O que é controle de estoque? Formas de realizar a contabilidade do armazém. Organização da contabilidade, responsabilidade, programas

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A operação bem-sucedida de uma empresa consiste no impacto total de vários fatores e no desempenho competente das funções-chave. Ao mesmo tempo, deve-se notar que a correta contabilização das mercadorias pode ser atribuída a uma das principais condições para o funcionamento estável da empresa.

Gestão de Estoque

Este conceito é usado para definir a contabilidade quantitativa e varietal constante realizada no armazém. Sem ter em conta as mercadorias colocadas no armazém, é difícil garantir a sua segurança. Para tal processo, é utilizado um cartão de estoque de materiais, que é um formulário aprovado por lei para registrar a movimentação de materiais de um determinado tipo, tamanho e grau no armazém. Eles são preenchidos para cada número de item do material. Eles são mantidos por uma pessoa financeiramente responsável, como um gerente de depósito ou lojista.

Antes de confiar ao lojista os estoques de materiais da empresa, via de regra, é celebrado um acordo com ele. Descreve os tipos de trabalho que o funcionário realiza e o grau de responsabilidade em caso de perda ou dano aos produtos armazenados no armazém.

Organização da contabilidade do armazém

Um processo contábil bem organizadomateriais colocados no território do armazém é um segmento muito importante e necessário das atividades da organização. Para o funcionamento eficiente do armazém, são utilizados dois sistemas de contabilidade comuns: lote e ordenado. Mas não importa qual escolha seja feita, os funcionários financeiramente responsáveis manterão registros dos produtos da empresa em espécie. Este procedimento é realizado usando ordens de mercadorias de entrada e saída.

Se levarmos em conta as informações contidas nos manuais de contabilização de estoques da empresa, podemos concluir que a contabilidade analítica de bens e materiais é realizada pelo método do saldo ou faturas negociáveis. Com essas abordagens, a contabilidade é realizada no contexto de cada local de armazenamento, bem como dentro deles com a fixação de números de itens, diversos grupos de produtos, contas sintéticas e subcontas.

Usando cartões

A contabilidade de estoque de materiais, que é baseada em folhas de rotatividade, envolve na maioria dos casos o uso dos dois métodos mencionados acima. Isso permite otimizar a operação do armazém e alcançar um maior nível de produtividade.

Na primeira opção é utilizado um cartão de contabilidade do armazém, que é aberto para cada tipo de item de estoque armazenado no armazém. Ele exibe dados de soma quantitativa, que, na verdade, é o movimento de materiais. A base para o preenchimento desses cartões é a contabilidade primáriadocumentos.

A contabilidade do armazém usando cartões também envolve a exibição dos saldos no primeiro dia e o cálculo do giro do mês. Com a ajuda de tal documentação, as folhas de rotatividade são compiladas para cada armazém separadamente. Além disso, os dados desses cartões que estão no departamento de contabilidade são verificados com a documentação no depósito.

Também é possível que os cartões de contabilidade não sejam mantidos no departamento de contabilidade. Nesse caso, a documentação de saída e entrada é agrupada por números de item. Depois disso, com a ajuda desses documentos, os resultados do mês são calculados e os dados de despesas e recebimentos são registrados separadamente. Além disso, essas informações são exibidas na folha de rotatividade. Os saldos exibidos nestes demonstrativos são comparados com os saldos registrados nos cartões contábeis do depósito.

Balance contábil

Esta forma de contabilidade do armazém difere da anterior. A principal diferença é que não há contabilidade qualitativa e total no contexto de bens e materiais no departamento de contabilidade. As declarações de rotatividade, respectivamente, também não são compiladas.

Com este tipo de organização do armazém, a contabilização de mercadorias e materiais é realizada no âmbito de subcontas, grupos de mercadorias e balanços, que são utilizados para contabilizar os itens de estoque exclusivamente em termos monetários. A contabilidade é realizada por pessoas financeiramente responsáveis. Para este processo, é usado o livro de inventário ou diário apropriado.

