Condições e prazo de armazenamento dos documentos primários na contabilidade

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Como mostra a prática, em quase todas as empresas domésticas modernas, a maior quantidade de documentação é gerada pela contabilidade. Claro, isso é compreensível: é nesse departamento que eles trabalham com dinheiro, e cada uma dessas operações precisa ser oficialmente fixada no papel. Além disso, o prazo para armazenar documentos primários em uma organização é legalmente estabelecido, o que significa que não funcionará exatamente assim para se livrar de “pedaços de papel”, você terá que armazená-los por pelo menos vários anos e só então destruí-los. A propósito, o processo de se livrar dos resíduos de papel também não é fácil, possui vários recursos específicos. Sobre tudo isso - mais.

Documentos, documentos…

Se você fornecer estatísticas sobre a quantidade de documentação produzida, verifica-se que em quase todas as empresas domésticas modernas, a contabilidade é a fonte de 80-90% dos documentos em papel. Eles não precisam apenas ser mantidos. As restrições determinam não apenas qual é o período mínimo de armazenamento correto para documentos contábeis primários (geralmente varia decinco anos a uma década), mas também as condições em que esses objetos devem estar. Ao mesmo tempo, deve-se lembrar que existe uma divisão em documentação para armazenamento temporário e permanente.

No entanto, como mostra a prática, nem todos os gerentes da empresa estão interessados em entender os meandros dos termos de armazenamento de documentos primários. Para evitar uma dor de cabeça, você pode usar os serviços de empresas especializadas em arquivamento. Em tal empresa, eles sabem exatamente que tipo de documentos por quanto tempo eles precisam ser armazenados, sob quais condições, sob quais regras. Além disso, tal organização tem capacidade técnica para destruir documentos encarregados de armazenamento quando os prazos expirarem. É muito conveniente, mas custa dinheiro. Se você quiser economizar dinheiro, precisará alocar uma sala especial para o arquivo e entender qual é o período legal para armazenar documentos contábeis primários em uma organização.

Quero - não quero

O problema, aliás, não surge do zero. As leis atuais estabelecem os termos de armazenamento dos documentos contábeis primários, e dentro de qualquer empresa eles devem ser observados. Decorre da legislação que a qualquer entidade jurídica operacional é incumbida a obrigação de conservar a documentação. Isso significa que a forma de atividade não importa - seja um empresário privado fazendo negócios sozinho, ou uma grande preocupação, você ainda precisa cuidar do armazenamento de demonstrações financeiras e outros documentos. É importante estudar a lei paraestabeleceu prazos para o armazenamento de documentos primários eletrônicos, em papel, para que em caso de conflito com o contratante ou durante a verificação pela autoridade controladora, você não fique em uma posição desconfortável. Além disso, o descumprimento dos prazos legais pode acarretar multas consideráveis durante a inspeção. A legislação em vigor contém regulamentos que regem o período mínimo de conservação dos documentos contabilísticos primários. É importante que os negócios sejam seguros, e fazer negócios em nosso país se distingue pela legalidade e pelo cumprimento das regras estabelecidas.

A 125ª lei federal, aprovada em outubro de 2004, dispõe sobre o prazo de guarda de documentos primários eletrônicos, documentos em papel. Baseado no nome, é dedicado aos arquivos e à correta condução dos negócios. É neste documento oficial que são consideradas as características de armazenamento dos papéis oficiais produzidos pelo departamento de contabilidade. Aqui você pode encontrar os dois recursos que permitem distinguir entre documentação de armazenamento temporário e permanente, bem como termos específicos para um determinado tipo de papel.

Aplica-se a quem?

As obrigações de cumprimento dos períodos mínimos de armazenamento dos documentos primários são atribuídas a:

• governos locais;
• agências governamentais;
• empreendedores;
• empresas;
• pessoas fazendo negócios.

