Contabilidade para cartões corporativos: procedimento de pagamento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Os cartões corporativos bancários, como você sabe, são versáteis. É por isso que os cálculos com eles são amplamente utilizados hoje em dia. Os cartões corporativos são convenientes para uso em viagens de negócios de funcionários dentro e fora do país, no pagamento de serviços de representação, recebimento de dinheiro em pontos de emissão e caixas eletrônicos. No artigo, consideraremos como os cartões corporativos são considerados na contabilidade.

Regras Gerais

Para obter um cartão corporativo, uma empresa assina um convênio com uma estrutura bancária. Isso abre uma conta bancária especial. Os montantes que são formados nele são levados em consideração de acordo com a conta. 55.

Para refletir os fundos no cartão corporativo da empresa, uma subconta especial para a conta 55 é usada na contabilidade.

Recursos do Analytics

A construção da contabilidade analítica é realizada em função das condições de utilização dos cartões.

Em alguns casos, o acordo com o banco prevê a presença de um depósito de seguro na conta da empresa. Representa o valor mínimo permanentemente na conta. Também é chamado de equilíbrio irredutível. Este valor pode ser gasto em casos excepcionais. O depósito, em especial, é utilizado em caso de superação do limite de pagamento.

Na contabilização de cartões corporativos de pessoas jurídicas, é aconselhável a abertura de subcontas de 2ª ordem à conta. 55. Podem ser subcontas. "Limite de pagamento" e "Depósito de seguro".

As subcontas especificadas na contabilização de cartões corporativos de pessoas jurídicas são abertas sem falhas se vários cartões estiverem vinculados a uma única conta corporativa, com a qual qualquer titular pode efetuar transações de pagamento dentro do limite especificado. Ao creditar fundos, o cliente envia ao banco um extrato com os dados dos titulares e números de cartão, os valores que devem ser transferidos para cada um deles.

Reflexão da inscrição

Ao reabastecer a conta corrente de um cartão corporativo, é feito um lançamento na contabilidade:

db ch. 55 subcontas "Conta especial" Kd sc. 57 "Contas de liquidação" (52 "Contas em moeda")

Para moeda estrangeira em conta especial, uma reavaliação deve ser realizada na data da transação e no dia do relatório. As diferenças cambiais resultantes na contabilização dos cartões corporativos são refletidas da seguinte forma:

• db ch. 55 subcontas Subconta "Conta especial" Kd 91. "Outros rendimentos" (no valor dediferença);
• db ch. 91, subs. "Outras despesas" Kd c. 55 subcontas "Contas especiais" (pela quantidade de diferenças negativas).

As transferências estão a caminho

Quando o banco recebe a documentação primária confirmando a realização das transações com cartão corporativo, é feito um lançamento na conta corrente na contabilidade:

db ch. 10 (20, 25, 26, etc.) contagem de CDs. 57 "As transferências estão a caminho."

A utilização da conta 57 deve-se ao fato de que os documentos primários (recibos, boletos, etc.) são recebidos e processados pelo departamento de contabilidade antes da formação do extrato da conta cartão confirmando o débito dos fundos.

Uma subconta especial deve ser aberta para esta conta. Ele refletirá os pagamentos em um cartão corporativo.

Na contabilidade, o controle operacional do saldo dos fundos pode ser realizado subtraindo o valor da subconta. "Operações em contas cartão" (para conta 57) do saldo da subconta "Conta especial" (para conta 55).

Reflexão das operações

É realizado após o recebimento do extrato bancário, que confirma a efetiva baixa. Na contabilidade, as operações nos cartões corporativos são refletidas da seguinte forma:

db ch. 57 subcontas "Operações em contas especiais" Cd sc. 55 subcontas "Conta Especial"

A lista de operações permitidas para implementação indica que o titular tem o direito não apenas de efetuar pagamentos com o cartão, mas também de utilizá-lo para receber dinheiro.

A retirada de dinheiro de um cartão corporativo na contabilidade é executada com base em documentos comprobatórios. Eles são emitidos no ponto de emissão ou em um caixa eletrônico. A fiação ficará assim:

db ch. 71 cds. 57 subcontas "Operações em contas especiais" (pelo valor dos fundos recebidos)

O uso do dinheiro é registrado de acordo com as regras gerais de acordo com a documentação primária anexada ao relatório de despesas do funcionário.

