Regras para manter uma pasta de trabalho na Rússia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Carteira de Trabalho - um dos documentos mais importantes envolvidos na formalização das relações entre empregador e empregado. As normas para seu manuseio são determinadas em nível de atos jurídicos federais. As regras para manter uma carteira de trabalho são um exemplo de legislação bastante rígida. Quais são suas especificidades?

Fatos gerais sobre manutenção de registros de trabalho

A principal fonte legislativa que regulamenta as regras de manutenção de carteiras de trabalho é o Decreto 225 do Governo da Rússia, emitido em 16 de abril de 2003. Ele descreve consistentemente todas as nuances relacionadas ao manuseio correto deste documento. Considere os fatos gerais sobre a manutenção dos livros de trabalho, que estão contidos na Resolução.

Esta lei estabelece que a caderneta de trabalho é o principal documento que reflete a informação sobre as atividades e a experiência de um cidadão. O Decreto diz que os empregadores são obrigados a iniciar carteiras de trabalho (assim como continuar mantendo as existentes) para cada funcionário que trabalhou na organização por mais de 5 dias (desde que este trabalho seja o principal).

Pode-se notar que existemem casos raros, quando o empregador é um indivíduo, a pasta de trabalho não inicia - isso é proibido por lei.

Informações importantes que são refletidas na pasta de trabalho: dados pessoais sobre o funcionário, a natureza do trabalho realizado por ele, informações sobre transições entre diferentes empregadores, fatos sobre prêmios por várias realizações. Qualquer ação disciplinar não está incluída no documento, a menos que seja uma demissão.

Os livros de emprego são preenchidos em russo e nas repúblicas russas nacionais é possível usar idiomas locais que tenham o status do estado.

Design de livro

Podemos começar a explorar as regras para manter um livro de trabalho a partir de pontos que refletem as características do preenchimento de um documento. Aqui estão os fatos mais importantes sobre este processo:

- se o funcionário for contratado pela primeira vez, a empresa empregadora deverá emitir uma carteira de trabalho para ele dentro de uma semana após o início da carreira;

- as informações sobre o funcionário são inseridas no documento em questão com base no passaporte ou outra fonte de identificação legalmente reconhecida;

- dados sobre a formação recebida pelo funcionário, bem como sobre suas especialidades, profissões são retiradas de diplomas e outros documentos que comprovam as qualificações;

Assim que a carteira de trabalho é emitida, o empregador se compromete a mantê-la adequadamente. Mas, na verdade, tudo o que uma empresa pode fazer com um livro de trabalho é fazer entradas nele e fazer ajustes. Portanto, é extremamente importante saber como inserir corretamente odocumento de registro.

Entradas

As regras para manter um livro de trabalho pressupõem que todas as entradas nele (por exemplo, sobre transferências, fatos sobre qualificações, demissões, prêmios, etc.) são feitas com base em uma ordem que deve ser assinada por um pessoa competente da direção da empresa-empregadora. A inserção de informações na pasta de trabalho deve ser realizada sem o uso de abreviações. As entradas devem ser seguidas de um número de série. Sempre que o departamento de pessoal da empresa corrigir a carteira de trabalho do funcionário, ela deverá notificá-lo das alterações mediante assinatura.

Se as informações sobre demissão devem ser inseridas no documento, a redação deve estar totalmente em conformidade com as previstas no Código do Trabalho da Federação Russa e outras leis federais. Se o contrato de trabalho for rescindido de acordo com o artigo 77 do Código do Trabalho da Federação Russa, na pasta de trabalho é necessário consultar o parágrafo necessário de sua 1ª parte. Se uma pessoa for demitida com base nas disposições do artigo 81 do Código do Trabalho da Federação Russa, o documento também deverá refletir a redação prevista por lei. Se o contrato de trabalho for rescindido devido a circunstâncias além do controle do empregador e do empregado, a referência deve ser as disposições do artigo 83 do Código do Trabalho da Federação Russa.

