Gerenciamento de projetos - o que é? Prós e contras

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2024-01-17 19:05

A gestão de projetos é um elemento integral do moderno sistema de gestão na Rússia. Muitas empresas nacionais e estrangeiras usam o gerenciamento de projetos para melhorar a qualidade dos produtos e serviços, reduzir custos, aumentar os lucros. O que é gerenciamento de projetos e quais são seus principais benefícios?

O que é um projeto?

O conceito de "projeto" pode ser interpretado de maneiras completamente diferentes. A primeira opção envolve a definição do projeto como um conjunto de documentação, segundo o qual é possível a construção de um edifício ou estrutura. Este artigo discutirá o segundo significado da palavra "projeto".

Existem muitas definições de projeto, embora todas concordem em uma coisa: um projeto é uma ideia que envolve a implementação de uma tarefa material específica em um período de tempo limitado. Ao mesmo tempo, as principais características do projeto são chamadas de:

• Singularidade (um projeto é algo que é criado pela primeira vez).
• Tempo limitado (o projeto sempre tem prazos para sua implementação).
• Propósito (o projeto é sempre realizado para resolver problemas específicos, expressos, via de regra, em unidades quantitativasmedidas).

Se todas as três condições forem atendidas, o conjunto de atividades pode ser chamado de projeto.

Programas e portfólios

Projetos são frequentemente agrupados em programas e portfólios. Ao mesmo tempo, os programas são um conjunto de projetos unidos por um objetivo comum. Por exemplo, um programa para melhorar a qualidade da educação para a população pode incluir projetos para aumentar os salários dos professores em 20%, a construção de 15 novas escolas, o lançamento de 26 novos livros didáticos em disciplinas básicas.

Um portfólio de projetos reúne projetos financiados por uma única fonte, independentemente de seus objetivos. Por exemplo, o portfólio de projetos da Empresa N pode incluir projetos beneficentes, a construção de um novo escritório corporativo, a comemoração do aniversário do diretor e um aumento no faturamento anual em 10%.

Projetos em portfólios e programas também devem ter as três características principais descritas acima.

Princípios básicos de gerenciamento de projetos

Tendo em vista o desenvolvimento dinâmico do mercado de tecnologias destinadas a facilitar o processo de gestão, é difícil nomear métodos específicos que descrevam completamente o gerenciamento de projetos.

O gerenciamento de projetos inclui muitas abordagens e ferramentas e é baseado nos seguintes princípios básicos:

• Orientação para resultados. Este princípio é determinado pelo significado do termo "projeto". O gerenciamento de projetos não é apenas gerenciamento de qualidade, é um conjunto intencional de ações inter-relacionadas.
• Princípio do "triângulo de design". Noo gerenciamento de projetos deve ser guiado pelas interdependências entre: tempo, orçamento, qualidade do projeto. Uma mudança em um dos fatores leva a uma mudança nos outros, o que os torna, por assim dizer, lados do mesmo triângulo.



• Contabilização do ciclo de vida do projeto. O ciclo de vida de um projeto começa com a formação da própria ideia de criar um projeto e termina com a expiração do período de tempo especificado no projeto. O ciclo de vida de um projeto, via de regra, termina no momento em que se inicia o ciclo de vida do produto, criado como resultado do projeto.
• Abordagem de processo para gestão. Esse princípio envolve a avaliação do projeto como um conjunto de processos que se interligam e culminam em resultados intermediários na forma de produtos semi-acabados ou documentos importantes. Esta abordagem permite controlar o projeto sem as chamadas "zonas cegas".

Métodos de incentivo aos participantes do projeto

Incentivar os participantes do projeto geralmente recebe atenção especial quando o gerenciamento do projeto é selecionado para executar tarefas específicas. O gerenciamento de projetos geralmente inclui mecanismos motivacionais tangíveis e intangíveis.

Incentivos materiais incluem bônus, multas, pagamentos adicionais pela conclusão antecipada de tarefas intermediárias.

