Contabilidade extrapatrimonial: finalidade, regras de manutenção

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Contabilidade é um sistema ordenado de coleta, fixação e resumo de informações em termos monetários sobre o estado da propriedade, capital e passivos da empresa e suas alterações. Pode ser mantido por um contador aceito na organização sob contrato de trabalho ou por uma empresa terceirizada.

Apontamento da contabilidade

A principal tarefa da contabilidade é a formação de informações confiáveis e completas sobre o funcionamento da empresa, sua condição de propriedade. Com base nesta informação:

• resultados de negócios negativos são evitados;
• é revelada uma reserva na fazenda, à custa da qual é assegurada a estabilidade financeira da organização.

Controlado por:

• cumprimento da lei quando a empresa realiza diversas operações;
• conveniência do trabalho da organização;
• utilizando mão de obra, recursos materiais e financeiros;
• conformidade com as atividades da empresapadrões, normas e regulamentos estabelecidos.

Fora do balanço

É necessário resumir as informações sobre a presença e movimentação de bens que não pertençam ao empreendimento, mas que estejam em sua disposição ou uso temporário, bem como assegurar o controle sobre determinadas transações comerciais. Na prática, também é chamado de "contabilidade fora do balanço". No entanto, este conceito é utilizado, regra geral, em relação às instituições de crédito.

Como mostram as estatísticas, muitos contadores não mantêm registros de contas extrapatrimoniais ou refletem muito pouca informação sobre elas. É claro que a elaboração de qualquer relatório é um processo muito trabalhoso, exigindo esforço, tempo, outros recursos, inclusive dinheiro. Manter registros nunca deve ser transformado em uma formalidade. Afinal, a principal tarefa de um contador é garantir o controle sobre a disponibilidade e movimentação de bens e obrigações para posteriormente transferir informações para o chefe da empresa. Ao mesmo tempo, ele deve cumprir a regra mais importante - os custos do relatório não devem exceder os benefícios dele. Também se aplica a contas extrapatrimoniais.

Nuances

Antes de começarmos a lidar com o propósito e as características da contabilização de propriedades em contas extrapatrimoniais, observamos os seguintes pontos.

Desde o final de 2000 nada mudou para as organizações comerciais. De acordo com o plano de contas padrão de contabilidade, havia 11 itens fora do balanço, e muitos permaneceram. Quanto às organizações orçamentárias, elas têma situação é diferente. Todos os anos, o número de contas extrapatrimoniais nas instituições orçamentais aumenta. Hoje eles usam o 01-42.

Devo dizer que é na contabilidade orçamental das contas extrapatrimoniais que se pode encontrar uma metodologia para algumas áreas de atividade das sociedades comerciais. Isso é especialmente verdadeiro quando as regras não são estabelecidas oficialmente e a organização do processo de prestação de contas é deixada para o contador na formação da política financeira.

Por que precisamos de relatórios extrapatrimoniais?

À primeira vista, as empresas cujo trabalho não está vinculado a regras estritas de contabilidade extrapatrimonial não precisam disso. No entanto, isso não é bem verdade. Vamos ver por quê.

Em primeiro lugar, os contadores auditados sabem perfeitamente que sem uma contabilidade extrapatrimonial adequada, eles não poderão obter uma opinião positiva de especialistas. A responsabilidade direta por sua ausência não foi estabelecida. No entanto, o Código de Contra-ordenações prevê punições administrativas pela f alta de informação de indicadores que reflitam pelo menos 10% dos dados das transações comerciais.

Em segundo lugar, ultimamente, a verificação da contabilidade extrapatrimonial pelos fiscais tornou-se regular e mais completa. Isso é compreensível: o serviço tributário é constantemente fiscalizado pelo Estado e exige os resultados do trabalho. Os inspetores fazem aos contadores uma variedade de perguntas. Por exemplo, onde está a sala em que os funcionários da empresa desempenham suas funções refletidas no balanço? Se não estiver refletido nos documentos, então as pessoasficar em casa ou trabalhar fora? Se a contabilidade não mostra as instalações, como é possível levar o custo do aluguel como parte das despesas de imposto de renda? Não há propriedade no balanço, o que significa que não há custos. A inspecção pode muito bem levar o caso a tribunal. E a prática judicial nem sempre é favorável ao pagador.

Em terceiro lugar, a elaboração de extrapatrimoniais contribui para a convergência da contabilidade e da contabilidade de gestão. Os gerentes gostam de fazer perguntas diferentes aos financistas. Por exemplo, um laptop por 40 mil rublos. não refletido na contabilidade, pois foi baixado para materiais e depois para custos. Isso significa que ele não pertence mais à empresa, e qualquer funcionário pode tomá-lo para si? Ou, por exemplo, um pacote de software foi adquirido há vários anos. Após a operação ter saído do item de despesa dos próximos períodos, este software não é contabilizado. O gerente quer ver o número de programas e os termos de suas licenças no saldo.

