Relatório prévio de viagem de negócios. Formulário de relatório antecipado

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Para contabilizar fundos que são emitidos para funcionários da organização para viagens ou outras necessidades, é usado um formulário especial. Chama-se "relatório de viagem antecipado". Este documento é uma prova do uso do dinheiro. A base para a emissão de fundos é a ordem do chefe. Neste artigo você encontrará um exemplo de relatório antecipado sobre uma viagem de negócios, conheça as regras para enviar o formulário.

Fluxo de documentos

Para ser enviado em viagem de negócios, você precisa emitir:

• ordem;
• atribuição de serviço;
• ID.

No retorno, um relatório sobre a conclusão de uma atribuição de serviço deve ser enviado.

O funcionário deve sempre levar consigo um certificado de viagem. Em cada ponto, são feitas anotações sobre o horário de chegada e partida. De acordo com art. 168 do Código do Trabalho da Federação Russa, o empregador deve reembolsar o empregado por tais despesas: viagens, moradia, diárias, outros custos que foram acordados com a administração.

Geralmente dinheiroemitido ao empregado antes da partida. De acordo com os regulamentos sobre a realização de transações em dinheiro no território da Federação Russa, esta operação é executada por ordem de pagamento (RKO) com base no aplicativo de um funcionário, que indica o valor e os termos. Os fundos são fornecidos: dinheiro do caixa, cheque bancário, cartão corporativo, ordem de pagamento.

Design

Desde 2002, pessoas jurídicas de todas as formas de propriedade utilizam o formulário especial nº AO-1. O relatório prévio de uma viagem de negócios, cujo formulário pode ser retirado do departamento de contabilidade da empresa, é preenchido em uma cópia dentro de três dias a partir da data de retorno. Ele é enviado para verificação ao departamento financeiro.

Os seguintes dados são indicados na frente:

• nome da organização;
• número e data do documento;
• nome da subdivisão;
• F. I. O. funcionário, sua posição;
• designação de fundos: necessidades domésticas, viagem de negócios, compra de materiais, etc.;
• dados do adiantamento anterior, se houver, são declarados na tabela. O valor emitido, a parte gasta, o saldo de fundos ou gastos excessivos (em rublos e copeques) também são indicados aqui.

O formulário de relatório antecipado é preenchido em ambos os lados. O verso contém uma lista de documentos que confirmam as despesas (cheques, passagens, recibos, etc.), seus números e datas e o valor das despesas. Abaixo da tabela, o responsável deve colocar sua assinatura.

Notas contábeis

Após receber o formulário, o diretor financeiro deve preencher o seguintedetalhes:

• "entrada contábil" - transações com números de subconta refletindo os valores gastos;
• composição das candidaturas - número de documentos apresentados;
• a quantia aprovada de dinheiro gasto é registrada e assinada pelo contador-chefe;
• saldo pago ou cheque especial emitido;
• número e data do PKO ou RKO;
• sob a linha de corte está o recibo de aceitação para verificação dos documentos. Aqui, o contador registra as iniciais do funcionário, o número e a data do laudo, o valor gasto (por extenso), a quantidade de documentos fornecidos.

O relatório de despesas de viagem preenchido é submetido à aprovação do chefe da organização.

Ao retornar de viagem de negócios, o funcionário deve entregar:

• certificado;
• atribuição de serviço;
• relatório prévio de viagem com documentos que comprovem despesas.

Se um cartão foi usado, cheques de caixas eletrônicos devem ser anexados. No caso de viagem de negócios ao exterior, o funcionário deverá apresentar cópias do passaporte e páginas marcadas com a data de passagem da fronteira.

O relatório de viagem, cujo exemplo será apresentado a seguir, é submetido à aprovação do gerente. A parte não gasta dos fundos é devolvida ao caixa imediatamente ou retida nos salários. O valor máximo é limitado a 20% da renda, em casos raros - 50%.

Inserindo dados no programa "1C Contabilidade"

Com base em dados preenchidos erelatório de adiantamento aprovado, o programa gera lançamentos sobre a utilização de recursos. Para isso, é fornecido um documento com o mesmo nome, que é aberto através do menu Caixa na barra de ferramentas.

