Compensação pelo uso de carro particular: procedimento de cálculo e características

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Muitos funcionários usam seu próprio carro no desempenho de suas funções. Transportam mercadorias ou executivos da empresa, reúnem-se com fornecedores ou realizam outras atividades importantes. Portanto, eles exigem que o diretor transfira uma compensação pelo uso de um carro pessoal. Seu tamanho pode variar significativamente em diferentes situações, desde que sejam levadas em consideração as características da máquina, as ações realizadas pelo funcionário e as normas estabelecidas em lei.

Quais despesas são reembolsadas?

O valor da compensação pelo uso de um carro pessoal depende de vários fatores. Os líderes de muitas empresas contratam apenas especialistas que têm suas próprias máquinas, o que lhes permite lidar com muitas responsabilidades do trabalho.

Com base no art. 188 do Código do Trabalho, um funcionário pode exigir que a direção da empresa transfira uma compensação pelo uso de um carro pessoal. Para fazer isso, ele deve provar que teve que incorrer em certasdespesas. Os seguintes fundos são pagos pelo chefe da empresa:

• compensação por depreciação de imóvel durante seu uso para fins de trabalho;
• Custos reais associados à operação de um carro, representados pelo custo da gasolina, reparos ou manutenção.

O valor da indenização deve ser previamente discutido entre os dois participantes da relação de trabalho, e também fixado por escrito. Normalmente o procedimento é realizado no processo de celebração de um contrato de trabalho. É permitido inserir essas informações em um contrato adicional a um contrato de trabalho existente.

Quais informações estão incluídas no contrato?

Ao atribuir uma compensação a um funcionário por usar um carro pessoal, vários parâmetros do carro são levados em consideração. Todas as informações sobre a nomeação de compensação são inseridas no contrato de trabalho. Estes incluem:

• parâmetros exatos de um carro pertencente a um funcionário da empresa;
• o procedimento para operar um carro para fins de trabalho;
• motivos para possuir um carro, pois um funcionário pode ser não apenas seu proprietário, mas também um administrador, bem como um inquilino;
• período durante o qual as funções de trabalho serão realizadas com a ajuda do veículo;
• valor exato da compensação;
• outros custos associados ao funcionamento da máquina;
• documentos que devem ser elaborados pelo funcionário para que ele possa confirmar seus gastos com o carro;
• a ordem com base na qual eles devemtransferir fundos;
• prazos durante os quais a compensação do trabalhador é paga.

Se pelo menos uma cláusula do contrato for violada, o funcionário pode se recusar a usar seu carro para fins de trabalho.

Quais custos são reembolsados?

Compensação de Trabalhador de Veículos Pessoais é projetada para cobrir os seguintes custos:

• manutenção;
• pagamento da gasolina;
• estar em estacionamento pago durante todo o dia útil;
• lavagem de carro;
• outros custos associados à operação da máquina para fins comerciais.

Ao calcular este pagamento, leva em consideração a rapidez com que o carro se desgasta, quanto dinheiro é gasto no reabastecimento e também qual é o custo da manutenção programada. O empregador tem o direito de exigir que o empregado entregue vários cheques ou recibos confirmando certas despesas.

Quais documentos são necessários?

O pagamento da indenização pelo uso de carro particular é atribuído somente mediante a transferência ao empregador de documentos oficiais que comprovem determinadas despesas. Esses documentos incluem:

• guias de embarque que confirmam que uma determinada máquina foi realmente usada para resolver os problemas de trabalho de uma determinada empresa, e a forma deste documento é desenvolvida separadamente por cada organização;
• recibos de dinheiro emitidos em postos de gasolina ou postos de serviço;
• relatórios compilados por um funcionário da organização;
• um diário que registra todos os movimentos de um funcionário em seu carro para resolver problemas de trabalho.

Em caso de encomenda, é atribuída uma indemnização pela utilização de viatura pessoal. Uma amostra deste documento pode ser vista abaixo.

Tributação de pagamentos

As despesas das empresas relacionadas com a manutenção de veículos oficiais são utilizadas para reduzir a base tributável durante a apuração do imposto de renda. Mas isso só é possível se houver documentos oficiais que comprovem esses custos. Ao mesmo tempo, é importante que a máquina seja realmente usada para resolver problemas de trabalho.

Isso leva em consideração as seguintes nuances:

• nenhum imposto de renda pessoal é cobrado sobre a compensação pelo uso de um carro pessoal e os prêmios de seguro não são transferidos;
• o valor deste pagamento não deve exceder a taxa estabelecida por lei;
• se a compensação exceder a norma, o excesso não poderá ser utilizado para reduzir a base de cálculo do imposto de renda.

