Sobretaxa por trabalho de natureza itinerante: procedimento de cálculo, regras para inscrição, acumulação e pagamento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Em muitas empresas, o trabalho de certas categorias de funcionários é viajar. Em primeiro lugar, estamos a falar de motoristas que transportam pessoal, transportam produtos, materiais e outras mercadorias. No artigo falaremos sobre o pagamento adicional pela natureza itinerante do trabalho, tributação e contabilização do subsídio.

Informações gerais

O subsídio de viagem é sempre obrigatório? Vamos descobrir.

Caso a atividade laboral do empregado esteja relacionada a viagens, o empregador deverá compensar as despesas incorridas com base nos dados do relatório prévio, bem como mediante apresentação de passagens e cheques. Enquanto isso, a legislação prevê outra forma de recuperação de custos.

O empregador pode pagar um subsídio fixo para trabalho em viagem. Os motoristas, como regra, estão bastante satisfeitos com essa compensação. O montante do pagamento adicional é determinado pelo chefe da empresa eaprovado por documento local.

Aqui deve-se dizer que os fiscais nem sempre reconhecem o subsídio para a natureza itinerante do trabalho como compensação na acepção do disposto no art. 168.1 TC. Se não houver documentos que comprovem as despesas do empregado, o empregador pode ser obrigado a cobrar contribuições adicionais.

Reembolso de documentos

Se o empregado apresentar documentos comprovativos de suas despesas na viagem, o empregador o indeniza após o fato. Isso significa que o funcionário receberá exatamente o que gastou. Essa opção geralmente é usada quando os funcionários são enviados em longas viagens de negócios para outras regiões ou para o exterior. O empregador deve reembolsar esses funcionários pelas despesas de viagem e acomodação. Ao mesmo tempo, o empregador deve decidir se deve reter o imposto de renda pessoal e as contribuições para os fundos dessa compensação. Vamos responder a esta pergunta imediatamente.

Os custos de compensação são incluídos pelo empregador nas despesas consideradas no cálculo do imposto de renda. De acordo com o n.º 11 do n.º 1 do art. 217 do Código Tributário, não há necessidade de retenção do imposto de renda pessoal do reembolso. Esta regra se aplica a todo o valor especificado no acordo coletivo ou de trabalho ou em outro ato local do empreendimento. Quanto aos prêmios de seguro, também não há cobrança (cláusula 2, parte 1, artigo 9.º 212-FZ de 2009-07-24).

Dificuldades na prática

Deve-se, no entanto, dizer que o FSS e a UIF por vezes acreditam que o empregador é obrigado a calcular as contribuições do valor da compensação. Eles justificam sua posição dizendo quenatureza itinerante dos subsídios de trabalho e pagamentos - estes são elementos do salário. Os fiscais de fundos confirmam seus argumentos com o disposto no art. 129 do Código do Trabalho, que define os rendimentos. Com isso, após as fiscalizações, o empregador é autuado em multas e penalidades, sendo obrigado a cobrar contribuições adicionais. Tais decisões, é claro, precisam ser contestadas. Os tribunais, na maioria dos casos, ficam do lado do empregador, citando os seguintes argumentos:

1. O reembolso do trabalho está sujeito à aprovação do empregador.
2. A compensação é necessária para cobrir as despesas adicionais do empregado que ele incorrer durante o desempenho de sua função trabalhista.
3. Os valores de reembolso não podem ser incluídos nos rendimentos de forma alguma, portanto, não há necessidade de acumular contribuições.

Lista de documentos comprobatórios

Suplemento para a natureza itinerante do trabalho é cobrado mediante apresentação de documentos de apoio. Uma lista específica de documentos é determinada e aprovada pelo chefe da empresa. É aconselhável formar duas listas - para viagens próximas e longas. Neste caso, os requisitos do empregador ficarão mais claros.

As despesas de viagem do funcionário podem ser verificadas:

1. Bilhetes de metrô, ônibus, trólebus, etc.
2. Itinerário, carta de porte, recibos, cheques (quando utilizar transporte pessoal).

Os custos residenciais são confirmados por documentos recebidos na chegada. Este pode ser um recibo emitido pelo administrador do hotel, um contrato de aluguel de curto prazo.

Respostas a perguntas adicionais de inspetores sobresobretaxas para a natureza itinerante do trabalho podem ser feitas consultando os documentos que atestam a movimentação dos funcionários. Estamos a falar, em particular, da lista de cargos fixada pela lei local, das condições estipuladas no contrato de trabalho, memorandos, revistas, etc. Os inspectores devem receber os documentos comprovativos das viagens.