A lei deverá ser observada em relação à documentação arquivística, inclusive a de pessoal. Todoo período de tempo especificado nos documentos legais deve estar em um local seguro. Além das leis federais, as especificidades dos termos de armazenamento de documentos primários e registros contábeis são afetadas em vários documentos regulatórios que estão em vigor tanto no território do país como um todo quanto em cada região. No entanto, o documento mais importante é a lei 125 mencionada acima, que fornece uma lista completa da documentação que regulamenta a duração do armazenamento dos papéis contábeis.

Lei número 129

Em 1996, foi publicada uma lei federal sobre as características da contabilidade. Afirma que a contabilidade pode gerar sua documentação em papel, além de utilizar diversas máquinas-ferramentas. Ao mesmo tempo, a empresa deve fazer cópias da documentação em papel por conta própria, para que todos os participantes das operações tenham acesso aos dados sobre elas. Caso a autoridade reguladora solicite acesso à documentação, os representantes da empresa são obrigados a fornecê-la. Tanto os promotores quanto os representantes do tribunal têm o direito de fazê-lo.

Criação, conservação em conformidade com os prazos de conservação dos documentos contabilísticos primários, disponibilização a pedido deve respeitar as formas estabelecidas em diplomas regulamentares. Os documentos devem ser enviados ao solicitante em papel. Se isso for permitido pelas capacidades das máquinas utilizadas no trabalho, se todos os participantes concordarem, o relatório pode ser enviado em formato eletrônico. Também é permitido pelas leis aplicáveis do nossopaíses.

Respeite as regras

129ª lei federal contém uma menção à obrigação de cumprir os termos de armazenamento de documentos contábeis primários. Em particular, o Artigo 17 menciona que qualquer pessoa jurídica deve manter tal documentação sem falhas, incluindo registros e relatórios. A duração do intervalo de tempo é estabelecida pelas regras que regem o arquivamento em nível estadual. A duração deste período não pode ser inferior a 5 anos.

É estabelecido um período especial de armazenamento de documentos primários para a documentação que regula a política contábil e algumas outras categorias (programas utilizados em máquinas que processam informações, plano de contas de trabalho). Claro que a duração aqui também é de cinco anos (em alguns casos esse período pode ser mais longo), mas o período começa a contar a partir do momento em que este documento foi usado pela última vez na empresa. O titular da pessoa jurídica é a pessoa que, por lei, é responsável por guardar toda a documentação exigida em intervalos de tempo. Isso significa que qualquer chefe educado e responsável deve saber o período de armazenamento dos documentos primários no departamento de contabilidade se quiser manter a situação da empresa sob seu controle.

Como mostra a prática, muitas organizações realizam regularmente um inventário da documentação oficial, e os regulamentos locais estabelecem pessoas responsáveis pelo armazenamento de documentos, com quem as autoridades de inspeção realmente interagem ao monitorar a conformidaderegras de arquivamento.

Criação e armazenamento: tudo de acordo com as regras

Com base na legislação vigente, os contadores podem gerar tanto a documentação primária quanto a documentação sumária não apenas em papel, mas também em formato eletrônico; ao mesmo tempo, as obrigações de fazer cópias em papel são atribuídas à pessoa colectiva e, a pedido do interessado, o órgão de fiscalização, a empresa é obrigada a enviar os documentos em papel para a morada com a maior brevidade possível. A compilação e o armazenamento devem ser realizados na forma estabelecida pelas normas regulamentadoras vigentes.

Sobre o período de armazenamento de documentos primários no departamento de contabilidade, a ordem desse processo, informa a lista de documentação que considera papéis administrativos típicos que são formados no decorrer do trabalho de qualquer empreendimento. Essas foram estabelecidas em 2010 em documento aprovado pelo Ministério da Fazenda e Arquivos Federais. Além disso, é necessário levar em conta os requisitos do Código Tributário, que regulamenta que todo cidadão de nosso país é responsável por manter registros contábeis por quatro anos. Isso se aplica a documentos relacionados à contabilidade de despesas, receitas e também à confirmação do pagamento de impostos.

