Regulamentos sobre o fluxo documental da organização. Um exemplo de fluxo de trabalho em uma organização

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Um documento é uma informação apresentada de forma adequada ao seu conteúdo e finalidade. Um documento é criado com um propósito, por alguém para alguém. Mas nem sempre a fonte do documento e/ou seu destinatário será uma pessoa. O nível moderno - quando é possível e necessário incluir de forma efetiva e prática máquinas e mecanismos na malha de controle.

O processo, as características e a velocidade da movimentação de um documento dependem de sua forma, conteúdo e funcionamento do "ambiente de movimentação". O sucesso, os indicadores econômicos e a eficiência social dependem de quão bem está configurado o fluxo de documentos na organização, e isso é: a qualidade e a vida da empresa.

Sobre documentos e fluxo de trabalho

Administração, forma e procedimento de fluxo de trabalho a exemplo de uma organização, não é regulamentada por lei. Existem GOSTs, estatutos e recomendações obrigatórias. Como parte dos documentos contábeis, documentos para obter um empréstimo oulaudos médicos são as normas da lei.

Um documento nem sempre é uma forma escrita estrita. Pode ser:

• um formulário no qual campos específicos são preenchidos de uma certa forma, tendo o conteúdo semântico e sintático exato;
• uma página feita de acordo com um formulário específico para uma aplicação específica (carta, pedido, termos de referência, pessoal, …);
• forma livre (nota explicativa do funcionário, agradecimento pelas conquistas trabalhistas, resolução sobre o pedido, …).

Todas as três versões de documentos podem ser apresentadas em papel ou eletronicamente e, devido à disponibilidade de ferramentas técnicas e jurídicas, são absolutamente equivalentes, embora ainda existam casos em que apenas a forma em papel é possível.

Apesar da f alta de regulamentação legislativa da forma e conteúdo do documento e fluxo de trabalho, existe uma prática rígida, geralmente aceita e não discutida de criação, movimentação, armazenamento ou destruição de documentos, que cada organização é livre para ajustar para si mesmo de qualquer maneira.

Exemplo perfeito de fluxo de documentos em uma organização

É fundamentalmente impossível alcançar o ideal:

• em qualquer esfera da vida e atividade,
• a qualquer hora,
• em qualquer lugar do espaço,

porque cada nova abordagem possibilita ver novos horizontes. Há um desejo e uma necessidade de segui-los. A documentação não é exceção. Ao contrário, é um exemplo demonstrativo e vivo da fixação dinâmica do processo de movimento da informação.

Não importa como as informações são registradas: em papel ou em formato eletrônico. Atualmente, ambos os formulários têm o mesmo valor legal, embora a versão em papel tenha vantagens em alguns casos.

o ciclo de seu movimento desde o momento do aparecimento (criação) até o momento do depósito ou destruição.

Nem todas as organizações entendem que muitos documentos podem ser executados diretamente por máquinas e mecanismos sem intervenção humana, assim como nem todas as fontes (autores) devem ser apenas pessoas.

A compreensão usual de automação de workflow na esmagadora maioria dos casos está no nível de uma simples "idéia de sinal", quando o programa é encarregado de relatar apenas a ocorrência de eventos.

Gerenciamento interno e externo de documentos

Ambos os circuitos são importantes para uma organização de sucesso. A rotatividade externa tem um valor estático, enquanto a rotatividade interna tem um valor dinâmico.

Quanto melhor a gestão da empresa entender essa circunstância, mais promissor será o sistema de gestão eletrônica de documentos que ela escolherá. Aqueles que desejam dar um exemplo ideal do movimento de documentos comerciais em uma organização escrevem seu próprio sistema de informação.

Os documentos podem ser primários esecundário. Estes últimos sempre têm um histórico de movimentação dentro da organização.

Analisando a aplicação do conhecimento sobre o documento e sua utilização, é possível avaliar as características funcionais da empresa, indicadores socioeconômicos e parâmetros temporais. Isso é importante para parceiros e consumidores.

Papel, mas eficaz ou eletrônico, mas comprado

Singularidade é inerente não apenas a uma pessoa, mas também a uma organização. Além disso, cada pessoa aprecia sua individualidade e se esforça de todas as maneiras possíveis para enfatizá-la com roupas, comportamento, educação e assim por diante.

Uma empresa que compra um sistema de informação pronto é um exemplo perfeito do fluxo de trabalho de uma organização que a priva de sua própria face e obriga os funcionários a se vestirem com "roupas de outra pessoa".

É melhor confiar seus próprios funcionários para trabalhar com mídia de papel à moda antiga do que impor a eles uma opinião de terceiros, mas moderna, sobre documentos e seu uso. Cada funcionário é um elemento importante da funcionalidade da organização, e não um pesquisador da eficácia das ideias de outras pessoas e estruturas de fluxo de trabalho de terceiros.

