Sistemas de gestão empresarial automatizados: tecnologias, programas e funções

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Sistemas de gestão empresarial automatizados - é exatamente disso que a indústria atual precisa urgentemente. A automação do processo pode aumentar significativamente a produtividade e a eficiência das organizações. Além disso, isso se tornou relevante também porque atualmente há uma informatização global de quase todos os ramos da vida humana.

Características gerais

O sistema automatizado de gestão empresarial (AMS) é usado atualmente na Federação Russa de acordo com a metodologia MRP e ERP. Ambas as direções são reconhecidas em todo o mundo.

Quanto ao surgimento dos primeiros sistemas de automação, estes eram sistemas de planejamento de recursos materiais, também são MRP. Essa direção foi desenvolvida e usada pela primeira vez nos Estados Unidos na década de 1960. Vale ress altar que emhoje não perdeu sua relevância.

No entanto, o sistema de gestão empresarial automatizado (AMS) é o mais comum hoje em dia, muitas vezes é chamado de informativo. Foi ela quem recebeu a redução na forma de ERP. Quanto às informações gerais sobre a introdução de tais tecnologias, então, como no caso de qualquer outra grande mudança, não poderia ser indolor. No entanto, hoje é justo dizer que um certo número de problemas foi formalizado, bem estudado, e desenvolvidos métodos eficazes que permitirão resolvê-los sem grandes prejuízos para o próprio empreendimento. Se você estudar os problemas e cuidar da solução deles antes mesmo de começar a implementar um sistema de gestão empresarial automatizado, poderá facilitar muito esse processo.

Informações gerais sobre o sistema de controle automatizado

Se definirmos um sistema automatizado, então é um conjunto de softwares, técnicos, informações e vários outros complexos, bem como certas ações de pessoal especialmente treinado. As ações dos funcionários geralmente visam resolver determinadas tarefas de planejamento e gerenciamento de diversos tipos de atividades na empresa.

O uso de um sistema automatizado de gestão empresarial destina-se a otimizar e aumentar a eficiência da equipe de gestão nas instalações. Além disso, a mesma regra se aplica ao trabalho de alguns outros serviços de pessoal que operam emempreendimento. Os especialistas nesta área concordam que a utilização de tal conjunto de ferramentas, que ajuda a gerir de forma mais eficaz qualquer empresa, aumenta significativamente a competitividade já existente, podendo também, em princípio, levar o objeto a um nível aceitável para que possa competir com outras empresas.

Os sistemas automatizados de gestão empresarial desempenham um papel muito importante no trabalho eficiente dos gestores. Se você acredita nas estatísticas, então aproximadamente 60% do tempo de trabalho do gerente é gasto apenas na compilação de relatórios e tarefas documentais para o pessoal ao redor. A presença de um sistema automatizado permitirá que o funcionário tenha acesso rápido às informações de que precisa. Além disso, um sistema automatizado de informações de gerenciamento empresarial também pode ser usado para calcular rapidamente os salários de cada funcionário, com base em vários fatores.

Classificação por equipamento

Existem vários grupos de sistemas automatizados que são usados para gerenciar uma empresa, dependendo de seus equipamentos funcionais:

• Os primeiros são sistemas multifuncionais que são projetados para executar toda a gama de tarefas necessárias para o gerenciamento completo e eficaz da instalação.
• Existem sistemas de análise especializados. Este complexo tem como objetivo acompanhar as principais tendências e direções do desenvolvimentonegócios.
• Sistemas alocados separadamente que permitem calcular os salários dos funcionários.
• Os últimos em termos de funcionalidade são os programas que permitem gerenciar pessoal. Eles são projetados para resolver efetivamente quaisquer problemas relacionados especificamente aos funcionários. Eles podem armazenar todas as informações de contato de cada funcionário, seu horário de trabalho, a data de admissão e demissão, salário pago e muitas outras informações importantes.

Tarefas de sistemas de automação

Aqui vale a pena se debruçar mais detalhadamente sobre a principal tarefa do programa especialista. Seu principal objetivo é pesquisar e comparar as mais diversas características do candidato ao cargo pretendido. O uso desse sistema automatizado de informações de gerenciamento empresarial permitirá que você encontre facilmente os funcionários mais promissores no departamento certo. No entanto, vale a pena notar aqui que o uso de tais programas especializados é bastante caro e, portanto, seria aconselhável, do ponto de vista econômico, aplicá-los a instalações já bastante grandes.

Outro fato bastante importante. O melhor é integrar sistemas automatizados apenas em conjunto com outros programas que serão utilizados para contabilidade e outras atividades desses funcionários, ou seja, contadores. Essa característica se deve ao fato de que o líder só poderá tomar decisões objetivas se tiver todas asinformações atualizadas sobre o estado da empresa e seus funcionários.

