Folha de pagamento - o que é? Listar o número de funcionários da empresa. Cálculo da folha de pagamento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2024-01-17 19:05

O cálculo do quadro de funcionários de uma empresa é um dos importantes relatórios apresentados aos órgãos governamentais. Esta é a compilação de dados estatísticos, manutenção de registros e elementos semelhantes, muitas vezes não muito claros para o homem comum. Em qualquer caso, é necessário cumprir os requisitos das leis, caso contrário, haverá problemas com isso. Vale lembrar que não só o fato de arquivar um documento é importante, mas também a exatidão do seu preenchimento, a pontualidade, o reflexo de todas as alterações e o estrito cumprimento das normas estabelecidas.

Definição

Folha de pagamento é o número de todos os trabalhadores em uma determinada organização. Isso inclui todos, inclusive aqueles que trabalham em departamentos diferentes, outras unidades estruturais, fazem seus trabalhos em casa, são aceitos apenas por um determinado período (temporada), e assim por diante. Absolutamente tudo é indicado como números inteiros. Por exemplo, mesmo a pessoa que trabalha apenas uma temporada, e não o ano inteiro, a folha de pagamento da empresa será considerada como uma unidade, e não na forma de 0,25. A exceção são as categorias de funcionários que combinam trabalham, não têm contrato de trabalho, ou grupospessoas que trabalham com base em um contrato civil.

Disposições básicas

A lista de trabalhadores é exigida por absolutamente qualquer empresa que tenha seu próprio balanço patrimonial. Deve também referir-se inequivocamente às pessoas colectivas. Todas as informações sobre os diversos departamentos, equipas, laboratórios e estruturas afins que integram a empresa são também submetidas de acordo com os mesmos princípios. Deve-se lembrar que mesmo que o departamento não faça parte de fato da empresa, mas pertença formalmente a ela, deve constar no relatório geral. A exceção são aquelas divisões que possuem seu próprio balanço patrimonial. Já aqui, a pedido da estrutura principal, podem fornecer as informações necessárias ao escritório central ou transferi-las de forma independente para os órgãos estatísticos territoriais.

O processo de compilação de um relatório é dividido por tempo. Existem variedades mensais, trimestrais e anuais. Em cada um deles, deve-se seguir rigorosamente a regra de que o período de tempo começa desde o primeiro dia do período (mesmo que seja um fim de semana, feriado etc.) e também termina com a última data. Por exemplo, no contexto do ano será de 1º de janeiro a 31 de dezembro sem exceções. É necessário respeitar rigorosamente os prazos de entrega dos documentos, caso contrário pode ocorrer erro e multa.

Responsabilidade

Como com absolutamente qualquer relatório enviado a agências governamentais,na elaboração deste documento, deve-se sempre levar em consideração a responsabilidade das figuras-chave da empresa. Essa é uma prática comum que visa maximizar a precisão das informações fornecidas no relatório. Assim, os principais culpados em caso de discrepância são o contador-chefe e o chefe do departamento (estruturas, divisões etc.). O quadro de funcionários elaborado pelo funcionário é, obviamente, um documento importante e deve ser verificado novamente pelos responsáveis.

Requisitos do relatório

Sem f alta, um documento para apresentação aos órgãos governamentais deve ser elaborado em forma estritamente prescrita. Há um grande número de variedades e, para cada situação individual, você pode escolher a perfeita. Esta é a única maneira de calcular de forma precisa e correta o número de funcionários na folha de pagamento. É simplesmente necessário manter o fluxo de documentos na forma prescrita por lei. Deve ser lembrado que quaisquer anotações no boletim podem ser feitas apenas com base nos documentos originais. Por exemplo, se um funcionário adoecer, você não poderá fazer alterações sem licença médica ou usando uma cópia dela.

Outro elemento importante que não é conhecido por todos, mas que pode afetar bastante os números finais do relatório, é a transferência de departamentos ou funcionários entre empresas. Em tal situação, uma pessoa (ou unidade) deve ser removida do documento apenas no próximo período. A entrada é feita da mesma forma. O próximo ponto que também merece atenção é o erro. Se foi permitido e detectado em tempo hábil, será necessário fazer alterações tanto no relatório em que o problema surgiu, como em todos os subsequentes, onde apareceram os números do documento errado.