Momento importante

Além do modelo acima de fluxo de trabalho e contabilidade para cartões corporativos, na prática pode surgir uma situação quando um funcionário não forneceu a documentação primária ou outra que confirme as transações durante o período do relatório. Nesse caso, o extrato bancário pode refletir a baixa dos fundos.

Em tais situações, você precisa proceder do seguinte. Cada cartão é atribuído a uma pessoa específica - o titular. De acordo com o procedimento de geração de relatórios sobre a movimentação de fundos em contas especiais, eles devem indicar o número do cartão do qual o débito foi feito. Em tal situação, a importância de uma organização competente de análise na conta 55.

O débito de cartões bancários corporativos na contabilidade é realizado com base em extrato não confirmado por documentos e é refletido da seguinte forma:

db ch. 73 cd. 55 subcontas "Conta Especial"

Se o titular do cartão não apresentar a documentação primária ou os custos por ele incorridos não forem reconhecidos como economicamente justificados, deverá devolverfundos gastos de acordo com as regras estabelecidas. O reflexo do retorno é realizado em uma conta de crédito. 73 em correspondência com os itens contábeis dos fundos da empresa (por exemplo, contas 50, 51).

Transações contábeis em moeda estrangeira

As especificidades da contabilização de cartões bancários corporativos em moeda estrangeira são determinadas pelas condições de sua baixa e conversão, fornecidas pela instituição financeira. Além disso, a aparência do cartão em si tem um significado.

De acordo com as regras gerais, após o regresso do estrangeiro, o funcionário destacado elabora um relatório prévio, que submete ao departamento de contabilidade. Ele anexa a documentação original a ele. Inclui, entre outras coisas, papéis elaborados durante os pagamentos com cartão.

Todas as despesas feitas em moeda estrangeira devem ser convertidas em rublos no dia da aprovação do relatório. Neste caso, as entradas são feitas:

• db ch. 08 (26, 44) Contagem de CDs. 71 (pelo valor do rublo equivalente às despesas à taxa de câmbio do Banco Central);
• db ch. 71 cds. 57 subcontas "Operações em contas especiais" (pelo valor das despesas pagas pelo cartão, em rublos à taxa de câmbio do Banco Central).

Outras entradas dependem de qual cartão corporativo (moeda ou rublo) foi usado. Na contabilização de transações de câmbio, a dívida na conta. 57 está sujeito a reavaliação e a data de sua comissão. Ao receber um extrato bancário, é feito um lançamento:

db ch. 57 subcontas "Operações em contas especiais" Cd sc. 55 subcontas "Conta bancária especial" - equivalente em rublo à taxa de câmbioBanco Central no dia do débito dos fundos

Ao mesmo tempo, de acordo com a conta. 57 determinar a diferença da taxa de câmbio. É creditado ou debitado. 91 (dependendo da natureza da correção de curso).

Ao usar um cartão corporativo de rublos na contabilidade, a entrada será feita para o valor em rublos indicado no extrato. Normalmente seu valor difere daquele refletido na conta. 57 subcontas "Operações em cartões especiais" no dia da aprovação do relatório. Isso se deve ao fato de as estruturas financeiras utilizarem uma taxa interna que não coincide com a taxa do Banco Central ao reavaliar as operações de câmbio.

A diferença resultante é considerada como uma soma. Como o valor do pagamento feito em rublos no valor correspondente ao valor em moeda estrangeira é ajustado para diferenças, eles são refletidos na mesma conta que o valor principal das despesas de viagem. Pode ser C. 08, 44, 26 etc.

Taxas

São cobrados pela manutenção de cartões corporativos. Na contabilidade, as comissões estão incluídas em outras despesas e são refletidas na subconta correspondente da conta. 91.

O valor e o procedimento para a baixa da remuneração são definidos de acordo com as tarifas da organização bancária. Eles são especificados no anexo do contrato de serviço de conta.

Juros sobre o saldo

Se o contrato de prestação de serviço da conta cartão prevê o seu acúmulo, eles são incluídos em outras receitas. Neste caso, a fiação é compilada:

db ch. 55 subcontas "Conta Especial"Kd sc. 91 subcontas "Outras receitas"

Nuances

O procedimento acima para registro de transações se aplica principalmente a empresas que possuem contas de cartão e realizam liquidações com parceiros comerciais delas.