Como já ficou claro, um sistema de controle automatizado como parte de um sistema empresarial é um complexo de muitos programas. No entanto, eles não são todos iguais e são divididos em vários outros grupos, dependendo da natureza da produção em que são utilizados. Podem ser do tipo contínuo, discreto, ou seja, produção única, pequena ou média escala, bem como do tipo contínuo discreto, ou seja, produção em grande escala ou em linha.

Princípios básicos da criação

O sistema de controle automatizado como parte do sistema empresarial começou a ser usado ativamente na década de 1970. Ao mesmo tempo, sua eficácia também foi confirmada.

Existem vários princípios básicos para criar um sistema de controle automatizado para diferentes classes:

• Existe um chamado princípio de novas tarefas. Em outras palavras, essas são tarefas ideais que podem ser resolvidas usando a tecnologia de computação convencional.
• O segundo princípio pode ser chamado de complexo. Neste caso, durante o desenvolvimento de um sistema de controle automatizado, é necessário abordar a solução de um complexo de tarefas como técnicas, econômicas e organizacionais.
• Outro princípio pode ser chamado de princípio do primeiro líder. Nesse caso, significa que o desenvolvimento de programas para um sistema automatizado de gestão empresarial deve ser realizado com a participação e sob o controle do chefe dessa instalação. Isso é verdade para o desenvolvimento de um sistema de controle automatizado em grande escala, quegerenciará toda a empresa. Se um dos subsistemas do sistema de controle automatizado estiver sendo desenvolvido, é permitida a participação não do chefe, mas do chefe do serviço funcional, para o qual o complexo está sendo desenvolvido.
• Outro princípio é muitas vezes referido como desenvolvimento contínuo do sistema. Nesse caso, supõe-se que o número de tarefas a serem resolvidas aumentará constantemente, o que significa que o sistema se desenvolverá constantemente. Além disso, novas tarefas não substituirão as implementadas anteriormente.
• O próximo princípio é modularidade e digitação. Consiste no fato de que haverá uma seleção e desenvolvimento de partes separadas e independentes do sistema que serão utilizadas em vários tipos de subsistemas.
• O último princípio é bastante simples, e consiste em automatizar a circulação de documentos, bem como criar uma base de informação única em toda a empresa.

Vale ress altar que a maioria dos princípios se aplica até mesmo à criação de um sistema de gestão automatizado para empreendimentos hoteleiros. Isso é especialmente verdadeiro para o último ponto, onde o banco de dados comum é um elemento chave.

Problema principal de desenvolvimento

Vale a pena considerar vários problemas principais, bem como as formas de resolvê-los, que podem surgir durante a formação de um sistema de controle automatizado, e vale a pena começar pelo principal.

O primeiro problema comum é a f alta de uma tarefa específica de gerenciamento na empresa.

Na literatura sobre o sistema automatizado de gestão empresarial, este problema é dado o mais significativolugar, pois é bastante difícil de resolver. Além disso, muitas vezes é confundido com outro item, a reorganização da estrutura empresarial. No entanto, esse problema é muito mais global, pois inclui também aspectos filosóficos e psicológicos, além da metodologia de gestão. Mais detalhadamente sobre o problema, reside no fato de que muitos líderes gerenciam seus empreendimentos com base apenas em sua própria experiência, visão e necessidades. Ao mesmo tempo, eles costumam usar dados realmente não estruturados ou mal estruturados sobre a dinâmica de crescimento e desenvolvimento de seu objeto.

Se você recorrer a um desses diretores e pedir que ele descreva sua estrutura de atividades de qualquer um dos departamentos responsáveis por ele, provavelmente o assunto ficará parado. É por esta razão que a definição competente de tarefas de gerenciamento é o fator mais importante no desenvolvimento e implementação bem-sucedidos de sistemas automatizados de gerenciamento de projetos em uma empresa.

É importante observar aqui que as tarefas definidas corretamente influenciarão positivamente não apenas o desenvolvimento do objeto como um todo, mas também o desenvolvimento do próprio processo de automação separadamente. Quanto à solução para este problema, tudo está bastante ruim aqui por algum motivo. Em primeiro lugar, no território da Federação Russa, uma abordagem nacional especial para definir tarefas de gerenciamento ainda não foi totalmente desenvolvida. Portanto, a experiência da gestão ocidental é usada, mas em muitos casos não é adequada em relação à situação na Rússia. Em segundo lugar, a experiência ainda se aplicatempos russo-soviéticos na formulação dessas tarefas. Neste caso, tudo é um pouco melhor, e muitos princípios ainda estão em harmonia com as realidades da vida, mas ao mesmo tempo são cada vez menos capazes de resistir à concorrência geral do mercado.

Com base no exposto, podemos tirar a seguinte conclusão: antes de embarcar na implementação de um sistema automatizado de gerenciamento de recursos corporativos, é necessário formalizar da forma mais clara possível todos os loops de controle que, em geral, precisam ser automatizado. Na maioria das vezes, isso requer o envolvimento de consultores experientes de fora, o que levará a despesas desnecessárias. No entanto, eles serão significativamente menores do que o dinheiro gasto em um projeto de automação com falha.

