Gestão eletrônica de documentos: vantagens e desvantagens, essência do sistema, formas de implementação

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Cada vez mais empresas estão migrando para o gerenciamento eletrônico de documentos, que envolve o uso de diferentes programas para criar e armazenar documentos. Ao mesmo tempo, a organização não possui um arquivo contendo cópias em papel dos documentos. Existem muitas vantagens na gestão eletrônica de documentos, devido às quais os empresários ficam felizes em recusar o uso de documentos em papel. Mas para mudar para ele, você precisa instalar um software especializado em computadores em funcionamento, bem como nomear um funcionário responsável que lidará com esse fluxo de trabalho.

O conceito de gerenciamento eletrônico de documentos

É representado por um método moderno de trabalhar com várias documentações. No decorrer da atividade de qualquer organização, surgem muitos papéis diferentes, que precisam ser constantemente impressos e armazenados em uma sala separada por um longo período de tempo.

Se um empresário ou empresa tiver umassinatura eletrônica, cujos documentos são certificados em formato eletrônico, não é necessário imprimir esta documentação em papel.

Vantagens da gestão eletrônica de documentos

Há muitas vantagens em mudar para a documentação eletrônica certificada pela EDS. É devido à presença de inúmeros parâmetros positivos que cada vez mais empreendedores estão mudando para esse método de documentação. Mas primeiro você deve avaliar as vantagens e desvantagens do gerenciamento eletrônico de documentos. Os principais benefícios incluem:

• prontamente busca a documentação necessária devido à estruturação competente e confiabilidade de armazenamento;
• estrutura do fluxo de trabalho é centralizada;
• todos os documentos podem ser armazenados eletronicamente em diferentes mídias e até mesmo em servidores remotos, portanto, mesmo que ocorra um incêndio no escritório, você não precisa se preocupar que qualquer documentação importante seja destruída;
• todos os documentos são facilmente registrados e aprovados;
• todos os papéis são assinados com base no envio por meio de canais de comunicação eletrônica, o que economiza uma quantidade significativa de tempo e esforço para os funcionários de qualquer empresa;
• se necessário, você pode fazer uma cópia do documento desejado em alguns segundos;
• a auditoria é bastante simplificada, pois é realizada em formato eletrônico, podendo também convidar especialistas contratados para esses fins que recebem a documentação por meio eletrônico.

Benefíciosos sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos são significativos e inegáveis, mas antes de mudar para eles, você deve avaliar os aspectos negativos de cada sistema.

Falhas do sistema

Os benefícios da implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos são inegáveis, mas esse processo apresenta algumas desvantagens. Estes incluem:

• necessariamente necessário para registrar uma assinatura digital eletrônica, para a criação da qual é paga uma grande quantia de fundos;
• não há oportunidade de usar documentos eletrônicos se os parceiros não mudaram para o gerenciamento eletrônico de documentos;
• muito dinheiro e tempo são gastos na instalação de software adicional e na contratação de um funcionário confiável que mantém todos os registros eletrônicos;
• nenhum formato estritamente unificado de tal fluxo de trabalho foi corrigido ainda;
• muitos empreiteiros e compradores desconfiam do uso de documentos eletrônicos assinados com EDS.

Portanto, todo empreendedor deve primeiro estudar as vantagens e desvantagens do gerenciamento eletrônico de documentos para tomar a decisão certa e relevante.

Motivo do desenvolvimento

Os benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos são numerosos e significativos. Isso leva ao fato de que está constantemente se desenvolvendo e sendo introduzido no trabalho de várias empresas, que não são apenascomercial, mas também pública. Os principais pré-requisitos para seu desenvolvimento efetivo e contínuo incluem:

