Gantt chart é o seu assistente de planejamento. O que é um gráfico de Gantt e como fazer um?

2025 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2025-01-24 13:23

Gantt Chart é uma das ferramentas mais populares para ilustrar visualmente o cronograma no gerenciamento de projetos.

O que é isso?

Gantt gráfico foi projetado para ilustrar as diferentes etapas do trabalho no campo das pequenas e médias empresas. Visualmente, é um conjunto simples de tiras composto por dois eixos principais: caixas e tempo. Cada período de tempo é atribuído a uma tarefa específica que deve ser concluída.

No diagrama, além dos blocos principais, pode haver uma coluna adicional especial mostrando a porcentagem de trabalho concluído. Marcas especiais - marcos - são usadas para destacar duas ou mais tarefas e demonstrar a sequência de sua implementação.

O gráfico de Gantt é uma espécie de padrão na área de gerenciamento de projetos, pois é com sua ajuda que se torna possível mostrar claramente a estrutura de implementação de todas as etapas do projeto.

Para que serve um gráfico de Gantt?

Dado que a maioria das pessoas é visual, o diagrama oferece uma oportunidade para resolver uma das principais tarefas e mostrar à equipe em que trabalhar, quais recursos aplicar no processo e comquão rápido para executar determinadas tarefas. Todas as informações são apresentadas de forma compactada, sem o uso de tabelas confusas e uma enorme quantidade de texto. Ao mesmo tempo, a essência é clara e compreensível para todos, sem exceção, os participantes do projeto.

O uso de um gráfico simplifica muito o gerenciamento de projetos de pequena escala e possibilita manter sempre sob controle as atividades dos funcionários.

Histórico do aparecimento do primeiro gráfico

O primeiro formato de gráfico foi desenvolvido e testado por Henry L. Gant no início do século XX. O cientista foi contratado para gerenciar a construção de navios para uso na Primeira Guerra Mundial. Um cronograma especial permitiu-lhe coordenar o trabalho de vários engenheiros, controlando a conclusão das tarefas no prazo. Gant começou diretamente listando todas as tarefas necessárias e agendando-as de acordo com os recursos disponíveis.

Uma etapa importante foi a demonstração da dependência de algumas tarefas em relação a outras. Além disso, Gant atribuiu para cada pessoa um período de tempo durante o qual ela deveria realizar um determinado tipo de atividade, indicou quem e qual tarefa seria realizada, levando em consideração o tempo alocado para o projeto.

Os gráficos de Gantt são feitos usando um eixo vertical representando diferentes tarefas e um eixo horizontal representando o tempo.

Gantt chart no mundo moderno

Este método de planejamento não perde sua relevância hoje, pois permite fornecer uma exibição gráfica do plano de produção, simplifica o acompanhamento do progresso na implementaçãotarefas atribuídas. O gráfico de Gantt tornou-se uma ferramenta analítica tão poderosa que por quase 100 anos não sofreu nenhuma alteração. Somente na década de 90 do século passado, para descrever as relações com mais detalhes, foram introduzidas linhas de comunicação entre várias tarefas:

• "finish-start" - a atividade B não pode começar até que a atividade A seja concluída;
• "início-fim" - a ação B não pode começar até que a ação A comece;
• "start-start" - a ação B não começará antes da ação A;
• "finish-finish" - a ação B não deve terminar antes do término da ação A.

Há evidências de que o gráfico de Gantt foi usado na construção de estruturas de engenharia gigantes como a Hoover Dam (Las Vegas, 1939) e o sistema Eisenhower Highway (conecta a maioria das grandes cidades dos Estados Unidos).

Instrução: como construir um gráfico de Gantt em 5 passos?

A seguir, veremos as regras para construir um gráfico de Gantt e tentaremos criá-lo em uma planilha do Microsoft Excel.

Etapa 1. Coleta de dados

Para construir um gráfico, precisamos dos seguintes dados:

• coordenadas de todos os conjuntos de dados (onde cada uma das colunas deve começar);
• nome de cada estágio;
• duração de cada etapa.

Por conveniência, nós os inserimos imediatamente nos campos correspondentes da tabela. Depois de inserirmos todas as informações necessárias, podemos prosseguir para a criação do próprio gráfico.

Importante: certifique-se de que todos os formatos de dados sejamestão corretas: em particular, isso se aplica a datas.

Passo 2. Formação do layout

Então, sabemos o propósito do planejamento e os principais dados com base nos quais construiremos um cronograma. Agora, na janela da planilha, precisamos ir para a seção "Inserir -> Gráfico" e clicar no item "Linha". Não precisamos do usual, mas com acúmulo, pois apenas ele prevê a segunda linha de dados, que no nosso caso será a principal.

Passo 3. Apague todo o resto

Para fazer isso, o programa fornece ferramentas especiais. No gráfico que aparece na tela, você precisa mover o cursor do mouse sobre a barra azul, clicar com o botão direito do mouse e selecionar "Formatar Série de Dados" no menu que aparece. Será exibida uma janela na qual precisamos ir ao item "Preencher" e selecionar o item "Sem preenchimento". Depois disso, o gráfico ficará assim:

Passo 4. Retoques finais

Como por padrão todos os dados em nosso gráfico estão em ordem de baixo para cima, teremos que modificá-los um pouco. Para fazer isso, clicamos com o botão direito do mouse no eixo da categoria (aquele ao lado do qual temos uma lista de tarefas), vamos para a janela "Formatar Eixo". A guia que precisamos é aberta imediatamente - “Parâmetros do eixo”. Marque a caixa ao lado de Ordem de categoria inversa. Na verdade, o gráfico de Gantt já está pronto, restam apenas algumas coisinhas úteis.

