Orçamento de compras: essência da compilação, indicadores e formação

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Durante a elaboração do orçamento, os planos de vendas e produção são transformados em indicadores de receitas e despesas dos departamentos. Para que cada um dos departamentos consiga atingir os objetivos pretendidos, é necessário adquirir materiais dentro do plano de custos. Para isso, está sendo formado um orçamento de compras.

Modelo de Organização de Compras 1

O primeiro passo é determinar o propósito de criar um departamento de compras. Com base nas especificidades do produto e no número de fornecedores, forma um departamento de 2 a 5 pessoas (máximo de 7 fornecedores por gerente). Cada um deles é responsável pelo prazo de entregas, pelo estado dos estoques, pelos pagamentos e pela execução dos contratos. O trabalho do departamento não pode ser realizado apenas nas instruções do chefe. A divisão é criada para implementar o plano de vendas, que é elaborado para o mês, trimestre e ano. Um bônus é fornecido para o cumprimento do plano:

• renda básica: 40% para gerente, 60% para executivo;
• bônus: 50% - para o gerente, 30% - para a cabeça;
• premium - 10%.

Os bônus para gerentes são acumulados com base nos indicadores de desempenho:

• entrega no prazo;
• volume de bens ilíquidos;
• giro médio de estoque.

Para bônus, você também pode usar indicadores qualitativos, por exemplo, o coeficiente de serviço, ou seja, o número de mercadorias no aplicativo, que pode ser satisfeito imediatamente.

Modelo de Organização de Compras 2

Este esquema difere do anterior porque, com base no plano de vendas, o chefe do departamento calcula o orçamento de compra. Ou seja, um centro de controle financeiro separado é criado dentro da unidade. É realizada uma seleção mais eficiente de gestores, uma vez que são considerados os custos logísticos e as condições de entrega. Todos os funcionários estão interessados na implementação do plano de compras e, consequentemente, no desenvolvimento da empresa. Por sua vez, a administração poderá reduzir o esquema de propina ao mínimo.

Levará de 1,5 a 2 meses para construir o primeiro modelo de trabalho. A tarefa do diretor é recrutar pessoal com experiência. No segundo caso, levará de 6 a 18 meses para construir um departamento. O principal problema está no trabalho psicológico. O diretor precisa transformar funcionários em empresários individuais. Nem todos podem lidar com essa função.

Planejamento operacional

O orçamento operacional reflete as atividades planejadas para o ano para um segmento ou função específica de uma empresa. É desenvolvido em todos os centros de responsabilidade e depois consolidado em um orçamento consolidado. A elaboração de um documento pode ser considerada como um processo de contabilidade e gestão. A diferença está no fato de que o relatório reflete as atividades da empresa no futuro, e nãofixação de eventos anteriores. É composto por orçamentos de compras, vendas, administrativos, custos de produção. