Cronograma de fluxo de documentos para política contábil: amostra. Regulamento sobre política contábil

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

O fluxo de documentos de uma empresa é o seu sistema nervoso central. A regulamentação legislativa da atividade empresarial está em constante aumento e melhoria. Não apenas a organização correta do movimento da forma escrita de documentos é importante, o problema do suporte eletrônico para o funcionamento da empresa tornou-se urgente. Em muitas áreas do fluxo de documentos, é a troca eletrônica de informações que se tornou obrigatória.

Os documentos primários nem sempre são inicialmente redigidos por escrito, mas qualquer que seja o documento, ele possui certas propriedades, tempo de existência e movimentação específica entre departamentos e funcionários. O tamanho da empresa, sua forma jurídica, escopo de competência e área de atuação não importam, mas o cronograma de fluxo de trabalho para a política contábil na empresaé melhor projetá-lo antes mesmo de começar.

A política contábil é um componente obrigatório do fluxo de trabalho

Os regulamentos sobre políticas contábeis estão em vigor desde os tempos da URSS, desde 1983! A contabilidade nunca foi o coração de uma empresa, mas sempre foi sua espinha dorsal.

A responsabilidade pelo desenvolvimento das políticas contábeis geralmente recai sobre os ombros do contador-chefe e é aprovada pelo chefe da empresa. O documento primário passa pelas seguintes etapas:

1. Criar ou receber.
2. Aceitação e processamento.
3. Transferir para arquivo.

Qualquer ação com um documento primário é caracterizada por:

• fonte ou remetente do documento;
• destinatário ou intérprete;
• data de aceitação para execução;
• tempo de execução;
• destino do resultado da execução.

Qualquer documento primário possui conteúdo significativo e, no processo de sua movimentação, é fornecido com indicadores de status que permitem monitorar o cumprimento da política contábil aprovada pela empresa.

Normalmente, é elaborado um cronograma de workflow para a política contábil em contabilidade, mas está disponível e é obrigatório para todos os departamentos da empresa dentro de sua competência.

Requisitos legais obrigatórios

É necessária a comprovação documental das despesas. E como antes, esta é a presença real de um documento escrito elaborado de acordo com a legislação vigente e localnormatização empresarial. O tempo também é importante.

O Código Tributário da Federação Russa exige a confirmação de todas as transações. Esta é uma das principais condições para contabilizar os custos no cálculo do imposto de renda. No entanto, a movimentação de documentos nem sempre atende aos requisitos das atividades de produção: o pagamento pode passar e os materiais podem atrasar na entrega, as mercadorias foram enviadas, mas o consumidor não pagou. Como resultado, alguns documentos primários estão atrasados em termos de prazos em relação a outros.

Situações imprevistas são sempre suficientes, mas o cronograma de workflow de uma política contábil é um exemplo de fluxo documental ideal. Desvios do plano são permitidos, mas devem ser minimizados ao máximo, e o cronograma deve prever a responsabilidade de cada artista.

Indicadores de status do documento

É difícil encontrar uma empresa que não utilize um programa de gerenciamento eletrônico de documentos, mas mesmo em uma empresa que não possui um único computador, a criação ou recebimento de um documento primário é acompanhada pela criação de um "indicador" de seu status.

Para grandes empresas com várias divisões e filiais remotas, acompanhar o status de todos os documentos é um processo de produção obrigatório e separado. Aqui, o cronograma de fluxo de trabalho para a política contábil é uma amostra, e o estado real é a base para otimizar o cronograma, esclarecer prazos e punirinfratores e identificando maneiras de resolver dificuldades de produção emergentes.

É importante notar que muitos eventos são extremamente críticos em termos de tempo:

• fornecimento de declarações fiscais;
• pagamento de impostos;
• envio de declarações eletrônicas;
• outras ações juridicamente vinculativas.

Se as violações do ciclo interno de produção podem ser niveladas de alguma forma, então nas relações com agências governamentais isso é inaceitável e está repleto de sérias sanções ou perdas.

