Organização de um sistema de controle interno em uma organização: criação, propósito, requisitos e análise

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

O proprietário de qualquer objeto econômico sempre se preocupa com a qualidade da organização de sua atividade econômica. Qualquer empreendimento lucrativo traz um lucro potencial para seu proprietário. Que empresário competente não se interessaria pelas condições de funcionamento de sua própria prole, trazendo-lhe uma renda tão séria? Provavelmente, você precisa ser um tolo para deixar tudo seguir seu curso e assumir que sempre será assim, que o trabalho na organização prosseguirá conforme o planejado e trará os mesmos resultados financeiros positivos para sempre, sem se aprofundar e sem interferir o processo de trabalho de seus subordinados. Precisamente porque todo empresário em sã consciência e com uma atitude objetiva em relação à gestão de sua empresa tem medo de perder seus lucros e um dia se tornarfalido, ele introduz um sistema de controle interno da organização. O que é isso? O que esse sistema oferece? Como está organizado? E quais são os objetivos? Primeiras coisas primeiro.

O que é o sistema de controle interno em uma organização

Uma amostra de qualquer entidade empresarial exemplar é uma empresa que exerce ininterruptamente a sua atividade económica e cumpre a condição principal para a sua existência - obtém lucro, aumentando-o regularmente. O dono da empresa sempre direciona todos os esforços e investimentos apenas para o que torna sua organização ainda mais forte e poderosa, ampliando as fontes de retorno em forma de renda. Claro, qualquer proprietário quer que sua empresa funcione sem problemas. E ele entende que para isso é preciso tomar as devidas providências. É aqui que surge a necessidade global da organização do sistema de controle interno da organização. Aqui pode-se ver claramente a necessidade de formar dentro da empresa um aparato de monitoramento e identificação de falhas no processo de gestão, que sinalizará ao proprietário sobre quaisquer violações e inconsistências. O que deveria ser tal dispositivo?

O sistema de controle interno na gestão de uma organização é um conjunto de métodos para rastrear, monitorar, verificar, avaliar e analisar todos os procedimentos e processos de negócios que ocorrem na empresa e que estão diretamente relacionados aos resultados da atividade econômica da empresa como um todo. Em outras palavras, são funcionários especiais, métodos específicospesquisa, uma lista de equipamentos analíticos e tecnologias relacionadas, que juntos dão o efeito de controle que um empresário deseja obter. Ele precisa desse controle para se proteger de subordinados desonestos ou do desempenho de baixa qualidade de suas funções, o que, no final, pode afetar o resultado financeiro da empresa como um todo. Mas como esse processo é organizado?

A organização de um sistema de controlo interno numa empresa é a formação de um terreno tão favorável ao funcionamento das entidades reguladoras em conjugação com o seu acesso aos equipamentos técnicos e a toda a informação necessária de uma entidade empresarial que possa fornecer elevados -controle de qualidade no monitoramento do trabalho dos trabalhadores e suas tarefas diretas de acordo com suas descrições de cargos. Simplificando, a criação de um aparato de controle em uma empresa envolve a realização por auditores especializados de verificações em todas as áreas funcionais da empresa.

Golos

Um empresário competente nunca faz nada à toa, portanto, ele pensa em cada detalhe de sua ação, inovação, ordem ou ordem dada por meio do diretor e a implementa nas atividades comerciais de sua empresa para alcançar um resultado específico. Assim, é o mesmo com o aparelho de controle. Existem quatro objetivos principais do sistema de controle interno na organização, que orientam qualquer proprietário a evitarocorrem problemas:

1. Verificação da eficácia da atividade econômica. Implica a necessidade de monitorar e monitorar as transações econômicas realizadas no empreendimento, a fim de identificar possíveis desvios e suprimi-los.
2. Segurança da informação. Envolve a organização do funcionamento transparente do departamento de contabilidade no fornecimento de relatórios confiáveis, objetivos, completos e oportunos à administração e às autoridades superiores.
3. Supressão de roubo e ações ilegais de funcionários. Isso se refere a um controle mais rígido sobre possíveis incidentes de lavagem de dinheiro e fraudes por funcionários da empresa.
4. Cumprimento dos regulamentos. Cada unidade estadual do aparato de pessoal deve seguir rigorosamente o cronograma de trabalho regulatório interno.

Tentando proteger a si mesmo e os frutos do funcionamento de sua empresa na forma de receita, seu proprietário estabelece metas específicas. Esses objetivos são alcançados com sucesso graças à organização eficaz do sistema de controle interno na organização.

Estrutura

O mecanismo de controle em qualquer empresa é realizado através da subordinação hierárquica dos órgãos de controle. Em cada local existem órgãos responsáveis pela realização das atividades de monitoramento e verificação. Como é um exemplo de sistema de controle interno em uma organização em termos de subordinação estrutural e hierárquica?