Recursos de Documentação

Para garantir o controle sobre os movimentos diários dos funcionários, é aconselhável criar um diário de viagens de negócios. Este documento pode ser mantido pelo chefe do departamento relevante ou outro funcionário responsável.

Planejamento e controle de viagens individuais podem ser feitos com a ajuda de memorandos. O empregado elabora-o em nome do chefe. Em um memorando, o funcionário indica os motivos da viagem, metas e objetivos. O documento deve ser entregue ao empregador para aprovação.

As normas vigentes hoje não estabelecem uma única forma de memorandos e diários contábeis. Assim, a administração da empresa pode aprovar seus formulários. Para colocar a documentação em circulação, o diretor emite uma ordem apropriada.

Nuances

O subsídio para a natureza itinerante do trabalho é definido dependendo de:

• frequências de viagem;
• duração da viagem de negócios;
• dificuldade da tarefa, etc.

Você também pode levar em consideração as qualificações e experiência de trabalho de um determinado funcionário. Assim, não é necessário instalarum valor para todos.

Fluxo de trabalho simplificado

Como mostra a prática, nem sempre é possível para um funcionário destacado manter documentos de absolvição. Acontece que até a data do relatório alguns dos bilhetes são perdidos, não há cheques de postos de gasolina, recibos, etc. Mas sem eles, o funcionário não será reembolsado pelas despesas. Para esses casos, é fornecido um fluxo de trabalho simplificado.

O chefe da empresa determina e aprova o valor do subsídio para a natureza itinerante do trabalho. Este valor deve incluir:

1. Tarifa média em transporte público.
2. Pagando aluguel.
3. Reparos não programados ou pequenos de veículos.
4. Serviços de comunicação (telefone celular, fax).

É aconselhável estabelecer uma sobretaxa fixa para o trabalho de natureza itinerante para motoristas, transitários, comerciantes e demais funcionários que exerçam função trabalhista fora do empreendimento, mas dentro da mesma localidade.

O bônus também é fornecido se o funcionário:

• geralmente gasta a mesma quantia em viagens;
• não gasta dinheiro com hospedagem e viagens em outra região ou no exterior.

Caso o funcionário tenha um pagamento adicional pela natureza itinerante do trabalho, ele não precisa coletar passagens, cheques e outros documentos comprobatórios. E a compensação será dada a ele no final do mês.

Procedimento geral de cálculo

De acordo com a Parte 2 do art. 168.1 do Código do Trabalho da Federação Russa, pagamento adicional pela natureza itinerante do trabalhoaprovado pelo chefe da empresa e fixado no ato local da empresa.

O valor do subsídio é determinado pelo empregador de forma independente. A redação no ato local do empreendimento pode ser a seguinte: "Estabelecer um adicional pela natureza itinerante do trabalho. O valor do abono é de 10% do salário base". O gerente, a seu critério, pode definir um valor fixo.

Ao determinar a sobretaxa pela natureza itinerante do trabalho, o empregador deve orientar-se por:

1. Atos regulatórios adotados durante o período soviético. Atualmente, apesar de a URSS ter deixado de existir, muitos documentos legais aprovados durante os anos de sua existência são válidos. Assim, o Decreto do Conselho de Ministros da RSFSR de 1978 nº 579 estabeleceu um pagamento adicional pela natureza itinerante do trabalho - 20% do salário. Pode ser acumulado para os funcionários que trabalham no transporte rodoviário e fluvial. Ao mesmo tempo, apenas aqueles que viajam por 12 ou mais dias recebem um pagamento adicional pela natureza itinerante do trabalho.
2. Acordos setoriais e regionais. Por exemplo, os trabalhadores rodoviários podem receber uma sobretaxa de até 20%, dependendo do número de dias gastos na estrada. A cláusula correspondente está presente na cláusula 3.6 do Acordo Industrial Federal sobre Instalações Rodoviárias.

Se o valor do subsídio não estiver prescrito nos atos adotados durante o período soviético ou nos acordos industriais (regionais), o gerente tem o direito de determiná-lo a seu critério.

Alguns gestores acreditam erroneamente que o órgão responsável pelaque fixa o montante do pagamento adicional pela natureza itinerante do trabalho, - a Câmara de Contas. Deve-se dizer desde já que esta estrutura não tem nada a ver com a determinação do valor dos pagamentos.

