O que é um checkout online e como funciona?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

De acordo com a lei, todos aqueles que se dedicam ao comércio varejista e vendem algo devem ter caixa registradora. No entanto, mais recentemente, surgiu um novo conceito - caixas registradoras online. Mudanças desde 2017 na Lei Federal obrigam todos os varejistas a substituir um aparelho convencional por uma caixa registradora na Internet. A esse respeito, os empresários têm muitas perguntas, as respostas são de particular preocupação para os representantes de pequenas e médias empresas. É possível fazer sem um checkout online? Todos precisam mudar para novos padrões? O que acontece se a empresa ignorar os novos requisitos? E afinal, o que é um checkout online? Vamos tentar entender esse tópico difícil e responder a todas as perguntas.

Mudanças na legislação

Como mencionado acima, todas as empresas de varejo devem ter uma caixa registradora. Até recentemente, essa exigência era obrigatória, mas muitos a ignoravam e não tinham pressa para trabalhar de acordo com a lei. Era impossível checar todos, então muitas transações e vendas eram realizadas através da contabilidade “cinza”, ou seja, sem o devido controle do Estado e, de fato, fora da lei. Por causa disso, os legisladores decidiram apertar o controle e fazer algumas mudanças. Portanto, agora todos que negociam e vendem algo (bens ou serviços) precisam ter uma caixa registradora online. Isso ajudará os serviços governamentais a monitorar mais de perto e com precisão a contabilidade da receita, reabastecer o orçamento do país, restaurar a ordem no comércio on-line e nas lojas on-line e, é claro, isso protegerá os consumidores (compradores) de fraudes por parte dos vendedores.

Tais boas intenções trouxeram um verdadeiro caos e semearam o pânico entre os empresários. Claro, se você fez tudo e está fazendo de acordo com a lei, então você não tem nada a temer. O principal é entender todas as inovações e entender qual é a essência dos caixas eletrônicos. Abaixo consideraremos os tipos de negócios para os quais seu uso é obrigatório ou alternativo.

O que é um checkout online

O checkout online praticamente não é diferente de um normal - pode parecer à primeira vista. Na verdade, há uma diferença fundamental, por causa da qual tudo foi iniciado. Esses caixas estão conectados à World Wide Web e podem transmitir informações e informações sobre transações concluídas para autoridades reguladoras usando a Internet. O acesso à Internet abre outras possibilidades. Por exemplo, agora você pode notificar automaticamente o comprador por e-mail ou SMS que ele comprou mercadorias de você (na verdade, emite uma versão eletrônica do cheque). A pergunta “O que é um checkout online?” desconcertou muitos empresários, apesarque não há nada particularmente novo neste conceito.

Algumas pessoas pensaram que era um caixa especial, que é criado no portal do estado ou algo assim. Na verdade, isso está longe de ser o caso. Tudo o que você precisa fazer é explorar novos checkouts on-line e conectar-se exatamente como fez com um checkout regular. Aqui, é claro, existem algumas nuances que não são difíceis de entender.

Como funciona o checkout online

Não entraremos em detalhes e detalhes técnicos, mas apenas responderemos às principais perguntas que assombram os empreendedores que são forçados a atualizar seus dispositivos. Aliás, nem 100% dos empresários precisam fazer isso, mas apenas alguns deles, mas falaremos disso um pouco mais adiante.

O caixa online funciona com a ajuda da Internet. Nesse sentido, é necessário conectar-se à web global, pois sem ela o significado de usar a nova caixa registradora fica completamente perdido. A Internet para uma caixa registradora on-line é uma coisa necessária e, felizmente, não será difícil configurar uma rede para você. Cada proprietário do ponto de venda tem o direito de escolher um fornecedor. Para um checkout on-line, a Internet sem fio e as redes celulares 2G ou 3G são adequadas.

E agora a boa notícia: o trabalho da nova caixa registradora online quase não é diferente do trabalho da sua boa e velha máquina, se você, é claro, tiver uma. Todos os principais processos permanecem in alterados, os reembolsos nos checkouts on-line são realizados com rapidez suficiente e sem burocracia desnecessária. Novidade aqui é apenas a movimentação fiscal. Este é o dispositivo que torna a transmissão possível.dados on-line. Isso é tudo. A conexão de um checkout on-line é um problema separado que requer esclarecimentos adicionais, portanto, passaremos a ele imediatamente após descobrirmos se você precisa de um checkout on-line ou não.

Quem precisa dela

Quem hoje tem (ou deveria ter por lei) uma caixa registradora antiga não pode prescindir de uma caixa registradora online. Se é proprietário de um salão de cabeleireiro, atelier, empresa de transportes, se vende pacotes turísticos ou bilhetes para concertos, excursões ou outros eventos, se aceita pagamento online dos seus bens ou serviços, deve ter um novo tipo de caixa.

