Lista de documentos contábeis primários e regras para sua execução

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Muitas operações são realizadas diariamente na empresa. Os contadores emitem faturas para as contrapartes e enviam dinheiro, calculam salários, multas, calculam depreciações, elaboram relatórios, etc. Diariamente são emitidos dezenas de documentos de vários tipos: administrativos, executivos, primários. O último grupo é de grande importância para as atividades da empresa.

O que são "documentos primários"?

Cada evento da vida econômica da organização deve ser confirmado em papel. É formado no momento da operação ou imediatamente após a sua conclusão. Elaborando lançamentos, o relatório é realizado com base nas informações especificadas nos documentos contábeis primários da contabilidade. A lista deles é grande. No artigo, consideraremos os principais, mais comumente usadosdocumentos.

Por que precisamos de um primário?

A documentação primária é um elemento integral da contabilidade. Conforme mencionado acima, é formado no momento da transação ou imediatamente após o término da transação e é a prova da realidade de um ou outro fato da vida econômica do empreendimento.

A lista de documentos contábeis primários para uma transação pode incluir:

1. Contrato.
2. Conta.
3. Recibo de dinheiro ou outro documento de pagamento.
4. Nota de remessa.
5. Ato de conclusão.

Detalhes obrigatórios

Atualmente, existem formas unificadas de documentos contábeis primários. Eles são usados para refletir informações sobre diferentes operações, respectivamente, a lista de colunas neles é diferente. Enquanto isso, todos os documentos primários contêm detalhes obrigatórios uniformes. Entre eles:

1. Nome da empresa.
2. Nome do documento (por exemplo, "Vale em dinheiro").
3. Data de formação.
4. Conteúdo da operação sobre a qual o documento é elaborado. Por exemplo, ao preencher uma fatura, a coluna correspondente pode indicar "Transferência de materiais para processamento".
5. Money e indicadores naturais. O primeiro é usado para refletir o custo, o segundo - quantidades, pesos, etc.
6. Cargos de funcionários responsáveis ("contador-chefe", "lojista", etc.).
7. Assinaturas das pessoas envolvidas na transação.

Momento importante

O documento principal contendo todos os detalhes necessários tem força legal.

Por favor, note que os documentos corretamente executados podem ser usados em processos judiciais como prova da validade (ou invalidade) das reivindicações. Muitos documentos são elaborados por empreiteiros. É necessário verificar cuidadosamente a regularidade do registro e em nenhum caso colocar assinaturas para fornecedores (empreiteiros, etc.) caso não o tenham feito.

A documentação primária deve ser cuidadosamente preservada.

Preciso de um selo primário?

Na prática, muitas contrapartes alegam sua ausência no formulário TTN e em alguns outros documentos. Lembre-se que desde 2015, a maioria das organizações está isenta da obrigação de ter um selo. Essas empresas podem usá-lo a seu próprio critério. Se for, as informações sobre sua presença devem ser escritas na política contábil.

Caso a contraparte insista em usar o selo ao registrar o primário, e a empresa tenha o direito de não colocá-lo com fundamentos legais, a contraparte deve receber uma notificação por escrito com links para os regulamentos que regem este problema.

Acordo

Se a contraparte for um parceiro de longo prazo, então é bem possível concluir um acordo para várias transações. Nesse caso, é importante definir claramente os prazos para o cumprimento das obrigações, a sequência e o procedimento de cálculo e outras nuances. O contrato pode ser elaborado para a venda de mercadorias, a prestação de serviçosou trabalho de produção. Vale dizer que o direito civil também permite a celebração oral de um acordo. Entretanto, nas atividades empresariais, via de regra, são utilizadas formas escritas de contratos.

Fatura

Neste documento, o fornecedor indica o valor a ser repassado à contraparte por bens, serviços ou obras. Ao efetuar um pagamento, por padrão, assume-se que o sujeito concorda com a transação.

A fatura deve estar presente:

1. Nome do documento.
2. Nome dos serviços (bens, obras) para os quais o pagamento é feito.
3. Custo.
4. Valor total.
5. Detalhes para pagamento.

Atualmente, toda a lista de documentos contábeis está contida no programa 1C, portanto, são processados automaticamente.

Observe que a fatura tem pouco valor para as autoridades reguladoras. Nele, o vendedor fixa o preço definido. Do ponto de vista de um contador, uma fatura é o documento primário mais importante com base no qual os lançamentos contábeis são formados.

Fatura funciona como um tipo de fatura. Este documento contém uma linha especial para especificar os valores do IVA.