Maior número de funcionários

Esta categoria inclui absolutamente todos os funcionários, independentemente do tempo de contratação, mesmo que esse período seja de apenas um dia. A folha de pagamento compilada corretamente é a chave para relatórios bem-sucedidos sem problemas e erros. Também é necessário levar em consideração aqueles trabalhadores que, por qualquer motivo, não estejam presentes na empresa durante um determinado período de tempo.

Dado o número de pessoas que devem ser incluídas no relatório, e aquelas que não são indicadas, é mais fácil listar as últimas. Portanto, todo mundo que não está no estado, trabalha em meio período ou de acordo com um determinado acordo que esse indivíduo celebrou com uma ou outra organização estatal não deve aparecer no documento. Também não são considerados os funcionários que realmente pertencem a esta empresa, mas atualmente trabalham para outra empresa, desde que não recebam salário no local principal.

Separadamente, deve ser dito sobre os alunos. A folha de pagamento é um documento sobre quem está trabalhando atualmente, mas não sobre quem está sendo treinado. Ou seja, todos os potenciais funcionários que no momento do relato estejam sendo treinados, estagiando ou de outra forma recebam a experiência necessária, não são incluídos no relato. Assim que elesserão contratados total e oficialmente, somente então uma marca sobre eles aparecerá no documento correspondente. E o último grupo de pessoas que não precisa ser refletido no relatório são os que desistem. Independentemente de como isso aconteceu, a partir da data de desligamento, o ex-funcionário é automaticamente removido da lista.

Número médio de funcionários

Esta figura é um pouco diferente de tudo o que foi mencionado acima. O número médio de funcionários é usado para calcular a produtividade do trabalho, salários médios, rotatividade, permanência, taxa de rotatividade e afins. Não é possível fazer tudo isso usando o número padrão, pois é considerado para uma data específica. Neste caso, o cálculo é feito para um determinado período.

A seguir, considere como o número médio de funcionários é determinado. A fórmula aqui é relativamente simples, mas precisa ser compreendida. Então, a primeira coisa que você precisa é determinar corretamente o número de dias. Serão 30 ou 31 deles, dependendo do mês (na versão de fevereiro - 29 ou 28). Certifique-se de incluir quaisquer feriados e fins de semana no cálculo. Agora pegamos o número de funcionários e dividimos pelo número obtido no parágrafo anterior. É importante considerar que o número de funcionários no final de semana será idêntico ao mesmo número do dia útil anterior. Por exemplo, na sexta-feira havia 30 funcionários. Como cálculo para sábado, você também precisa levar as mesmas 30 pessoas. Uma situação semelhante será no caso de o fim de semanadias 2 ou mais. Ou seja, no domingo também serão 30 trabalhadores. É muito importante selecionar corretamente todos os funcionários incluídos nesta lista, pois diferem do que é necessário para indicar a folha de pagamento usual. Isso requer atenção especial, pois nesta fase ocorre a maioria dos erros.

Funcionários na média de funcionários

Não estão incluídos na lista os funcionários que estão em licença maternidade ou licença parental. A licença parental adicional também não é tida em conta. Se um funcionário foi enviado para construção, instalação, comissionamento ou colheita, independentemente de receber dinheiro por isso em seu local de trabalho principal, ele também não deve aparecer nesta lista. Vale lembrar que deve constar na lista da empresa para onde foi enviado. Outra categoria de trabalhadores que também não deve constar na lista são os veteranos deficientes da Segunda Guerra Mundial. Separadamente, deve-se dizer sobre os funcionários que não trabalham em período integral. Eles precisam ser calculados exatamente de acordo com o tempo que realmente foi calculado. Mas aqueles que trabalham em tempo integral, mas ao mesmo tempo realizam suas tarefas em casa, ainda se enquadram como unidades de pleno direito.

De forma ainda mais original é calculado o número de funcionários que trabalham sob contrato com o Estado. Em tal situação, é importante determinar de forma precisa e correta qual será sua folha de pagamento média. A fórmula neste caso será a seguinte: FZ / SZP \u003d SCH. Onde o PAM é o salário médio de umempregado. FZ - o fundo salarial de todas as pessoas empregadas sob um acordo com órgãos estatais. A SCH - o número médio. Ou seja, se, em geral, todos esses funcionários receberam 100.000 rublos e o salário de um funcionário for 20.000 rublos, o número será 100.000/20.000=5. E não importa se eles realmente trabalharam 10 ou 2.

