Documentos em dinheiro: registro, verificação, armazenamento. O procedimento para emissão de documentos de caixa primários

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Documentos de caixa são documentos que são elaborados em conexão com a movimentação de fundos de uma pessoa jurídica ou empresário individual. Seus formulários são aprovados pelo Comitê Estadual de Estatística. Vamos considerar ainda quais documentos de caixa as empresas podem usar.

Pedidos

Eles atuam como documentos de caixa primários. Os pedidos podem ser de entrada ou de saída. A primeira é aplicada quando o dinheiro é recebido. Uma ordem de recebimento é emitida em uma cópia por um contabilista e assinada pelo Ch. um contabilista ou um funcionário autorizado a fazê-lo. Na ausência de funcionários responsáveis, o chefe da pessoa jurídica ou o próprio empresário individual pode endossar documentos primários de caixa. O recibo da ordem de crédito deve ser assinado por pessoas autorizadas (contador e caixa), certificada por carimbo (selo). Além disso, é registrado no jornal relevante. O recibo é entregue ao sujeito que depositou o dinheiro. A própria ordem de recebimento permanece no caixa. O documento de despesas é preenchido ao emitir dinheiro. Deve-se dizer que os documentos de caixa são compilados se a empresa usar métodos tradicionais de processamento de informações e ferramentas BT. Um pedido de saída, como um de entrada, é emitido em 1 cópia. Também deve ser endossado por pessoas autorizadas e registrado no periódico apropriado.

Recheio

Como emitir os documentos de caixa mencionados acima? O preenchimento é feito da seguinte forma:

1. A linha "Base" refere-se a uma transação comercial.
2. Na coluna "Incluindo" é inserido o valor do IVA. Está escrito em números. Se serviços, bens ou trabalhos não forem tributados, a linha indicará "sem IVA".
3. Na linha "Apêndice" devem ser listados os documentos anexos e outros, indicando as datas de sua compilação e números.
4. Na coluna "Crédito, código de subdivisão" é colocada a designação correspondente do departamento de estrutura para o qual os fundos são recebidos.

Registrar

Os documentos de caixa devem ser registrados em um diário especial. Ele registra tanto os pedidos de entrada/saída quanto os papéis que os substituem. Estes últimos, por exemplo, incluem folhas de pagamento, pedidos de emissão de fundos, faturas e outros. Ao mesmo tempo, deve-se notar que as ordens de despesas, que são emitidas na folha de pagamento de salários e outros valores a ela equivalentes, devem ser registradas após a emissão dos pagamentos.

Livro caixa

É utilizado para contabilizar a emissão e recebimento de caixa. O livro é numerado, lacado e certificado com um selo, que é colocado na última página. Aqui também é feito um registro indicando o número de folhas. A última página deve ser assinada. contador e gerente de negócios. Cada folha do livro é dividida em 2 partes iguais. Um (com régua horizontal) deve ser preenchido como primeira via, o outro como segunda via. Este último é emitido pelos lados traseiro e frontal usando papel carbono. Ambas as instâncias são numeradas com o mesmo número. Os primeiros permanecem no livro, enquanto os últimos são destacáveis. Os últimos atuam como documentos de caixa de relatório. Até o final de todas as operações do dia atual, eles não saem. As entradas começam na frente da primeira cópia após a coluna "Saldo no início do dia". Antes de preencher, a folha deve ser dobrada ao longo da linha de rasgo. A parte cortada é colocada sob a que permanece no livro. Para inserir informações após a "Transferência", o lado destacável é sobreposto na frente da segunda cópia. As entradas continuam ao longo da linha horizontal no verso da parte inseparável.

Documentos adicionais

As transações em dinheiro podem ser registradas em vários papéis. Um deles, por exemplo, é um relatório antecipado. É usado para contabilizar fundos que são emitidos para pessoas responsáveis por despesas administrativas e comerciais. Como esses documentos são preparados? As transações em dinheiro desse tipo são contabilizadas diretamente pela entidade que relata, eTambém um contador. Os relatórios prévios são elaborados em papel ou em suporte informático. O registro de documentos em dinheiro é realizado estritamente de acordo com as regras. Cada formulário é preenchido em uma cópia. No verso, o responsável indica uma lista de papéis que comprovam as despesas efetuadas. Estes, por exemplo, incluem um certificado de viagem, conhecimentos de embarque, cheques, recibos, etc. Aqui, o assunto indica o valor das despesas. Os trabalhos anexados ao relatório devem ser numerados na ordem em que estão listados. A verificação de documentos de caixa é realizada por funcionários do departamento de contabilidade. Os funcionários, em particular, realizam uma auditoria dos gastos direcionados de fundos, a integridade dos documentos comprobatórios fornecidos, a exatidão de seu preenchimento e o cálculo dos valores. O verso indica os custos que são aceitos para contabilização, as contas no débito das quais são registrados.