Cronograma de fluxo de documentos para política contábil: conteúdo de amostra

A forma do documento descrito não é essencial. Como de costume, é desenvolvido pelo contador-chefe, aprovado pelo chefe da empresa e é uma tabela. Trazemos à sua atenção um exemplo de tal gráfico.

Cada documento tem um nome e todas as linhas da tabela são numeradas. Mínimo de duas colunas necessárias:

• criando ou recebendo um documento;
• verificando e processando o documento.

A primeira coluna contém duas posições:

• responsável (funcionário, departamento);
• data de execução.

Segunda coluna - três a quatro posições:

• responsável pela verificação (execução);
• data de execução;
• termo de transferência para a organização-mãe;
• forma de registro do resultado da execução.

Empresas não estão limitadas na redação do título da tabela refletindo o cronogramafluxo de documentos para política contábil. A amostra abaixo mostra uma das opções.

É importante que a lógica da tabela reflita com precisão: qual documento, como ele aparece, por quem e para onde é enviado, por quem e quando é executado e para onde o resultado é enviado. Além disso, é possível fornecer a entrega real do primário gasto para o arquivo. Normalmente, o cronograma de fluxo de trabalho para a política contábil de uma instituição governamental é acompanhado por regulamentos para trabalhar com documentos arquivísticos. No que diz respeito às entidades estatais, isso está consagrado na lei.

Arquivos de documentos e períodos de retenção

Arquivos (mesmo para empresas de médio porte) atingem rapidamente tamanhos impressionantes. É uma boa prática acompanhar um cronograma de fluxo de trabalho de amostra para políticas contábeis com recomendações adicionais sobre arquivamento e trabalho com documentos de arquivamento para repetição por filiais.

A legislação estabelece diferentes períodos de retenção para diferentes documentos. A política contabilística da sede não tem de ser a mesma da sucursal. O escopo de competência de vários departamentos da empresa pode ser radicalmente diferente. Mas é aconselhável construir a lógica de construção de um cronograma, identificação inequívoca de documentos, etapas de sua passagem, regras para acompanhamento de indicadores e regulamentos para arquivamento de forma única.

A unificação das políticas contábeis e do trabalho arquivístico em particular é essencial para otimizar a infraestrutura de uma empresa einformações de trânsito.

Qualquer empresa não é controlada apenas por órgãos estatais, mas também por seus próprios administradores e fundadores. O último recurso geralmente não está inclinado a entender as nuances e age de acordo com um único algoritmo estrito.

Características das políticas contábeis no setor privado

Muitas organizações não se limitam às normas estipuladas pela legislação, mas desenvolvem seu próprio marco regulatório. Muitas vezes você pode encontrar um cronograma de fluxo de trabalho para a política contábil de LLC, cooperativa de produção, parceria, fundo e outro tipo de pessoa jurídica no formato de sua própria versão da ideia de processos de negócios e sua construção na prática, de forma real empresa.

Uma diferença significativa entre o setor público e as empresas privadas são as oportunidades financeiras mais amplas que possibilitam basear a infraestrutura de uma empresa em um sistema caro popular, por exemplo, baseado na solução Oracle Primavera Instantis. A Oracle tem muitas ideias tão caras, mas nem todas as empresas podem comprá-las e ter o equipamento suficiente para operá-las.

Software de gerenciamento de documentos

Uma característica que afeta a implementação das políticas contábeis é a disponibilidade de software de alta qualidade, caro, complexo e sob demanda. Muitas grandes empresas estão adquirindo novas soluções que permitem o processamento distribuído de grandes quantidades de informações.

No entanto, esta abordagem radical no terreno difere pouco dasituação das pequenas e médias empresas. Você não pode nem mencionar organizações governamentais. Até hoje, Excel e produtos de propósito universal semelhantes e desenvolvimentos de software proprietário dominam em todos os lugares.

Esta circunstância (a coexistência de um sistema de informação sério e vários programas proprietários) indica que o software nesta área precisa de melhorias constantes.

Com base no exposto, parece adequado ao desenvolver uma política contábil que uma empresa foque não no software utilizado, mas no momento regulatório e no cumprimento das disposições legais do cronograma de fluxo de trabalho com a legislação vigente e a real necessidade de uma empresa em particular.