Seja esperto com as coisas

A organização correta do processo em conformidade com os termos de armazenamento de documentos contábeis primários envolve uma abordagem profissional, envolvimento do pessoal responsável pela documentação contábil, processamento de informações de arquivo sobre a organização do próprio processo de trabalho. Atualmente quase não há lugarestreinamento especializado em arquivamento, por isso muitas vezes é difícil encontrar um especialista verdadeiramente de alta qualidade. Por outro lado, a legislação progressiva exige que os prazos de retenção dos documentos contábeis primários sejam observados, caso contrário você pode enfrentar multas categoricamente desagradáveis. A melhor opção para um fluxo documental suficientemente volumoso é criar um departamento responsável pela guarda de arquivos no quadro de pessoal da empresa e assegurar a formação regular do pessoal responsável pela documentação com recursos internos. Isso manterá as inovações estabelecidas nas leis sob controle e cumprirá todos os requisitos.

Uma alternativa que também permite levar em consideração o período de armazenamento dos documentos primários e cumpri-lo em suas atividades de trabalho é a cooperação com um intermediário que assume obrigações de preservação dos documentos do cliente. No entanto, escolher uma empresa de arquivamento para você também não é uma tarefa fácil. É necessário analisar cuidadosamente todas as opções disponíveis para dar preferência a uma empresa confiável e não se preocupar que ela possa fechar e o prédio pegar fogo.

Recursos de armazenamento de alguns tipos de documentação

De acordo com a legislação em vigor, a documentação primária, bem como os registos, relatórios e balanços, devem ser transferidos para o arquivo. Todas essas categorias de documentação oficial, até serem enviadas ao arquivo, devem ser mantidas nas dependências contábeis, enquanto a pessoa jurídicaé obrigada a fornecer todas as condições para a segurança dos papéis: os armários devem ser fechados, fogo e outras seguranças devem ser observadas. Dentro do empreendimento, uma pessoa responsável pela segurança da documentação é indicada por documento especial.

Se a empresa utilizar formulários rígidos de comunicação, por lei, esses documentos devem ser guardados em cofre ou armário especial, sala fechada e que garanta a segurança da documentação. A documentação primária do período atual, processada manualmente, deve ser coletada cronologicamente em registros, que são então enviados ao arquivo para armazenamento permanente.

O que mais procurar?

Ao armazenar extratos bancários, ordens de pagamento e relatórios antecipados, toda a documentação deve ser mantida em ordem cronológica e vinculada para armazenamento sistemático conjunto. Algumas categorias específicas de documentos (relatórios de turno, ordens de serviço) podem ser armazenadas sem vinculação, mas arquivadas em pastas para que nada seja perdido ou usado para fins desonestos.

A segurança da documentação, bem como seu envio tempestivo para o arquivo, é responsabilidade primordial do contador-chefe, embora, se necessário, os regulamentos locais possam conter delegação de autoridade a outra pessoa. A emissão de documentação primária, relatórios e balanços só é possível em alguns casos se houver uma ordem oficial do contador-chefe. Em geral, as divisões estruturais não têm acesso aos documentos contábeis. Possibilidade de apreensão de documentossomente se houver solicitação especializada das agências de inquérito, do tribunal ou de outras autoridades que tenham os poderes competentes nos termos da lei. Nesse caso, é necessário fornecer uma resolução oficial elaborada em conformidade com a lei. Ao retirar, é necessário elaborar um protocolo, uma das cópias do qual é transferida para o representante da organização contra assinatura.

O período de armazenamento para documentos primários é mostrado na tabela abaixo.

Recursos do fluxo de trabalho

O termo "fluxo documental" é aplicado a um conjunto de fatores associados à movimentação da documentação desde o momento da criação do papel até a sua transferência para o negócio arquivístico. O desenvolvimento de um cronograma é de responsabilidade do contador-chefe, embora em algumas empresas seja delegado a um especialista em gerenciamento de documentos. No entanto, como mostra a prática, o mais correto é a inclusão de tal cronograma na política contábil da organização, que é então aprovada por uma ordem especialmente emitida e assinada pelo diretor da empresa.