Mas se você conserta sapatos, faz chaves e cadeados, vende produtos artesanais, aluga casas para aluguel de longo ou curto prazo, a lei ainda o isenta do uso obrigatório de uma caixa registradora online. Quem vende jornais e revistas, sorvetes, refrigerantes, verduras e frutas também se enquadra nessa categoria de sortudos.

Empreendedores individuais (PI) temporariamente (até 1º de julho de 2018) podem não ter pressa em mudar para caixas registradoras online. Proprietários de vários sistemas de pagamento e empresários individuais que trabalhem no regime de tributação simplificada (UTII ou PSN), ou que exerçam a venda de bens através de máquinas de venda automática, também não podem instalar uma caixa registadora online.

Onde conseguir

Então, o que é uma caixa registradora online, já descobrimos, agora precisamos responder a outra pergunta importante: onde obtê-la? Novamente, não há nada complicado aqui. O processo de aquisição de um novo caixa não é diferente de como os empreendedores o faziam há um ou cinco anos. Como mencionado acima, o equipamento técnico dos CCPs modernizados quase não é diferente dos dispositivos antigos, com exceção de um dispositivo. Portanto, a única maneira de obter uma nova caixa registradora online é simplesmente comprá-la.

Não divulgaremos serviços individuais e empresas envolvidas nisso, mas, por precaução, lembramos que você precisa permanecer vigilante nesse assunto e não cair na isca de golpistas. Compre produtos de vendedores confiáveis e estude-os cuidadosamente antes de pagar. É importante que nos documentos para o caixa haja uma nota “Conforme 54-FZ”.

O custo dos caixas eletrônicos na Internet difere dependendo da funcionalidade, tamanho e escopo do dispositivo. Portanto, o preço mínimo começa em 13.000 rublos, o custo máximo é de cerca de 75.000 rublos.

Conexão

Outra questão importante que não pode ser ignorada é a conexão de uma caixa registradora online. As instruções para esse processo também estão explicitadas em atos normativos e regulamentadas por lei, não podendo haver exceções ou interpretações ambíguas aqui. Basta seguir um algoritmo simples para fazer tudo certo.

Assim, o primeiro passo será a celebração de um acordo formal com o operador de dados fiscais (abreviado OFD). Este é um novo participante em seu relacionamento com as autoridades reguladoras, graças ao qual eles receberão informações sobre transações em tempo real. OFDarmazenar, transmitir e processar informações de acordo com a 54ª Lei Federal e garantir total confidencialidade dos dados. Muita atenção é dada à segurança, os operadores trabalham em software especial que criptografa as informações. Isso praticamente elimina as chances de sequestrá-la.

Há uma série de dificuldades que uma empresa ou empresário individual pode encontrar ao escolher um operador de dados fiscais. O fato é que esse papel é atribuído não a um único órgão especial, mas a várias empresas que possuem todas as licenças necessárias (inclusive da Roskomnadzor) e possuem os equipamentos exigidos por lei. Portanto, você precisa prestar atenção especial à escolha do OFD e seguir recomendações simples: você precisa saber de um parceiro em potencial sobre suas capacidades técnicas, funcionalidade, capacidade de receber notificações e controlar as informações enviadas. Especifique a competência do contratante, não esqueça de esclarecer o que exatamente será incluído no custo dos serviços. Seria muito útil que se exigisse a apresentação de todos os documentos e licenças necessários para realizar este tipo de atividade.

Depois que o OFD é selecionado, você precisa se conectar a ele. É muito simples fazer isso: basta acessar o site da empresa e deixar um formulário lá em um formulário especial. Após simples manipulações, um gerente entrará em contato com você, que responderá a todas as suas perguntas e elaborará um acordo para assinatura. Em alguns casos, em vez de um contrato, a organização usa uma oferta, que também atende aos requisitos da lei e, de certa forma, facilita o processoassinando o contrato.

A partir deste momento, todos os processos ocorrem automaticamente: a coleta, armazenamento, processamento e transferência de dados é realizada pelo operador de sua escolha. Você não precisa implementar ou controlar os processos acima - isso é feito por profissionais sob a supervisão do estado.

Registrar

Depois de comprar uma nova caixa registradora ou atualizar uma antiga e concluir um contrato com um operador de dados fiscais, você precisa prosseguir para a última etapa importante que não pode prescindir - registrar uma caixa registradora online. Para que serve? Como todos os dados de vendas devem ser registrados pelo estado e ser totalmente transparentes, você é obrigado a transferi-los para a administração fiscal. Se antes algumas operações podiam ser ocultadas, agora se torna quase impossível. Dentro de um segundo após a venda de um produto ou serviço e a emissão de um cheque nos caixas eletrônicos, o fisco terá essa informação completa.

