Documentos contábeis primários: tipos, processamento e armazenamento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Fazer a contabilidade em empresas de várias formas de propriedade é impossível sem reflexão documental. Nem um único procedimento, nem um único projeto, nem uma única transação comercial é realizada sem um documento corretamente executado, regulado por ordens internas da empresa e normas legislativas externas. Cada ação realizada por um funcionário de, por exemplo, uma empresa comercial, começando pelo operador de recebimento de inscrições e terminando no diretor, é refletida na base documental, que se baseia em uma lista de documentos primários.

Conceito e significado

Provavelmente é difícil imaginar o funcionamento de uma empresa existente em qualquer campo de atividade possível sem documentos que confirmem as transações comerciais. Como em qualquer outra questão, a documentação desempenha um papel muito importante aqui. Você mal pode imaginartrabalho de alta qualidade e legalmente justificado do aeroporto, permitindo que um passageiro parta sem documentos que comprovem sua identidade - um passaporte e um código de identificação de cidadão. Da mesma forma, é difícil presumir a admissão à circulação de um automóvel cujo condutor não possua a devida documentação sob a forma de carta e passaporte técnico para o automóvel que conduz. Assim são os documentos contábeis primários. Qualquer empresa cadastrada na lista estadual de empreendedores deve possuir uma série de documentos necessários à contabilidade, que são a base fundamental e o elo inicial da cadeia de regulação regulatória de seus processos empresariais.

A documentação contábil primária é um conjunto de certidões, atos, ordens, faturas, extratos e relatórios, por meio dos quais são registradas as operações da empresa e regulamentados seus procedimentos comerciais.

Tipos de documentos

A classificação do fluxo de trabalho contábil inclui os seguintes tipos principais de documentos primários:

• por finalidade funcional - contabilidade, gestão, pessoal;
• de acordo com o grau de regulação - interna e externa.

A primeira direção da classificação permite distinguir entre si os documentos dos três principais níveis funcionais de qualquer empresa de acordo com a natureza de seu objeto, e o segundo - de acordo com o método de organização do regulação das relações econômicas. Cada uma das direções inclui uma massacertos tipos de documentos que refletem o desempenho de ações específicas por funcionários da empresa.

Documentação contábil

Se considerarmos os documentos contábeis primários, eles, por sua vez, se dividem em regulamentação das três etapas das transações comerciais.

A primeira etapa é caracterizada pela conclusão da transação. Aqui, a documentação contábil primária é representada pela celebração de um contrato e a emissão de uma fatura para pagamento. Um acordo é um documento que regula a relação entre duas partes, a fim de estabelecer as condições de interação entre elas. A fatura para pagamento é um requisito com a definição de um valor específico que, nos termos do contrato, o comprador deve pagar ao vendedor pela mercadoria vendida ou pelo serviço prestado.

O segundo estágio da atividade empresarial é refletido nos documentos de pagamento e é chamado de estágio de pagamento da transação. Com base no fato de que o pagamento pode ser feito de forma não monetária ou em dinheiro, os documentos primários para ele são apresentados como extratos da conta corrente e ordens de pagamento, ou cheques e recibos para ordens à vista recebidas.

A terceira e última etapa é determinada especificamente pelo recebimento de um produto ou serviço. Assim, também é regulado pela documentação primária sob a forma de guia de remessa, recibo de compra e ato de aceitação e transferência de produtos ou ato de trabalho realizado em caso de prestação de qualquer tipo de serviço.

Documentação de contabilidade gerencial

A diferença entre o fluxo de trabalho contábil e gerencial reside principalmente no fato de que a atividade contábil é regulamentada por legislação estadual com uma estrutura para refletir as operações comerciais especificamente estabelecidas pelas autoridades, e a gestão é determinada por decisões internas e preferências pessoais do diretor ou proprietário direto de uma determinada empresa. Em outras palavras, os documentos contábeis primários têm uma forma rígida controlada por um marco regulatório comum, enquanto os documentos gerenciais são desenvolvidos exclusivamente em nível empresarial. Quais papéis controlam a condução da contabilidade gerencial na empresa? Entre os principais estão os seguintes:

• código do regulamento interno do trabalho;
• política contábil da empresa;
• acordo coletivo;
• regulamentos e ordens do diretor da empresa;
• descrições de cargos;
• documentos administrativos.

documentação de RH

Quanto à lista de documentos primários que regulam as relações inter-níveis dos trabalhadores da empresa, bem como controlam o procedimento de cálculo de salários e determinam as responsabilidades de cada um dos trabalhadores da empresa, aqui a documentação de trabalho inclui os seguintes principais tipos:

• staffing - envolve a totalidade de todos os cargos na empresa, um reflexo do seu número e do número de unidades de pessoal, bem como uma descrição do nível de seus salárioshonorários, o procedimento para bônus, desvinculação, aceitação das disposições sobre subsídios;
• horário de trabalho - inclui informações sobre a jornada de trabalho, questões organizacionais e administrativas, as regras de contratação e demissão de funcionários, bem como as condições para sua promoção como adicional de trabalho ou repreensão em forma de repreensão e deduções de salários;
• descrição do trabalho - o trabalho do departamento de pessoal de cada empresa é baseado em um conjunto de direitos e obrigações, disposições gerais, tarefas, responsabilidades, requisitos de qualificação e relações em termos de subordinação entre os diferentes níveis de unidades de pessoal no empresa.