Com a ajuda do cronograma, você pode harmonizar os processos organizacionais e simplificar a tarefa de planejamento na empresa. O cronograma de fluxo de trabalho para a documentação primária é uma lista de executores, os intervalos de tempo em que os papéis devem ser enviados ao departamento de contabilidade e o período de tempo em que os contadores os processam. Certifique-se de descrever os períodos de relatório, incluindo balanços. Muitas vezes, a política contábil contém a regulamentação dos períodos de armazenamento de documentos primários, e esse período ouequiparado ao estabelecido por lei, ou superior se assim o exigir as especificidades da actividade da empresa. Quando o relatório do ano é apresentado, a documentação é preparada da maneira prescrita e transferida para o arquivo. Ao mesmo tempo, leva-se em consideração que, no futuro, pode ser necessário extrair dados úteis do volume transferido para armazenamento. Para isso, costuma-se dividir os casos em pastas, enquanto o agrupamento é explicado pelo conteúdo. Certifique-se de atribuir um título relevante a cada pasta.

Recursos de armazenamento do estojo

Toda a documentação gerada no decorrer das atividades do empreendimento, conforme mencionado acima, é dividida entre aquelas destinadas ao armazenamento temporário e permanente. Ao transferir os papéis para o arquivo, é necessário entregar cada uma dessas categorias separadamente, sem misturar os papéis oficiais nas mesmas pastas. Nesse caso, as cópias devem ser mantidas separadamente dos originais. Além disso, em pastas separadas, você terá que classificar a documentação mostrando relatórios, planos para o ano e para os trimestres, por meses. Um arquivo deve conter uma parte da documentação.

Para agrupar um caso, você pode usar documentos gerados em um período (trimestre, ano, mês). A exceção são as chamadas categorias transitórias - por exemplo, arquivos pessoais, cujo fechamento não é programado para coincidir com o ano civil. Se o arquivo contiver documentação gerada ao longo de vários meses, é necessário separar cada mês dos demais com uma folha especial, fixando nela o período que o bloco seguinte documenta. Neste caso, é permitido agrupar até 250 folhas em uma única caixa. A espessura da pasta pode ser de 4 cm ou menos.

O que mais procurar?

Como pode ser visto nas regras de arquivamento, se a documentação tiver anexos, estes (independentemente de quando exatamente foram compilados) devem ser anexados à documentação que acompanham. Em geral, a sequência para o arquivamento da documentação contábil é muito importante, por isso deve ser rigorosamente observada. Em regra, os extratos são lançados primeiro, depois as notas explicativas, após o que o balanço, complementado pelos documentos anexos.

Ao organizar o armazenamento das contas pessoais dos funcionários da empresa, é necessário alocar um caso separado para isso, no qual a documentação é organizada por ano com cronologia rigorosa. A correspondência anual é constituída por pastas com indicação do ano civil e também sistematizada de acordo com as datas. Cada solicitação deve ser seguida por uma resposta.

Alguns recursos

Os prazos de retenção previstos no Código Tributário podem diferir dos especificados nas leis que regem as atividades de contabilidade. Ao observar tal discrepância, recomenda-se, antes de tudo, observar o maior período de tempo - isso permitirá, se necessário, consultar a documentação, usá-la, mesmo que, de acordo com uma das regras atuais, o prazo já expirou. Além disso, os inspetores não terão do que reclamar. Também é necessário lembrar uma lista especial publicada em 2000 indicando a duração do armazenamentoalguns grupos de documentação específicos. Essa lista é atualizada e complementada regularmente, portanto, o contador-chefe da empresa e o departamento responsável pela gestão documental devem acompanhar as informações atualizadas.

Se os termos de armazenamento foram violados, a responsabilidade por isso é do chefe da empresa, apesar de a questão da segurança ser principalmente da responsabilidade do contador-chefe. Se a ordem, a duração do armazenamento for violada, a empresa é multada. Para um funcionário, a punição geralmente varia de dois a três mil rublos. Mas se a documentação primária não for mantida, eles podem ser punidos com uma multa de cinco mil rublos ou mais.