Qual é a documentação primária em contabilidade? Definição, tipos, características e requisitos para enchimento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A contabilidade de qualquer empresa lida com relatórios primários. A lista de documentação primária em contabilidade inclui vários papéis obrigatórios. Cada um deles está relacionado às etapas do processo de negócio. Se os funcionários da organização não mantiverem a documentação primária em "1C: Contabilidade", a empresa enfrentará sanções tangíveis.

O que é isso?

Contabilidade para documentação primária em contabilidade é uma prioridade. Todas as atividades realizadas nessa direção são regulamentadas pela Lei Federal "Sobre Contabilidade". Assim, no primeiro parágrafo do nono capítulo é dito que qualquer papel corretamente executado e certificado pela administração, refletindo vários episódios da atividade empresarial da empresa, pode ser referido como documentação primária. A propósito, esses episódios se chamam:

• receber dinheiro por bens ou serviços fornecidosempresa;
• transferência de fundos para bens e materiais recebidos.

Assim, além da lista obrigatória de documentação primária em contabilidade, existe uma lista adicional. Geralmente é compilado a pedido da administração da empresa. E eles inserem formulários nele que contêm informações sobre compensações mútuas que não têm base financeira.

Funcionalidades de trabalhar com documentação primária em contabilidade

A primeira coisa que você deve prestar atenção é que todos os formulários "primários" devem estar associados à transferência de fundos. Portanto, você não deve incluir uma procuração para receber documentos nesta lista.

O armazenamento deste tipo de papel é feito por pelo menos cinco anos a partir da data de assinatura. Durante as auditorias fiscais, o inspetor exige a documentação primária por um período de um a três anos. Assim, papéis com prazo maior podem ser enviados ao arquivo para armazenamento. Após cinco anos, eles podem ser completamente descartados. A destruição do "primário" é realizada de acordo com o estatuto interno da empresa e a legislação do país. Este procedimento é bastante complexo e demorado. Portanto, muitas empresas mantêm o "primário" enquanto houver um lugar no departamento de contabilidade. O período de armazenamento de documentos no arquivo na Rússia não é limitado de forma alguma.

Lista

Para entender o que é documentação primária em contabilidade, você precisa saber que tipos de documentos ela inclui. Vale lembrar que o discursotrata de documentos relacionados à movimentação de fundos. Aqui está uma lista do que está incluído na documentação primária em contabilidade:

1. Contrato.
2. Fatura para pagamento.
3. Dinheiro e recibos de vendas.
4. Formulários de relatórios rigorosos.
5. Atos.
6. Faturas.

Mais informações sobre cada um desses documentos primários são fornecidas nos parágrafos a seguir.

Acordo

Este item causa muita polêmica entre os funcionários do departamento de contabilidade. O fato é que a documentação primária no departamento de contabilidade deve ser armazenada em qualquer caso, mas os contratos às vezes acabam com advogados ou mesmo no departamento de pessoal. Mas há um outro lado da moeda. Afinal, é o contrato que é a base da transação relacionada à movimentação dos fluxos de caixa.

Fatura

Este formulário refere-se à documentação primária do departamento de contabilidade. O que é uma conta, todos os participantes do processo de negócios sabem. Na verdade, este documento é a base para a transferência de fundos para os bens ou serviços recebidos. Se uma das partes aceitar a conta, significa que ela concorda tacitamente com a transação. Ele também pode conter informações sobre um acordo anterior. A fatura contém não apenas esses dados, mas também o procedimento para a devolução de fundos em caso de necessidade.

Nota de consignação

Este documento é um dos representantes mais brilhantes da documentação primária em contabilidade. O ponto é que emindica uma lista completa de mercadorias enviadas ao comprador. Neste caso, estamos falando tanto de produtos acabados quanto de matérias-primas. Uma nota de remessa é elaborada em um número ilimitado de cópias. Este momento não tem uma regulamentação clara e na verdade se baseia apenas em quantos partidos precisam desse tipo de documento. Ou seja, quantos participantes na transação, tantas cópias devem ser fornecidas. Vale lembrar que apenas são válidos os formulários em que está assinada a assinatura do responsável. Selo ou carimbo não é necessário nesta situação.

