2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38
A correta execução da documentação contábil é muito importante para o processo de geração de informações contábeis e determinação do passivo tributário. Portanto, é necessário tratar os documentos com cuidado especial.
Especialistas em serviços contábeis, representantes de pequenas empresas que mantêm registros independentes devem conhecer os principais requisitos para criação, desenho, movimentação, armazenamento de papéis.
Conceito de documento
Os atos normativos da contabilidade não divulgam o conceito de documento. Portanto, vale a pena usar a definição estabelecida pela GOST R ISO 15489-1-2007.
Documentos contábeis são informações identificáveis registradas em um transportador de material, criadas, recebidas e armazenadas por um indivíduo ou organização como evidência ao confirmar atividades comerciais ou jurídicasobrigações.
Documentos primários são documentos que contêm dados de origem sobre processos e operações. São documentos contábeis que servem de base para lançamentos contábeis.
Documentos contábeis primários são os documentos pelos quais são registrados os fatos da atividade econômica. Este conceito da Lei Federal "Sobre Contabilidade" é regulamentado pelos artigos.
O principal requisito proposto para a sua compilação é que sejam compilados quando o fato da atividade econômica for realizado ou imediatamente após sua conclusão (se possível).
Documentos primários
O documento contábil primário deve ser elaborado no momento da transação comercial e, caso não seja possível, imediatamente após sua conclusão.
Os principais documentos primários são:
- Nota de remessa, com o formato TORG-12.
- RKO e PKO.
- Referência contábil.
- Relatório de despesas.
Variedades de documentos primários
Nenhum ato normativo contém agrupamento e classificação de documentos contábeis. Os seguintes tipos de documentos contábeis podem ser distinguidos, são documentos que levam em consideração:
- Lugares de sua compilação: externo e interno.
- Formas documentais aplicáveis: não unificado (criado de acordo com os formulários que foram desenvolvidos de forma independente pela organização), unificado (criado de acordo com os formulários contidos no álbumformas unificadas).
- Tipo de suporte de informação: eletrônico e papel.
- Volume de dados: resumo e primário.
- Tipo de passivos, áreas contábeis, ativos: contabilização de transações em dinheiro, contabilização de provisões e pagamentos de salários, contabilização de estoques, contabilização de ativos fixos, etc.
Formulários contábeis primários
O registro na contabilidade de documentos contábeis é, antes de tudo, o uso de formulários unificados e desenvolvidos de forma independente. O uso de muitos unificados desde 2013 não é obrigatório.
Todos os formulários primários devem ser aprovados pelo chefe da organização. Os seguintes são atualmente obrigatórios:
- Conforme a contabilidade dos serviços de transporte de cargas (272-P do Governo).
- De acordo com a contabilidade do trabalho, seu pagamento (1-P do Comitê Estadual de Estatística).
- Contabilidade para transações em dinheiro (88-P do Comitê Estadual de Estatística, 3210-U do Banco da Federação Russa).
O formulário padrão também é fornecido para a ordem de pagamento. No processo de emissão de formulários unificados é obrigatório o preenchimento dos documentos contabilísticos, nomeadamente todas as colunas (linhas) disponibilizadas. Se alguma informação estiver f altando, um traço deve ser colocado na coluna correspondente.
Vale ress altar que o uso de documentos contábeis, que atualmente não são obrigatórios, ainda é utilizado nas organizações. Tendo em conta as necessidades internas da empresa, estes formulários podem ser finalizados. Eles podem ser mais adequados e convenientes para fixar atividades comerciais específicas. Por exemplo, você podeRecuse-se a usar os requisitos de impressão e marcas na frente e no verso.
Aprovação de documentos contábeis primários
As organizações são obrigadas a aprovar os formulários primários aplicáveis (4 parágrafo 1/2008-PBU). É importante lembrar, no entanto, que simplesmente vincular ao álbum Uniform Forms não será suficiente.
A política contábil deve listar os tipos específicos de documentos dos álbuns que a organização usará, bem como uma lista de pessoas que têm o direito de assinar documentos primários.
Os formulários também podem ser aprovados por outros regulamentos locais. Por exemplo, um pedido para aprovar os formulários de documentos contábeis primários. A política contábil deve conter um link para tal pedido.
