Processando documentação primária: requisitos, exemplo. Documentação contábil primária

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A atividade de qualquer empresa está intimamente relacionada com a manutenção e tratamento da documentação primária. É necessário para relatar, calcular pagamentos de impostos, tomar decisões de gestão. No artigo, consideraremos o que é - documentação primária em contabilidade - e como ela é processada.

Conceitos básicos

Documentação primária em contabilidade - o que é? É chamado de evidência do fato de uma transação comercial, refletida no papel. Atualmente, muitos documentos são compilados no sistema automatizado "1C". O processamento da documentação primária envolve o registro e contabilização de informações sobre transações comerciais concluídas.

A contabilidade primária é o estágio inicial de correção dos eventos ocorridos na empresa. As transações comerciais são ações que implicam mudanças no estado dos ativos ou capital da organização.

Processamento de documentação primária em contabilidade: um exemplo de esquema

Em regra, nas empresas sob o conceito de "trabalhar comdocumentação" implica:

• Obtenção de dados primários.
• Informações de pré-processamento.
• Documentação.
• Aprovação pela administração ou especialistas autorizados por ordem do diretor.
• Reprocessando a documentação primária.
• Executando as ações necessárias para realizar uma transação comercial.

Classificação

Existe documentação primária única e cumulativa. O processamento das informações contidas em tais documentos possui vários recursos.

A documentação única destina-se a confirmar um evento uma vez. Assim, o procedimento para o seu processamento é significativamente simplificado. A documentação cumulativa é usada por um determinado período de tempo. Como regra, reflete uma operação realizada várias vezes. Nesse caso, ao processar a documentação primária, as informações dela são transferidas para registros especiais.

Requisitos de documentação

A documentação primária é elaborada no momento da operação ou imediatamente após a sua conclusão.

A reflexão da informação é realizada em formulários especiais unificados. Na ausência de formulários aprovados, a empresa pode desenvolvê-los de forma independente.

Etapas do processamento da documentação contábil primária

Em cada empreendimento do estado há um funcionário responsável por trabalhar com informações primárias. Este especialista deve saberas regras de tramitação da documentação primária, cumprem rigorosamente os requisitos da lei e a sequência das ações.

As etapas do processamento da documentação primária são:

• Táxi. É uma avaliação da operação refletida em papel, uma indicação dos valores associados à sua implementação.
• Agrupamento. Nesta fase, os documentos são distribuídos de acordo com as características comuns.
• Contabilidade. Assume a designação de débito e crédito.
• Extinção. Para evitar o repagamento de documentos primários, o contador coloca uma marca de "pago".

Erros nos documentos

Eles podem ocorrer por vários motivos. Basicamente, sua aparência é causada pela atitude descuidada do funcionário em relação ao trabalho que realiza, o analfabetismo do especialista e o mau funcionamento do equipamento.

Correção de documentos é altamente desencorajada. No entanto, em alguns casos, é impossível fazer sem corrigir erros. O contador deve corrigir o erro cometido na documentação primária da seguinte forma:

• Risque a entrada incorreta com uma linha fina para que fique claramente visível.
• Escreva a informação correta acima da linha riscada.
• Marque "Crença Corrigida".
• Indique a data do ajuste.
• Sinal.

Não é permitido o uso de corretivos.

Trabalhando com documentos recebidos

O processo de processamento de documentos recebidos inclui:

• Determinando o tipo de documento. Os papéis contábeis sempre contêm informações sobre transações comerciais concluídas. Por exemplo, eles incluem uma fatura, um pedido para receber fundos etc.
• Verificando os detalhes do destinatário. O documento deve ser endereçado a uma empresa específica ou seu funcionário. Na prática, ocorre que os documentos para compra de materiais são emitidos especialmente para a empresa, embora o contrato com o fornecedor não tenha sido celebrado.
• Verificando assinaturas, selos. As pessoas que assinam o documento devem ter autoridade para fazê-lo. Se o avistamento de documentos primários não for de competência do funcionário, eles serão invalidados. Quanto às impressões, na prática, os erros ocorrem frequentemente nas empresas que possuem vários selos. As informações na impressão devem corresponder ao tipo de documento em que está.
• Verificando o status dos documentos. Em caso de detecção de danos nos papéis ou f alta de folhas, é necessário lavrar um ato, cuja cópia deve ser enviada à contraparte.
• Verificação da validade do evento refletido no documento. Os funcionários da empresa devem confirmar as informações sobre o fato da transação. Os documentos sobre a aceitação de valores são certificados pelo gerente do armazém, os termos do contrato são confirmados pelo comerciante. Na prática, existem situações em que um fornecedor recebe uma nota fiscal de mercadorias que a empresa não recebeu.
• Defina o período ao qual o documento pertence. Ao processar documentos primários, é importante não registrar as mesmas informações duas vezes.
• Defina a seção de contabilidade. Ao receber o primáriodocumentação, é necessário estabelecer para quais finalidades serão utilizados os valores entregues. Podem atuar como ativos fixos, materiais, ativos intangíveis, bens.
• Determinar o registro no qual o documento será arquivado.
• Registro de papel. É realizado após todas as verificações.

Trabalho com documentos enviados

O processamento deste tipo de documentação é um pouco diferente do anterior.

Em primeiro lugar, um funcionário autorizado da empresa forma uma versão preliminar do documento de saída. Com base nisso, está sendo desenvolvido um projeto de documento. Ele é enviado ao gerente para aprovação. No entanto, outro funcionário com a autoridade apropriada também pode aprovar a minuta do documento.

Após a certificação, o projeto é elaborado de acordo com as regras estabelecidas e enviado ao destinatário.

Planejamento de fluxo de trabalho

Esta etapa é necessária para garantir o pronto recebimento, envio e processamento da documentação. Para a organização competente da circulação de documentos no empreendimento, são desenvolvidos cronogramas especiais. Eles indicam:

• Local e prazo de registro dos trabalhos primários.
• Nome e cargo da pessoa que preparou e enviou os documentos.
• Contas derivadas de títulos.
• Hora e local para guardar a documentação.

Registros contábeis

Eles são necessários para registro da documentação primária. Ao mesmo tempo, emos papéis são marcados com uma marca de contabilidade. É necessário evitar o re-registro de documentos.

Os trabalhos primários podem ser armazenados em registros eletrônicos. No entanto, a pedido de agências governamentais ou contrapartes, a empresa deve fornecer cópias impressas.

Recursos de recuperação de documentos

Atualmente, não há um procedimento claro para a restauração de papéis no regulamento. Na prática, esse processo inclui as seguintes atividades:

• Nomeação de comissão para investigar os motivos da perda ou destruição de documentos. Se necessário, o chefe da empresa pode envolver agências de aplicação da lei no procedimento.
• Recurso a uma organização bancária, às contrapartes para cópias de documentos primários.
• Correção da declaração de imposto de renda. A necessidade de apresentação de relatório atualizado deve-se ao facto de os custos não documentados não serem reconhecidos como despesas para efeitos fiscais.

Em caso de perda da documentação primária, o IFTS calculará o valor das deduções fiscais com base nos documentos disponíveis. Ao mesmo tempo, existe a possibilidade de a autoridade fiscal aplicar medidas de responsabilidade na forma de multa.

Erros comuns no processo de emissão de trabalhos primários

Normalmente, os detentores de registros cometem as seguintes violações:

• Preencher formulários que não sejam unificados ou aprovados pelo chefe da empresa.
• Não especifique detalhes oureflita-os com erros.
• Não aprove documentos com sua assinatura nem permita que funcionários que não tenham autoridade assinem papéis.

A documentação confirmando os fatos das transações comerciais é extremamente importante para a empresa. Seu design deve ser abordado com muito cuidado. Qualquer erro pode levar a consequências negativas.