ClaroMuito depende da forma de governo da empresa. Com uma pequena empresa e uma equipe de três ou quatro pessoas, tudo fica claro, não há nada de especial para controlar, isso é feito pelo superior imediato. Mas nas grandes empresas tudo é diferente: quanto maior a empresa, mais relevantes as medidas de controle interno devem ser distribuídas aos seus departamentos estruturais. Por exemplo, a organização do controle interno em sistemas corporativos é realizada no contexto de vários blocos estruturais:

• O primeiro bloco é o conselho de administração, o principal e inabalável aparato administrativo, que é gerenciado e controlado centralmente.
• O segundo bloco envolve a ramificação do controle do conselho de administração em dois órgãos principais na forma do aparelho de gestão e do comitê de auditoria.
• O terceiro bloco - prevê a divisão do controle do aparato de gestão para os chefes de todos os departamentos existentes na empresa, que, por sua vez, controlam as atividades diretas de seus subordinados em cada departamento.
• O quarto bloco - envolve a dispersão das responsabilidades de controle do comitê de auditoria na unidade de gerenciamento de riscos e na unidade de controle interno.

Com base na estruturação em bloco dos órgãos de controle na empresa, podemos concluir que existem duas direções nas formas corporativas de governo: são órgãos estruturantes separados dentro da empresa e chefes de departamentos que monitoram seus subordinados. Muitas vezes é assim que a organização do sistema decontrole na empresa.

A estrutura de supervisão das instituições financeiras é um pouco diferente. O sistema de controlo interno de uma instituição de crédito prevê seis fontes principais de divulgação de medidas relevantes a determinados níveis da hierarquia:

• órgãos de administração de uma instituição de crédito;
• chefe e seus suplentes;
• contador-chefe e seu vice;
• comissão de revisão ou auditor reunido em um;
• unidades de controle especiais;
• outras divisões estruturais dos órgãos de controlo da instituição de crédito.

Visualizações

A classificação das variedades de fiscalização interna é bastante multifacetada devido ao grande número de características da unidade. Assim, a criação do sistema de controle interno de uma organização prevê diversas filiais nas principais áreas.

Em ordem de implementação:

• administrativo;
• administrativo;
• financeiro;
• tecnológico;
• legal;
• contabilidade.

De acordo com a forma de submissão:

• real;
• computador;
• documentário.

Temporalmente:

• preliminar;
• atual;
• próximo.

Por cobertura:

• completo e parcial;
• sólido ou seletivo;
• complexo ou temático.

Métodos

Além dos tipos de supervisão listados, os procedimentos de auditoria realizados na empresa podem se manifestar na implementação de várias abordagens metodológicas de verificação. Portanto, a organização de um sistema de controle interno em uma empresa envolve o uso de um conjunto de três principais áreas metodológicas.

Métodos gerais:

• Auditoria - envolve o controle de relatórios contábeis e financeiros.
• Monitoramento - envolve o estudo da correção dos procedimentos realizados em áreas específicas em departamentos específicos da empresa.
• Revisão - realizada através de manipulações de verificação com a documentação.
• Análise - calcula indicadores econômicos específicos e os compara com os valores da norma.
• Checagem temática - realizada sobre o assunto de algo específico, por exemplo, verificar a caixa registradora e o caixa.
• Investigação oficial - ocorre quando é revelado algum descumprimento das normas ou uma infração de uma pessoa materialmente responsável.

Controles documentais:

• Avaliação Jurídica - refere-se diretamente às atribuições do departamento jurídico da empresa com atividades de verificação de contratos e demais documentações.
• Controle lógico - é realizado para verificar a rentabilidade das operações comerciais em andamento, refletidas nos documentos relevantes.
• Verificação aritmética - manifesta-se em um erro específico de cálculo e comparação de indicadores em documentos com reaisdados.
• Counter check - envolve o levantamento do primário para um período específico e sua análise: isso inclui guias, notas fiscais, ajustes em notas fiscais e muito mais.
• Verificação formal - fornece controle sobre a disponibilidade de documentos obrigatórios com base nos quais determinadas operações foram realizadas.
• Verificação comparativa - revela imprecisões e inconsistências em dados digitais, resumidos e equivalentes.

Técnicas de controle real:

• Estoque - prevê a verificação pelo sistema de controle interno de contabilidade na organização da presença e recálculo de tais bens como ativos fixos, ativos tangíveis e intangíveis, dinheiro em caixa, finanças não monetárias em contas bancárias, etc.
• Expertise - é realizado atraindo um especialista ou um especialista da equipe em uma questão específica de um determinado foco.
• Observação visual - envolve o monitoramento externo do empregado e de sua atividade laboral. Por exemplo, é assim que um contador sênior pode observar o desempenho de suas funções por um contador comum.
• Medição de controle - caracterizada por uma decisão repentina de verificar a reprodução quantitativa ou qualitativa de uma determinada operação no empreendimento para compará-la com a norma.
• Análise de informações gerenciais - predetermina o estudo de despachos, despachos, decretos de natureza interna e verificação dos resultados de sua implementação.

