Gestão eletrônica de documentos entre organizações: como funciona?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Gestão Eletrônica de Documentos (EDM) é uma forma rápida de troca de informações baseada no uso de documentos eletrônicos com assinaturas virtuais. Há muito tempo ganhou reconhecimento nos países desenvolvidos do mundo como uma ferramenta eficaz para negócios operacionais.

Essência

Gestão eletrônica de documentos entre organizações é um conjunto de processos de criação, processamento, envio, transferência, recebimento, armazenamento, utilização e destruição de documentos. Todos esses processos são realizados após verificação da integridade e confirmação do recebimento dos documentos.

As regras para a implementação do fluxo de documentos entre pessoas jurídicas são realizadas mediante acordo das partes. A troca de informações é realizada por meio de telecomunicações e os documentos são armazenados em meio eletrônico. O período de armazenamento das informações contábeis não deve exceder o estabelecido em lei.

Organizaçõesentre si podem trocar documentos formais e informais com assinaturas dos participantes. No domínio da atividade empresarial, podem ser: faturas, acordos, faturas, contratos, acordos, ordens, notificações, procurações, etc. As informações podem ser transmitidas na forma de texto, arquivos tabulares e gráficos.

O objetivo da implementação de EDI

Os pré-requisitos para a introdução do EDI podem ser:

• redução do trabalho rotineiro;
• reduzir a perda de documentos;
• "transparente" trabalhar com documentos;
• melhorar a disciplina de desempenho - fornecer documentos no prazo, etc.

Entre as metas quantitativas estão as seguintes:

• Reduza o tempo de processamento do documento em 10 vezes.
• Corte as despesas do escritório pela metade.

Gestão eletrônica de documentos entre organizações: como funciona

De acordo com a legislação nacional, a gestão eletrônica de documentos entre organizações é realizada por acordo entre as duas partes. Para trocar dados, é necessário que todos os participantes estejam conectados ao equipamento de um operador. Em seguida, o usuário precisa enviar uma solicitação para ser adicionada à lista de contrapartes. Após confirmar a solicitação, os participantes do sistema podem trocar dados.

O módulo EDI deverá realizar as seguintes funções:

• Convide contrapartes para trocar dados.
• Crie um catálogo de endereços.
• Integre com software de contabilidade,por exemplo, 1С.
• Assine e criptografe a documentação.
• Estruture a correspondência.
• Rastrear status de e-mail.

A gestão eletrônica de documentos entre organizações é realizada com a ajuda de certificados. A ligação ao servidor e a autenticação são efectuadas através de um certificado digital pessoal. Um EDS é emitido para cada usuário do sistema, armazenado em um portador de Token eletrônico e protegido por um código PIN. O usuário deve digitar seu login, senha para a conta pessoal. Só depois disso ele terá acesso aos seus documentos.

Qualquer funcionário da organização conectado ao sistema pode iniciar o processo de troca. Antes de enviar o documento para a contraparte, ele deve ser assinado na assinatura digital. Esta operação é realizada usando o programa Cryptopro. O documento é enviado via EDI. Um funcionário da contraparte recebe uma notificação sobre o recebimento de um novo documento. Se ele aceitar, ele também coloca um EDS. Se você precisar fazer alterações no documento, uma nova versão eletrônica será criada. Após a conclusão da edição, você precisa salvar todas as alterações usando o EDS. Em seguida, o documento com a alteração é enviado à contraparte. Se necessário, é realizada a coordenação eletrônica das informações.

Se você precisar fazer alterações novamente, todo o procedimento será repetido novamente. Se não houver reclamações sobre a nova versão, o documento será respeitado. A amostra final é considerada assinada por duas assinaturas digitais. Todas as versões do documento são armazenadas no servidor e ficam disponíveis para visualização. Assim que a amostra receber o status de válida, altere adocumento não funcionará. Os contratos interrompidos recebem o status "Cancelado". É assim que a gestão eletrônica de documentos é realizada entre as organizações.

Equipamento

O que é necessário para o gerenciamento eletrônico de documentos entre organizações? Primeiro, você precisa selecionar uma operadora de telecomunicações e instalar um software especial para troca de informações. Em segundo lugar, com cada contraparte com a qual a organização pretende realizar correspondência eletrônica, é necessário concluir um "Acordo sobre a troca de documentos eletrônicos".

Também é necessário instalar um servidor EDI onde todos os documentos serão armazenados. Isso pode ser tanto o equipamento do cliente quanto o armazenamento em "nuvem". O acesso aos dados do sistema a partir do exterior é realizado através de uma aplicação que se encontra instalada nos equipamentos dos colaboradores da organização. A interação dos computadores com o servidor é realizada através do protocolo HTTP com criptografia adicional SSL 128. O acesso aos documentos é realizado apenas pela interface do aplicativo e após aprovação da autenticação.

Projeto EDF

Um projeto de automação de processos pode levar de alguns meses a alguns anos. O termo depende diretamente do número de processos que precisam ser automatizados, dos recursos e das capacidades financeiras da organização. Um breve esquema para a introdução do EDI é o seguinte:

• Criação de um grupo de trabalho.
• Formação de metas, prazos e orçamento do projeto.
• Pesquise processos existentes.
• Desenvolver tarefas.
• EscolhaSistemas EDI.
• Assinatura de acordo sobre a implementação da EDS.
• Aprovação do regulamento de trabalho.
• Preenchendo diretórios do sistema.
• Treinamento da equipe.
• Teste preliminar.
• Emissão de pedido de introdução de EDS.
• Refinamento de software e procedimentos operacionais.
• Lançamento de um projeto piloto.
• Transição completa para EDI.