Ao mesmo tempo, a empresa pode aceitar pagamentos com cartões de pessoas físicas e jurídicas. Emissores (emissores de cartões) celebram acordos com comerciantes para vender produtos aos portadores de cartões.

O acordo fixa as regras para o fornecimento de equipamentos técnicos ao ponto, autorização da operação, termos de acordos com compradores, valor da comissão do banco prestador de serviços. Este último, via de regra, é retido do produto da venda de mercadorias e creditado na conta da empresa comercial.

Coleção de boletos

Slip é uma verificação terminal. O procedimento e a periodicidade de sua cobrança são determinados nos termos do contrato firmado com o banco adquirente (empresa de crédito que organiza pontos de aceitação de cartões e presta serviços para atendimento de toda a gama de operações neles). Ao mesmo tempo, é obrigatório o registro de boletos. Indica o número de cheques e o valor total.

O cadastro deve ser preenchido em duas vias. Um, juntamente com os recibos, é entregue ao coletor, o segundo permanece na empresa comercial. Neste último caso, o cobrador também emite um recibo.

Como base para refletir os valores na conta. 57 é a segunda via do documento. Antes da transferência dos boletos para o cobrador, a empresa nãopode tratar os valores como "transferências em trânsito". Assim, a conta 57 não é refletida.

Antes de os boletos serem transferidos para o banco (desde que estejam no caixa da empresa comercial), os recursos das mercadorias vendidas não são debitados das contas e não são creditados na conta. Assim, acredita-se que os compradores formaram recebíveis.

Quando o produto da venda é creditado na conta, uma transação é criada:

db ch. 51 cds. 57

Contabilidade de cartões corporativos em C1

A reflexão das operações não é acompanhada atualmente por quaisquer dificuldades. Devo dizer que anteriormente a contabilização de cartões corporativos em C1 7 7, por exemplo, era feita quase manualmente.

O produto de software 1C "Contabilidade" está em constante aperfeiçoamento. As primeiras mudanças significativas foram notadas pelos usuários da versão C1 8 2. A contabilização de cartões corporativos no aplicativo mais recente ficou ainda mais fácil. Considere algumas das nuances das operações de reflexão.

A operação de reabastecimento de cartões corporativos na contabilidade em C1 8 3 é refletida usando o documento "Baixa da conta". Para abri-lo, vá para a seção "Banco e caixa", depois para "Extratos bancários" e clique no botão "Débito".

No formulário do documento, é indicado o tipo de operação "Transferência para outra conta". Para selecionar a conta do beneficiário, abra o diretório "Contas bancárias". O item de débito será sc. 55.04.

Na versão 1C 8.2as baixas foram feitas da mesma forma. Ao mesmo tempo, não foi elaborado um documento separado para o recebimento de fundos para a transferência da conta de liquidação - foi considerado como o giro do movimento de valores.

Saque em caixa eletrônico

Ao descontar fundos, o funcionário realmente os aceita sob o relatório. Assim, ele é obrigado a fornecer documentos que comprovem as despesas.

Suponha que um funcionário tenha sacado uma certa quantia do cartão e pago pela compra de itens de estoque.

A retirada em 1C é refletida usando o documento "Baixas da conta". É necessário anotar o tipo de operação: "transferência para funcionário responsável", conta 55.04. A conta bancária é aquela à qual o cartão está vinculado. O documento também indica informações sobre seu titular, ou seja, sobre o responsável.

Quando a operação for refletida, será feito um registro:

db ch. 71,01 contagem de CDs. 55.04

Retenção de comissão bancária ao retirar fundos

Esta operação é refletida usando o documento "Baixa da conta". Seu tipo é "outras baixas", conta contábil - 55.04. A conta bancária é a conta à qual o cartão está vinculado.

Os detalhes indicam a conta. 91.02. Esta é a conta de débito para a qual a comissão é transferida. No diretório "Outras despesas/receitas" deverá selecionar um item que inclua os custos de pagamento de serviços bancários. Após isso, será gerado um registro:

db ch. 91,02 contagem de CDs. 55.04.

Operação de confirmação de despesas

Em 1C, as despesas são refletidas usando o documento "Adiantamentorelatório".

Ao preencher na aba "Adiantamentos", selecione "Débito da conta".

Na guia "Mercadorias", preencha os dados dos itens de estoque comprados, sua fatura e IVA.