Departamento de planejamento e economia: suas funções e atribuições. Regulamentos do departamento de planejamento e economia

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Os departamentos de planejamento e economia (doravante PEO) são criados para a organização efetiva da economia das organizações e empresas. Embora muitas vezes o trabalho de tais departamentos não seja claramente regulamentado. Como devem ser organizados, que estrutura devem ter e que funções devem desempenhar?

Introdução

Em qualquer livro de economia, diz-se que o PEO coleta indicadores econômicos do detalhe da empresa, analisa-os e elabora planos de desenvolvimento com base nas conclusões obtidas durante a análise.

Se estamos falando de uma pequena empresa, então essa função pode ser desempenhada pelo chefe da empresa (ou empresário individual), à medida que a escala da atividade cresce, esses poderes podem ser transferidos para outra pessoa ou mesmo um grupo de pessoas. Quanto maior a organização, mais pessoas são responsáveis pelo planejamento econômico. Para facilitar o trabalho, essas pessoas estão unidas em PEO.

Estrutura PEO

PEO tem uma estrutura padrão. Este departamento é chefiado por uma pessoa quereporta-se diretamente ao gerente financeiro, diretor de publicidade e promoção ou mesmo ao CEO. Tudo depende da estrutura da organização da empresa como um todo.

Existem dois tipos de organização estrutural PEO:

1. Uma organização na qual os empregos dos funcionários da PEO estão localizados dentro do departamento.
2. Uma organização em que alguns dos funcionários trabalham fora do departamento (coletam informações sobre o trabalho da empresa) e alguns trabalham dentro (analisam as informações recebidas e elaboram planos).

O último tipo de organização é típico para empresas de manufatura.

A vantagem do primeiro tipo de organização é que o trabalho dessa unidade estrutural da empresa é fácil de controlar. A desvantagem é que as informações nem sempre são recebidas pela equipe do PEO em tempo hábil.

Se você usar a primeira opção para organizar o departamento de planejamento e economia e suas funções, então as seguintes funções devem ser atribuídas aos seus funcionários:

• obtenção de dados primários de fontes financeiras e unidades estruturais;
• criação de métodos de planejamento e relatórios gerenciais;
• criação direta de relatórios gerenciais;
• controle e análise da empresa como um todo.

O segundo método de organização PEO não é usado com menos frequência. Neste caso, aos funcionários do departamento devem ser confiadas as seguintes funções:

• acompanhamento da implementação dos planos desenvolvidos;
• acompanhamento da execução do orçamento de uma determinada unidade;
• análise de desempenhounidade específica.

É importante que PEOs que trabalham fora de sua unidade recebam tudo o que precisam para analisar e planejar melhor a economia das organizações e empresas.

Os funcionários da PEO podem se reportar diretamente ao chefe do departamento e ao chefe de qualquer unidade de produção. No primeiro caso, a subordinação é chamada de funcional, no segundo - administrativa. É assim que se parece a submissão dupla.

As seguintes funções devem ser atribuídas ao economista do departamento de planejamento e economia:

1. Desenvolvimento de metodologias de linha de negócios (em toda a empresa e dentro de departamentos individuais da organização).
2. Desenvolvimento de diretórios básicos contendo indicadores de desempenho das divisões da empresa.
3. Desenvolvimento de uma política de gestão da empresa.
4. Desenvolvimento de formulários de planejamento e relatórios.
5. Desenvolvimento de métodos de análise e avaliação do desempenho da empresa.

A vantagem desse tipo de organização do departamento de planejamento e economia e suas funções é que todas as informações necessárias vão para os analistas da unidade sem demora. A desvantagem é o fraco controle sobre o trabalho dos economistas que trabalham fora do departamento, bem como o fato da dupla subordinação dos funcionários.

Esta forma de organizar o trabalho pode aumentar significativamente o pessoal da PEO para um tamanho injustificado.

Exemplo de estrutura PEO em várias empresas

Quando se trata de empresas de médio portetamanho, então na maioria das vezes o PEO neles tem a seguinte estrutura: o chefe é o chefe do departamento e três especialistas do PEO estão subordinados a ele.

Se estamos falando de uma grande empresa, a estrutura do departamento de planejamento e economia é a seguinte: o chefe do departamento é responsável pelo departamento, o departamento adjunto está subordinado a ele, a a quem tanto o economista-chefe do departamento quanto o economista-chefe do departamento estão diretamente subordinados. Dois economistas da PEO se reportam ao Economista-Chefe.

Problemas do IEE

As tarefas desta divisão da empresa incluem a preparação dos seguintes documentos e candidaturas:

• planos e previsões de desenvolvimento da empresa;
• documentação de relatórios de várias naturezas (única e regular);
• referências e explicações analíticas necessárias;
• cálculos econômicos;
• projetos de investimento e planos de negócios.

