O que é um sistema ERP? Planejamento de recursos financeiros corporativos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Cada vez mais empresas de diversos portes ao redor do mundo buscam introduzir em seu trabalho a mais poderosa ferramenta de gestão conhecida como sistema ERP. Seu uso visa estabelecer um controle e planejamento efetivos de todos os processos de negócios estrategicamente importantes para a organização, para otimizar o funcionamento das instalações principais de produção e auxiliares.

O conceito de ERP e sistemas ERP

Estratégia de negócios ERP (EntERPrise Resource Planning) é uma integração de todos os departamentos e processos da organização: instalações de produção, departamentos financeiros, de pessoal e de perfil do cliente e muitos outros. Essa combinação visa principalmente otimizar a distribuição de vários recursos dentro da empresa.

Se antes era um conceito puramente de marketing, hoje um sistema ERP é mais frequentemente entendido como uma classe de ferramentas de software especializadas. Em sentido amplo, é uma metodologia para planejar e gerenciar todos os recursos da empresa. Historicamente, a estratégia de ERP foi formada com base em seus antecessores:

• MRP - planejamento de necessidades de materiais.
• MRP II - planejamentorecursos de produção.

Em contraste, um sistema ERP pode ser usado para grandes empresas, muitas vezes distribuídas geograficamente. Nesse caso, estamos falando de planejamento de recursos corporativos, pois não se preocupa apenas com a produção, mas também com um planejamento financeiro abrangente. Uma característica essencial do sistema ERP é também a possibilidade de sua utilização em absolutamente qualquer empreendimento, independentemente das especificidades do trabalho, incluindo aqueles que não exercem atividades produtivas. Considerando-o como um produto de software, deve-se notar que ele está equipado com um conjunto mais poderoso de meios técnicos que facilitam ou substituem o processo de tomada de decisão.

Objetivo do sistema ERP na empresa

Para decidir sobre uma mudança radical nas atividades de sua empresa, relacionada à introdução de um sistema de gestão da informação e à implementação de uma nova estratégia de negócios, a administração deve estar claramente ciente da necessidade desta etapa, que deve ser expresso nos seguintes pontos-chave:

• relutância em aceitar o estado atual das coisas;
• existência da necessidade de utilização de tecnologias modernas para fortalecer a posição de uma entidade empresarial no mercado num ambiente competitivo;
• esperando benefícios significativos da implementação.

Em primeiro lugar, o uso de um sistema ERP é projetado para contribuir para a implementação bem-sucedida de uma estratégia de negócios semelhante, cuja execução deve garantirplanejamento e gerenciamento de recursos empresariais. Para tal, é necessário otimizar o trabalho dos seus departamentos, nomeadamente para obter a máxima consistência entre eles e reduzir os custos administrativos. Isso pode ser alcançado através dos benefícios proporcionados pelo sistema de informação. Isto é:

• Aumento da transparência dos processos de negócios.
• Resolver problemas de organização e encontrar as informações corretas.
• Melhore a confiabilidade e a relevância dos dados.
• Aumento da velocidade do fluxo de trabalho entre departamentos.
• Organização de um único espaço de informação entre a matriz e as filiais remotas.
• Reduzindo o tempo que leva para completar a documentação e se livrando de possíveis erros.
• Aumento da velocidade de tomada de decisão em todos os níveis.

ERP-sistema proporciona um aumento na competitividade do objeto, não apenas através da introdução de processos de negócios mais eficientes em seu trabalho. Seu uso também deve levar a uma redução nos custos gerais do empreendimento. Ferramentas avançadas de planejamento, modelagem e análise ajudam a otimizar os recursos das atividades produtivas, do setor financeiro, bem como o trabalho de almoxarifado, transporte e outros departamentos.

Principais características do trabalho

Em diferentes empresas, mesmo aquelas envolvidas no mesmo negócio, todos os processos de negócios podem ocorrer de maneiras completamente diferentes. O esquema padronizado de trabalho que um sistema de informações de gerenciamento corporativo oferece pode diferir significativamente daquele usado aqui antes. Por esterazão para considerá-lo apenas como um produto de software é fundamentalmente errado, pois sua implementação requer mudanças internas em grande escala da empresa na forma de reorganização dos processos de negócios existentes.