Este pagamento é atribuído apenas durante o período em que o empregado da empresa exerce diretamente suas funções trabalhistas. Se ele estiver de licença médica ou de férias, o custo da compensação pelo uso de um carro pessoal por um funcionário não pode ser usado para reduzir a base de cálculo do imposto de renda.

Como se inscrever?

Empregadores que empregam funcionários que possuem veículos próprios devem saber comopara compensá-los pelo uso do carro. Para fazer isso, a documentação apropriada é preparada com competência. O procedimento para atribuição de remuneração envolve os seguintes passos:

• na contratação de cidadão, é necessário que a informação sobre a necessidade de transferência de remuneração seja incluída no contrato de trabalho, pois o novo empregado utilizará seu carro para realizar as tarefas do chefe;
• a documentação do título do carro é transferida para o empregador, e isso inclui não apenas o certificado de registro, mas também o título e, se o cidadão for um administrador, uma cópia da procuração com base do qual ele usa o carro é transferido adicionalmente;
• além disso, estão estipuladas todas as condições de cooperação, que devem ser benéficas para ambos os participantes da relação de trabalho;
• se um funcionário de longo prazo comprar um carro que ele começa a usar para fins oficiais, um contrato adicional é formado para um contrato de trabalho existente;
• se o carro for transferido para uso de outros funcionários da empresa, é lavrado um ato de aceitação e transferência do carro;
• Mensal ou semanalmente, um funcionário da empresa elabora um relatório que indica todas as despesas de um carro usado para fins de trabalho;
• este relatório é acompanhado de vários documentos de pagamento confirmando as despesas e apresentado por vários cheques, faturas ou outros documentos semelhantes.

O proprietário direto ou outros podem dirigir o carroempregados da empresa indicados pelos responsáveis por ordem do empregador.

Emissão de uma ordem pelo chefe

A compensação pelo uso de carro pessoal é paga somente se os documentos necessários estiverem devidamente preenchidos. Isso também inclui a emissão pelo diretor da empresa de um pedido, com base no qual é feito um pagamento ao proprietário do veículo.

Permite-se a emissão permanente de ordens para fixar a necessidade de provisionamento de indenizações nos atos internos locais da empresa.

O formulário de pedido pode ser desenvolvido por cada empresa separadamente. Este documento contém as seguintes informações:

• nome da empresa onde o dono do carro trabalha;
• sua posição e nome completo;
• nome e parâmetros do veículo utilizado para operação;
• condições sob as quais a remuneração é paga, por exemplo, pode ser uma quantia fixa de dinheiro transferida para o funcionário no final de cada mês e também pode ser calculada com base nos documentos de pagamento apresentados pelo funcionário ao o empregador.

Um contrato de trabalho ou um acordo adicional serve de base para a emissão de um pedido. Esses documentos devem conter informações de que um determinado funcionário usa seu próprio carro durante o desempenho das tarefas de trabalho.

Quais regulamentações se aplicam?

As taxas de compensação pelo uso de carro pessoal devem ser levadas em consideração pela administração da empresa, uma vez quedepende se é possível reduzir a base de cálculo do imposto sobre o rendimento das despesas associadas à transferência de indemnização para o proprietário do imóvel, representado por um funcionário da empresa. Essas normas são fixadas em nível estadual. Estes incluem:

• se for utilizado um automóvel de passageiros, cuja cilindrada não exceda 2 mil metros cúbicos. veja, então a taxa de pagamento é de 1, 2 mil rublos;
• se a cilindrada do motor exceder 2 mil metros cúbicos. veja, então a norma é de 1,5 mil rublos;
• se uma motocicleta for alugada, a taxa para ela está dentro da norma é de 600 rublos.

O uso de caminhões não é regulamentado por nenhuma lei, pois tais custos estão incluídos em outra categoria de custos da empresa.

Posso alugar um carro?

A compensação pelo uso de carro pessoal não está sujeita ao imposto de renda de pessoa física, mas é usada para reduzir o imposto de renda somente se seu valor não exceder as normas estabelecidas por lei. Mas muitas vezes é necessário transferir para o proprietário do carro um valor que supere essa taxa. Para evitar a necessidade de pagar um imposto significativo, o chefe da empresa pode decidir elaborar um contrato de locação com o funcionário.

Ao gerar este documento, leva-se em consideração se um carro com tripulação será alugado ou não. Além disso, este contrato contém informações sobre como a máquina será reparada.

Tal acordo é elaborado apenas empor escrito, mas não exige reconhecimento de firma ou registro estadual. O carro real é o objeto do contrato, portanto, as informações sobre seus números de registro são inseridas no texto, assim como os dados do título e dos certificados de registro são substituídos.