Documentação de pagamento

Você pode confirmar o pagamento por meio de recibo em dinheiro ou outro documento similar. O pagamento confirma o fato do pagamento pelo fornecimento de produtos, serviços, trabalho. O tipo específico de documento é selecionado dependendo do métodopagamento: dinheiro ou transferência bancária.

Um dos documentos de liquidação mais populares é uma ordem de pagamento. É uma ordem do titular da conta para o banco transferir fundos para a conta especificada. O documento pode ser usado no pagamento de serviços, bens, pagamento de adiantamento, reembolso de empréstimo, etc.

Em caso de deduções ao orçamento, o campo 22 "Código" é preenchido. Na ordem de pagamento, esta coluna indica o UIN (identificador único). Graças a ele, a autoridade fiscal reconhece o pagador.

O campo "Código" na ordem de pagamento pode ser preenchido de diversas formas. Depende de como exatamente a entidade cumpre sua obrigação com o orçamento: voluntariamente ou a pedido da autoridade reguladora.

Nota de consignação

O formulário TTN é elaborado pelo expedidor. O conhecimento de embarque é a base para a transferência da mercadoria para o destinatário. O documento é redigido em 4 vias. De acordo com o TTN, o vendedor leva em consideração a venda e o comprador recebe a entrega da mercadoria.

Observe que o TTN é elaborado no transporte de mercadorias pelas próprias forças da empresa. Caso o transporte seja realizado por empresa terceirizada, é emitido um formulário 1-T.

Outro ponto importante: as informações do TTN devem corresponder às informações da fatura.

Ato do trabalho concluído

Este documento é elaborado entre o cliente e o fornecedor. O ato é uma confirmação da realização do trabalho, da prestação de serviços a um custo acordado nos termos estabelecidos pelo contrato. Simplificando, issorelatório do contratante ao cliente.

Atualmente, uma forma unificada do ato não foi aprovada. A empresa tem o direito de desenvolver um formulário próprio e corrigi-lo na política contábil.

Os principais detalhes do ato são:

1. Número e data do registro nos registros contábeis.
2. Data da compilação.
3. Detalhes do contrato de acordo com o qual o ato é formado.
4. Prazo, volume, custo do trabalho.
5. Detalhes da conta a ser paga.
6. Nome do cliente e contratado.
7. Assinaturas das partes na transação.

O ato é sempre lavrado em duas vias.

Formulário M-15

Esta abreviatura é usada para se referir a uma fatura para saída de mercadorias. Deve-se notar que este documento não é obrigatório, mas é frequentemente usado por empresas.

Nota fiscal para liberação de materiais ao lado é emitida se for necessário transferir valores da sede para divisões remotas ou outras empresas (se houver acordo especial).

Regras do formulário M-15

Na primeira parte do trabalho é afixado um número, de acordo com o fluxo documental do empreendimento. Aqui você também deve indicar o nome completo da empresa e OKPO.

A primeira tabela reflete a data do documento, o código da transação (se for utilizado o sistema correspondente), o nome da unidade estrutural, o ramo de atividade da empresa que emite a fatura.

Da mesma formasão indicadas informações sobre o destinatário e a pessoa responsável pela entrega. A seguir está um link para o documento de acordo com o qual a fatura é emitida. Pode ser um contrato, um pedido, etc.

Na tabela principal, as colunas 1 e 2 indicam a subconta contábil e o código de contabilidade analítica para todos os materiais a serem baixados.

Em seguida, os seguintes dados são inseridos nas colunas 3-15:

• nome dos materiais com características individuais, marca, tamanho, grau;
• número do estoque (se não estiver lá, a célula não está preenchida);
• código da unidade;
• nome da unidade de medida;
• quantidade de mercadorias transferidas;
• informações sobre os objetos reais liberados do armazém (a serem preenchidas pelo lojista);
• custo total dos materiais;
• preço sem IVA;
• Valor alocado de IVA;
• custo total incluindo IVA;
• número do inventário do material;
• número do passaporte (se disponível);
• registre o número de acordo com o cartão da conta.

A fatura é assinada pelo contador, pelo funcionário responsável pela liberação dos valores do depósito e pelo destinatário.

Relatórios avançados em "1C"

A formação de documentos de prestação de contas é uma das ações mais comuns de um contador. Muitos acordos realizados em dinheiro são feitos por documentos antecipados. Isso inclui despesas de viagem, compras domésticas, etc.

Muitas vezes, os funcionários da empresa recebem fundos do caixa para despesas domésticas. Depois de adquirir os objetos de valor necessários (por exemplo, artigos de papelaria), os funcionários relatam e fornecem documentos comprobatórios ao departamento de contabilidade.

O contador, por sua vez, deve registrar todas as despesas no sistema contábil. Você pode abrir "Relatórios avançados" em "1C" na seção "Banco e caixa", subseção "Caixa". A introdução de um novo documento é realizada pelo botão "Criar".