Nuances importantes

Detalhes que se referem a moeda estrangeira (página 1a na frente e colunas 6 e 8 no verso) devem ser preenchidos somente se o responsável receber fundos que não sejam em rublos. O relatório prévio após verificação deve ser aprovado pelo chefe da empresa ou por pessoa por ele autorizada. Só depois disso é levado em consideração. Se o adiantamento não tiver sido totalmente utilizado, o responsável devolve o saldo ao caixa. Ao mesmo tempo, a ordem de recebimento é preenchida. Os fundos são baixados de acordo com as informações do relatório aprovado.

Folha de pagamento

O pagamento de documentos em dinheiro é realizado no cálculo e pagamento de salários aos funcionários da empresa. O departamento de contabilidade elabora a declaração correspondente em 1 cópia. O provisionamento dos salários é feito de acordo com as informações presentes na documentação primária para contabilização do tempo real trabalhado, produção, etc. As linhas "Acumulados" indicam os valores de acordo com os tipos de pagamentos da folha de pagamento. Outros rendimentos (prestações materiais e sociais) concedidos ao trabalhador, reembolsados à custa dos lucros da empresa e sujeitos a inclusão na matéria colectável, são também aqui afixados. Ao mesmo tempo, são calculadas as deduções do salário e estabelecido o valor a ser entregue ao funcionário. Na folha de rosto do extrato consta o valor total a ser pago aos empregados. O chefe da empresa deve assinar a permissão para emitir salários. Em caso de sua ausência, este documento é emitido por funcionário autorizado. Ao final do extrato, são lançados os valores dos salários depositados e emitidos. Após o prazo estabelecido para o pagamento de fundos aos funcionários, os nomes dos funcionários que não receberam dinheiro na coluna 23 são marcados como "Depositados". Para o valor emitido, é elaborada uma ordem de despesa. Seu número e data de conclusão devem ser indicados na folha de pagamento na última folha.

Relatório de ajuda

Este documento contém as leituras dos medidores KKM e receita por turno (dia útil). O relatório de ajuda é preenchido em 1 cópia por dia. O operador de caixa deve assiná-lo e entregá-lo ao funcionário principal(O chefe da empresa). Ao mesmo tempo, a ordem de recebimento é preenchida. Nas pequenas empresas, o dinheiro é entregue diretamente aos colecionadores. Ao transferir dinheiro, os documentos de caixa relevantes do banco são preenchidos. A receita por turno (dia útil) é definida de acordo com os indicadores dos contadores de soma no início e no final do dia. Ao mesmo tempo, são deduzidos os valores devolvidos aos clientes em cheques não utilizados. A receita estabelecida é confirmada pelos chefes de departamentos. No lançamento de fundos no relatório, o caixa sênior, bem como o chefe da empresa, assina. O relatório de referência serve de base para a compilação de uma "Informações sobre as leituras dos medidores KKM e a receita da empresa" consolidada.

Diário do caixa

Este documento é necessário para contabilizar a despesa e o recebimento de caixa para cada KKM do empreendimento. O diário também funciona como um relatório de controle e registro das leituras dos medidores. Este documento é atado, numerado e selado com as assinaturas do cap. contador, chefe da empresa, além de fiscal. A revista também é certificada pelo selo da empresa. Todas as entradas são feitas pelo caixa todos os dias. O procedimento de emissão de documentos de caixa não permite rasuras e borrões no diário. Todas as correções feitas devem ser acordadas e certificadas pelas assinaturas de pessoas autorizadas. Se as leituras corresponderem, elas serão registradas para o turno atual no início do trabalho. Esses dados devem ser autenticados pelas assinaturas do administrador de plantão e do caixa. A linha 15 indica os valores que são inseridos emcheques devolvidos pelos clientes. As informações para isso são retiradas do ato relevante. A mesma coluna indica o número de cheques zero impressos durante o turno. Ao final da jornada de trabalho, o operador gera um relatório final do turno e entrega com ele a receita recebida. Isso cria um pedido de entrada. Depois que as leituras do medidor são feitas, a quantidade real de recibos é verificada, a entrada correspondente é feita no diário. É confirmado pelas assinaturas do chefe (administrador de plantão), caixa sênior e caixa. Em caso de divergência entre os valores indicados na fita de controle e o valor da receita, é identificado o motivo da diferença. As sobras ou f altas encontradas são registradas nas linhas correspondentes do diário.

