Exemplo de regulamento de interação entre departamentos, exemplos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Cada empresa possui documentos locais que regulamentam suas atividades. Uma das mais significativas é a regulamentação da interação entre os departamentos (um modelo de documento será descrito a seguir). Para o chefe da organização, é uma ferramenta de gestão eficaz. Consideremos em detalhes um exemplo de regulamento de interação entre departamentos.

Requisitos

Qual deve ser o regulamento? A interação entre os departamentos de contabilidade e serviço econômico, oficiais de pessoal e a unidade de liquidação e planejamento, outras unidades estruturais da empresa é inevitável no processo de atividade. Ao mesmo tempo, o contacto dos colaboradores deve garantir a execução das tarefas definidas no menor tempo possível. Uma amostra do regulamento de interação entre departamentos, antes de tudo, deve estar disponível para os executores. Se o responsável pelo seu desenvolvimento anotar todas as disposições, mas os subordinados não conseguirem entender nada, não haverá sentido no documento. A este respeito, formando um regulamento de amostrainterações entre departamentos, três princípios-chave devem ser levados em consideração:

1. O documento é compilado com base no modelo de processo de negócios. A qualidade dos regulamentos dependerá diretamente do rigor do esquema.
2. A estrutura do documento é determinada pelo modelo de processo. Todos os pontos do esquema devem estar presentes no regulamento.
3. A apresentação das informações é feita em linguagem oficial e seca. Recomenda-se usar frases curtas e simples no texto do documento. As disposições devem ser formuladas de forma inequívoca. Todas as abreviações e termos devem ser escritos por extenso.

Golos

Exemplo de regulamento de interação entre departamentos fornece:

1. Estabelecer e manter a ordem na preparação da documentação, contato efetivo entre unidades estruturais.
2. Prevenção de situações de conflito na equipe. Se os esquemas de interação para o trabalho forem determinados antecipadamente, a participação de um ou outro funcionário nos processos, não surgirão disputas.
3. Entrada rápida no time de novatos. O regulamento ajuda a entender a estrutura das interações, indica quais documentos serão utilizados pelo funcionário, quais serviços ele entrará em contato.
4. Controle de disciplina.
5. Transferência mais rápida de casos para outro funcionário (ao sair ou sair de férias).
6. Prevenção da perda de recursos financeiros, humanos e de tempo.

Estrutura

Qual é a regulação da interação entredepartamentos podem ser considerados corretamente elaborados? Normalmente, um documento inclui as seguintes seções:

1. Disposições gerais.
2. Definições, termos e abreviações.
3. Descrições dos processos.
4. Responsabilidade.
5. Control.

Atos legislativos, GOSTs e outros documentos podem servir como fontes de definições. Estes últimos, em particular, incluem Ordens de ministérios, departamentos, decretos governamentais. Ao mesmo tempo, as referências a documentos normativos, cujas disposições foram utilizadas, devem ser incluídas nos regulamentos de interação entre departamentos. A amostra para os estabelecimentos de saúde, em particular, contém indicações dos Despachos do Ministério da Saúde e Desenvolvimento Social, do Ministério da Saúde da região.

Aplicativo

Geralmente contém um modelo gráfico do processo de negócio. É representado como um diagrama que consiste em vários blocos. A imagem gráfica pode ser criada usando produtos de software para PC. Os esquemas refletem um procedimento específico para a implementação de determinadas tarefas. A visualização é mais conveniente do que o texto. O diagrama mostra claramente o início do processo e cada etapa, a relação entre elas e o resultado final. Este modelo é frequentemente usado pelos desenvolvedores dos regulamentos para interação entre os departamentos da empresa de acordo com 223-FZ. O esquema destaca parâmetros-chave como saídas e entradas, participantes e clientes. Se um iniciante se familiarizar com esse modelo, ele entenderá imediatamente as especificidades do processo e estará pronto para implementar uma tarefa específica.

Instruções

Na primeira etapa, você precisa determinar o assunto do documento e as pessoas responsáveis, ou seja, quemelabora e quais os regulamentos. A interação entre os departamentos de contabilidade, em particular, é realizada de acordo com um esquema claro, consagrado na legislação. Nesta unidade estrutural, existe sempre a pessoa mais importante responsável pelo cumprimento dos requisitos de reporte. Ele pode se tornar o responsável por elaborar os regulamentos para a interação entre os departamentos. Um documento de amostra deve ser discutido por todos os funcionários. Para isso, é organizada uma assembleia geral. Se o documento regula um processo em que os interesses de mais de dois departamentos colidem, é importante envolver os principais funcionários na discussão. O responsável pelo desenvolvimento deve explicar aos colegas a importância da implementação das regras.