Métodos intangíveis de motivação incluem certificados e presentes disciplinares na forma de folga, bem como a implantação de competição entre os participantes do projeto como parte de uma competição competitiva.

Principais etapas do gerenciamento de projetos

O gerenciamento de projetos ocorre em estágios do ciclo de vida do projeto e fases de complexidade do gerenciamento. A relação entre estágios e fases é mostrada na tabela abaixo.

FASES:	Gestão de Custos	Devido gerenciamento	Gerenciamento de Conteúdo	Gestão de risco
ESTÁGIOS:	1	2	3	4
Iniciação	Estimativa preliminar de financiamento	Estimativa preliminar do cronograma do projeto	Definição das principais tarefas	Análise preliminar de possíveis fatores negativos
Planejamento	Cálculo do orçamento e busca de fontes de financiamento	Cálculo do cronograma do projeto	Cálculo das metas do projeto	Cálculo de ajuste de risco
Implementação	Financiamento fase a fase do projeto	Monitoramento da implementação do cronograma	Acompanhamento do alcance dos indicadores intermediários	Monitoramento de alterações nos principais drivers
Fechamento	Estimativa de lucro/prejuízo	Leg/lead score	Avaliação da conclusão/falha dos objetivos do projeto	Análiseerros cometidos

Assim, as áreas de gerenciamento de projetos incluem áreas financeiras, de pessoal, estruturais da organização.

Escopo do gerenciamento de projetos

A estrutura de gerenciamento de projetos inclui a divisão de todo o trabalho da organização em projetos limitados em termos de tempo e metas. Ao mesmo tempo, é formada uma equipe de cada projeto e uma equipe de gerentes de projeto, que se reportam ao gerente sobre o andamento de seu projeto.

Neste sentido, a gestão de projetos é utilizada, via de regra, em organizações de diversos setores e portes, com uma ampla gama de ordens executadas simultaneamente. No entanto, em pequenas empresas, ele também usa o gerenciamento de projetos para resolver problemas específicos de modernização da produção ou, por exemplo, introdução de um novo produto.

Gestão de projetos na construção civil

Na indústria da construção, o uso da metodologia de gerenciamento de projetos é especialmente relevante. Nas empresas que exercem as funções de cliente ou contratado, a gestão de projetos utiliza uma divisão natural do trabalho em projetos (de acordo com o princípio do produto, ou seja, a construção de cada prédio é um projeto separado), e a estrutura da alta direção praticamente não requer reestruturação séria.

A gestão de uma organização de projeto também é frequentemente realizada de acordo com o princípio do projeto, usando com sucesso equipes já formadasdesigners como uma equipe de projeto.

Gerenciamento de projetos em estruturas de estado

Gestão de projetos no governo é uma tendência relativamente nova do nosso tempo. O método de gerenciamento de metas por programa, que vem se desenvolvendo desde o período soviético, agora assumiu a forma de gerenciamento de projetos em todo o país. Agora, para resolver tarefas estrategicamente importantes para o estado, são utilizados programas que incluem projetos individuais com indicadores de metas e prazos de implementação. No entanto, a própria metodologia de gestão desses programas ainda está longe do ideal e requer modernização e atualização.

Experiência de implementação de gerenciamento de projetos na região de Belgorod

A administração pública baseada em projetos provou-se em todo o mundo. Na Rússia, há experiência na aplicação desta tecnologia na região de Belgorod.

Este experimento em grande escala afetou quase todos os aspectos do serviço público na região de Belgorod. Entre os principais elementos estão treinamento em gestão de projetos, suporte organizacional e metodológico, inspeções in loco, motivação, avaliação de competências dos funcionários, comissões de especialistas para revisão de projetos.

A gestão de projetos da região de Belgorod agora inclui órgãos colegiados de gestão de projetos:

• Comissão interdepartamental gerenciando as atividades do projeto.
• Comissões de especialistas setoriais que decidem sobre a abertura/encerramento de projetos.
• Escritório de projetos regional que controla o cumprimento da metodologiagerenciamento de projetos.

