A folha de pagamento: o que é e como encontrá-la?

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Tal conceito como o número de folha de pagamento, mais frequentemente encontrado na elaboração de relatórios. Na verdade, a própria empresa não precisa muito desses dados, pois sempre há a oportunidade de levantar informações das planilhas de horas e esclarecer pontos controversos. Mas para as autoridades estatísticas, tudo isso é extremamente importante. Com base nos dados obtidos de todas as empresas da região ou país, é possível fazer previsões de desenvolvimento com vários graus de probabilidade. Além disso, ajuda a identificar problemas na economia, manter estatísticas sobre a população empregada oficialmente e assim por diante.

Em geral, o relatório desempenha um papel importante, e por isso são apresentados requisitos bastante sérios para o seu preenchimento, correção dos dados, cumprimento de todas as normas e requisitos. Por exemplo, se você perder o prazo de entrega da folha de pagamento, há uma grande probabilidade de que a empresa tenha que pagar uma multa. O mesmo ocorre no caso de inserção de dados incorretos, somente em tal situação será necessário corrigir não apenas um documento, mas também todos os subsequentes em que foram utilizados os números do relatório incorreto. Em geral, é melhor tratar o problema com a maior responsabilidade possível.

O número de funcionários da organização

Este conceito refere-se ao número de funcionários de um determinadooutra companhia. Deve ser lembrado que todos os dados podem ser indicados exclusivamente como números inteiros, frações e similares não são permitidos. A lista inclui quase todas as categorias de funcionários, incluindo aqueles que trabalham em casa, contratados por uma temporada e assim por diante. Existem também algumas exceções, que serão discutidas com mais detalhes abaixo. De qualquer forma, o número de funcionários é calculado de forma bastante simples, basta considerar todos os funcionários que estão oficialmente de uma forma ou de outra no estado na data do relatório e excluir aqueles que não se enquadram nessa categoria. Por exemplo, há uma empresa que emprega 100 pessoas. Destes, 10 trabalham em casa, outros 20 são funcionários sazonais e 5 pessoas não possuem contrato algum. O número total para o relatório será de 95 pessoas. Todos os trabalhadores domiciliares e temporários serão incluídos no relatório, mas as pessoas sem contrato de trabalho não serão mais incluídas aqui.

Quem está nele

A folha de pagamento inclui todos os funcionários, mesmo aqueles que trabalham apenas um dia ou literalmente saem amanhã. Mas é necessário excluir da lista de funcionários que não aparecem de forma alguma no estado da empresa, bem como pessoas que exercem suas funções de acordo com um acordo celebrado com órgãos estatais. Também é necessário remover funcionários que trabalham meio período. Eles são levados em consideração no empreendimento, que é considerado o principal para eles. Por exemplo, se uma pessoa inicialmente se candidatou a um emprego na empresa A e depois decidiu também desempenhar determinadas funções naempresa "B", então será considerado apenas em "A". Além disso, em alguns casos, há funcionários que estão registrados em um local, mas na verdade trabalham em outro. Se, ao mesmo tempo, eles não recebem salários em seu trabalho principal, eles também não devem ser levados em consideração. Também não constam da lista as pessoas que estejam a fazer estágio, a receber uma segunda formação, a frequentar cursos de formação avançada, etc., se estiverem em licença sem vencimento. E por último, todos que desistem não são levados em consideração.

E agora vamos ver um exemplo simples de como calcular a folha de pagamento, levando em consideração todos os itens acima. A fórmula será algo assim: MF \u003d OS + ND + SS - BD - DG - SV - U - SW. Onde SC - folha de pagamento, OS - empregados comuns, ND - trabalhadores a domicílio, SS - empregados sazonais, DB - trabalhando sem contrato, DG - exercendo funções sob convênio com o estado, CB - combinando, U - estudantes e HC - demitidos. Ou seja, um total de 100 pessoas trabalham no empreendimento proposto. Destes, trabalhadores a domicílio - 10. Trabalhadores sazonais - 5. Trabalhadores sem contrato em geral - 1. Os que têm convênio com o Estado - 5. Combinados - 3. Atualmente estudando - 2. Demitidos - 1. O número total da folha de pagamento será calculado assim: 10 + 5 é o número de trabalhadores domiciliares e sazonais. Acontece 15. 1 + 5 + 3 + 2 + 1=12 - este é o número daqueles que não são levados em consideração. Então, com base em 100 pessoas, temos 100 - 12=88 pessoas. Não calculamos as duas primeiras categorias a partir delas, pois estão incluídas na lista.