Quanto ao departamento de contabilidade, trata da recepção dedocumentação contábil de pessoas financeiramente responsáveis e, posteriormente, verifica os dados recebidos. Quando o processo de reconciliação é concluído, os saldos de materiais registrados no primeiro dia são transferidos para o balanço patrimonial.

Contabilidade da Parte

Comércio e armazém neste caso são organizados de tal forma que um determinado lote de mercadorias é armazenado separadamente. E para cada um deles, o lojista escreve um cartão de lote em duas cópias. Um livro especial é usado para registrar esses cartões. Neste caso, é o número do lote aceito que é o número de registro neste livro. Depois de inserir as informações necessárias, uma cópia é transferida para o departamento de contabilidade e a outra permanece no armazém e desempenha a função de registro contábil do armazém.

Vale a pena notar o fato de que bens e materiais de mesmo nome são determinados como um lote. Este produto deve ser fornecido por um fornecedor. Quanto ao número de entregas, podem ser várias.

Ao preencher a ficha de lote, o trabalhador do armazém deve indicar a data de compilação, o seu número, a hora de preenchimento do acto de recepção da mercadoria, o tipo de transporte, os dados do fornecedor, o número e a data da fatura, o nome do produto, o local de partida, bem como o peso e a classe.

A contabilidade do armazém de materiais, que utiliza o método de lote, implica a reflexão durante a liberação das mercadorias da data desta ação, o número do documento de mercadoria consumível, o modo de transporte, o nome do destinatário, a quantidade e o grau dos produtos vendidos. Ao mesmo tempo, o documento de despesas indicanúmero do cartão da festa.

Quando todos os estoques de um determinado lote se esgotam, o gerente do armazém e o mercante assinam o cartão e o transferem para o departamento de contabilidade, onde será verificado posteriormente.

É possível que uma f alta seja revelada durante a verificação. Nesse caso, a contabilidade do armazém implica as seguintes ações: antes do próximo inventário, o contador baixa a f alta para os custos de distribuição, mas apenas na condição de estar dentro dos limites da perda natural. Se as normas forem ultrapassadas, a f alta deverá ser recuperada junto aos responsáveis financeiros pelos produtos armazenados no armazém.

Também vale a pena considerar a informação de que o sistema de inventário de lotes inclui a elaboração de um ato para um lote de mercadorias e materiais totalmente utilizado.

Como os diários de depósito são usados para classificação?

Se este método de contabilidade for usado, o lojista abre uma ou mais páginas no diário de mercadorias para cada variedade e nome de produto. Um cartão separado também pode ser inserido. O número de páginas depende do volume de operações realizadas no recebimento e consumo.

No título de um cartão ou página de uma revista, você deve indicar o artigo, nome, variedade e outras características que distinguem um determinado produto. O espaço restante na página é usado para refletir receitas, despesas e saldos de produtos.

Livro de inventário (diário) é necessário para registrar os dados ao registrar cada recibo ou despesadocumento.

A legislação permite o uso de várias formas de revistas. Um exemplo é um diário comercial no formato N MX-2. Deve ser realizado por um lojista ou outro responsável. A base para o preenchimento são os documentos de aceitação e emissão de mercadorias e materiais, depositados anteriormente. Esse log contém os seguintes dados:

- data em que bens e materiais foram aceitos para armazenamento;

- a unidade que transferiu os itens de estoque para o depósito;

- nome, preço, quantidade, unidades de medida para bens e materiais;

- número e data dos documentos que foram utilizados durante a emissão e recebimento dos produtos;

- local de armazenamento.

Para que as mercadorias sejam aceitas para armazenamento e posteriormente emitidas, é necessário certificar a documentação pertinente com as assinaturas do lojista e do gerente do armazém.

Organize adequadamente a contabilidade do armazém do tipo quantitativo, no qual são registrados os movimentos e os saldos dos produtos, vários tipos de revistas de mercadorias ajudarão, com a ajuda de quais itens de estoque são mantidos em locais de armazenamento, além de fixar seu consumo. Essas informações também podem ser exibidas na forma de declarações.

Como é feita a redução de estoque?