Erros na implementação de EDI

No processo de automatização de documentos, atenção especial deve ser dada aos processos em que a presença de papel é exigida por lei. Você não pode duplicar um documento em papel eletronicamente. Isso retarda significativamente o processo de trabalho e causa uma atitude negativa em relação ao processo de automação como um todo. Ninguém paga a mais por fazer o dobro do trabalho.

No processo de implementação, é necessário desenvolver um novo procedimento para trabalhar com documentos, treinar a equipe, e somente depois disso realizar a implementação completa. Isso só pode ser alcançado se os benefícios do uso de novas tecnologias forem comunicados aos funcionários.

Outro erro popular é um estudo fraco dos requisitos para o EDMS. Se os usuários tiverem que trabalhar em um sistema não configurado, o processo EDI será diferente daquele adotado na organização.

Gestão eletrônica de documentos entre organizações: prós e contras

Benefícios:

• Redução do custo de envio de documentos originais pelo correio.
• Economia de espaço de armazenamento para documentação. É tudo armazenado eletronicamente.
• Fácil de usar. O documento é enviado de um local de trabalho. A busca rápida de um documento é feita por status (enviado, recebido, aceito etc.).
• Entrega instantânea. Todas as informações enviadas chegam ao destinatário em poucos segundos.
• Um documento não pode ser perdido até que seu período de retenção no sistema expire.

Falhas:

• Para usar o equipamento, você precisa adquirir uma licença, que custa muito dinheiro.
• Na maioria das vezes, os dados só podem ser trocados entre membros do mesmo sistema.
• Gestão de documentos eletrônicos entre organizações em 1C ou usando qualquer outro software difere do esquema usado anteriormente. Com a introdução do novo algoritmo, todos os funcionários terão dúvidas sobre a condução do trabalho.
• Equipamento técnico. Antes da introdução do EDI, a organização precisa adquirir equipamentos e treinar funcionários para gerenciar o novo sistema.
• EDI é realizado por meio de um EDS, cuja validade é de 1 ano. Os certificados precisam ser rastreados e atualizados em tempo hábil. Também é necessário controlar o prazo de validade dos certificados de contraparte para evitar problemas com o imposto.

Regulamento legal

Quais regulamentações regulam o gerenciamento de documentos eletrônicos entre organizações? A legislação da Federação Russa inclui a Lei Federal Nº 63 "Sobre Assinatura Eletrônica", as regras para o envio de documentos ao Serviço Fiscal Federal são prescritas na ordem do Ministério das Finanças Nº MMV-7-2 / 168. EDOentre organizações é realizado com base na portaria do Ministério das Finanças nº 50n. As regras para a troca de documentos contábeis primários em formato eletrônico são prescritas na ordem do Serviço Fiscal Federal nº ММВ-7-6/36@. Todos os operadores de EDI no curso de suas atividades devem ser orientados pelo despacho da Receita Federal nº ММВ-7-6/253@.

SBIS

O gerenciamento eletrônico de documentos entre as organizações SBIS oferece aos clientes os seguintes benefícios:

• Você pode enviar documentos para qualquer organização registrada no território da Federação Russa. Se a contraparte não for membro do sistema SBIS, um funcionário da empresa simplesmente entrará em contato com o representante da organização e enviará convites para participar do sistema para seu e-mail. Imediatamente após a confirmação da solicitação, a troca de informações entre os participantes será realizada sem intermediários.
• Você não precisa instalar software em seu computador. Basta ter uma versão atualizada do navegador e acesso à Internet.
• Você não precisa de um programa especial para trabalhar com dados. Se o relatório for inicialmente preparado em software de terceiros, por exemplo, 1C, você poderá configurar a integração de dados com o sistema VLIS.
• Formulário de documento típico não instalado. Você pode enviar texto, planilha, imagens e muito mais.

SKB "Kontur"

Um dos primeiros desenvolvedores de software na Rússia também fornece equipamentos para gerenciamento eletrônico de documentos entre organizações. A "Kontur" desenvolveu o sistema Diadoc, com o qual é realizada a troca de documentos eletrônicos. Uma característica do sistema é que o acesso aos dados pode ser obtido no exterior. A empresa desenvolveu tarifas de roaming especialmente para este fim. Se desejar, você pode acessar os dados via API.

O que você precisa?

Para conectar o EDI, uma organização precisa comprar:

• software licenciado;
• servidor;
• realizar atualização do equipamento;
• treinar equipe;
• configure e integre o EDMS para trabalhar com aplicativos internos.

Tais investimentos precisam ser feitos para conectar a gestão eletrônica de documentos entre a organização? A inclusão nos custos de consultas de suporte técnico, EDMS e atualizações de software é a segunda etapa do investimento. Esses custos deverão ser pagos mensalmente.

Conclusão

O fluxo de trabalho em papel está sendo substituído pelo eletrônico. Não só reduz os custos dos processos da organização, mas também aumenta a eficiência do negócio como um todo. Para que o EDI funcione com sucesso, é necessário formular claramente os objetivos de implantação do sistema e configurar adequadamente o equipamento.