Auxílio viagem: tributação

Quando um empregador, em um esforço para simplificar o fluxo de trabalho, compensa as despesas de viagem acumulando pagamentos adicionais, o IFTS pode ter reivindicações. Enquanto isso, uma prática bastante estável já se desenvolveu. Infelizmente, não é a favor do empregador. Os tribunais e as autoridades reguladoras não contestam o direito do empregador de estabelecer um pagamento adicional. No entanto, eles acreditam que o pagamento fixo deve estar sujeito ao imposto de renda da pessoa física e às contribuições aos fundos. Os argumentos são os seguintes.

A lei prevê dois tipos de pagamentos. A primeira inclui as remunerações que funcionam como elementos de rendimento. Eles são estabelecidos devido ao fato de um cidadão trabalhar em condições especiais. É dessa compensação que são retidos os impostos e contribuições aos fundos. O segundo tipo de pagamento é o reembolso de despesas incorridas por um empregado no desempenho de uma função trabalhista. Contribuições e impostos não são retidos desses valores.

De acordo com muitos especialistas, a sobretaxa mensal fixa não pode ser considerada como compensação nos termos do art. 168.1 TC. O fato é que o empregador não reembolsa o empregado pelos custos reais incorridos. Ou seja, o valor da indenização não depende do valor das despesas.

Suplemento aos rendimentos previstostrabalho ou acordo coletivo não podem ser considerados como compensação nos termos do art. 164 TK. Isso se deve ao fato de que, ao ser provisionado, aumenta o salário de um funcionário que desempenha suas funções laborais em viagens.

Explicações do Sol

No final de 2015, o Supremo Tribunal Federal assumiu a posição do empregador. Em sua Revisão de Prática de 2015, o STF indicou que, para fins tributários, importará a natureza do pagamento, segundo o qual o valor está entre as indenizações previstas no art. 164 TK. De acordo com essa regra, a remuneração é um pagamento pecuniário estabelecido para reembolsar os empregados pelas despesas incorridas por eles relacionadas ao desempenho de suas funções trabalhistas. Ao mesmo tempo, o Supremo Tribunal indicou que o nome do pagamento não tem significado decisivo. Isso pode muito bem ser um subsídio, sobretaxa, benefício, aumento de salário, etc.

As autoridades estatais, no entanto, não querem realmente apoiar a posição da Corte. Por exemplo, para o Ministério do Trabalho, um pré-requisito para o pagamento de indenização a um empregado é o fornecimento de documentos que comprovem as despesas durante a viagem. Portanto, as empresas que não pretendem cobrar impostos e pagar contribuições para fundos de sobretaxas terão que defender sua posição na justiça.

Contabilidade

Como registrar os pagamentos destinados a compensar as despesas incorridas pelos funcionários durante uma viagem de negócios?

De acordo com as instruções para o plano de contas de contas, aprovado por despacho do Ministério das Finanças nº 94n datado2000, para resumir informações sobre todas as liquidações com funcionários da empresa, com exceção de transações salariais e liquidações com funcionários responsáveis, a conta é usada. 73. As informações sobre as liquidações com o pessoal relativas aos valores recebidos para despesas operacionais e administrativas estão refletidas na conta. 71. Ao mesmo tempo, muitos especialistas acreditam que o uso dessa conta será incorreto se a empresa não emitir fundos para relatórios, mas reembolsar os custos incorridos pelo funcionário. Levando isso em consideração, o contador deve fazer os seguintes lançamentos:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 73 - aceitação para contabilização de despesas sob a forma de reembolso do custo das despesas após a sua confirmação.
• Dt sch. 73 ct sc. 50 - Pagamento de compensação do trabalhador.

Se guiado pelo disposto no art. 129 do Código do Trabalho, os pagamentos adicionais, subsídios, inclusive para trabalho em condições especiais, são reconhecidos como um elemento do salário. Assim, o contador faz os seguintes lançamentos:

• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 70 - acréscimo de salário a um funcionário com sobretaxa.
• Dt sch. 70 Kt. 68 - retenção na fonte do valor do imposto de renda pessoal dos ganhos.
• Dt sch. 20 (26, 44) CT rec. 69 - acúmulo de prêmios de seguro.
• Dt sch. 70 Kt. 50 - pagamento de salários com sobretaxa.

Segundo especialistas, tal delimitação na contabilidade facilitará ao empregador a separação dos valores sujeitos ao imposto de renda de pessoa física e prêmios de seguro, e fundos isentos de tributação.

Conclusão

O fluxo de trabalho simplificado não ésempre nas mãos do empregador. Se o empregador planeja considerar que os subsídios para trabalho em viagem não são elementos do salário, existe o risco de reclamações das autoridades reguladoras. Nesses casos, é aconselhável estudar mais detalhadamente a jurisprudência sobre o assunto.