PEO também possui certas funções que devem ser claramente indicadas na documentação regulatória da empresa.

Funções de PEO

As funções do PEO são as seguintes:

• análise do desempenho da empresa;
• previsão de desempenho da empresa;
• avaliação da situação financeira da organização;
• elaboração de normas para processos de produção;
• controle da formação e variação do custo de produção;
• controle de preços dos produtos;
• relatórios gerenciais;
• participação na formaçãoorçamentos departamentais.

Todas as funções do PEO estão interligadas com os processos de negócios que ocorrem na empresa. O seguinte descreve a relação entre esses conceitos.

Relação entre a função PEO e os processos de negócios da empresa

Os principais processos de negócios que ocorrem na empresa são:

• vendas;
• produção;
• compras;
• pesquisa e desenvolvimento experimental.

Para cada uma das etapas do trabalho da empresa, o PEO tem sua própria tarefa.

Ao trabalhar com vendas de produtos, a PEO realiza o planejamento, controle e posterior análise de vendas. Na produção de produtos, as tarefas do PEO são semelhantes.

Quando o processo produtivo está na fase de compra dos recursos necessários, o PEO também trata do planejamento das compras, seu controle e análise dos valores e recursos adquiridos. A situação é a mesma com pesquisa e desenvolvimento experimental.

Planejamento, controle e análise são as três responsabilidades de um economista em uma empresa ao trabalhar com processos básicos de negócios. Por que fazer isso? Para otimizar os mesmos processos no futuro.

Os processos de negócios também podem ser auxiliares. São eles:

• tecnologias de produção;
• qualidade do produto;
• engenharia;
• construção capital de instalações;
• logística.

Quais são as tarefas do PEO neste caso? O mesmo: planejamento, controle e análise. No primeiro caso, trabalha-se na tecnologia para a produção de desenvolvimentos experimentais, ema segunda - sobre a certificação, licenciamento e metrologia, na terceira - sobre a manutenção de equipamentos e fornecimento de energia, na quarta - sobre a construção de edifícios, na quinta - sobre os custos de transporte.

As organizações que atendem aos processos de negócios são diferenciadas, que incluem:

• trabalhar com pessoal;
• marketing;
• gestão financeira;
• serviços jurídicos;
• administração geral.

Neste caso, as atribuições de um economista na empresa não mudam.

Regulamento do trabalho de PEO

Algumas empresas criam PEO, mas não se preocupam com a regulamentação do trabalho desta unidade estrutural. Nenhuma provisão é feita para o departamento de planejamento e economia.

Se a organização não regulamenta de forma alguma o trabalho do PEO, é urgente preparar um documento que resolva esta lacuna. Este documento servirá de base para a criação de descrições de cargos para funcionários que trabalham no WtE, que resolverão os problemas descritos no início do artigo.

O documento normativo normativo do departamento de planejamento e economia e suas funções contém os seguintes itens:

1. Disposições gerais.
2. Estrutura do departamento.
3. As principais tarefas do departamento.
4. Funções de departamento.
5. Direitos.
6. Trabalhar com outras estruturas da empresa.
7. Responsabilidade.
8. Critérios para avaliação das atividades do departamento.

A seguir, a estrutura do documento que regulamenta o trabalho e as tarefas do planejamento edepartamento.

Estrutura do documento que regulamenta o trabalho do IEE

A seção de Disposições Gerais contém informações gerais sobre esta unidade. Especificado:

• objetivo de criar um departamento de acordo com a política econômica do empreendimento;
• termos básicos;
• uma pessoa indicada pelo chefe;
• documentos pelos quais este departamento se orienta no desempenho de suas funções.

A seção "Estrutura do Departamento" contém informações sobre a estrutura do PEO e sua composição quantitativa.

A seção "Principais tarefas do departamento" descreve as principais tarefas do EEO, bem como as listas de relatórios e planos que seus funcionários devem apresentar à administração para consideração.

Principais tarefas do PEO

As principais atribuições do departamento de planejamento e economia, que devem ser indicadas no documento normativo, incluem:

1. Trabalho de planejamento econômico, racionalização da atividade econômica.
2. Desenvolver uma estratégia de desenvolvimento da empresa para adaptar rapidamente as atividades de negócios às condições de mercado em constante mudança.
3. Realização de uma análise econômica abrangente das atividades financeiras e econômicas da empresa.
4. Contabilidade estatística de todos os indicadores de funcionamento da empresa.
5. Planejamento técnico e econômico das atividades dos demais departamentos da empresa.