Funções

A organização de um sistema de supervisão interna em uma organização de qualquer forma de propriedade prevê o desempenho de funções específicas pelos órgãos competentes. Afinal, cada operação de controle envolve a obtenção de um determinado resultado. O resultado global deve ser o funcionamento ininterrupto do empreendimento com uma receita regular e estável. E parece possível alcançá-lo apenas quando desempenhamos um conjunto de funções estratégicas. Aqui estão alguns deles:

• Acompanhamento das atividades de negócios da empresa e seu ambiente externo - inclui o acompanhamento de tendências de mercado, mudanças nas necessidades de demanda, bem como instalações competitivas e suas políticas.
• Desenvolvimento de direcionamentos estratégicos das atividades da empresa - prevê o alcance do objetivo principal da empresa por meio de etapas táticas nas atividades operacionais e econômicas.
• Criação de um sistema de avaliação e gestão de riscos - as autoridades reguladoras de qualquer empreendimento devem ter uma ideia de quais fatores adversos o ameaçam em suas atividades.
• Avaliação de projetos de investimento e investimento de capital - o controle interno deve realizar trabalhos para avaliar a produtividade, racionalidade e rentabilidade dos projetos por ele investidos.

Passando do geral para o particular, podemos destacar as funções atuais do sistema de controle contábil interno da organização como dados de informação fundamental para a condução interna de alta qualidadeinspeções de fábrica:

• estudo dos sistemas contábeis atuais;
• avaliação da produtividade e rentabilidade desses sistemas;
• análise financeira e controle contábil;
• monitoramento de métodos de controle;
• conformidade global;
• conformidade com os regulamentos internos pelos funcionários;
• avaliação do nível de confiabilidade dos dados de informação fornecidos;
• assessoria em assuntos contábeis, tributários, jurídicos;
• participação na automatização direta da contabilidade, gestão e contabilidade fiscal;
• Verificação da implementação dos indicadores planejados.

Passos

Como qualquer outro procedimento econômico ou processual, a condução das medidas de controle prevê uma sequência faseada de execução de tarefas específicas. Eis as principais etapas da organização do sistema de controlo interno que caracteriza este tipo de cortejo:

1. Iniciando verificação. Qualquer ação de controle é realizada por ordem da administração da empresa ou como um evento planejado. A verificação é realizada com base na ordem do diretor ou no cronograma planejado de procedimentos de controle.
2. Controle de planejamento. Cada inspeção é precedida pela identificação de alguma discrepância na funcionalidade da empresa ou pelo desejo dos gerentes de avaliar a situação dos funcionários e do trabalho que realizam. Portanto, antes dos procedimentos de controle diretoestá sendo realizado um levantamento planejado da área a ser verificada e o desenvolvimento de direções táticas na reprodução dos próximos eventos.
3. Verificação direta. Em um local específico por um determinado período de tempo, determinados documentos são levados para exame e as transações comerciais são analisadas em sua relação com os processos relacionados à atividade econômica do empreendimento.
4. Preparando resultados de testes. Com base nos resultados de todas as operações de verificação, os resultados do controle estão sujeitos a documentação obrigatória para fornecer indicadores finais à administração da empresa.
5. Realização de trabalhos relevantes após estudo dos resultados da inspeção. No decurso da realização de operações de controlo, são reveladas infracções cometidas por pessoas materialmente responsáveis, detectados desvios às normas, observados casos de atitude negligente de alguns funcionários no trabalho, acarretando, de certa forma, danos à economia da empresa como um todo. Portanto, tais precedentes situacionais dão uma reação do aparato gerencial na forma de repreensão, privação de bônus ou demissão de subordinados negligentes. Além disso, é obrigatório analisar os dados obtidos e tirar conclusões sobre a possível modernização do processo trabalhista necessária nesta fase para aumentar a eficiência da empresa como um todo.

Análise

A análise do sistema de controle interno na organização não tem pouca importância na manutenção da qualidade e correção da auditoria interna emempreendimento. Por que é tão importante no sistema empresarial moderno? Porque a análise e avaliação do sistema de controlo interno da organização é o impulso para o desenvolvimento de recomendações para a sua melhoria e modernização do processo empresarial como um todo. Não só a verificação das operações processuais das atividades econômicas de uma empresa é importante por si só, mas o nível de eficácia de sua implementação pode afetar a prosperidade e o funcionamento lucrativo da empresa como tal.