Se o funcionário desejar, a pasta de trabalho pode registrar informações relacionadas ao trabalho em meio período (incluindo demissão). Mas, para isso, o empregado deve apresentar ao serviço de pessoal um documento que comprove sua relação de trabalho com outro empregador.

Incluindooutros registros populares que fornecem as regras para manter um livro de trabalho - informações sobre o serviço militar (assim como o trabalho em órgãos de assuntos internos e outras agências estaduais e policiais). Além disso, informações que reflitam o fato de os funcionários terem concluído cursos de treinamento avançado podem ser inseridas no documento.

Na apostila, conforme observamos acima, as informações sobre os prêmios do funcionário são registradas em função de suas realizações trabalhistas. Podem ser informações sobre prêmios estaduais, títulos honoríficos, apresentação de diplomas, distintivos, diplomas e outros tipos de incentivos previstos pelas leis da Federação Russa e atos legais locais de empregadores.

Alterações e correções

As regras para manter um livro de trabalho também permitem alterações e correções neste documento. Como devem ser produzidos? Se estamos falando de alterar o nome completo, data de nascimento, informações sobre educação, as ações do serviço de pessoal devem ser confirmadas por documentos relacionados aos fatos atualizados.

Se acontecer que o oficial de pessoal cometeu um erro ao fazer uma entrada na pasta de trabalho, isso pode ser corrigido. Ao mesmo tempo, o departamento de pessoal também pode fazer um ajuste adequado no novo emprego, se tiver um documento comprovativo do empregador anterior.

Se estamos falando de correções em seções que refletem fatos sobre o trabalho ou sobre prêmios, então os dados incorretos não podem ser riscados: notas devem ser feitas queeles são inválidos e as informações corretas são inseridas em seguida.

É possível um cenário em que uma organização que cometeu um erro na preparação de um livro de trabalho mudou seu status legal. Nesse caso, os ajustes no documento devem ser feitos pela empresa que se tornou sucessora da empresa. Quando a organização é liquidada, o novo empregador faz alterações na pasta de trabalho. Um cenário semelhante - se o empregador for um empresário individual que liquidou seu status.

Emissão de uma pasta de trabalho duplicada

Vamos considerar outro aspecto importante, que inclui as regras de manutenção dos livros de trabalho. O Decreto 225 do Governo da Federação Russa permite a emissão de suas duplicatas. Pode haver várias razões para este procedimento. Vamos estudar as principais coisas que contêm as regras para manter um livro de trabalho. O que um funcionário deve fazer se, por exemplo, ele acidentalmente perder o documento relevante?

Em primeiro lugar, você precisa informar seu empregador sobre esse fato. Por lei, a empresa deve emitir uma pasta de trabalho duplicada neste caso no prazo de 15 dias. Ao emitir este documento, o empregador deve inserir nele informações que reflitam o tempo de serviço (que está documentado), bem como informações sobre prêmios.

É possível emitir uma segunda via em vez de uma carteira de trabalho válida, que contenha um registro inválido de demissão ou o fato de transferência para outro emprego. Neste caso, a nova versão do documento conterá todos os dados necessários, exceto os incorretos.

As regras de manutenção e armazenamento de livros de trabalho sugerem que o empregador deve fornecê-losintegridade, evitar danos, não deve perder os documentos relevantes. Mas acontece que, por vários motivos, a empresa ainda viola uma dessas regras. Por exemplo, devido a uma emergência. Se aconteceu que os livros de trabalho foram perdidos em massa pelo empregador, o tempo de serviço dos funcionários registrado neles é estabelecido por uma comissão especial. É composto por representantes competentes de empresas empregadoras, várias organizações sindicais e outras estruturas autorizadas.

A comissão examina os documentos que o empregado possui - certidões ou, por exemplo, aqueles relacionados às atividades do sindicato - bilhetes, cartões de registro, livros de pagamento. Se o funcionário não tiver fontes relevantes disponíveis, os fatos de que ele trabalhou em tal e tal empresa podem ser confirmados com base no testemunho de duas ou mais pessoas que já foram colegas de uma pessoa. Após o trabalho da comissão, documentos duplicados, elaborados da maneira prescrita, são emitidos aos funcionários. Também é possível envolver os tribunais no processo de fixação do tempo de serviço.