One Stop Shop

Foi no âmbito da transição para a gestão de projetos que a região de Belgorod, em 2010, passou a coordenar projetos de investimento através do sistema “one window”, agora conhecido em Moscou. O papel desta janela é desempenhado apenas por um dos serviços recém-introduzidos - o escritório de projetos regional. Agora, exatamente um mês após a inscrição no escritório do projeto, a entidade comercial recebe um documento de aprovação.

Sistema de informação automatizado "Gerenciamento de projetos"

Informações e suporte técnico para gerenciamento de projetos na região de Belgorod são realizados através do sistema de informação automatizado (AIS) "Gerenciamento de Projetos". Esta é uma aplicação web sem software que executa as seguintes funções para projetos, portfólios e programas:

• Manutenção do registro (banco de dados).
• Agendamento.
• Orçamento.
• Monitoramento da implementação nos níveis regional e municipal.
• Distribuição de poderes e responsabilidades da equipe.
• Alterar conteúdo.
• Sistema de alerta sobre eventos futuros e futuros para projetos.
• Fluxo de documentos.
• Relatório analítico automatizado.
• Integração com o governo eletrônico da região de Belgorod.

Vantagens e desvantagens do gerenciamento de projetos

A experiência descrita de implementação de gerenciamento de projetos na região de Belgorod acabou sendo bem sucedida. O efeito dessas mudanças foi expresso principalmente emum aumento na taxa de crescimento do produto regional bruto em 0,1% (mais de 3 bilhões de rublos), uma redução no tempo gasto na aprovação de projetos (em 2 meses para cada projeto) e um aumento na taxa de desenvolvimento de investimentos em a região em 23%. No entanto, o resultado mais importante é a formação do pensamento de projeto entre os funcionários que analisam ativamente e tentam resolver o problema, às vezes até usando métodos não padronizados e inovadores.

A motivação e a reestruturação da estrutura de gestão permitiram obter um efeito positivo não só para a função pública, mas também para as empresas, criando um clima favorável ao investimento e eliminando as barreiras ao empreendedorismo.

A população da região passa a participar ativamente na seleção e controle da implementação de importantes projetos estratégicos. Para as pessoas, a gestão de projetos é uma oportunidade de usufruir de serviços de alta qualidade e alta mobilidade.

No entanto, apesar de todas as vantagens da estrutura de gerenciamento de projetos, também existem desvantagens nessa abordagem.

Primeiro de tudo, o período de transição. Leva um certo tempo para a equipe do projeto trabalhar em conjunto e desempenhar suas funções como um mecanismo bem coordenado.

Segundo, ao implementar o gerenciamento de projetos em uma empresa, a busca por um bom gerente de projetos pode ser adiada. Requisitos muito altos são impostos às qualidades pessoais e profissionais de um gerente de projeto: qualificações abrangentes, imersão total no projeto, experiência em gerenciamento de projetos das especificidades exigidas.

A terceira desvantagem do gerenciamento de projetos pode ser considerada a necessidadedividir os recursos da empresa entre os projetos. Em empresas "pobres", isso pode não ser viável. Os gerentes de projeto terão que "lutar" por financiamento e pessoal, o que é inaceitável em condições de controle total de todas as etapas do ciclo de vida do projeto.

Uma das desvantagens mais importantes do caminho do gerenciamento de projetos em uma organização é o emprego de membros da equipe do projeto e do gerente de projeto após a conclusão do projeto. Como você sabe, a carga de trabalho da equipe é a regra mais importante de um negócio bem-sucedido e, no caso do trabalho de projeto, aparecem regularmente grupos de especialistas “suspensos no ar”, que imediatamente perdem sua carga de trabalho constante.

Resumindo o que foi dito acima, podemos concluir que o gerenciamento de projetos é parte integrante do espaço empresarial moderno, e estudar seus fundamentos é simplesmente necessário para a tomada de decisões gerenciais competentes, tanto em nível estadual quanto dentro de uma única empresa.