As características conceituais desses sistemas estão diretamente relacionadas à sua essência. Lembre-se que a metodologia ERP envolve a consolidação de todos os departamentos vitais da empresa para organizar a gestão eficaz de seus recursos. Tal associação é implementada dentro do sistema de informação através da presença de um único banco de dados público. As informações entram no repositório apenas uma vez e, posteriormente, podem ser processadas e usadas repetidamente por vários consumidores internos e externos. Comparado com a vida real, neste caso, há uma diminuição do tempo e esforço dos colaboradores da empresa para a tomada de decisões. Deve-se notar também que o sistema ERP não é um sistema automatizado de controle de processos, mas um sistema de informação integrado baseado em seu modelo abstrato, onde as informações são inseridas por pessoas vivas.

A estrutura do banco de dados, bem como a operação do pacote de software como um todo, deve ser organizada de forma a refletir as atividades de todos os departamentos sem exceção. Essa abordagem permite monitorar o conjunto total de recursos e processos de negócios da empresa quase em tempo real e, portanto, realizar a gestão operacional e estratégica dos mesmos.

Uma das principais tarefas dos sistemas ERP éotimização do processo de planejamento e controle sobre a implementação do plano. Algoritmos inteligentes integrados simplificam muito sua solução para seus usuários. Por exemplo, o planejamento e o gerenciamento de uma empresa de manufatura possuem muitas características específicas associadas à heterogeneidade de seus componentes. Assim, em uma planta pode haver oficinas que operam contínua e discretamente. Deste ponto de vista, o sistema de classe ERP implementado deve ser universal e conter a mais ampla gama de módulos especializados.

Como as empresas modernas de hoje são frequentemente distribuídas geograficamente, é muito importante que as filiais distantes da matriz tenham acesso total a um data warehouse de informações comum. Isso é implementado pelas mais avançadas tecnologias de rede envolvidas no desenvolvimento de sistemas ERP, que também prevêem a diferenciação dos direitos de acesso dos usuários às informações neles armazenadas.

Funcionalidade dos sistemas de classe ERP

Falando em funções, não podemos esquecer que qualquer produto da classe ERP é um sistema de gestão empresarial como um todo. O alcance de suas capacidades dependerá principalmente da escala e dos recursos da operação da instalação para as necessidades das quais ela é usada. Considere o conjunto de recursos clássico:

Produção

• Manter especificações de projeto e processo para bens produzidos ou serviços executados para determinar a quantidade de materiais necessários e custos de mão de obra.
• Desenho de planos de produção.
• Planejamento e gestão das capacidades técnicas de uma empresa em várias aproximações: de unidades individuais a oficinas e associações de produção.

Finanças

• Contabilidade operacional, financeira, gerencial, fiscal e controladoria.
• Gestão de ativos da empresa, incluindo ativos fixos, títulos, contas bancárias, etc.
• Planejamento abrangente dos recursos financeiros do empreendimento e controle de seus resultados.

Logística

• Formação de indicadores planejados dos volumes necessários de materiais, matérias-primas, peças, componentes de acordo com os planos de produção.
• Gestão de suprimentos e vendas: contabilização de contrapartes, registro de contratos, gestão da cadeia de suprimentos, implementação de planejamento e contabilidade de armazéns.

Pessoal

• Gerenciamento do processo de recrutamento.
• Pessoal operacional e registros de pessoal, pessoal, folha de pagamento.
• Planejamento de mão de obra.

Marketing e publicidade

• Manter planos de vendas.
• Gestão de preços em vários tipos de mercados para formar uma estratégia global adequada do empreendimento, uma política transparente de cálculo do custo das mercadorias: contabilização de descontos e condições especiais de venda.
• Planejar e controlar as atividades promocionais e de marketing em andamento.

Projetos. Relatório

• Fornecendo uma ampla gama de formulários padronizados de relatórios contábeis, financeiros e gerenciais, bem como um mecanismo flexívelcriar personalizado.
• Elaboração de uma estratégia global: planejamento passo a passo do necessário para a implementação bem sucedida dos recursos temporais, materiais, financeiros e humanos.
• Acompanhamento dos principais indicadores de desempenho do projeto.

