Símbolos na folha de ponto. Como preencher uma folha de ponto (amostra)

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

O tempo de trabalho e sua contabilidade são componentes importantes de qualquer organização, permitindo controlar as atividades da empresa e disciplinar os funcionários. Para simplificar esse procedimento, foi desenvolvido um formulário especial - uma folha de ponto. Existe em ambas as versões em papel e eletrônica. E cada uma das espécies tem suas próprias nuances de preenchimento.

Quem preenche o quadro de horários

Cada organização designa uma pessoa responsável pela manutenção da folha de ponto, com foco nas especificidades da atividade e no número de funcionários. Se a organização for pequena e todo o trabalho for feito no escritório, o inspetor de pessoal, contador ou outra pessoa autorizada agendará os funcionários.

No caso de uma empresa ter várias instalações, é muito mais fácil fazer a folha de ponto dos funcionários diretamente em seus locais de trabalho. Neste caso, essa responsabilidade é do capataz ou chefesubdivisões por ordem separada ou prescrita no contrato de trabalho.

Algoritmo para trabalhar com timesheet

Antes de mais nada, você precisa saber que toda empresa deve ter uma folha de ponto regular (ou seja, em papel). O formulário pode ser impresso por você mesmo ou encomendado em uma gráfica.

Existem dois formulários aprovados: T-12 e T-13. A diferença deles é que o primeiro não só leva em conta as horas de trabalho, mas também tem colunas para calcular o salário mensal. Eles são preenchidos de acordo com o mesmo esquema, ou seja, todos os meses, no primeiro dia, uma nova planilha de horas é aberta. É necessário preencher as colunas:

• Nome da empresa (de acordo com os documentos constituintes), número de série e data de conclusão.
• O período para o qual o quadro de horários é aberto.
• Números ordinais do pessoal e seus dados de cartões pessoais.

O restante dos dados é inserido dentro de um mês, e o preenchimento da parte referente aos salários fica com o funcionário da contabilidade.

Símbolos na folha de ponto

Para um preenchimento mais rápido e conveniente da folha de ponto, foi desenvolvido e aprovado um sistema de notação. Eles refletem o modo de trabalho e descanso e outras nuances. 36 designações são fornecidas. Mas às vezes esse número não é suficiente para exibir com precisão todas as informações sobre um funcionário.

Símbolos na folha de ponto

	Nome	Designação da letra	Designação numérica
1	Horário diurno e noturno	I	01
2	Horário de funcionamento noturno	N	02
3	Trabalho nos finais de semana e feriados	RP	03
4	Hora Extra	c	05
5	Viagem de negócios	K	10
6	Férias principais	de	14
7	Licença extra	um	15
8	Férias de Estudo	U	16
9	horário de trabalho curto para estudantes	UV	17
10	licença de estudo adicional sem remuneração	UD	18
11	licença maternidade	r	19
12	Licença Paternidade (parcialmente paga)	veh	20
13	Licença paternidade (não remunerada)	oj	21
14	licença não remunerada	para	22
15	Licença sem vencimento por motivos legais	OZ	24
16	licença médica	B	25
17	Não pagodeficiência	t	26
18	Hora de trabalho reduzida	ch	27
19	Tempo de inatividade (por motivos não relacionados a funcionários)	vp	28
20	Ausência por motivos legais (com remuneração)	g	29
21	Ausência Injustificada	OL	31
22	Horas não trabalhadas (caso o empregador tenha definido um trabalho de meio período)	NS	32
23	Fim de semana	para	33
24	Ataques	ZB	34
25	Ausências por motivos pouco claros	НН	35

A tabela mostra os símbolos mais usados na planilha de horas. Uma descrição mais detalhada e uma lista completa geralmente estão localizadas na primeira página do formulário. Isso torna mais fácil navegar pelos símbolos e determinar em que situação o que colocar em uma célula.

Preenchimento normal de formulário

Preencher a folha de ponto é um trabalho árduo que requer atenção. Isso pode ser feito usando, por exemplo, o método de presença e ausência contínua.

Neste caso, os dados são inseridos em cada coluna. Os símbolos indicam tanto a presença de funcionários no local de trabalho quanto sua ausência, indicando os motivos. Também indica o número de horaspassado no local de trabalho.

No próprio quadro de horários, ficará assim: em um dia de folga, coloque a letra "B", abaixo dela 0, em um dia útil, respectivamente, "I" e o número de horas, por exemplo 8. Semelhante aos finais de semana, vários motivos de absenteísmo são observados, desde viagens de negócios até ausências por motivos pouco claros.