Descrição dos processos

Seu volume dependerá da complexidade da interação. Se o processo for simples e o funcionário responsável por ele entender bem todas as etapas de implementação, ele mesmo poderá elaborar um esquema de trabalho com outras unidades estruturais. Depois disso, ele deve discutir o documento com os demais participantes. Se o processo de negócios for complexo, cada funcionário desenvolverá sua própria parte do modelo. Depois disso, todos os projetos são compilados e discutidos. Durante a familiarização com o documento básico, todos os funcionários interessados podem propor certas correções e acréscimos. Depois disso, as regras de interação entre os departamentos da empresa são transferidas para a chefia.

Declaração

Pode ser feito diretamente. Neste caso, o próprio chefe assina as regras de interação entredepartamentos da empresa. Um documento de amostra também pode ser aprovado indiretamente. Neste caso, o líder emite uma ordem. Os dados cadastrais do ato administrativo são inseridos no carimbo de aprovação.

Especificidades do trabalho do responsável

Em algumas organizações, o cargo de gerente de qualidade é fornecido no estado. Na prática, algumas etapas de preparação de documentos foram desenvolvidas. Eles devem ser observados pelo gestor que elabora as regras de interação entre os departamentos. Exemplo de passos básicos:

1. Definir processos.
2. Construindo um gráfico.
3. Descrição detalhada.
4. Compondo texto.

Especialista responsável estuda o horário dos funcionários em diferentes departamentos. Isso é necessário para compilar uma descrição das situações padrão incluídas nos regulamentos para interação entre departamentos. Exemplo: "O posto de gasolina é inspecionado usando meios técnicos como… Um relatório é gerado após a conclusão da inspeção."

Definindo o objetivo final

O responsável pela elaboração do regulamento deve ter uma ideia de todos os processos, conhecer as funções dos colaboradores, possuir as qualificações e nível de profissionalismo adequados. O objetivo do documento deve ser claro para os funcionários. Caso contrário, a implementação dos regulamentos será um fardo adicional para os funcionários.

Otimização e design

Estudo abrangente dos processos que ocorrem na empresa, permite identificarpontos fracos. A análise de situações, resultados, operações permite otimizar as atividades. Isso, por sua vez, nos permite formar vários cenários para desenvolvimento posterior. Assim, a empresa pode deixar tudo como está, criar um novo modelo de trabalho ou corrigir o antigo.

Nuances

É importante que cada funcionário entenda claramente o que precisa fazer e como os resultados alcançados afetarão seus ganhos. Por isso é necessário discutir o regulamento antes de sua aprovação. O papel principal na preparação do documento é atribuído, obviamente, ao chefe do grupo de trabalho (projeto). A tarefa deste especialista é levantar questões críticas. Ele deve ser capaz de apresentar um modelo de processo claro. Cada participante vê a imagem com seus próprios olhos. É preciso haver um entendimento comum. Cada participante precisa explicar a responsabilidade na criação dos regulamentos. Na maioria dos casos, as equipes são céticas quanto à implementação de tal documento. Dependendo da complexidade do processo, a introdução dos regulamentos leva de 4 a 12 meses.

Recursos de introdução

Para introduzir um novo regulamento, você deve:

1. Reconhecer documentos anteriores como inválidos.
2. Introduzir novos atos locais para ativar o regulamento.
3. Desenvolva os documentos necessários para aplicar as regras aprovadas.
4. Fine ou implemente novos módulos de infobases automatizadas.
5. Faça formas de documentos não padronizados.
6. Alterar ou complementar a equipeprogramação.
7. Encontre candidatos para novos cargos, nomeie ou transfira trabalhadores.
8. Ensine as novas regras aos artistas.
9. Faça divulgação aos funcionários.
10. Faça uma implementação experimental do regulamento.
11. Corrija o texto com base nos resultados da execução experimental.
12. Coloque em prática a versão final do documento.
13. Definir procedimentos para controle de qualidade do regulamento.