Detalhes obrigatórios dos documentos contábeis
402-FZ regulamenta os requisitos para os detalhes obrigatórios de documentos contábeis primários. Existem sete desses detalhes:
- Data do documento.
- Seu nome.
- Nome da entidade econômica que compilou o documento.
- Conteúdo dos fatos de negócios.
- A quantidade de medida monetária ou natural (com unidades).
- Nomes dos cargos dos responsáveis pela transação.
- Assinaturas com transcrições dos responsáveis.
Alguns documentos que não são documentação primária podem ser usados como tal.
Se uma organização reflete o custo do aluguel, então tais documentos contábeis são atos e um contrato de arrendamento. 611 e 622 artigos do Código Civilestabelecer que, em tal caso, devem ser elaborados atos bilaterais de aceitação e transferência do objeto de relatório. Se considerarmos o artigo 753 do Código Civil, então atos de natureza unilateral podem servir como documentos primários.
Documentação em contabilidade
É importante considerar casos especiais que ocorrem frequentemente na preparação da documentação.
Rejeição do uso de selos. O principal objetivo do selo é certificar a assinatura do responsável. Desde 2015, as empresas não são obrigadas a carimbar. As informações sobre a imprensa devem ser refletidas na Carta da organização (82-FZ). Selo necessário apenas quando exigido por regulamentos federais.
Deve estar presente nos seguintes documentos: certidões de armazém duplo, atos de acidentes de trabalho, documentos apresentados às autoridades aduaneiras, procuração que lhe permita representar os interesses de uma pessoa colectiva em juízo.
O selo não é requisito obrigatório, no entanto, a sua presença pode ser prevista pelo formulário do documento contabilístico primário, que é aprovado pelo titular da entidade empresarial.
Documentos redigidos em língua estrangeira. Documentos apenas em russo podem ser aceitos para contabilidade. Se o documento for redigido em outro idioma, deve haver uma tradução para o russo e deve ser linha por linha. A certificação da tradução não é exigida, exceto nos casos estipulados pela Convenção de Haia:
- Metros não rublos em documentos contábeis primários. Os dados de custo em documentos contábeis podem ser refletidos em unidades convencionais, em moeda, em rublos.
- Primário em formato eletrônico.
402-FZ permite que entidades empresariais emitam documentos primários não apenas em papel, mas também em formato eletrônico.
O documento eletrônico deve conter todos os detalhes exigidos para documentos contábeis, bem como uma assinatura eletrônica.
Assinaturas eletrônicas vêm em três variedades - simples, aprimorada não qualificada, aprimorada qualificada. De acordo com o Ministério da Fazenda, qualquer uma dessas três assinaturas pode ser usada.
Procuração para assinar documentos contábeis primários
Um funcionário de uma organização tem o direito de assinar se um dos seguintes documentos for elaborado:
- Procuração para assinar a primária (artigo 185-189 do Código Civil).
- Ordem à direita para assinar.
Em comparação com uma ordem que dá o direito de assinar, uma procuração também pode ser emitida para pessoas que não são funcionários da organização. Por acordo das partes, pode ser utilizado fac-símile para assinar documentos primários (artigo 160.º do Código Civil).
Cronograma de workflow na contabilidade
Um cronograma de fluxo de trabalho é uma descrição, que pode assumir a forma de uma tabela ou diagrama, de procedimentos para criar, mover, processar, armazenar documentos contábeis. O cronograma pode ser aprovado como apêndice à política contábil ou como ato normativo local. No segundo caso, a política contábil deve conter um link para este ato.
A programação do fluxo de trabalho deve necessariamente refletir:
- Termos durante os quais os documentos devem ser elaborados, transmitidos, processados, armazenados.
- Cargos dos responsáveis pelas operações refletidos no cronograma de fluxo de trabalho (105-P do Ministério da Fazenda).
Revista para contabilização da documentação primária
Manter tal diário é mais uma regra de gerenciamento racional de documentos, em vez de contabilidade. É necessário para o registro de documentos contábeis - documentos primários de entrada e saída. Os especialistas aconselham manter um diário semelhante nos casos em que a contabilidade é realizada sem o uso de programas especializados de contabilidade.
Por exemplo, ao usar 1C, um diário de documentação pode ser gerado e impresso assim que necessário. Assim, o cadastro de documentos de recebimento exibirá os documentos dos fornecedores, e o cadastro de documentos de caixa, respectivamente, a documentação no caixa do empreendimento.