Categorias

Todos os funcionários da empresa são divididos em dois grupos principais de acordo com o tipo de emprego. Este é outro parâmetro importante que é necessário para calcular corretamente a folha de pagamento. Uma categoria é de trabalhadores e a outra é de empregados. O primeiro é muitas vezes mais do que o segundo. Portanto, faz sentido indicar exatamente aqueles que são menos, e todo o resto cairá automaticamente na categoria de trabalhadores. Assim, os funcionários incluem todos os gerentes (tanto a empresa inteira quanto suas divisões individuais). Isso também inclui contadores-chefes, engenheiros, economistas, editores, pesquisadores, eletricistas e assim por diante. Estas são pessoas que se enquadram no código da categoria 1 (todos os funcionários também são divididos em 3 grupos por códigos). Engenheiros comuns, contadores, mecânicos, técnicos e assim por diante já estão sob o código 2, e secretários, cronometristas, contadores e afins - categoria 3. Todos esses dados são necessários para elaborar corretamente a lista de funcionários da empresa. Este não é um elemento tão importante, no entanto, se preenchido incorretamente, também será considerado um erro.

Finalização e demissão

Além de todos os outros parâmetros, o relatório implica uma divisão por indicadores de chegada e partida. Ou seja, contratar e demitir. Nesse caso, eles são levados em consideração de maneira um pouco diferente. Se a chegada for assinada de acordo com a fonte de onde o novo funcionário veio, a saída é determinada pelo tipo de demissão. Somente entendendo com precisão esse momento, você pode elaborar um relatório corretamente e determinar o número de funcionários na folha de pagamento. Isso pode parecer um pouco complicado, mas para facilitar a percepção, apresentamos uma tabela condicional abaixo.

Separação por tipo de chegada e partida

Chegada	Partida
Graduados	Transferência para outra organização
Transferência de outra empresa	Expiração do contrato
Conjunto organizado	Aposentadoria, serviço militar, estudo
Aceito pela empresa (todos os outros)	Demissão virginal
	Demissão por absenteísmo

Você precisa entender que existem algumas exceções aqui, que também devem ser levadas em consideração. Sem eles, o número correto de funcionários da folha de pagamento não funcionará. Isso, por sua vez, pode levar a erros, penalidades e assim por diante. Assim, todas as pessoas que estavam anteriormente envolvidas em atividades não essenciais e, em seguida, foramtransferidos para o principal, não estão incluídos nesta lista como recém-chegados. Mas aqueles que eram empregados e depois se tornaram trabalhadores são indicados em uma coluna separada. A situação é semelhante com a partida. Além disso, deve-se ter em mente que todo absenteísmo, mesmo de funcionário que ainda não tenha sido demitido, também é indicado em parágrafo especial.

Em e folha de pagamento

Essas figuras são bem diferentes umas das outras. É importante não confundi-los e usar apenas os indicadores corretos ao calcular. Assim, o número de funcionários da folha de pagamento é, como mencionado acima, o número de funcionários ocupados em determinadas áreas de atividades da empresa por um determinado período. Existem exceções que não estão incluídas aqui, mas não são muitas. Mas sob o número de comparecimento eles significam o número de trabalhadores que são obrigados a estar presentes em seu local diariamente, pelo período de tempo correspondente. Naturalmente, excluindo fins de semana ou feriados. Ou seja, se pode haver 100 funcionários de acordo com a folha de pagamento, então haverá apenas 20 deles, já que todos os outros podem trabalhar em casa, estar envolvidos por um certo tempo ou meio período, e assim por diante.

Resultados

Todos os itens acima ajudarão a compilar um relatório estatístico da maneira mais correta e eficiente possível. Via de regra, na maioria das empresas todos os processos são elaborados há muito tempo e também já são familiares os movimentos de trabalhadores que podem causar dificuldades na elaboração de um documento. De qualquer forma, se houver uma questão controversa ou surgiruma situação que não foi encontrada antes, é melhor estudar o problema com antecedência e esclarecer os dados do que cometer um erro.