Qual é a diferença entre o número médio de funcionários

Ao contrário da versão padrão, a versão média da lista de funcionários já é mais difícil de entender. Mas devido ao fato de ser usado para determinar o salário médio, taxa de rotatividade, rotatividade, produtividade do trabalho e afins, significa ainda mais. Do ponto de vista das regras, a punição por erros nas duas opções é a mesma, mas é muito mais fácil fazê-los quando se calcula o número médio da folha de pagamento. A principal diferença é o período para o qual a contabilização é feita. Portanto, se no primeiro caso for indicada uma data específica, na variante com indicadores médios, um período específico desempenha o papel principal. Geralmente eles levam um período do primeiro dia do mês até o último dia, independente do número de dias de folga, feriados e assim por diante.

A contabilização de funcionários enquanto a empresa não está funcionando é bastante simples: você deve pegar o último dia útil anterior aos finais de semana ou feriados, e indicar o número de acordo com ele. Por exemplo, um feriado cai em uma segunda-feira. Antes disso, há dois dias de folga - sábado e domingo. Para todos esses três dias, o cálculo é realizado como para sexta-feira - o dia útil anterior.

Mas isso é apenas parte do problema. É muito mais difícil descobrir quem deve ser incluído nesta lista e quem não deve. Ao contrário de como o número de funcionários usual é calculado, sua variação média tem muito mais recursos.

Composição

Como na variação simples, há um certo número de trabalhadores que não são obrigados a aparecer na lista geral. Portanto, se uma mulher está de licença maternidade ou tirou férias para adotar um bebê, ela não está incluída na lista. A situação é semelhante quando uma pessoa cuida de uma criança. Esses são os problemas mais comuns e causam mais erros.

Entre outras coisas, as pessoas que são enviadas para o trabalho agrícola ou que se dedicam à montagem de equipamentos, construção de estruturas ou execução de ações semelhantes em outra empresa, a organização não deve incluir no quadro médio de funcionários. Não importa onde e como eles recebem seus salários. Atenção especial deve ser dada à empresa em benefício da qual esse funcionário trabalha. É ela quem é obrigada a incluí-lo na lista, pois uma pessoa não pode simplesmente desaparecer.

Assim como na situação de população simples, a lista não deve incluir as pessoas que estão estudando no momento do relatório (mais precisamente, aquelas que estavam estudando no período para o qual este documento é elaborado). Mas aqui você precisa entender se eles recebem um salário por esse treinamento ou não. Se o fizerem, você ainda precisará incluí-los. Por exemplo, um determinado funcionário foi enviado da empresa para receber um segundo ensino superior. Pelo período de licença de estudo, a empresa continua lhe pagando dinheiro, pois entende que quanto mais qualificado o especialista se torna, mais útil ele trará. Essa pessoa está incluída na lista. E se uma pessoa decide obter essa educação por conta própriainiciativa e o conhecimento que ele vai ter, a empresa não precisa, então ele não vai ser pago. E inclua na lista - também.

O último dos grupos, que também nunca aparecerá na lista, são veteranos da Grande Guerra Patriótica. Mas era tudo muito simples também. Vai ficar mais interessante a seguir. Existem grupos de trabalhadores que são considerados na lista, mas, por assim dizer, não completamente. Em primeiro lugar, incluem cidadãos que desempenham as suas funções a tempo parcial. Devem ser contabilizados na lista proporcionalmente às horas trabalhadas. Ou seja, o número de horas para o período especificado em que essa pessoa estava envolvida no trabalho é tomado. Em seguida, eles são divididos pelo tempo médio de trabalho. Por exemplo, uma pessoa trabalhou 80 horas em um mês. Divida pela duração da jornada de trabalho - 8 horas e obtenha 10 dias de trabalho. Deve ser lembrado que os trabalhadores a domicílio ainda são contados integralmente. Eles podem trabalhar menos ou mais, mas ainda assim cumprirão seu plano.

