Como elaborar um relatório prévio? Padrão e regras

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Relatório de despesas é o documento principal no fluxo de trabalho contábil. Seu principal objetivo é confirmar o valor gasto pelo responsável.

Formulário unificado bilateral nº AO-1 - formulário único para cada pessoa jurídica de qualquer forma de propriedade. As únicas exceções são os funcionários do estado que usam um formulário especial “0504049” desde 2002.

Um relatório de despesas é de responsabilidade de todo funcionário que recebe fundos para uma viagem de negócios ou compra de qualquer material ou produto (como material de escritório ou alimentos).

Relatório de despesas do viajante

Como redigir corretamente um relatório antecipado se um funcionário foi enviado por uma organização para realizar alguma tarefa em outra cidade?

Uma viagem de negócios é uma viagem de um funcionário para desempenhar suas funções fora do local da empresa. Nunca é sem despesas, as quais estão sujeitas a compensação ao empregado de acordo com a atuallegislação.

As despesas de viagem incluem:

• Ida e volta, mas somente se o trabalhador tiver passagens.
• Aluguel de moradia (requer cheque ou recibo).
• Despesas adicionais incluídas nas diárias.
• Telefones, correio, câmbio, trânsito e taxa de comissão, passagem de bagagem e qualquer outro evento, sem o qual o objetivo principal da viagem não será alcançado.

Todas as despesas acima devem ser documentadas. Se falamos de subsídios diários, seu tamanho geralmente é especificado no pedido ou na posição em uma viagem de negócios emitida por cada empresa. O valor pode variar dependendo de onde o funcionário foi: dentro da região, para outro assunto da Federação Russa ou no exterior.

A legislação não estabelece um subsídio diário máximo, mas se seu valor dentro do país exceder 700 rublos e fora dele - 2500 rublos, eles devem estar sujeitos ao imposto de renda pessoal. Não devem surgir problemas com a elaboração adequada de um relatório prévio após o retorno de uma viagem de negócios. Prazo para entrega do documento - não superior a três dias a partir da data de chegada. Se o valor contábil não foi gasto integralmente, a diferença deve ser devolvida ao caixa por meio de uma ordem de caixa recebida e, se, pelo contrário, houve um excedente, o funcionário é compensado por tudo usando um dinheiro de saída ordem.

Quais são as consequências de um relatório prévio incorreto?

Elaborar corretamente um relatório prévio sobreo funcionário deve viajar em viagem de negócios no prazo de três dias, caso contrário, a autoridade supervisora pode considerar esse valor como renda, sobre o qual devem ser provisionados o imposto de renda pessoal e os prêmios de seguro.

Aliás, a adoção da nova versão da Lei nº 290-FZ, de 03 de julho de 2016, traz alguns ajustes, como, por exemplo, multa gravíssima por prestação de cheque indevido. Também está planejado começar a usar cartões bancários especiais que atendem ao padrão internacional Visa e MasterCard para pagar as despesas de viagem.

Regras Gerais

Como elaborar um relatório prévio? Você só precisa seguir cada um dos seguintes pontos:

1. O relatório deve ser elaborado o mais tardar três dias úteis a partir do momento:

• o prazo indicado pelos funcionários no pedido de emissão de fundos expirou;
• um funcionário foi trabalhar se o vencimento do período para o qual o dinheiro foi emitido caiu em férias ou doença;
• funcionário voltou de viagem de negócios.

2. Para elaborar um relatório, utilize o formulário unificado nº AO-1 ou o formulário adotado pela empresa.

3. Um funcionário, juntamente com um contador que saiba elaborar corretamente os relatórios antecipados (um exemplo está claramente disponível no programa utilizado), deve preencher o documento.

4. O gerente é responsável por aprovar o relatório.

5. Qualquer documento antecipado deve ser acompanhado de cheques, faturas,bilhetes e outros documentos que confirmem que a pessoa realmente gastou os fundos contábeis.

Preenchendo pedido

Como elaborar um relatório prévio?

A primeira parte ou parte da frente deve ser preenchida por um contador. É impossível fazer sem especificar os detalhes do documento (número e data), informações sobre a empresa e os responsáveis, o valor do adiantamento emitido, informações resumidas: fundos gastos e contas contábeis, com base nas quais se pode julgar o movimento e baixa. Além disso, um adiantamento não utilizado gasto em excesso ou reembolsado deve ser indicado aqui.

A segunda parte é um recibo destacável declarando que o relatório prévio foi aceito para verificação. Após o preenchimento, o contador deve cortá-lo e entregá-lo ao funcionário responsável.