Dados sobre leituras e receita do medidor KKM

Eles são usados para gerar um relatório resumido para o turno atual. Esses dados funcionam como um apêndice ao depoimento do caixa, compilado diariamente. Os dados sobre indicações e receitas são formados em uma cópia. Juntamente com as ordens de despesas e recebimentos, certificados-relatórios de caixas, eles são transferidos para o departamento de contabilidade da empresa até o próximo turno. A amostra de documentos de caixa, de acordo com as leituras dos contadores, no início e no final do dia útil para cada caixa, inclui o cálculo da receita. Ao mesmo tempo, entre outras coisas, é indicada sua distribuição por departamentos. Este último deve ser confirmado pelas assinaturas dos administradores. Ao final da tabela preenchida, os resultados são exibidos de acordo com as leituras dos contadores de todas as caixas registradoras, ea receita da empresa também se resume à distribuição de recursos por departamentos. De acordo com os atos, é indicado o valor total de dinheiro que foi emitido aos clientes nos cheques devolvidos. Esse valor reduz a receita total da empresa. As informações devem ser assinadas pelo caixa sênior e pelo chefe da empresa.

Recomendações de recheio

Ao emitir documentos de caixa, você deve seguir o procedimento estabelecido por atos legislativos e outros regulamentos. Além disso, existem várias regras bastante simples, cuja observância evitará imprecisões no preenchimento da papelada:

1. A quantidade em palavras deve ser sempre em maiúscula. Neste caso, os centavos podem ser escritos em números. Por exemplo: Dezoito mil rublos 10 copeques.
2. A papelada pode ser preenchida manualmente ou usando meios técnicos (um computador, por exemplo).
3. Os atos normativos permitem o ajuste de informações em documentos de caixa. No entanto, uma série de requisitos devem ser atendidos. Uma entrada incorreta deve ser cuidadosamente riscada com uma linha. As informações corretas são indicadas ao lado ou (se possível) acima. Aqui você também deve fazer um pós-escrito: "Acredite corrigido", "Cruzado é inválido" ou "Verdadeiro". Ao lado desta entrada deve ser assinado ch. contador e chefe da organização (ou empresário individual).
4. Se houver borrões, rasuras, manchas com um "traço" e outros métodos de correção semelhantes, o documento é considerado inválido.

Regras adicionais

O armazenamento de documentos em dinheiro, de acordo com a legislação aplicável, é realizado por 5 anos. O cálculo desse período começa em 1º de janeiro do ano seguinte ao período de conclusão dos trabalhos de escritório. Esta regra é considerada geral. Foi estabelecido um procedimento especial para extratos de folha de pagamento. Se os funcionários não tiverem contas pessoais, esses papéis são mantidos na empresa por 75 anos. Findo este prazo, toda a documentação poderá ser transferida para o arquivo ou destruída se não houver processos judiciais, divergências ou disputas sobre o mesmo. Ao trabalhar com papéis, as seguintes regras devem ser seguidas:

1. A formação de documentos em grampos deve ser realizada para cada dia o mais tardar no próximo dia útil ou no primeiro dia de folga.
2. Antes de transferir os papéis para o arquivo, deve-se fazer seu inventário.
3. O controle da formação dos casos é feito pelo caixa ou pelo gerente direto da empresa.
4. No processo de criação de um grampo, os papéis são coletados em ordem crescente de números de conta (primeiro por débito, depois por crédito).

A responsabilidade pela segurança dos documentos em dinheiro é do chefe da empresa. Em caso de descumprimento das regras acima, uma sanção administrativa na forma de multa pecuniária poderá ser aplicada ao infrator. O valor da multa é fixado de acordo com a lei.

Conclusão

Mantera documentação em dinheiro é considerada um trabalho bastante responsável. O preenchimento da papelada deve ser abordado com toda a responsabilidade. Os documentos de caixa são usados ao resumir vários dados, relatórios, contabilidade. Nesse sentido, erros cometidos nas etapas iniciais de fixação das transações podem levar a sérias distorções nos papéis finais. Um funcionário designado para o cargo responsável pelo processamento de documentos em dinheiro deve ter conhecimento e experiência relevantes. Deve ser lembrado que todos os papéis que o operador preenche são revisados por funcionários superiores e aprovados pelo chefe da empresa. Atenção especial deve ser dada ao registro de documentos. As inscrições em periódicos e livros devem ser feitas no prazo, de acordo com as regras. Como os documentos de caixa são usados na preparação de relatórios, todas as correções neles são realizadas estritamente em uma determinada ordem. Se as regras estabelecidas não forem seguidas, os papéis perdem a validade e as informações neles contidas não podem ser utilizadas pela empresa em outros trabalhos de gestão.