No diário, você precisa criar um novo formulário clicando no botão "Adicionar". Os seguintes detalhes são preenchidos nele:

• "Fisico. pessoa" - Nome completo do funcionário.
• "Destino" - "despesas de viagem".
• Na aba "Adiantamentos" da parte tabular do documento, o número do CSC para o qual os fundos foram emitidos.
• Na parte inferior da janela, no campo "Inscrição", é indicado o número de documentos enviados.
• Na aba "Outros" são assinadas as despesas que estão indicadas no documento "Relatório de Viagem".

Exemplo

Ingresso nº 8956 de 20/03/14 - 2500 rublos. sem IVA.

Recibo de alojamento nº 1245 datado de 20/03/14 - 2400 rublos. sem IVA.

Cálculo de referência (por dia) - 600 rublos. sem IVA.

Após a postagem do documento, as postagens devem ser geradas: DT 26 KT 71.01.

Ajuda diária

Esta é uma parte separada do custo, que não está documentada. O dinheiro é emitido para as próprias necessidades do empregado. A diária é a mesma para todos os assentamentos. De acordo com a lei, o subsídio diário máximo que não está sujeito ao imposto de renda pessoal é de 700 rublos. Os valores superiores a este valor devem ser tributados à alíquota de 13%. A franquia diária para viagens de negócios no exterior depende do país de destino. O cálculo é feito em dias corridos, incluindo finais de semana eferiados, tempo de viagem. O pagamento pode ser feito em dinheiro com base na solicitação do funcionário ou por transferência bancária. A segunda opção é mais comumente usada. Mas ao transferir esses valores para cartões de “salário”, podem surgir riscos fiscais associados à reciclagem de fundos. Para evitar conflitos, a organização deve refletir na política contábil a possibilidade de transferência de dinheiro para quaisquer detalhes dos funcionários. Caso contrário, as agências governamentais podem cobrar imposto de renda pessoal adicional, prêmios de seguro, bem como penalidades e multas.

Algumas palavras sobre viagens de negócios ao exterior. A organização pode emitir dinheiro para um funcionário em dinheiro em rublos, moeda estrangeira ou transferência para um cartão. O subsídio diário é determinado pelo acordo coletivo ou por atos legais locais. O período de permanência em viagem de negócios é calculado de acordo com as marcas no passaporte. Em caso de atraso forçado no caminho, as diárias são pagas a critério da administração.

Exemplo de relatório de despesas de viagem de negócios

Nome da empresaNúmero EDRPO

Relatório de despesas nº 10 de 2015-04-01

Individual: Ivanov A. A. Departamento: Oficina Cargo: Eletricista

Destino: necessidades domésticas

Relatório sobre o uso de fundos fornecidos para uma viagem de negócios Nº _-_ou sob o relatório Nº RKO -15 datado de 2015-04-19 no valor de 500 rublos. 00 kop.

Saldo/ Gastos excessivos do adiantamento anterior	Data	Alvo	Quantidade	Balanço / ultrapassagem
-	20.04.15	Óleo do motor	500 esfregar.	0, 00
Total			500

Relatório verificado:Total recebido: 500 rublos. 00 kop.

Total devolvido para aprovação: 0 rub. 00 kop.

(a ser preenchido pelo contador)

Total recebido: RUB 500

Gastei 500 rublos. 00 kop.

Saldo: RUB 0,00

Relatório confirmado no valor de: 500 rublos. 00 kop.

Superação: 0 rublos 00 copeques.

Apêndice: 1 documentos

1. cheque nº 1245 datado de 2015-04-20.

Saldo pago no valor de _ emitido por PKO nº _ datado de _ Sulto emitido por: Caixa registradora nº _ datado de _.

Data Assinatura

É assim que o formulário de relatório antecipado é preenchido. Todas as despesas são fixas levando em conta copeques.

Conclusão

O relatório de despesas de viagem confirma o uso de fundos pelos funcionários. O formulário indica: por quem, quando e quanto dinheiro foi gasto. Todos os cheques e recibos estão anexados a ele, que confirmam o uso do dinheiro. O formulário é enviado para verificação ao departamento de contabilidade e, em seguida, ao chefe da organização.