Então, para registrar sua caixa registradora online no fisco, você pode usar dois métodos. A primeira é a de sempre, de papel, burocrática. Você precisa ir à agência mais próxima da Receita Federal com um pedido regular. Os funcionários do serviço irão analisá-lo dentro de três dias úteis e registrar o dispositivo. Um aplicativo de exemplo pode ser encontrado na Internet ou no próprio Serviço de Impostos Federais. No entanto, para economizar tempo e nervos, é melhor usar o segundo método - registrar uma caixa registradora pela Internet. Para fazer isso, você precisa se registrar emsite oficial da Receita Federal, entre em sua conta pessoal e preencha um requerimento eletrônico, no qual você deverá indicar o número de série de sua caixa registradora e unidade fiscal.

Depois que as autoridades fiscais verificarem esses números e se certificarem de que existem, eles lhe darão um número de registro especial que você não deve contar a ninguém. Ele precisará ser inserido no caixa online. Isso é feito de maneira diferente em todos os lugares, então estude cuidadosamente as instruções do fabricante da caixa registradora antes de tentar inserir números aleatoriamente nos campos. Se você descobriu tudo e fez como deveria, seu dispositivo imprimirá um relatório de registro. Ele conterá dados especiais que precisarão ser inseridos em sua conta pessoal no site do serviço fiscal em um campo separado. Depois de clicar no botão “Concluir”, o processo de registro da caixa registradora terminará - você pode trabalhar em paz.

Benefícios

Depois que os deputados da Duma do Estado introduziram emendas na legislação que mudaram a forma de funcionamento e uso de todas as caixas registradoras, muitos empresários mostraram sua insatisfação. No início, ninguém realmente conseguia entender o que essas inovações significavam e o que era um caixa online. Depois que o tempo passou e ficou claro que nenhuma mudança radical estava prevista, o fervor diminuiu um pouco, e muitos empreendedores chegaram à conclusão de que o checkout online é mais bom do que ruim.

Entre as vantagens das novas caixas registradoras do ponto de vista empresarial, por exemplo, não há necessidade de manutençãotecnologia, pois o mesmo acumulador fiscal “mágico” será alterado diretamente pelos vendedores.

Outra vantagem definitiva é a facilidade de registro no caixa: não há necessidade de ficar na fila e esperar uma semana para conexão, basta preencher um formulário simples no site da Receita Federal e, seguindo as instruções, conecte o dispositivo você mesmo em apenas alguns passos. Em terceiro lugar, os funcionários da inspecção fiscal deixarão de ir aos controlos, porque eles próprios recebem toda a informação automaticamente através da Internet. Esta é uma vantagem definitiva, pois esta abordagem elimina quase completamente o componente de corrupção (as autoridades fiscais não poderão pressionar você e exigir dinheiro, atribuindo infrações inexistentes ao seu negócio).

Para outros, esses benefícios não são. Isso se aplica àqueles que estão acostumados a trabalhar em esquemas ilegais, subornar funcionários públicos e ocultar sua renda real. Tudo deve ser justo, e a exigência de adquirir caixas registradoras online é mais um passo para tirar as pequenas e médias empresas da sombra.

O que acontece se você não for ao checkout online?

De fevereiro a julho de 2017, o número de caixas registradoras online na Rússia cresceu dez vezes, mas nem todos os empreendedores conseguiram mudar para um novo equipamento na hora marcada. Além disso, muitos deles não quiseram fazer isso, e alguns empresários que ainda têm tempo até 2018 estão pensando em não mudar para caixas registradoras online. Por isso, eles enfrentarão punições e penalidades. Se a infração for cometida pela primeira vez, o proprietário da empresa será punido na forma de multa. Para empreendedores individuais, seu tamanho será de até 50% do lucro recebido, mas não inferior a 10.000 rublos, para uma LLC - de 75 a 100% da receita, mas não inferior a 30.000 rublos. Em caso de violação repetida (se a receita exceder um milhão de rublos), você será privado do direito de se envolver em atividades empresariais por um período de 90 dias. Se a receita for inferior a 1.000.000 de rublos. – tudo bem novamente.

Quanto ao uso de caixas registradoras com infrações (por exemplo, sua caixa registradora não está registrada de acordo com a lei, você não possui uma unidade fiscal, existem falhas artificiais no pagamento online, a caixa registradora não não imprimir recibos do formulário estabelecido), para isso você está esperando multa de 1.500 a 10.000 rublos.

Para não ser pego e criar problemas para si mesmo, a melhor solução é fazer tudo de acordo com a lei e obter uma caixa registradora on-line o mais rápido possível, caso ainda não o tenha feito.

Conclusões

Assim, as caixas registradoras online são uma ferramenta muito útil para qualquer negócio. Eles tornam as transações transparentes e compreensíveis, impedem esquemas de corrupção e ajudam o Estado a exercer um controle mais preciso sobre as atividades comerciais. Examinamos o próprio conceito e as instruções da caixa registradora online e percebemos que praticamente não é diferente de um dispositivo convencional. Você não deve ter dificuldades particulares na compra do dispositivo, pois as instruções para conectá-lo e registrá-lo são bastante claras. Mudar para uma nova caixa registradora para não ter problemas com a lei no futuro e não pagar multas altas pela f alta de caixa registradora ou por sua incorretaoperação.