A contabilidade, diferentemente da contabilidade tributária, permite a reflexão dos fatos da atividade econômica na ausência de documentos contábeis primários, mas somente se forem recebidos posteriormente.
Neste caso, os fatos da atividade econômica devem ser registrados pelo valor estimado. Uma vez que o documento chega, ele não é estornado. Só é necessário corrigir a data do seu recebimento.
Esta abordagemregulamentado por 21/2008-PBU, 119n-P do Ministério das Finanças, AKPI16-443-R VS.
Documentos relativos a transações intermediárias são uma exceção a este procedimento. O intermediário é obrigado a transferir toda a documentação. Nos casos em que o relatório da transação concluída seja elaborado com erros ou inexatidões, o comitente pode ter o direito de levantar objeções no prazo de 30 dias a partir da data do seu recebimento (artigos 999.1008 do Código Civil).
Armazenamento e destruição de documentos contábeis
A ordem de armazenamento do primário é determinada pelo 558-P do Ministério da Cultura. O período total de armazenamento de documentação, de acordo com 402-FZ "On Accounting", Artigo 9, é de 5 anos. O chefe da empresa é responsável por organizar o armazenamento da documentação.
Alguns documentos devem ser guardados por mais tempo:
- Sobre a aquisição de bens móveis - pelo menos 10 anos.
- Para transações com imóveis - por tempo indeterminado.
- Pagamentos de dividendos e certificados de viagem para viagens de negócios no Extremo Norte - 75 anos.
Se os registros internos expirarem, eles podem ser destruídos. A decisão sobre a possibilidade de destruição deve ser tomada por uma comissão de especialistas, criada anualmente ou em caráter permanente. Com base nos resultados das atividades de tal comissão, deve ser elaborado um ato que reflita a lista de documentos a serem destruídos.
Uma empresa pode liquidar a documentação por conta própria ou transferindo-a para umorganização.
Responsabilidade pelo armazenamento dos documentos primários
As penalidades são previstas para violações graves dos requisitos de relatórios contábeis e financeiros. Um dos documentos mais grosseiros é a f alta de documentos contábeis primários obrigatórios, registros contábeis, demonstrações financeiras e um relatório de auditoria para uma entidade econômica.
Se tais violações forem constatadas, serão aplicadas multas nos seguintes valores:
- Funcionários - 5-10 mil rublos.
- Violação repetida por funcionários - 10-20 mil rublos ou desqualificação por 1-2 anos.
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Documentos contábeis primários: lista e regras de execução
Os documentos contábeis primários são usados em todas as empresas. Todos eles são importantes à sua maneira e devem ser levados em consideração no trabalho. Eles são elaborados de acordo com as formas dos documentos contábeis primários dos registros contábeis. Uma lista completa deles e as regras para registro são apresentadas neste artigo
Lista de documentos contábeis primários e regras para sua execução
Muitas operações são realizadas diariamente na empresa. Os contadores emitem faturas para as contrapartes e enviam dinheiro, calculam salários, multas, calculam depreciações, elaboram relatórios, etc. Diariamente são emitidos dezenas de documentos de vários tipos: administrativos, executivos, primários. O último grupo é de grande importância para as atividades da empresa
Documentos em dinheiro: registro, verificação, armazenamento. O procedimento para emissão de documentos de caixa primários
Documentos em dinheiro devem ser registrados em diário especial. Ele registra tanto os pedidos de entrada/saída quanto os papéis que os substituem. Estes últimos, por exemplo, incluem folhas de pagamento, pedidos de emissão de fundos, faturas e outros
Documentos contábeis primários: tipos, processamento e armazenamento
Fazer a contabilidade em empresas de várias formas de propriedade é impossível sem reflexão documental. Nem um único procedimento, nem um único projeto, nem uma única transação comercial é realizada sem um documento corretamente executado, regulado por ordens internas da empresa e normas legislativas externas. Cada ação realizada por um funcionário é refletida na base documental, que se baseia em uma lista de documentos primários
Condições e prazo de armazenamento dos documentos primários na contabilidade
O prazo para armazenar documentos primários em uma organização é legalmente estabelecido, o que significa que se livrar do “papel” simplesmente não funcionará, você terá que armazená-los por pelo menos alguns anos e só depois destruí-los . Quanto tempo armazenar?