Depois de determinadas as medidas para a implementação do documento, o gestor emite uma ordem. Note-se que devido à duração dos eventos, a data de aprovação e entrada direta em vigor do regulamento será diferente. Vamos considerar ainda os principais erros que os funcionários cometem ao compilar um documento.

Inconsistência com a prática

É importante confiar a criação de regulamentos a um funcionário que esteja diretamente relacionado às atividades de trabalho da empresa. Suponha que a organização tenha se tornado muito grande. A liderança pode se dar ao luxo de formar um serviço especial, cujas tarefas incluirão a resolução de questões de desenvolvimento. Assim, o departamento definirá a tarefa de descrever todos os processos da empresa. Mas o propósito deste evento não é importante para eles. Se os regulamentos forem feitos por pessoas que não estão envolvidas em atividades reais, o funcionário que o gerencia não executará o esquema. Assim, o documento não faz sentido funcionar.

F alta de flexibilidade

Muitas pessoas responsáveis lutam pelo máximodetalhe. Esta situação é causada pelo desconhecimento das diferenças entre a elaboração de regulamentos e a descrição dos processos produtivos reais. Se a tarefa for automatizar as operações, seu detalhamento visa ajudar os funcionários. A necessidade de regulamentação surge quando muitas pessoas estão envolvidas na produção. Suas ações são muitas vezes duplicadas, mas cada pessoa interpreta esta ou aquela operação à sua maneira. O regulamento visa resolver litígios. Deve-se ter em mente que os funcionários da organização devem ter certa liberdade de ação, permitindo que eles tomem uma ou outra decisão dependendo da situação. Por exemplo, um cliente pode ser atendido imediatamente em vez de depois de algum tempo.

Grande volume e complexidade do texto

Regulamentos que consistem em 5-7 páginas são considerados ideais. Ao mesmo tempo, seu conteúdo deve ser amplo, mas breve. Não é recomendado usar frases complexas e com várias partes. O texto deve ser compreensível. Além disso, você deve prestar atenção aos termos. Você não deve substituir conceitos por sinônimos, use abreviações sem decodificação.

Interação entre os departamentos de segurança da informação e TI

Atualmente, em muitas empresas, os contatos desses serviços são muito difíceis. As dificuldades estão associadas a conflitos internos dos departamentos de TI e segurança da informação. Existem várias opções para garantir a sua cooperação eficaz. A primeira e mais simples é a presença de funcionários (um ou mais) especializados em segurança da informação dentro do serviço de tecnologia da informação. Regras de interação entre departamentos de TI eIB neste caso reflete abordagens típicas de cooperação. A organização do trabalho é realizada com base no estereótipo predominante de que a segurança da informação faz parte do fornecimento de tecnologia da informação. Se não houver conflitos entre esses serviços na empresa, o gerente pode pensar em organizar o serviço de segurança da informação como uma estrutura separada do departamento de TI. Assim, será necessário alocar mais recursos, inclusive financeiros, para garantir tais atividades.

Amostra típica

As Disposições Gerais especificam:

1. O objetivo do documento. Como regra, existe uma frase: "O presente regulamento determina o procedimento …".
2. Escopo. O regulamento pode ser aplicado a trabalhadores ou instalações.
3. Documentos normativos de acordo com os quais o ato foi desenvolvido.
4. Regras para aprovação, ajuste, cancelamento de regulamentos.

Na seção "Termos, abreviaturas, definições" são apresentados os conceitos utilizados no documento. Todas as abreviaturas devem ser soletradas. Os termos devem ser dados em ordem alfabética. Cada conceito é indicado em uma nova linha em unidades. h. A definição do termo é dada sem a palavra "isto", por meio de um travessão. Na seção "Descrição do processo", é fornecida uma descrição passo a passo. É aconselhável introduzir subparágrafos. Cada um deles corresponderá a uma etapa específica. A mesma seção indica os funcionários envolvidos na realização de determinadas operações. Não apenas as ações são descritas, mas também seus resultados.

Responsabilidade e controle

Os regulamentos devem conter uma indicação da possibilidade de aplicação de sanções às pessoas que não cumpram as disposições. A responsabilidade é permitida pela lei. Pode ser criminal, administrativa ou disciplinar. É obrigatório indicar o nome completo e o cargo do funcionário que acompanha a implementação do regulamento.