• Está prevista a possibilidade de sua aplicação na legislação tributária. Certos tipos de declarações fiscais só podem ser enviadas eletronicamente. Isso se aplica aos relatórios de prêmios de seguro listados na PF para funcionários, bem como à declaração 3-NDFL apresentada à Receita Federal para cada funcionário da empresa. Mesmo o relatório SZV-M para todos os funcionários da empresa é enviado eletronicamente se a organização empregar mais de 25 pessoas. Portanto, algumas empresas são simplesmente forçadas a mudar para a documentação eletrônica, pois precisam emitir um EDS de qualquer maneira.
• As principais vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos incluem a possibilidade de corrigi-lo na contabilidade. Com base na Lei Federal nº 402, a documentação contábil primária pode ser gerada não apenas em papel, mas também em formato eletrônico, caso seja possível endossá-la com assinatura eletrônica.
• Desde 2017, iniciou-se o desenvolvimento efetivo deste fluxo documental em processos judiciais. Agora toda decisão judicial deve ser publicada em fontes abertas. Além disso, todas as empresas e indivíduos têm a oportunidade de registrar uma reclamação ou reclamação eletronicamente, o que requer um EDS. Portanto, uma assinatura eletrônica é emitida não apenas por grandes empresas, mas também por pessoas físicas.
• O desenvolvimento das tecnologias eletrônicas está acontecendo rapidamente, então agora quase todos têm acesso à Internet, o que simplifica muito o processo de comunicação com os outrospessoas e funcionários do governo.

Portanto, pode-se argumentar que o uso desse fluxo de trabalho está se tornando cada vez mais procurado.

Outro benefício significativo

Além disso, muitas empresas cooperam com empresas localizadas em outras regiões ou países, por isso é muito mais fácil trocar documentos diferentes ao realizar o gerenciamento eletrônico de documentos. Isso permite aumentar significativamente os mercados de vendas e estabelecer contatos com fabricantes diretos.

Esta é uma vantagem adicional significativa do gerenciamento eletrônico de documentos. A melhoria na qualidade da gestão foi observada desde o primeiro dia da introdução de um sistema adequado.

Como entrar?

Inicialmente, o chefe da empresa avalia as vantagens e desvantagens do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos. Se for tomada a decisão de introduzi-lo na empresa, as seguintes etapas são implementadas para isso:

• É realizada uma assembleia de acionistas, onde é realizada a votação para a implementação deste sistema.
• Se a decisão for positiva, então o despacho correspondente é emitido pelo diretor da empresa.
• É aconselhável desenvolver um regulamento interno que regule as regras para o uso da documentação eletrônica.
• Selecione a assinatura que será usada no processo de assinatura de vários documentos.
• Se uma assinatura simples for selecionada, ela será afixada com base em códigos e senhas, bem como outros meios, e acesso a elaé limitada, portanto, é indicada uma pessoa específica que cuidará da aprovação da documentação eletrônica.
• Autoridade certificadora selecionada. É representado por uma organização especializada que lida com a gestão electrónica de documentos. É importante escolher uma empresa com a qual será lucrativo e confortável para cooperar. Você deve avaliar antecipadamente o custo dos serviços oferecidos, bem como as diversas funções que podem ser utilizadas durante a cooperação. Fica determinada a responsabilidade do centro selecionado por diversos erros que possam surgir no processo de manutenção da gestão eletrônica de documentos.
• Os documentos estão sendo preparados com base nos quais um acordo é concluído com o centro selecionado.
• O contrato com a organização selecionada está sendo explicado. Depois disso, o centro cria e emite um certificado de chave EDS para seu cliente.
• Há uma introdução direta da gestão eletrônica de documentos no trabalho da organização. Para isso, todos os documentos em papel são convertidos em formato eletrônico e está sendo estabelecido um procedimento para a troca de documentação eletrônica.

As faturas podem ser emitidas eletronicamente, mas você deve primeiro certificar-se de que o uso de tal documentação será conveniente para a contraparte. Isso se deve ao fato de que a empresa deve ter meios técnicos para processar esses documentos.

Escolha de EDS

Incluído até mesmo nos benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos está a redução dos custos de preparaçãovários documentos em papel. Mas em qualquer caso, você terá que incorrer em certos custos. Eles estão relacionados à execução de uma assinatura eletrônica utilizada no processo de aprovação de documentação eletrônica.

ETS pode ser apresentado de forma não qualificada ou qualificada.