Cálculo

O mais difícil é determinar exatamente como contabilizar todos os trabalhadores que exercem suas funções de acordo com o contrato que firmaram com os órgãos governamentais. Aqui você precisa entender não o número desses funcionários, mas seus salários. Você pode determinar o número de funcionários de uma amostra média calculando o salário médio de uma pessoa comum em uma empresa envolvida em atividades semelhantes. Em seguida, você deve pegar todo o valor que um grupo de pessoas com contratos estaduais recebe por mês e dividir este último pelo primeiro. Por exemplo, há 10 pessoas querecebeu 100 mil rublos por um mês de trabalho. O salário médio na mesma área é de 20 mil rublos. Dividimos 100 por 20, obtemos 5. Essa é a quantidade de pessoas que você precisa indicar no relatório. Atenção! Não 10, mas 5!

Agrupar por categoria

O próximo item importante do relatório são as categorias. Existem essencialmente dois deles - trabalhadores e empregados. Mas aqui os funcionários, por sua vez, são divididos em mais três subgrupos. Em princípio, a diferença não é fundamental e é necessária apenas para o relatório, mas ainda assim. Devido ao fato de que os funcionários como tal são mais fáceis de descrever e entender quem exatamente deve ser incluído aqui, vamos nos concentrar neles. Por padrão, todos que não são funcionários são trabalhadores.

Então, o terceiro subgrupo inclui escriturários, secretários, contadores e cargos similares. A segunda é composta por engenheiros, contadores, economistas e assim por diante. E o primeiro subgrupo é a equipe de gestão. Contador-chefe, chefe de uma empresa, departamento ou unidade estrutural, economista-chefe e assim por diante. É bastante lógico que a transição de um grupo para outro possa ser realizada com bastante liberdade, o principal é que as qualificações do funcionário sejam suficientes. Em alguns casos, os trabalhadores recebem significativamente mais do que os empregados, então essa divisão também tem pouco efeito sobre os salários.

Informações do Relatório

Existe uma forma rígida de contabilização da folha de pagamento. Quaisquer discrepâncias com ele são inaceitáveis. Além disso, todos os dados inseridos no relatório devem ser algoconfirmado por: pedidos, licença médica, pedidos de férias e assim por diante. Além disso, você só pode levar originais, porque senão é possível um erro, que ameaça com uma multa.

Separadamente, é necessário levar em conta a possibilidade, que acontece principalmente em grandes empresas - a reorganização, criação ou dissolução de departamentos. Em tal situação, todas as alterações feitas devem aparecer no relatório não imediatamente, mas no próximo período.

Outro ponto importante são os erros. É claro que todas as pessoas podem fazê-los. O principal é denunciá-lo a tempo e corrigir o problema. Mas aqui é do interesse da empresa detectar esse fato em tempo hábil, porque se um erro for encontrado depois de muito tempo, absolutamente toda a documentação terá que ser corrigida. Ou seja, tudo o que foi feito desde que o relatório errado foi feito.

Responsabilidade pela redação

O número de funcionários pode ser compilado tanto pela equipe administrativa quanto pelos funcionários comuns. É importante lembrar que o chefe do departamento/divisão/empresa e o contador-chefe ainda permanecem responsáveis por ele. Mais tarde, após serem punidos pelos órgãos estatais, eles podem multar o funcionário infrator por conta própria. Mas ele não é o responsável direto.

Peculiaridades da chegada e partida

Separadamente, deve ser dito sobre as características da contabilidade para contratação e demissão. São variáveis que caracterizam o quadro de pessoal. O efetivo, por sua vez,também leva em consideração todos os parâmetros especificados. Existe até toda uma divisão em grupos que estão incluídos em diferentes parágrafos. Então, se uma pessoa chega em uma organização, então o fator fundamental é de onde ela veio. Aloque aquelas pessoas que foram organizadas por distribuição de uma instituição de ensino, transferidas de outra organização, entraram no estado por recrutamento organizado ou foram escolhidas pela própria empresa (ou seja, a maioria). A demissão, ou saída, também é dividida em categorias. Existe a opção de transferência para outra organização, vencimento do contrato, aposentadoria, envio para o exército ou para estudar, demissão a pedido de um funcionário ou absenteísmo.

Resumo

Em geral, todos os cálculos e uma compreensão geral do problema não são particularmente difíceis. O principal é se aprofundar em todos os recursos, entender quem e quando é necessário e possível levar em consideração, e quem não, e assim por diante. Na esmagadora maioria dos casos, as empresas operam do mesmo modo, e todas as situações possíveis ou ocorrem constantemente, ou já ocorreram, e o sistema foi elaborado. Você só precisa se acostumar com uma certa lista de problemas.