Por onde começar?

Em primeiro lugar, é necessário determinar a lista de ativos que serão considerados no balanço. Em seguida, você precisa corrigir as regras para compilar documentos na política financeira da empresa. Idealmente, é necessário elaborar princípios corporativos, incluindo a contabilização de propriedades extrapatrimoniais. Eles são aprovados pelo contador-chefe.

Por exemplo, o princípio corporativo "Contabilidade extrapatrimonial de uma instituição orçamentária" está sendo consolidado. Ele contém instruções detalhadas para exibir informações.

O ponto de partida para a contabilidade extrapatrimonial de ativos fixos eobrigações é o inventário de bens e execução de documentos necessários. O líder emite uma ordem. Na sua base, é realizado um inventário de passivos e ativos, que será refletido na contabilidade extrapatrimonial. Um documento é formado com base nos resultados da verificação - uma folha de agrupamento. As informações dele são transferidas para a contabilidade.

Pontos Importantes

Observe que as informações do balanço patrimonial são refletidas fora do sistema. Os recebimentos são apresentados como débitos, as baixas são apresentadas como créditos. Com a contabilização fora do balanço de ativos fixos, não deve haver saldo credor. As informações sobre itens fora do balanço não afetam o balanço patrimonial.

Ao relatar, os dados sobre a propriedade são refletidos nas Explicações. Cada transação em contas extrapatrimoniais deve ser documentada. As regras de inventário para passivos e ativos também se aplicam a itens fora do balanço.

SO Alugado

Existe uma lista de passivos e ativos que são mais frequentemente considerados fora do balanço. Claro, esta lista não deve ser considerada oficial. Cobrimos apenas as situações mais comuns.

Vamos começar com a conta 001 "SO alugado". Ele reflete informações sobre:

1. Instalações alugadas. O ato de aceitação e transferência do objeto servirá de base para a reflexão dos dados. É assinado no momento da celebração do contrato de arrendamento. Como regra, as informações sobre o custo das instalações transferidas não são prescritas no contrato (apenas a taxa do inquilino é indicada). Essas informações podem ser solicitadasproprietário, mas pode recusar-se a fornecê-los. Envolver um avaliador em tais situações é impraticável. Para refletir os dados, um contador pode usar um custo condicional, por exemplo, 1 rublo para cada metro. É importante prescrever a ordem de imputação na política financeira da empresa ou princípios corporativos.
2. Valores recebidos junto com o imóvel alugado. Ele também usa o ato de aceitação de transferência. Estamos falando, por exemplo, de persianas, ar condicionado, guarda-roupas, etc.
3. Refrigeradores ao ar livre recebidos por uma taxa ou um bônus para água potável. Para esses ativos imobilizados, a contabilização na conta extrapatrimonial 001 também é realizada de acordo com o ato de aceitação e transferência de equipamentos, que é lavrado no recebimento do refrigerador. Este documento geralmente reflete o valor da garantia. É ela que está desequilibrada.

Estoque sob custódia

Para eles, a conta é usada. 002. Via de regra, reflete os dados das garrafas mais frias. No dia em que a água é recebida, o fornecedor, juntamente com a fatura padrão, transfere os documentos de recebimento e despesa (ou uma versão combinada da fatura). O valor do depósito das garrafas pode ser retirado desses papéis ou do contrato.

Por conta 002 também pode incluir tapetes fornecidos pela empresa de limpeza. Eles são alterados periodicamente de acordo com o certificado de aceitação.

Pela integridade das informações refletidas na conta. 002, a correção do cálculo do IPTU dependerá. Se for revelado que a empresa adquiriu ativos fixos e, sem qualquer motivo, os refletiu em contas extrapatrimoniais,então ele terá que pagar uma multa, além de um imposto adicional. Em tais situações, a propriedade será decisiva. Se o bem foi recebido para aluguel ou uso gratuito e capitalizado por conta. 01 em vez de 001, as consequências não o deixarão esperando.

Formulários

Como regra, o valor condicional é usado para formulários de relatório estritos, e seu número é determinado por conversão direta. Essa informação é refletida em 006. As formas de responsabilidade estrita incluem:

1. Talões de cheques fornecidos pelo banco.
2. Livros de emprego e inserções para eles.
3. Assinaturas para emissão aos funcionários.
4. Formulários de certificados e diplomas.

Além disso, na contagem. 006 reflete informações sobre:

1. Mandados de execução para funcionários que pagam pensão alimentícia.
2. Ausência médica.
3. Documentos de fundação.

Com base nos dados, é possível controlar os responsáveis pelo armazenamento dos formulários.

Garantindo obrigações e pagamentos pendentes

As informações sobre essas operações são refletidas na conta. 009.

Caso a empresa atue como fiadora, a informação do valor da garantia correspondente é registrada no balanço patrimonial. A base para isso é o contrato.