A terceira parte (verso do Formulário AO-1) deve ser preenchida coletivamente. A tarefa do funcionário responsável é refletir os detalhes e anexar cada recibo de venda executado corretamente para o relatório antecipado. O contador terá que preencher o valor e a conta, que refletirá o dinheiro gasto.

O documento deve ser assinado pelo empregado, contador e contador-chefe. Só depois disso pode ser aprovado pela diretoria.

Gastos excessivos razoáveis

Como registrar gastos excessivos no relatório de despesas? Primeiro você precisa ter certeza de que está justificado:

• gasto é maioralocado foi necessário para completar a tarefa em nome das autoridades;
• funcionário possui documentos de apoio.

Se pelo menos uma condição não for atendida, a quantia em dinheiro não será reembolsada.

Procedimento para compensação de gastos excessivos no caixa

Em caso de gastos excessivos, o contador se depara com a questão: como elaborar um relatório de despesas corretamente. Uma amostra de um formulário de garantia em dinheiro de conta nº KO-2 pode ser facilmente encontrada nas vastas extensões da Internet. Os detalhes deste documento devem ser indicados no relatório - na linha "Superação emitida por ordem de pagamento".

O prazo para compensação de fundos gastos em excesso por um funcionário não é estabelecido por lei. Portanto, se o contador não indicou imediatamente as informações sobre a ordem de emissão no laudo antecipado, isso não acarretará nenhuma penalidade.

Condições para compensação por gastos excessivos em um cartão de salário

Atualmente, quase todas as organizações transferem salários aos funcionários em cartão bancário. É possível devolver o valor gasto a mais de acordo com o relatório de despesas para o funcionário da mesma forma?

A legislação não tem uma resposta clara. O próprio documento sugere apenas uma forma de reembolso do valor contábil gasto em excesso - dinheiro.

O Banco Central da Rússia compartilhou a mesma opinião em 2006 em sua carta nº 36-3/2408. Ao mesmo tempo, sua carta, mas datada de 24 de dezembro de 2008 nº 14-27 / 513, contém informações sobre a questão: é possível usar um cartão bancário para pagarvalor contábil não é de competência do Banco Central. Essa empresa de rede deve lidar independentemente com seus problemas neste caso. E para que o órgão controlador não tenha dúvidas desnecessárias, recomenda-se a utilização do caixa.

Como compensar o dinheiro pessoal de um funcionário?

Um funcionário de uma organização pode comprar os bens necessários (obras, serviços) às suas próprias custas. Neste caso, não há necessidade de preencher um relatório prévio. Como organizar as etapas acima?

Uma solicitação e documentos que confirmem a compra (recibos de dinheiro, faturas, formulários de relatório rigorosos, documentos de viagem, etc.) serão suficientes.

Emissão de um relatório antecipado em 1С

Todo contador deve estar familiarizado com um documento como um relatório de despesas. Como organizar em 1C? A localização do documento no programa é a seção "Banco e caixa".

Na janela criada, você deve primeiro especificar as informações sobre a organização e os responsáveis. O botão "Adicionar" disponibilizará uma tabela na qual você precisa refletir todas as informações sobre os fundos emitidos.

Existem três tipos de pagamento antecipado:

• Documentos monetários. Isso leva em consideração passagens aéreas e ferroviárias, vouchers, selos postais, etc.
• Dinheiro. O principal objetivo do documento é dar baixa em dinheiro.
• Conta de liquidação. O documento é necessário para levar em consideração a baixa de um valor não monetário da liquidaçãocontas da empresa.

Para gerar informações de saque em dinheiro, você precisa começar criando uma nova ordem de saída de dinheiro. Após o preenchimento, o documento deve ser impresso e entregue ao responsável, para que este preencha a linha no recebimento dos fundos e assinaturas. Só então você pode salvar e postar o documento.

Na seção tabular do recibo de caixa devem ser indicadas as informações sobre os bens e materiais adquiridos pelo responsável. Se a compra da mercadoria foi acompanhada da emissão de nota fiscal, então é necessário colocar a bandeira SF, selecionar o Fornecedor e preencher seus dados.

A seção "Embalagens retornáveis" requer o preenchimento de informações sobre a embalagem que o Fornecedor está esperando de volta.

A seção "Pagamento" registra os valores pagos ao fornecedor por bens adquiridos anteriormente. O adiantamento está refletido no lançamento D 60.02 K 71.01.

A guia “Outros” é projetada para contabilizar outras despesas de uma pessoa responsável (viagem de negócios, viagem, despesas de combustível, etc.).