Ato de aceitação-transferência

Os funcionários comuns deste departamento estão envolvidos no processamento da documentação primária no departamento de contabilidade. Na maioria das vezes, eles recebem certificados de trabalho (serviços) realizados como documento de suporte. Este papel, como o próprio nome indica, é elaborado após a prestação de serviços ou a realização de trabalho. O ato de aceitação e transferência, assinado bilateralmente, é considerado válido. Há momentos em que uma das contrapartes se recusa a aprovar o documento. Nesta situação, o formulário só pode ser certificado por uma das partes, desde que haja observadores presentes no momento da sua assinatura. Além das informações básicas, o ato de aceitação e transferência pode incluir dados de natureza esclarecedora ou esclarecedora. Como regra, eles são inseridos em uma tabela especialmente formada. No que diz respeito à aprovação do carimbo, é sempre bem-vindo, mas se não houver impressão, isso não invalida o papel. Vale ress altar que ao manter a documentação primária na contabilidade, ato que reflete a movimentação do ativo imobilizadoas empresas também devem ser incluídas na lista de documentos primários.

Folha de pagamento

Esse tipo de documentação primária reflete a movimentação de fundos entre a empresa e seus funcionários. Além do valor básico dos salários, inclui todos os bônus e compensações. Nesta situação, o contador-chefe, juntamente com o chefe da empresa, atua como testemunha da declaração. Para que o documento seja válido e entre em vigor, ele deve ser carimbado. Se isso não for feito, o formulário pode ser considerado inválido. Vale ress altar que este selo é opcional nos dois documentos acima.

Documentos em dinheiro

Esta lista inclui as seguintes formas:

• ordem de recebimento,
• nota de desembolso,
• caixa.

Esta documentação primária contém as informações mais completas sobre a movimentação de fundos. Os warrants em dinheiro são divididos em vários tipos. Assim, na maioria das vezes no trabalho de contabilidade, são usados KO-1, KO-2 e KO-4. Eles refletem todos os fatos da vida econômica da organização. Assim, durante uma auditoria fiscal, os inspetores são mais exigentes com eles. Além desses tipos, existem as formas KO-3 e KO-5. O terceiro é um registro de ordens de pagamento, e o quinto leva em consideração a movimentação de dinheiro na empresa. Como regra, os inspetores prestam muito menos atenção a esses tipos de documentação primária. Quanto ao seu armazenamento e registro, esses processosrealizado de acordo com o procedimento geral.

Separação dependendo do estágio da transação

Qualquer transação é dividida em três etapas. E cada um deles possui documentação específica.

Primeiro, as partes sempre concordam com os termos da transação. Neste ponto, eles celebram um acordo e emitem faturas para pagamento. Depois disso, uma das partes faz uma contribuição sob demanda. E em apoio a isso, o pagador é obrigado a fornecer documentos comprovativos. Se os fundos foram enviados da conta corrente, um extrato deve ser apresentado. Se o pagamento for feito em dinheiro, a confirmação é realizada através de cheques bancários, formulários de relatório rigorosos ou recibos. O estágio final de qualquer transação é o fornecimento de bens ou serviços pagos. Este momento deve ser confirmado por um ato de trabalho executado (serviços) ou uma nota de remessa, se estivermos falando de vários tipos de produtos.

Preencha os requisitos

Para um fluxo de trabalho adequado, não basta saber qual é a documentação primária em contabilidade. É importante considerar os requisitos básicos para o preenchimento. Em primeiro lugar, cada formulário deve ter seu próprio nome. Além disso, o compilador do documento é obrigado a indicar a data de formação desses relatórios e o nome da empresa. Uma empresa refere-se a um fornecedor, empreiteiro ou comprador. Detalhes bancários,as iniciais dos funcionários e o nome da operação também são exibidos em colunas separadas da documentação primária no departamento de contabilidade. Todos sabem qual é o nome da operação, basta lembrar que esse valor deve ser expresso de forma quantitativa. O momento final na preparação deste tipo de papel é a assinatura e carimbo dos responsáveis.

Edição

Ao lidar com um grande número de documentos, os funcionários geralmente cometem erros. Eles devem ser corrigidos de acordo com as regras estabelecidas por lei. Existem dois tipos de edições:

1. Para responsabilidade estrita. Se for necessário fazer uma pequena correção no formulário, o responsável é obrigado a riscar a linha incorreta com uma linha fina e indicar a entrada correta em cima dela. Para confirmar a veracidade das alterações efetuadas em papel, é necessário escrever “Corrigida acreditar” e certificar o formulário com a assinatura e carimbo de um funcionário. Se o documento não puder ser corrigido pontualmente, o responsável é obrigado a riscar o formulário incorretamente elaborado de um canto a outro com uma linha vermelha fina. Ele também deve ser marcado como "Cancelado". Depois de criar a instância correta, a errada é proibida de ser destruída.
2. Para documentação não estrita. Neste caso, o formulário danificado é destruído e é criado um papel com as informações corretas.

Vale a pena saber que rasuras só devem ser feitas com uma linha muito fina. Se um funcionáriorisca o texto de tal forma que se torna ilegível, este é um erro muito grosseiro.