Documentos obrigatórios

Qualquer empresa registrada e operando legalmente possui uma lista de documentos obrigatórios que devem constar no quadro de suas atividades. Os documentos primários obrigatórios são os seguintes:

• acordo - seja qual for o negócio, este documento é a base fundamental para iniciar um relacionamento entre dois empresários, entre um vendedor e um comprador, entre oferta e demanda;
• fatura emitida - ao tomar uma decisão sobre a venda de mercadorias ou a prestação de serviços, o vendedor emite uma fatura ao lado do comprador como pré-requisito para a transação;
• formas de relatórios rigorosos - no processo de acordo não é completo sem cheques, dinheiro e documentos de mercadorias relacionados à lista de obrigatórios;
• commodity-nota de remessa - um documento que indica o destinatário, transportador, remetente das mercadorias, as próprias mercadorias no sortimento de sua nomenclatura, o número de produtos enviados, preço e quantidade;
• Ato de aceitação e transferência de obra concluída ou mercadoria embarcada.

Documentos Internos

Como mencionado anteriormente, o trabalho de qualquer empresa implica a presença de documentação externa e interna. Os principais documentos primários para fins internos são uma lista de todos os formulários, certidões, declarações, ordens, instruções que são elaboradas diretamente na empresa e se aplicam apenas ao pessoal que nela trabalha, sem ter qualquer influência legislativa na sociedade que vá além esta empresa.

Documentos Externos

A documentação de finalidade externa implica um maior nível hierárquico de subordinação, uma vez que os documentos externos são aqueles regulados pelo Estado e seu quadro legislativo. As disposições de contabilidade desenvolvidas, o conjunto de contas de correspondência contábil, as normas de contabilidade e relatórios financeiros - tudo isso tem um fundo regulatório e é regulado pelo quadro legal do estado.

Formulários de Documentos

As formas dos documentos primários são multifacetadas em sua natureza de finalidade, tipo de design e propriedade. As seguintes divisões principais são legalmente distinguidas:

• formas de registros de pessoal (pedidos, pedidos, horários,modos e horários regulares);
• formas de contabilização de salários e horas de trabalho (folhas, contas pessoais, diários, folha de pagamento);
• formulários contábeis de construção de capital (certificados, diários, atos);
• formulários de contabilidade de produtos (atos e registros de estoque, folhas de peso, cartões de festa, relatórios sobre movimentação de estoque);
• formulários de contabilidade de dinheiro (diário de caixa, atos sobre transferências e dinheiro no caixa);
• formulários de contabilidade comercial (pedidos, faturas, atos, especificações, certificados de qualidade);
• formas de contabilização de transações em dinheiro (relatório prévio, PKO, RKO, diário de seu registro);
• formulários para registro de resultados de inventário (listas de inventário, atos, certificados, diários, declarações).

Além dos anteriores, existem também as formas de documentos primários para contabilização de máquinas e mecanismos de construção, transporte rodoviário, ativos fixos e intangíveis, materiais, itens de baixo valor, produtos agrícolas e matérias-primas.

Procedimento para registro

Os documentos primários são elaborados devido a determinados requisitos que devem ser atendidos. Por exemplo, as entradas na documentação devem ser feitas exclusivamente em tinta azul, enquanto devem ser limpas e legíveis. Além disso, o documento deve conter um número de detalhes exigidos para cada tipo e ser autenticado pela assinatura pessoal do chefe, contador-chefe ou pessoa autorizada, e também lacrado com o selo da empresa. Números em documentos de dinheirotambém deve ser escrito em palavras, e onde a coluna do documento estiver vazia, deve haver um traço para evitar o preenchimento posterior de números falsos por qualquer mal-intencionado.

Armazenamento

O armazenamento de documentos primários é feito diretamente na empresa. Ou você pode usar os serviços de um arquivo privado (ou estadual). Se a auditoria pela inspecção fiscal revelar a ausência de um documento primário, é aplicada uma multa à empresa, cujo valor é determinado em função do tipo específico e do número de documentos perdidos. De acordo com a legislação atual da Federação Russa, os documentos primários são armazenados na empresa por pelo menos cinco anos.