O comércio e o armazenamento estão inevitavelmente associados a fenômenos como a obsolescência das mercadorias, bem como a diminuição da demanda ou perda de qualidade. Esses problemas não podem ser ignorados e o processo de remarcação é usado para resolvê-los de forma eficaz. Para seu registro, será necessário um ato de depreciação de bens materiais.

Deve ser lavrado e assinado em duas vias. Isso é feito por pessoas responsáveis representando uma comissão especial. Uma cópia fica com o gerente do armazém (deve ser mantida), a segunda é enviada para o departamento de contabilidade. Em algumas situações, uma cópia pode ser anexada à nota de entrega. Isso é feito para a posterior transferência deste documento para uma organização envolvida na venda de mercadorias com desconto ou para fins de devolução ao fabricante.

Sistemas de Gerenciamento de Armazém

Uma das principais tarefas de qualquer negócio é a automação e otimização de todos os processos internos da empresa. Isso economizará tempo e melhorará a qualidade do serviço.

Armazém não é exceção. Para agilizar vários processos relacionados ao recebimento e consumo de mercadorias, é utilizado um programa de contabilidade de armazém. Pode ter uma aparência e estrutura diferentes, mas as funções desse software permanecem as mesmas.

Estamos falando das seguintes oportunidades:

- distribuição de produtos no armazém por células de armazenamento, lotes e responsáveis;

- possibilidade de recálculo dinâmico dos saldos de estoque;

- rastreamento de carga ao longo das rotas de tráfego;

- uso de vários métodos de precificação de mercadorias;

- inventário e posterior formação de relatórios relevantes de acordo com seus resultados;

- formação de recebimento e pedidos de depósito;

- reavaliação de mercadorias devido à influência de diversos fatores que formam o seu valor;

- gestão de armazém.

Um programa de controle de estoque bem projetado permite que você estabeleça uma operação eficiente de um armazém de trânsito, bem como armazéns de uso geral. Também se pratica a utilização de um análogo electrónico do cartão de contabilidade do armazém, que possui todos os filtros relevantes. Estamos falando de informações de rastreamento nas seguintes áreas:

- a moeda utilizada para pagar as mercadorias (de acordo com a declaração de agrupamento, o ato de sobra e escassez, a declaração de disponibilidade real, etc.);

- lote de produtos, condições de armazenamento, data de validade dos certificados;

- vários tipos de operações com mercadorias e materiais;

- propósito;

- classificação;

- pessoas financeiramente responsáveis;

- operações de contratação de pessoal e desmantelamento de bens materiais no armazém.

Em regra, essa contabilidade de armazém automatizada é finalizada pelo desenvolvedor, levando em consideração as características individuais do negócio de um determinado cliente.

Programas atuais

Vários softwares podem ser usados para organizar eficazmente o trabalho do armazém. Mas uma das opções mais populares é "1C Warehouse Accounting". Este software tem algumas vantagens que atraem muitas empresas que integram este programa nos seus armazéns.

Funções de teclas são assim:

- contabilização rápida e oportuna dos bens materiais, sua chegada e movimentação;

- manutenção precisa de toda a documentação do armazém;

-manutenção oportuna e conveniente de um diário de armazém (cartões);

- disponibilidade de todas as ferramentas necessárias para o inventário correto;

- representação e processamento do sistema de armazém.

Com a ajuda deste software, pode abranger qualitativamente várias áreas da atividade económica da empresa. Estamos falando de gestão de regras de vendas, estoques, finanças, compras e entrega de mercadorias. As principais vantagens do "1C" incluem a facilidade de uso do programa, a possibilidade de sua correção levando em consideração as necessidades de uma organização específica e o total cumprimento das normas da legislação russa.

Se desejar, você pode usar outros programas: "Super Warehouse", "Goods-money-goods" e outros.

Conclusão

Obviamente, o trabalho do armazém desempenha um papel importante na construção de uma empresa eficaz. Portanto, a qualidade do serviço, a velocidade de entrega e o estado do processo de vendas como um todo dependem do nível de organização das funções do armazém. Assim, qualquer empresa interessada em construir com sucesso um ciclo de vendas e entrega de produtos deve organizar adequadamente a contabilidade das mercadorias.