No topo do formulário estão indicados:

1. Nome da empresa.
2. Armazém onde os objetos de valor recém-recebidos serão creditados.
3. Relatório de funcionários sobre fundos recebidos em relação ao relatório.

O documento contém 5 marcadores. Na seção "Adiantamentos", selecione o documento para o qual os fundos foram emitidos:

1. Documento de dinheiro.
2. Ordem em dinheiro para despesas.
3. Débito da conta.

Se as mercadorias foram compradas com os fundos emitidos, elas são refletidas na guia com o mesmo nome. Na seção "Recipiente", indique informações sobre o recipiente retornável (por exemplo, garrafas de água). A guia "Pagamento" reflete informações sobre o dinheiro pago aos fornecedores pela compra de um objeto ou emitido para uma entrega futura.

Na seção "Outros", são indicados os dados sobre despesas de viagem: diárias, custos de combustível, passagens, etc.

Forma "Universal"

Na lista de documentos contábeis primários há um papel que pode ser usado em diversas situações. É usado na formação de contabilidade erelatórios fiscais. É sobre contabilidade. O formulário é necessário, se necessário, para corrigir o erro cometido. Além disso, o documento é exigido ao realizar operações que exijam explicações, reflexo do cálculo, confirmação de transações, caso não haja outros papéis.

Nuance

Vale dizer que uma empresa tem o direito de confirmar a conclusão de transações que não exigem a execução de formulários padrão (padrão, unificado), não com a ajuda de um certificado, mas por meio de contabilidade primária desenvolvida independentemente documentos. Sua lista, no entanto, deve ser fixada na política financeira da empresa.

Regras para compilar um certificado

Um único formulário unificado não foi aprovado para este documento. Assim, os especialistas podem compilá-lo de forma livre ou usar modelos desenvolvidos na empresa. Entre as informações obrigatórias que o certificado deve conter, destaca-se:

1. Informações sobre o empreendimento.
2. Data e motivos da compilação.
3. Documentos contábeis primários e registros contábeis, aos quais é anexado um certificado.
4. Assinatura do funcionário responsável.

Você pode escrever em uma folha A4 branca comum ou em papel timbrado da empresa.

Ao compilar, você deve ter muito cuidado para não cometer erros. Quanto mais detalhada a referência, menos perguntas adicionais os inspetores têm.

O documento deve, obviamente, conter apenas informações confiáveis. Se, duranteerros de ortografia serão identificados, é mais aconselhável redigir um certificado novamente.

Recursos de armazenamento

Tudo o que se refere a documentos contábeis primários deve ser mantido na empresa por pelo menos 5 anos. O cálculo deste período começa a partir da data final do período do relatório em que os papéis foram emitidos.

Extra

Primário pode ser emitido em papel ou em formato eletrônico. Recentemente, mais e mais empresas preferem o gerenciamento eletrônico de documentos. Isso é compreensível: leva muito menos tempo para processar e enviar documentos.

Documentos eletrônicos devem ser certificados por assinatura digital (aprimorada ou regular - mediante acordo entre as contrapartes).

Responsabilidade

A documentação primária é o elemento mais importante da vida empresarial de uma empresa. Na sua ausência, a empresa enfrentará sérias sanções das autoridades reguladoras. Penalidades também serão impostas em caso de detecção de erros na documentação primária, informações imprecisas.

A violação do regulamento é punível não só pelo Código Tributário, mas também pelo Código de Contra-ordenações. Se houver motivos, os autores também podem ser processados.

Conclusão

Uma variedade de documentos pode ser usada no trabalho de uma empresa. Ao mesmo tempo, alguns deles podem ter uma forma unificada e alguns podem ser desenvolvidos de forma independente pela empresa. Independentemente disso, no entanto, todos os detalhes necessários devem estar presentes nos documentos.

Algumas empresas praticam o uso de documentos combinados. Falaestamos falando de formulários unificados, complementados de acordo com as especificidades das atividades da organização.

É importante refletir os tipos selecionados de documentação primária na política contábil da empresa. No decorrer das atividades da empresa, pode surgir a necessidade de novos documentos. Se forem desenvolvidos pela empresa, devem ser mencionados na política contábil.

Observe que a contraparte também pode desenvolver independentemente certas formas de títulos. É necessário indicar na política financeira que a empresa aceita tais documentos de contrapartes.

Para registrar muitas transações, as organizações não podem usar formas unificadas de documentação primária. No entanto, se estamos falando de transações em dinheiro, elas são executadas exclusivamente por ordens aprovadas e outros documentos de pagamento.