Principais funções PEO

As principais funções do PEO, geralmente indicadas na documentação regulatória, incluem:

1. Econômicoplanejamento do trabalho da empresa, visando a racionalização das atividades empresariais.
2. Elaboração de projetos de planos para atividades de outros departamentos da empresa. A preparação inclui ainda a justificação para a celebração de determinados contratos, suportada por cálculos.
3. Elaboração de planos de produção, atividades financeiras e comerciais da empresa para diferentes períodos (curto, médio e longo prazo).
4. Informar os departamentos da empresa sobre os planos atuais.
5. Realização de uma análise abrangente das atividades da empresa em todas as áreas.
6. Acompanhamento da implementação dos planos atuais pelos departamentos, bem como relatórios oportunos.
7. Crie registros racionais que aumentem um pouco a carga burocrática dos funcionários.

Esta não é uma lista completa das principais funções que o departamento de planejamento e economia deve desempenhar.

Direitos PEO

Um especialista do departamento de planejamento e economia, no âmbito de sua descrição de trabalho, tem o direito de:

• solicitar aos representantes autorizados de outras divisões da empresa os dados necessários para controlar e analisar suas atividades;
• criar grupos de trabalho de especialistas cuja tarefa seja o planejamento econômico da organização;
• dentro de sua competência, participar de negociações comerciais com representantes de outras empresas e organizações, assinar contratos;
• organizar a análise de novos programas e projetos científicos da empresa para sua eficácia econveniência do desenvolvimento;
• fazer propostas sobre assuntos de competência do IEE na forma de projetos.

Interação, responsabilidade, avaliação

A documentação regulatória que rege o trabalho do PEO geralmente contém seções que especificam a interação do PEO com outras estruturas da organização; responsabilidade por todas as ações cometidas pelos funcionários do departamento; Avaliação das atividades do IEE.

Na secção “Trabalhar com outras estruturas da empresa”, apenas é feita uma introdução de acordo com o modelo: “No decurso da sua atividade, o departamento interage com as seguintes divisões estruturais (estas divisões estão listadas abaixo)”. Ao transferir, tudo depende de quão amplos poderes são planejados para serem dados aos funcionários da PEO.

Na seção "Responsabilidade" é indicado que o chefe do IEE assume total responsabilidade pelo trabalho do departamento; o grau de responsabilidade dos funcionários é estabelecido de acordo com suas descrições de cargos; todos os funcionários e o chefe do PEO são pessoalmente responsáveis pelos documentos elaborados por eles e pelas operações realizadas de acordo com a legislação da Federação Russa.

Na seção "Critérios para avaliação das atividades do departamento" são prescritos dois critérios:

1. Implementação oportuna e de alta qualidade das tarefas.
2. Desempenho de qualidade das funções imediatas.

Você pode especificar outros critérios de avaliação.

Isso conclui a redação do documento normativo. Naturalmente, ele deve ser formatado de acordo com as regras de design.papéis semelhantes: todos os dados devem ser assinados, carimbados e datados.

Controle da operação PEO

Controlando o trabalho do PEO um dos seguintes funcionários:

• diretor financeiro de uma empresa (em uma grande empresa);
• CFO (em uma pequena ou média empresa);
• economista-chefe (em produção).

O controle das atividades de PEO é realizado para os seguintes fins:

1. Execução imediata de tarefas únicas.
2. Cumprimento de relatórios e fluxo de documentos, de acordo com o regulamento interno da empresa.
3. Garantir a confiabilidade dos cálculos fornecidos e documentação de relatórios.
4. Análise do trabalho para identificar a eficácia do funcionamento do IEE.

Conclusão

Todo livro de economia diz que PEO é uma unidade estrutural realmente necessária de uma empresa. Sem ele, a eficiência de muitas empresas e organizações é significativamente reduzida. Embora nem todas as empresas tenham PEOs configurados corretamente.

Em algum lugar as funções do departamento não estão claramente definidas, em algum lugar as tarefas dos funcionários. Em algumas empresas, há uma situação difícil com a subordinação dos funcionários da PEO. Embora o planejamento em uma economia de mercado seja o processo mais importante.

Para resolver o problema, é necessário que o chefe da empresa entenda claramente as respostas para as seguintes perguntas:

1. O que é PEO?
2. Qual é a sua estrutura?
3. Esta empresa precisa ou sua função podeexecutar uma pessoa?

Caso tenha sido decidida inequivocamente a criação de uma PEO, vale a pena proceder imediatamente à execução da documentação regulamentar, onde, para além das disposições gerais, será escrito o seguinte:

• estrutura do departamento;
• direitos e funções;
• responsabilidade;
• trabalhar com outras estruturas da empresa.

Se você seguir essas recomendações ao projetar o departamento de planejamento e economia e suas funções, a empresa terá uma unidade estrutural eficaz.

De fato, se o trabalho desta unidade estiver claramente estabelecido, seus especialistas poderão otimizar todos os processos produtivos sem prejudicar a atividade. Traduzido para a linguagem do dinheiro, isso significa que ter um PEO eficiente permite que você gaste menos recursos e ganhe mais.