Emissão de livro após demissão

Existem vários regulamentos que de alguma forma se correlacionam com a Resolução, que estabelece as regras para a manutenção da carteira de trabalho. De acordo com o Código do Trabalho da Federação Russa, em particular, o empregador é obrigado a entregar ao funcionário o documento apropriado em suas mãos após a demissão. Como isso funciona na prática?

No processo de demissão, os lançamentos que o departamento de pessoal do empregador fez na carteira de trabalho do empregado devemser devidamente certificado. Além disso, o próprio funcionário deve colocar sua assinatura. Se as informações na pasta de trabalho foram inseridas não apenas em russo, o texto também será certificado em outro idioma.

Inserções de design

Um encarte devidamente executado também pode ser anexado ao livro de trabalho. Possui identificadores exclusivos - uma série e um número. É usado se todas ou relacionadas a qualquer uma das seções da página estiverem preenchidas na pasta de trabalho, como resultado, não há onde inserir novas informações.

A inserção é mantida de acordo com as mesmas regras do livro de trabalho, e sem este documento é inválida. Sempre que o departamento de pessoal emitir um encarte, é necessário colocar um carimbo refletindo esse fato na pasta de trabalho.

Armazenamento de livros

A Resolução 225ª reflete não apenas as regras básicas para a manutenção de uma carteira de trabalho. Como armazenar esses documentos, bem como manter registros deles, também é descrito lá. Ress alta-se que o empregador deve realizar os procedimentos adequados não apenas com relação aos cadernos de trabalho e encartes válidos, mas também aos formulários.

Para garantir a correta contabilização dos documentos, a empresa deve possuir diversos documentos:

- livro de receitas e despesas, que registra informações sobre os formulários de livros de trabalho e encartes;

- livro de contabilidade para movimentação de documentos.

As formas dos documentos relevantes são determinadas nos regulamentos emitidos pelas autoridades executivas da Federação Russa. Em relação ao livro de receitas e despesas - emnele devem ser inseridas informações sobre todos os procedimentos que reflitam o recebimento ou as despesas dos formulários em questão. É necessário, na contabilização, indicar a série e o número de cada documento. No livro de contabilidade da movimentação de livros e dos encartes anexados a eles, é necessário registrar os documentos que são aceitos dos funcionários que entram no trabalho, bem como os livros de trabalho e os encartes que os complementam. Após a demissão, um funcionário da empresa assina os dois livros.

Os formulários de apostilas e encartes estão sujeitos ao armazenamento como documentos de estrita responsabilidade. Eles são emitidos apenas para funcionários competentes da empresa mediante solicitação. Um especialista do perfil adequado deve apresentar ao seu departamento de contabilidade um relatório sobre como estão as coisas com o número de formulários, sobre os valores recebidos para livros de trabalho e encartes.

Aspectos da produção e aquisição de livros de trabalho

A pasta de trabalho é o documento mais importante e, portanto, é produzida da maneira aprovada em nível de autoridades oficiais. Os formulários de livros de trabalho, assim como os encartes, possuem os recursos de segurança apropriados. A empresa empregadora deve adquirir ela própria os tipos de documentos em questão, mas, ao mesmo tempo, tem o direito de incorrer em compensação pelos custos correspondentes dos funcionários.

Apostilas na Rússia: evolução da legislação

Os fatos mais interessantes refletem a evolução da legislação que estabelece as regras para a manutenção da carteira de trabalho. A Rússia é um estado com leis que mudam frequentemente em muitas áreas. De acordo com muitos advogados, o âmbito do direito do trabalho e indústrias afins -um excelente exemplo disso.