Qualquer empresa pode adicionar seus itens à contabilidade extrapatrimonial. Claro, todas as inovações devem ser fixadas na política financeira.

Dificuldades na prática

Como regra, ao postar objetos grandes, os contadores não experimentamproblemas. As dificuldades, especialmente nas instituições orçamentárias, começam quando é necessário levar em conta a propriedade, cujo custo é inferior a 3 mil rublos. Os especialistas recomendam a compilação de uma declaração de emissão de valores para as necessidades da empresa. Todos os danos são posteriormente refletidos na conta extrapatrimonial 21.

A contabilização de ativos cujo valor superior a 3 mil rublos é realizada até o momento de sua alienação. A baixa é refletida no crédito da conta. Não há necessidade de fazer entradas adicionais.

Valor de saldo de ativos até 40 mil rublos. deve ser zero após colocá-los em operação. Quanto aos objetos cujo preço é de 3 a 40 mil rublos, eles devem ser restaurados ao custo e depreciação originais.

A baixa do imóvel de uma conta off balance é feita por decisão de comissão especial. A base é um ato assinado pelo proprietário do ativo e pelo chefe da empresa. A formação de uma entrada no relatório é realizada pelo valor do custo inicial.

A provisão de valores para uso é feita por conta. 21 com base no ato relevante. Ao mesmo tempo, a pessoa responsável é alterada.

Ativos com valor inferior a 3 mil rublos. em contas extrapatrimoniais de uma organização orçamentária são refletidas pelo custo total. As exceções são fundos de bibliotecas, bem como imóveis. O lançamento de ativos fixos é realizado de acordo com a documentação primária que confirma seu comissionamento. O movimento dentro da empresa é refletido por meio de uma mudança no local de armazenamento ou na pessoa responsável.

Comissãoacordo

Ao transferir mercadorias para venda, o comitente não perde a propriedade. Portanto, tal propriedade é considerada na conta extrapatrimonial. 004 ao custo refletido no certificado de aceitação. Ao transferir o objeto, o valor está sujeito a débito integral. Podem surgir problemas para a empresa se tal produto for considerado no balanço. Nesse caso, o fiscal qualifica a transação como venda. Se um terceiro pagar pelo objeto ao invés do mandante, será muito problemático provar a legalidade de tal ação mesmo em juízo.

Violações

Como mostra a prática, a contabilidade extrapatrimonial não causa problemas específicos para os contadores. A reflexão da informação é realizada de forma bastante simples: o recebimento, recebimento ou prestação de garantias é registrado apenas em débito e o pagamento de obrigações, respectivamente, em um empréstimo. Entretanto, mesmo com um esquema tão simples, alguns especialistas não dão a devida atenção à manutenção de contas extrapatrimoniais. Como resultado, os funcionários da fiscalização do serviço fiscal encontram erros nos documentos e impõem multas.

O artigo 15.º do Código de Contraordenações estabelece medidas administrativas para infrações às regras contabilísticas. Estamos falando, em particular, da distorção das informações de qualquer item do relatório em mais de 10%. Adicionalmente, o artigo 120.º do Código Tributário prevê a responsabilidade por subestimação deliberada do valor dos objetos de tributação ou indicadores de elementos de rendimento.

Conclusão

No artigo examinamos as principais características da contabilidade extrapatrimonial. Para resumir.

Tão especialitens fora do balanço são usados pela empresa para contabilizar ativos materiais que estão em uso temporário, ou seja, não pertencentes a ela. As operações relacionadas ao lançamento são sempre refletidas no débito e as baixas do imóvel - no crédito. Se necessário, o contador pode manter a contabilidade extrapatrimonial em "1C". Para fazer isso, você precisa adicionar as contas apropriadas ao sistema. A versão básica já contém os itens e subcontagens de despesas necessárias. A formação de operações e relatórios típicos é realizada em documentos padrão.

Valores que aparecem em contas fora do saldo não são incluídos no saldo. Por isso, o valor do patrimônio líquido das empresas de leasing e empreendimentos que aceitam grande quantidade de materiais para armazenamento é subestimado.

Fora do balanço é muito importante para uma organização. Seus resultados afetam diretamente a eficácia das decisões gerenciais. Além disso, as informações sobre contas extrapatrimoniais são sempre de interesse dos usuários de relatórios. Essas informações permitem que as partes interessadas formem uma visão mais completa das atividades financeiras e econômicas da organização.

Os especialistas não recomendam ignorar a necessidade de contabilização fora do balanço. Recentemente, os inspetores tributários têm sido especialmente cuidadosos em verificar as informações refletidas no balanço patrimonial. Cabe lembrar que a legislação estabelece a responsabilidade pelo fornecimento de dados incompletos sobre transações financeiras e comerciais. As regras para refletir as informações são tão simples que até mesmo um contador iniciante será capaz de lidar com a tarefa.