Prioridades, dinâmica e funcionalidade

O contorno externo do fluxo de trabalho é sempre limitado, despretensioso e estaticamente estável. Em geral, não deve receber mais importância do que merece. Por exemplo, de que adianta “investir a alma” nas relações com o fisco, autoridades reguladoras ou parceiros. Você pode de alguma forma diversificar o processo de troca de informações comagências de publicidade, mas mesmo isso acaba assumindo uma forma estática e mundana.

A prioridade do nosso próprio sistema de processamento de informações, uma parte importante do qual é sempre a gestão eletrônica de documentos, é inquestionável. Mas sempre e todos pedem desculpas pelo tempo e dinheiro para criar seu próprio sistema.

Uma combinação das opções clássicas "one es" ou "galaxy" que nunca dispensam o xel e alguns programas de economia ou contabilidade locais de terceiros, juntamente com seu próprio site para obter feedback e documentos (pedidos, reclamações, ofertas, …) de clientes e parceiros - o estado normal das coisas, os funcionários estão constantemente ocupados com a rotina e não há custos.

A dinâmica do processo produtivo só pode ser assegurada pela efetiva implementação de uma funcionalidade própria. Só nesta qualidade, a gestão electrónica de documentos numa organização é um exemplo digno de imitação, e no contexto da implementação da própria ideia de negócio, uma excelente dinâmica de produção, indicadores económicos e sociais.

Regulamento do sistema de informação da organização

Qualquer organização é um sistema de informação que surge e existe em um ambiente similar. Os documentos entram na organização de fora, dentro dela também é necessário criar documentos, alguns dos quais são regulamentados e obrigatórios.

Um organograma simples de fluxo de trabalho é um exemplo do que todo mundo costuma fazer. Regulamentos sobreregras de trabalho, rotina diária, deveres dos funcionários - a norma usual, mas muito poucas pessoas estão envolvidas no desenvolvimento do "Regulamento sobre o sistema de informação da organização".

Do ponto de vista objetivo, os líderes da organização podem ser guiados por qualquer coisa, escrever quaisquer regulamentos e descrições de cargos. Mas a eficácia e praticidade dessa regulamentação depende apenas do quanto o arsenal regulatório interno atende às exigências da realidade.

Regulamento sobre documentos e sua movimentação

O sistema de gestão documental de uma empresa é parte integrante da esfera de informação da empresa, pelo que o "Regulamento de Gestão Documental" é um anexo ao "Regulamento do Sistema de Informação da Organização", mas muito importante e conectando todos os seus elementos constituintes em um único organismo de informação.

Se a administração está determinada a criar o exemplo perfeito do fluxo de trabalho de uma organização, isso significa que ela está realmente engajada no desenvolvimento de um negócio de sucesso, com o objetivo de obter lucro e melhorar o bem-estar dos funcionários.

Uma característica do estado atual do desenvolvimento de software, particularmente na vanguarda do processamento distribuído de informações (exemplos de programação na internet), é que é quase impossível criar um aplicativo móvel autoadaptável.

A tarefa de gerenciamento eletrônico de documentos em uma organização é um exemplo simples, mas demonstrativo. Aqui a dinâmica é peculiar:

• documentos de entrada e saída;
• algoritmos para processamento de documentos comerciais internos e externos.

Escrever código que pode variar conforme os dados e os algoritmos mudam é muito difícil. O custo de tempo e recursos não está disponível para todas as organizações.

Gestão eletrônica de documentos em dinâmica

A organização do fluxo de trabalho na empresa no exemplo da tarefa da versão eletrônica é relevante, simples, indicativa e prática. A complexidade vem do processo de projetar código que pode mudar dinamicamente. O tempo de desenvolvimento também é um problema.

usa lógica de processamento comum.

Então o fluxo de trabalho na organização=um exemplo + características de sua própria ideia de negócio. Na primeira aproximação, o resultado não será prático, mas assim que a primeira implementação das tarefas for colocada em operação, o ciclo de sua solução se tornará irreversível e, com a devida atenção, o resultado será alcançado.

A criação de um sistema de informação capaz de processar informações dinamicamente variáveis é, antes de tudo, a própria dinâmica do processo de criação.

Até que um mecanismo seja criado para alterar adequadamente entradas, saídas edocumentos internos, e o código não poderá ser alterado de forma independente sem a participação de um programador, não será possível falar sobre o fato de criar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos.

No entanto, inventar e implementar seu próprio sistema para apoiar totalmente os processos de informação da organização é o mesmo que tornar seu sucesso brilhante e perfeito.