Em primeiro lugar, notamos que as regras para manter uma carteira de trabalho antes de 2003 e aquelas estabelecidas agora eram reguladas por regulamentos fundamentalmente diferentes. Apesar do fato de que, em 2003, o estado moderno da Rússia havia ocorrido plenamente, as leis soviéticas estavam em vigor na esfera de regular a circulação de livros de trabalho. Assim, o procedimento de preenchimento dos documentos pertinentes foi regulamentado pelo Decreto nº 656 de 1973-09-06, emitido pelo Conselho de Ministros da URSS, bem como pelo Conselho Central de Sindicatos de Toda União em conjunto - “Em carteiras de trabalho para trabalhadores e empregados”. De acordo com essa fonte de lei, também foi emitida uma Instrução, segundo a qual a contabilidade dos livros de trabalho nas empresas soviéticas deveria ser realizada. Este documento foi aprovado, por sua vez, pelo Decreto do Comitê Estadual do Trabalho da URSS. Um dos recursos mais acessíveis com os quais você pode encontrar as regras soviéticas para manter um livro de trabalho para referência é o "Consultor". Mas este documento também é encontrado em outros sistemas de referência legal.

Quais fatos interessantes contêm as regras soviéticas para manter livros de trabalho? A Rússia os mudou muito? Em princípio, muitas das disposições do ato legal emitido na URSS eram semelhantes às que observamos na legislação moderna. Assim, por exemplo, uma das disposições do documento soviético diz que os funcionários devem se familiarizar com os fatos de fazer alterações na pasta de trabalho ou inserir nela. Aproximadamente a mesma redação, como observamos acima, contém as regras para manutenção de carteiras de trabalho 2014ano.

Também entre as normas que se assemelham às modernas está a previsão de que a cada entrada na carteira de trabalho que reflita o fato de contratação de uma pessoa, demissão ou transferência para outro local de desempenho de funções trabalhistas, o departamento de pessoal deve se familiarizar o funcionário em pintura.

Ao mesmo tempo, no nível das disposições que indicamos, também existem diferenças significativas entre as abordagens soviética e russa para manter os livros de trabalho. Assim, por exemplo, nos atos jurídicos emitidos na URSS, dizia-se que o empregado deve assinar, certificando esses outros ajustes ao documento, em formulários especiais. Embora as regras de 2014 para a manutenção de carteiras de trabalho permitam que uma pessoa também possa assinar a própria carteira de trabalho.

Diferenças nas versões

Outro aspecto histórico importante que reflete as especificidades dos livros de exercícios russos é que eles são emitidos em séries diferentes. Agora são 5. A primeira série saiu no ano seguinte, após a introdução de novas regras para a manutenção de livros de trabalho no estilo russo, substituindo as normas soviéticas. A série recebeu o índice TK. Em comparação com as versões anteriores das pastas de trabalho, o formulário diminuiu ligeiramente, mudou de cor.

A série TK é caracterizada por vários graus de proteção. Assim, por exemplo, em todas as páginas das pastas de trabalho há a frase “Workbook” visível em raios ultravioleta, bem como marcas d'água na forma da abreviação TK. As folhas de documentos da nova série são costuradas com o fio Bicolor, que consiste em duas cores.

Como observamos acima, desde 2004Foram publicadas 5 séries de livros de trabalho. Em 2004-2005 - TK, em 2006 - 2007 foi utilizada outra série - TK - I, de 2008 a junho de 2010 - a seguinte, TK - II, depois - TK - III, que funcionou até 2012. Em 2013, a mais nova série de pastas de trabalho - TK - IV.

Que significado prático isso tem? O fato é que o pertencimento de uma pasta de trabalho a uma determinada série pode afetar, por exemplo, a determinação de sua autenticidade. Se um documento da série 2012 contiver dados, mesmo que todas as regras para manter uma pasta de trabalho, 2010, sejam seguidas, ele será inválido. Talvez o empregador simplesmente não tenha conseguido rastrear o ano de emissão do livro até o momento em que foi preenchido, mas o legislador pode interpretar isso como uma falsificação do documento. Você também pode notar o fato de que os empregadores são obrigados a certificar-se de que os livros de trabalho trazidos por funcionários de empresas anteriores são genuínos - e não apenas verificando se as informações refletidas no documento correspondem ao ano de emissão de sua série.