Outros problemas

O segundo problema, que, como mencionado anteriormente, é um pouco semelhante ao primeiro, mas é menos global. Trata-se da necessidade de uma reorganização parcial da estrutura, bem como das atividades do empreendimento durante a implantação do sistema de controle automatizado.

Outro problema comum é a necessidade de mudar a forma de trabalhar com as informações recebidas. Além disso, será necessário reconsiderar os princípios de fazer negócios como um todo. Muitos gerentes não estão preparados para um problema como a resistência dos funcionários de campo à introdução de um sistema de controle automatizado para uma empresa industrial. E isso, por sua vez, pode se tornar um problema bastante significativo. Outra dificuldade, também relacionada aos funcionários, é o aumento temporário da carga de trabalho durante o próprio processo de implantação.

Entre outras coisas, teremos que resolver um problema como a formação de um grupo especializado que não só integre competentemente o sistema, mas também o acompanhe. Além disso, esse grupo definitivamente precisará de um líder experiente.

Resolvendo problemas com funcionários

Como muitos diretores geralmente não estão preparados para esse problema, vale a pena considerá-lo com mais detalhes.

Primeiro é a resistência local. Vale dizer que isso é encontrado com muito mais frequência, e o próprio problema pode atrasar significativamente o processo de implementação ou até interrompê-lo completamente, o que é inaceitável. Na maioria das vezes, isso é causado por vários fatores puramente humanos.

Primeiro, muitas pessoas, curiosamente, têm medo de inovação e são mais propensas ao conservadorismo. Por exemplo, alguém que trabalhou em um depósito baseado em papel por muitos anos achará muito doloroso mudar para um sistema computadorizado. Em segundo lugar, muitos começarão a se preocupar com a possibilidade de perder seus empregos, pois podem ser substituídos por uma máquina, embora antes fossem considerados indispensáveis nesse empreendimento. Além disso, a implementação de tal sistema pode aumentar a responsabilidade por quaisquer ações que os funcionários realizem em campo, o que também pode pressioná-los.

Para minimizar os danos da ocorrência de tal problema, ou mesmo reduzi-lo a nada, o líder precisa contribuir o máximo possível para o grupo que será engajado no desenvolvimento de sistemas de controle automatizados. Além disso, é necessário realizar um trabalho explicativo de alta qualidade com pessoal eresolva mais alguns problemas:

• Dê a todos na empresa a compreensão de que a integração do sistema é inevitável.
• O chefe da equipe de implementação deve ter autoridade suficiente, pois até mesmo a resistência subconsciente de funcionários de alto escalão (por exemplo, gerentes de topo) é possível.

Resolvendo o problema da carga de trabalho

Em seguida, vale a pena entender que os sistemas integrados de gerenciamento corporativo automatizado no estágio de sua instalação aumentarão significativamente a carga dos funcionários. Naturalmente, isso se deve ao fato de que, além de desempenhar suas funções diárias, os funcionários também precisam dominar novos equipamentos, praticar autoeducação etc. depois, os funcionários terão que trabalhar como o sistema antigo, bem como o novo. Por causa disso, o processo de integração pode ser atrasado, pois os funcionários dirão que não têm tempo suficiente para aprender novas tecnologias, pois estão sempre ocupados com suas funções diretas.

Nestes casos, um bom líder deve fazer o seguinte:

• Em primeiro lugar, vale a pena introduzir um sistema temporário de recompensas e gratidão, que aumentará a motivação dos funcionários para dominar novas tecnologias.
• Em segundo lugar, algumas medidas organizacionais devem ser tomadas para reduzir o tempo destinado ao desenvolvimento de novos conhecimentos.

MRP e tecnologia ERP

Como mencionado anteriormente, existem duas direçõesAPCS, que são usados atualmente em todo o mundo. No entanto, esses sistemas não são isentos de inconvenientes.

Se falamos de MRP, a principal desvantagem do sistema é que, ao calcular a necessidade de materiais, a capacidade de produção do empreendimento, o carregamento dessas capacidades, o custo da mão de obra e assim por diante, são não levado em consideração. Este foi o impulso para o desenvolvimento do MRP II, projetado para o planejamento de recursos de produção. Com o tempo, sistemas de contabilização de outros custos do empreendimento foram adicionados a ele. Assim, no futuro, foi formado um sistema automatizado de gestão empresarial, cuja função é levar em conta todos os setores que o primeiro MRP não calculou. Foi esse sistema de controle automatizado que mais tarde ficou conhecido como o sistema ERP para gerenciamento empresarial automatizado.

Para resumir todos os itens acima, podemos dizer com confiança que os sistemas automatizados percorreram um longo caminho e agora são um meio eficaz de gerenciar uma empresa, mas ao mesmo tempo precisam ser implementados com muita competência e gerenciou. Claro, há espaço para melhorias nos próprios sistemas.