Quais empresas podem usar sistemas ERP

À primeira vista, pode parecer que os sistemas desta classe são projetados exclusivamente para indústrias de grande porte, uma vez que são mais caracterizados pela alta complexidade da estrutura de fluxos de recursos e processos de vários tipos. No entanto, existem situações em que o uso das classes MRP ou MRP II pode não ser suficiente para uma pequena empresa. Hoje no mercado você pode comprar produtos de software com vários recursos. Dependendo da escala da empresa onde eles podem ser usados efetivamente, existem soluções pesadas, médias e leves.

Quanto às organizações não manufatureiras, os sistemas de classe ERP também são aplicáveis a elas. Para essas empresas, uma funcionalidade não muito ampla será suficiente. No momento, existem pequenas variedades de sistemas integrados ou locais que podem atender às necessidades de empresas comerciais ou organizações que trabalham no setor de serviços. Também deve ser observado que muitos desenvolvedores oferecem a seus clientes e produtos do setor.

Sobre métodos de classificação

A característica mais óbvia pela qual todos os sistemas de gestão empresarial ERP podem ser classificados éescala da organização, onde podem ser aplicáveis. Deste ponto de vista, dependendo do número de trabalhos, costuma-se alocar soluções para:

• Grandes corporações (mais de 10 mil pessoas).
• Empresas de médio porte (de 1.000 a 10.000 pessoas).
• Empresas médias (de 100 a 1 mil pessoas).
• Pequenas empresas (menos de 100 pessoas).

Um sinal importante da sistematização desses produtos de informação é a funcionalidade. Dependendo do volume implementado de tarefas executadas, existe a seguinte divisão geralmente aceita em:

• Grande integrado.
• Média integrada.
• Gestão Financeira.
• Local.

A versão local é geralmente um produto de informação unificado em uma caixa de foco estreito, com um custo total relativamente pequeno. Na maioria das vezes, abrange um ou mais blocos no campo das finanças da organização ou de suas atividades contábeis. Esses sistemas são adequados para pequenas empresas de manufatura ou comércio.

O sistema financeiro e de gestão de gestão empresarial pode ser utilizado principalmente em organizações não produtivas, principalmente comerciais ou que trabalham na prestação de serviços. Além do financeiro e contábil, os módulos de gestão logística também estão envolvidos aqui.

Os sistemas de informação integrados, dependendo da escala do objeto alvo, podem ser de médio ou grande porte. Eles abrangem todos os processos de negócios das estruturas corporativas, ou seja, interação com fornecedores e consumidores,produção do produto final, fluxos materiais e financeiros, relações de pessoal, abastecimento, armazenamento e comercialização, implantação de projetos e muitos outros.

Mercado de sistemas ERP modernos

Todos os produtos de software apresentados hoje no mercado doméstico podem ser divididos em duas categorias principais: russos e importados. As diferenças entre eles não estão apenas no local de criação, mas também na funcionalidade.

Poderosos desenvolvimentos ocidentais servem como padrões para o que é comumente chamado de sistemas de classe ERP. Os exemplos mais claros disso são os produtos da SAP, Oracle, PeopleSof, SAGE, Baan, Microsoft Business Solution. Todos eles podem ser usados em alvos de qualquer nível, incluindo os muito grandes. No entanto, seu uso por empresas russas muitas vezes pode ser difícil devido à possível ocorrência dos seguintes problemas:

• Despreparo das empresas para uma séria reorganização dos processos de negócios existentes. A escala de tais mudanças é difícil de exagerar. Os processos de negócios dos sistemas de gestão empresarial estrangeiros são fundamentalmente diferentes daqueles que são comumente usados em nosso país.
• Número insuficiente de especialistas capazes de implementar um projeto de implementação de sistema ERP de importação na Rússia com o nível de qualidade adequado.
• O alto custo de usar tais soluções.

Apesar do atraso geral em relação aos análogos ocidentais, os desenvolvimentos russos modernos estão aumentando gradualmente sua funcionalidade. Eles estão totalmente adaptados ao trabalho das empresas nacionais. e pode ser implementado com sucessose em um caso particular não for necessária uma ampla cobertura dos processos de negócios, basta apenas configurar a contabilidade em algumas áreas de atividade usando um sistema ERP. Exemplos de desenvolvimentos domésticos avançados são os produtos da 1C e Galaktika.