Se um funcionário da empresa usar um carro com base em uma procuração, ao elaborar um contrato de locação, você terá que envolver o proprietário direto do imóvel. Se um carro for alugado sem tripulação, uma apólice válida da OSAGO será anexada a ele.

As nuances do uso do mecanismo de empréstimo

Como o imposto de renda pessoal e outros impostos não são pagos a partir da compensação pelo uso de um carro pessoal, o funcionário geralmente concorda com um método de registro específico, que consiste no fato de o carro ser transferido usando o mecanismo de empréstimo para o empregador. Para fazer isso, as seguintes nuances são levadas em consideração:

• o processo de aplicação do mecanismo de empréstimo envolve levar em conta os requisitos do art. 689 GK;
• sob tais condições, o carro é transferido para a empresa para uso, para que não apenas o proprietário, mas também outros funcionários da empresa possam atuar como motorista;
• é a empresa que se obriga a tratar da manutenção do veículo, da sua reparação, contabilização da gasolina, bem como de outras questões significativas, o que simplifica muito o processo de cálculo do imposto sobre o rendimento das pessoas singulares e dos impostos da organização;
• é permitido indicar no contrato que o carro será usado exclusivamente pelo proprietário direto;
• Os benefícios de usar um mecanismo de empréstimo incluem a simplificação do processodeterminar os custos da empresa para a manutenção e uso do carro;
• necessariamente a empresa é compradora da apólice OSAGO;
• não é obrigatório transferir qualquer remuneração adicional ao empregado, que tem valor limitado;
• se a máquina for transferida para controlar a máquina para outro funcionário da empresa, a administração da empresa terá que elaborar documentos pessoais adicionais.

Um contador deve entrar com competência no programa 1C de compensação pelo uso de um carro pessoal. Depende da correção da contabilidade se uma empresa pode contar com uma redução na base de cálculo do imposto de renda.

Nuances da elaboração de um contrato GPC

Outra possibilidade de utilização de um funcionário de carro pessoal para fins da empresa é a elaboração de um acordo GPC entre a administração da empresa e o proprietário direto do carro. Este acordo é uma alternativa a um contrato de trabalho.

Neste acordo, o empregado é o contratante e a empresa é o cliente. Essa cooperação não é regulamentada pelas disposições do Código do Trabalho.

Posso contestar a indenização?

O cálculo da compensação pelo uso de carro pessoal deve ser baseado na documentação apresentada pelo funcionário ao departamento de contabilidade da empresa. Mas muitas vezes até mesmo profissionais experientes cometem erros que geralmente são detectados por fiscais no processo de verificação de uma organização.

O valor de pagamento mais frequentemente contestado por funcionários do Serviço Fiscal Federal. Pode haver várias razões para isso:

• ausência de documentos de pagamento apresentados por cheques, faturas, ordens ou outros papéis;
• o procedimento de utilização de um carro de propriedade de um funcionário da empresa para fins organizacionais está elaborado incorretamente;
• F altam vários documentos importantes para o carro apresentados pelo STS ou PTS.

Challenge é realizado em tribunal. Muitas vezes o motivo é mesmo o fato de o carro ser transferido por um cidadão que pode usá-lo com base em uma procuração ordinária, e não geral, portanto, ele não tem o direito de transferir o carro para uso de terceiros festas.

Regras para pagamento de indenização pelo uso de carro da empresa para fins pessoais

Outra situação é quando um empregado recebe um carro de um empregador. Ele é usado para resolver questões importantes, mas muitas vezes um funcionário precisa usá-lo para fins pessoais. Isso levanta a questão de como formalizar tais relações. Portanto, as seguintes possibilidades podem ser usadas para isso:

• acordo verbal entre o chefe e o funcionário da empresa;
• elaboração de contrato de locação com funcionário da empresa;
• administração emitindo ordem para transferir o carro para um funcionário.

No cálculo das despesas da empresa, são consideradas as informações das fichas de viagem e dos indicadores de hodômetros. Nesse caso, você pode determinar a quilometragem durante o horário de trabalho. Caso tenha sido praticada a utilização de viatura da empresa para fins pessoais, a indemnização não podepago ao chefe da empresa pelo funcionário.

Conclusão

Muitas empresas só contratam funcionários que tenham carro próprio, que é usado para resolver problemas de trabalho. Nesse caso, o proprietário do carro pode esperar receber alguma compensação, e seu valor depende das despesas reais que ele tem que enfrentar ao resolver tarefas de trabalho usando um carro pessoal.

O valor da indenização não deve ultrapassar as normas estabelecidas em lei, caso contrário tais despesas não poderão ser utilizadas pela empresa para reduzir a base de cálculo do imposto de renda. Muitas vezes, os contadores desrespeitam as regras de cálculo desse pagamento, o que leva à impugnação da indenização pelos fiscais em juízo.