O cálculo da folha de ponto neste caso é um pouco mais fácil, porque todos os números e designações necessários estão à sua frente. Isso é especialmente verdade para especialistas com pouca experiência de trabalho - portanto, é menos provável que eles se confundam e cometam um erro.

Preencha o quadro de horários com sabedoria

Há também um método para registrar desvios. Aplica-se quando a jornada de trabalho tem a mesma duração durante todo o período. Neste caso, são observadas apenas situações não padronizadas, ou seja, absenteísmo, horas extras, viagens de negócios, etc. Ao utilizar este método, gasta-se muito menos tempo, e o resultado final é o mesmo em ambos os casos.

Na folha fica assim: a linha superior contém informações sobre a ausência do funcionário no local de trabalho - V, K, FROM, HH, PR, B e outros. A linha inferior é deixada em branco. De fato, no cálculo final das horas trabalhadas, os zeros não importam e, com a mesma duração da jornada de trabalho, resta apenas realizar as ações mais simples: contar o número de células vazias na linha superior (são atendimentos) e multiplique pelo número de horas.

Este método é mais conveniente para experientesfuncionários e contadores. Também é adequado para pequenas organizações onde o número de funcionários é pequeno. Se sua gerência não conhece um sistema de controle de tempo mais simples, é hora de sugerir a eles.

Manter uma folha de ponto no computador

Além da versão em papel, existem também várias eletrônicas. Como mencionado acima, as planilhas de horas devem ser duplicadas sem falhas. Isso é necessário para que os dados sobre o trabalho dos funcionários não sejam perdidos e sua confiabilidade seja confirmada (afinal, não é possível usar um computador em todos os lugares).

Uma das opções mais acessíveis é um quadro de horários criado em programas de escritório. O Excel é perfeito para isso. As planilhas permitem que você crie qualquer tipo e tamanho de documento. Além disso, graças à capacidade de definir fórmulas, é muito mais fácil resumir e calcular dados intermediários.

Usando software dedicado

Em caso de habilidades insuficientes em planilhas, um funcionário ou gerente pode escolher outro programa semelhante. A folha de ponto neste caso será semelhante à versão em papel. Isso ajudará a reduzir o tempo necessário para processar o documento.

Também deve-se ter em mente que cada programa envolve o uso de versões licenciadas. Em diferentes fornecedores, eles, é claro, têm seu próprio custo. Por exemplo, o programa Time Sheet custará aos usuários de1000 rublos. e acima - dependendo do número de funcionários.

Outra vantagem de tais utilitários é que você não precisa preencher uma folha de ponto em papel. O formulário com todas as marcas é fácil de imprimir a qualquer momento. Esta função é com certeza em todos os programas semelhantes.

Sobre como armazenar documentos

Para que serve o quadro de horários? Essa é a base para contabilizar a folha de pagamento em um valor ou outro, bem como a principal evidência de que o funcionário esteve no local de trabalho e exerceu suas funções. Sem dúvida, este documento é muito importante para todas as organizações.

Então por quanto tempo esse formulário é mantido? A folha de ponto deve ser mantida por um ano. Isso é estabelecido em lei, e tais normas devem ser observadas.

Se você perder uma folha de ponto já fechada, não entre em pânico. Ele sempre pode ser restaurado usando outros documentos. Para isso, são utilizadas licenças explicativas, licenças médicas, informações sobre viagens de negócios, horários de férias, etc. Tudo o que confirma e explica a ausência de uma pessoa em seu local de trabalho pode ser usado para restaurar dados.

Quem pode precisar de um boletim?

Este documento é frequentemente necessário para várias verificações. Por exemplo, o serviço fiscal verifica sua presença na organização e a exatidão do preenchimento.

A ausência de uma folha de ponto mesmo na menor empresa pode ser uma razão para uma multa bastante grande. Mesmoocorre quando são cometidos erros no preenchimento dos formulários. Isso se aplica tanto a cálculos quanto ao uso indevido de símbolos.

A presença de folhas de ponto é obrigatória. Eles são necessários tanto para a própria empresa (contabilidade, disciplina de funcionários) quanto para organizações de auditoria. E o mais importante - aplique corretamente os símbolos na planilha de horas. Assim, você pode evitar vários problemas com funcionários e autoridades regulatórias.