Desqualificado

É emitido por meio de transformação criptográfica de dados, para a qual é utilizada uma chave especial, que fica à disposição do proprietário do EDS. É importante decidir com antecedência quem exatamente na empresa assinará papéis eletrônicos.

Com a ajuda de tal assinatura, você pode detectar várias alterações feitas na documentação depois que ela foi assinada.

Qualificado

Para isso, a empresa recebe um certificado especial contendo a chave de verificação EDS. Para criar tal assinatura, são levados em consideração os requisitos listados na Lei Federal nº 63.

Normalmente esse EDS é utilizado em grandes empresas que buscam manter um segredo comercial, portanto, devido ao EDS qualificado aprimorado, a segurança dos documentos eletrônicos é garantida.

Após escolher um tipo específico de assinatura eletrônica, é celebrado um acordo com o centro de certificação selecionado.

Regras para introduzir o sistema no trabalho da empresa

As vantagens do gerenciamento eletrônico de documentos em relação ao papel são consideradas inegáveis, mas muitas vezes no processo de sua implementação no trabalho de uma organização surgem certas dificuldades. Portanto, as regras deste processo incluem:

• inicialmente um especialista é nomeado por ordem do chefe, que se encarregará da tradução de documentos em papel para o formato eletrônico;
• software especial é instalado em cada computador em funcionamento, o que permite assinar documentos com um EDS emitido anteriormente;
• ao compilar, processar e concordar com vários documentos, as regras básicas do trabalho de escritório são levadas em consideração, que também se aplicam aos documentos em papel;
• documentos eletrônicos devem conter todos os detalhes necessários, lacres e EDS;
• informações podem ser inseridas nos regulamentos da empresa sobre quais métodos de confirmação de ações com esses documentos serão aplicados.

O processo não é considerado muito difícil se for bem compreendido.

Regras de cooperação com outras empresas

Cada empresa que implementa tal sistema em seu trabalho deseja utilizar a documentação eletrônica em cooperação com suas principais contrapartes. Para isso, ao se firmar um contrato com outra empresa, deverá ser incluída uma cláusula no texto do documento informando que todos os trabalhos serão transmitidos por meio de canais eletrônicos de comunicação. Depois disso, a documentação necessária é compilada e assinada por um EDS previamente emitido. Todas as ferramentas EDS devem ser certificadas, caso contrário não poderão ser utilizadas durante a operação da empresa.

É muito mais fácil estabelecer esse fluxo de trabalho com vários órgãos governamentais, por exemplo, com a Receita Federal ou o Fundo de Pensão. Isso se deve ao fato de tais organizações já possuírem o software necessário paratrabalhar com documentação eletrônica.

Como os documentos são armazenados?

A principal vantagem do gerenciamento eletrônico de documentos é que não é necessário na organização alocar uma sala separada para a criação de um arquivo, pois todos os papéis são armazenados em computadores, servidores ou diversos meios eletrônicos. Mas ainda assim, toda empresa deve pagar o armazenamento adequado da documentação para que ela não seja acessada por pessoas ou organizações não autorizadas.

Durante o armazenamento de documentos eletrônicos, as seguintes regras são levadas em consideração:

• é necessariamente compilada uma nomenclatura de casos para toda a empresa, e sua aparência e conteúdo dependem do ramo de atividade em que a empresa atua;
• exame do valor dos documentos está sendo realizado;
• cada documentação é marcada com o uso de gerenciamento eletrônico de documentos;
• todos os documentos devem ser arquivados.

Quando estas regras são levadas em consideração, não será difícil armazenar corretamente a documentação em formato eletrônico.

Conclusão

Existem muitos benefícios do gerenciamento eletrônico de documentos. A melhoria da qualidade do trabalho da empresa é consequência da sua implementação. Para isso, é importante tomar uma decisão adequada para a gestão do empreendimento, selecionar um centro de certificação e emitir um EDS. Softwares especiais são instalados nos computadores e são feitas as alterações necessárias nos atos normativos locais da empresa.

Com a ajuda da documentação eletrônica, é bastante simplificadoa operação da empresa, bem como a facilidade de cooperação com outras empresas e órgãos governamentais.