A análise do sistema de controlo financeiro interno da organização é efetuada pelos órgãos competentes de subordinação centralizada da sociedade nas seguintes áreas:

• análise de processos de controle como objeto de pesquisa analítica;
• pesquisa do potencial de qualificação e profissionalismo dos funcionários que exercem atividades de controle;
• consideração da qualidade da organização do trabalho planejado realizado pelos auditores na forma de preparação para o próprio processo de auditoria;
• verificação do plano de ação estratégico delineado durante a auditoria interna no nível da empresa;
• estudo da disponibilidade de planos de fiscalização para o futuro, bem como uma análise da sua relevância e profundidade das questões consideradas pelo aparelho de fiscalização.

Classificação

O conceito de análise está intimamente ligado ao conceito de avaliação. Em sentido amplo, esse termo envolve o estabelecimento do valor absoluto ou relativo do objeto, sujeito, fenômeno investigado. Em termos de economiaa avaliação do subtexto do sistema de controle interno da organização implica uma comparação com a norma realizada pelos auditores durante a auditoria das ações, bem como a consideração da qualidade das medidas por eles compiladas, visando identificar inconsistências, imprecisões, erros no curso das atividades empresariais. Simplificando, este é um teste da qualidade do trabalho dos próprios inspetores.

A combinação de dois conceitos relacionados - avaliação e análise - predetermina a necessidade de atividades adicionais após a auditoria. Afinal, com base nos resultados da análise do sistema de controle interno da contabilidade na organização, a necessidade de apertar, por exemplo, as normas trabalhistas quanto à execução e armazenamento de fluxo de documentos, ou decisões são tomadas em processos mais minuciosos e mais frequentes. estoques de ativos fixos da empresa, pois nessa parte da contabilidade geralmente há inconsistências com as pontuações anteriores e assim por diante. E isso se aplica não apenas especificamente ao departamento de contabilidade da empresa. Ou seja, a avaliação dos resultados obtidos durante a auditoria permite julgar a necessidade de melhorar o sistema de controlo interno da organização ou, pelo contrário, tirar conclusões sobre o seu funcionamento da qualidade nesta fase específica. Ao avaliar os indicadores finais adquiridos durante a auditoria, pode-se avaliar também o trabalho dos próprios órgãos reguladores, com base na profundidade e conteúdo de seu relatório ao final das atividades de controle.

Requisitos

Com tudo isso, não se deve esquecer que o sistema de controle interno utilizado pela organizaçãodevem cumprir as normas e regulamentos estabelecidos. Além disso, essa conformidade deve ser realizada tanto no nível da empresa quanto no cumprimento da legislação vigente. O Serviço Fiscal Federal prevê que todas as organizações existentes como entidades empresariais sigam a ordem de 16 de junho de 2017 "Na aprovação dos requisitos para a organização de um sistema de controle interno". Veja quais são esses requisitos:

• Criação de tal aparato de controle na empresa, que garanta a condução ordenada e eficiente das atividades comerciais, a obtenção de resultados financeiros positivos, a segurança dos ativos e propriedade da empresa.
• Formação de um ambiente adaptado para um controle de alta qualidade dentro da empresa.
• Desenvolvimento de um sistema de gestão de risco.
• A capacidade de verificar os fatos existentes de evasão fiscal, taxas, prêmios de seguro.
• Divulgar as informações necessárias sobre possíveis riscos e fornecê-las à administração na devida forma.
• Implementação de procedimentos de controle visando minimizar e reduzir riscos.

Com base nos requisitos para a organização do sistema de controle interno, podemos tirar conclusões sobre uma grande parcela de importância que é atribuída especificamente aos riscos - possíveis ameaças existentes que são um elemento integrante dos potenciais medos dos empreendedores.

Riscos

O modelo de controle interno baseado em risco é um modelo que permite analisar ameaçasempresas devido à necessidade de adquirir informações confiáveis sobre os ativos e passivos de uma determinada entidade econômica. A orientação para o risco na organização do sistema de controlo interno implica o objectivo da gestão da empresa de obter um grau razoável de confiança de que a empresa atingirá os seus objectivos da forma mais eficaz. E nesse sentido, o principal objetivo do controle é garantir a identificação e análise oportuna dos riscos da confiabilidade das demonstrações financeiras, cumprimento dos funcionários com os regulamentos e as normas para regular o processo de trabalho previstos pela política contábil do empreendimento, bem como a implementação de planos financeiros e econômicos, o uso eficiente de recursos, a veracidade das informações financeiras e gerenciais. Portanto, o principal escudo de uma entidade empresarial no combate às ameaças e riscos que a impedem de funcionar em condições normais é um controle bem construído e devidamente organizado.