Passo 5. Formatação

Então, continuamos a trabalhar no gráfico. Como você pode ver, ainda parece feio, e agora vamos corrigi-lo usando a própria planilha:

1. Estique o gráfico para o tamanho desejado usando a seta no canto superior direito.
2. Selecione todas as datas da tabela, clique na área de seleção com o botão direito do mouse e vá em "Formatar Células-> Número". Esta seção apresenta os principais formatos numéricos com os quais trabalhamos. Para que as inscrições não se sobreponham, aconselhamos que escolha uma versão mais curta da entrada. Em seguida, novamente, clique com o botão direito do mouse no eixo com datas no gráfico, selecione "Formatar Eixo -> Número" e marque a caixa ao lado de "Link para a fonte".
3. Selecione a legenda (os símbolos "Data" e "Duração" à direita) e pressione o botão Delete no teclado.
4. Abra "Format Axis -> Parameters" e defina os valores mínimo e máximo (definimos 15 de dezembro, já que é segunda-feira e 3 de janeiro). Aqui podemos definir o preço das divisões principais (isso é conveniente nos casos em que, por exemplo, o trabalho em um projeto durará várias semanas ou meses). No nosso caso, é mais conveniente deixar o valor padrão (2.0).

Um pouco mais de experiência com a formatação - e é isso que a beleza que temos no final. Aqui está um gráfico de Gantt finalizado. O exemplo que demos é, claro, muito simples - mas basta entender a essência desse método de planejamento edemonstração visual do processo de execução de determinadas tarefas.

Outros programas de gráficos

Claro, existem muitos outros programas melhores que facilitam o gerenciamento de projetos. Um gráfico de Gantt de qualquer complexidade pode ser facilmente construído usando aplicativos como:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project e muitos outros.

Além disso, existem vários serviços online que oferecem aos seus usuários a oportunidade não apenas de planejar seus negócios, mas também de receber relatórios regulares, notificações sobre o status atual das tarefas por e-mail. No entanto, não se pode negar que a confidencialidade dos dados armazenados na rede está em risco, e o software estacionário que é instalado diretamente no computador do usuário, via de regra, tem funcionalidade muito mais ampla e é mais confiável na operação.

Vantagens e desvantagens do método

Finalmente, vale a pena considerar detalhadamente as principais vantagens e desvantagens do método de planejamento e gestão descrito.

A principal vantagem, sem dúvida, é a apresentação gráfica do material. Como regra, é conveniente que os empresários trabalhem com gráficos de Gantt - eles gostam da capacidade de identificar e designar claramente as etapas do trabalho em um projeto. Ao apresentar tarefas na forma de barras coloridas diferentes, todos os membros da equipe podem literalmente identificar suas tarefas rapidamente.

Também deve ser observado que os gráficos de Gantt sãouma excelente ferramenta de apresentação que é capaz de demonstrar as principais prioridades do projeto. Ou seja, assim que os líderes alocam e distribuem cada um dos recursos disponíveis, a equipe fica sabendo instantaneamente e segue instruções adicionais. Esse recurso do gráfico de Gantt é extremamente útil para gerentes seniores - usando-o, é muito mais fácil preparar um relatório detalhado e amplo sobre o status de vários projetos.

No entanto, como qualquer outro método de planejamento, o gráfico de Gantt tem suas desvantagens. Um deles é a dependência de tarefas. Muitas vezes, no processo de apresentação de projetos, os gerentes precisam mostrar quais dessas tarefas estão relacionadas entre si. Mas, infelizmente, o próprio formato do gráfico não permite isso. Para contornar essa limitação, os gerentes recorrem a vários truques: por exemplo, eles adicionam linhas verticais especiais ao gráfico que demonstram as principais dependências. No entanto, esta é apenas uma solução temporária, incapaz de transmitir a informação na íntegra.

Outra desvantagem dos gráficos de Gantt é sua inflexibilidade. Hoje em dia, os projetos não são estáticos - eles sofrem constantemente algumas mudanças, deslocamentos, que é simplesmente impossível levar em conta no diagrama. Antes de começar a construir um gráfico, os gestores precisam calcular tudo nos mínimos detalhes, pois com a menor alteração na estimativa, todo o diagrama deve ser redesenhado do zero. E isso sem falar que ser capaz de ilustrar várias formas diferentes de planejamento ao mesmo tempotambém está f altando.

Independentemente do motivo pelo qual você precisa de um gráfico de Gantt, um programa (mesmo o mais "avançado") não será capaz de mostrar o significado e a intensidade de recursos de certas obras, sua essência. Portanto, raramente é usado para projetos de grande escala.

No entanto, é impossível negar que este método é extremamente comum na prática de gerenciamento de projetos - por mais de um século de seu uso, as pessoas tiveram a oportunidade de verificar sua eficiência e alta eficiência.