Olhando para o futuro - ERP II

Emergido há algum tempo, o conceito de ERP II foi resultado do aprimoramento da metodologia ERP. O planejamento e o gerenciamento de recursos empresariais permanecem entre as principais tarefas aqui. No entanto, o rápido desenvolvimento da Internet, que deu início ao surgimento de uma nova metodologia, deixou sua marca, tornando os negócios tradicionais em parte eletrônicos. O ERP II é uma combinação de um sistema de gestão empresarial clássico com soluções específicas de comércio online.

Agora tornou-se extremamente importante interagir com suas contrapartes na rede. Existem duas áreas importantes para isso: gerenciamento da cadeia de suprimentos e gerenciamento do relacionamento com o cliente. A informação intra-empresa deixa de ser apenas isso, entra no ambiente externo e torna-se a base da cooperação com outras entidades empresariais. O novo conceito neste caso é formulado como a gestão de recursos e relações externas da empresa. Além da reorientação ideológica, os sistemas ERP II receberam características tecnológicas próprias.

Resolvendo a questão de escolher um sistema

A escolha de um software deste nível é um processo extremamente responsável. Uma decisão errada sobre esta questão, especialmente para projetos de grande porte, podeacarretam custos impressionantes de tempo e dinheiro na ausência do resultado esperado.

A implementação efetiva de um sistema em grande escala, que, por exemplo, deve garantir a gestão eficaz de uma empresa manufatureira, exigirá necessariamente uma reengenharia de processos de negócios. É importante evitar uma situação em que, ao final do procedimento de implementação, o programa colete dados não utilizados ou não resolva as tarefas necessárias. Por esta razão, é melhor convidar uma equipa de especialistas que tenham provado ser nesta matéria a cooperar para implementar o projeto.

Existe uma certa lista de critérios com base nos quais a equipe do projeto, de acordo com a administração da empresa-alvo, pode tomar uma decisão ótima e econômica sobre a escolha de um produto de software:

• Conformidade das capacidades técnicas e funcionais do sistema com os objetivos principais da empresa.
• O custo total de propriedade deve caber dentro do orçamento alocado para esta finalidade. Além do custo de aquisição do sistema, isso inclui custos operacionais e outros tipos de custos indiretos.
• O sistema de informação de classe ERP implementado deve atender a todos os requisitos técnicos geralmente aceitos, ou seja, deve ser escalável, confiável, resistente a possíveis falhas, possuir proteção antivírus e anti-hacker.
• O fornecedor deve garantir a manutenção e suporte subsequentes do software instalado.

O processo de implementação de sistemas de classe ERP

A introdução de sistemas ERP nas empresas acompanha a implementação das estratégias com o mesmo nome nas mesmas. Este procedimento, dependendo da escala do objeto alvo, geralmente dura de várias semanas a vários anos. Uma organização pode se envolver na implementação por conta própria ou usar a ajuda de empresas especializadas nisso. Podemos distinguir as principais etapas desse processo:

1. Organização primária. Aqui é necessário definir metas estratégicas, objetivos e designar o efeito esperado da implementação para uma determinada organização. Com base nesses dados, será possível elaborar um plano técnico para o projeto.
2. Desenvolvimento do projeto. Nesta fase, são analisadas as atividades atuais da organização: sua estratégia de promoção, processos de negócios. Com base em seus resultados, um modelo de sistema é construído e os refinamentos apropriados são feitos no plano de trabalho.
3. Execução do projeto. Como as regras de condução dos processos de negócios são ditadas pelo sistema ERP implementado, aqui elas são transformadas de acordo com requisitos unificados. Se necessário, é realizado o desenvolvimento de formulários de relatório e algoritmos para transferência de dados de programas de contabilidade usados anteriormente. Se nas etapas anteriores for revelada a insuficiência das funções do sistema para o objeto, ele é finalizado. Ele conclui com o treinamento do usuário e pré-teste.
4. Comissionamento. No processo de uso, possíveis erros e avarias são identificados e eliminados.

SistemaO gerenciamento de classe ERP hoje não é apenas uma cópia de software caro instalado em todos os computadores de uma organização, mas também a principal força motriz por trás de uma estratégia de negócios promissora. Sua escolha deve ser baseada nas necessidades e capacidades existentes do objeto alvo. O sucesso adicional de todo o negócio como um todo depende da correção da decisão tomada e da implementação das etapas para implementação posterior.