando o dinheiro é entregue ao banco, o funcionário recebe um recibo e um pedido. O primeiro é arquivado no caixa e o segundo no extrato.

Correções na revista

Se foi cometido um erro no livro que não tenha um impacto significativo no relatório, ele pode ser corrigido. É expressamente proibido arrancar páginas da revista. Também não é permitido o uso de traço, marcador, limpeza com lâmina, borracha e outras manipulações semelhantes. Se o erro de digitação não implicar alterações nos restos de qualquer período, sua correção é realizada da seguinte forma: a entrada incorreta é cuidadosamente riscada e a correta é colocada ao lado. A correção deve ser necessariamente certificada por assinaturas. O caixa e o contador devem assinar. Se houver várias correções na página, cada uma delas deve ser certificada. Se for cometido um erro grave, o caixa elabora um pedido dirigido ao contador-chefe. O chefe da empresa reúne uma comissão que será responsável pelas correções. Com base no erro, é elaborado um demonstrativo contábil. Descreve a natureza da imprecisão e o método para corrigi-la.

Verificando a disciplina de relatórios

Drible corretoo livro caixa tem o direito de controlar a organização bancária que atende a conta da empresa. O gerente será notificado por notificação de que uma auditoria será realizada. Será necessário fornecer ao banco para avaliação folhas soltas, integralmente executadas, relatórios de caixa juntamente com a documentação anexada e papéis de adiantamento, caso o dinheiro tenha sido emitido sob o relatório. Se a verificação afetar o ano atual, não há necessidade de costurar o diário (isso é feito no final do ano). Após a conclusão das atividades de controle, o livro será devolvido à empresa. Nesse caso, o órgão autorizado emitirá um ato sobre a verificação concluída da disciplina de relato. Caso o documento contenha comentários, estes devem ser eliminados dentro do prazo estabelecido pela autoridade supervisora. Além disso, a exatidão do preenchimento do livro caixa pode ser verificada pela administração fiscal. Sanções podem ser aplicadas por violações identificadas durante as atividades de controle. Ao mesmo tempo, deve-se dizer que o fiscal pode aplicar uma multa à empresa se os erros forem detectados dentro de dois meses a partir de sua admissão.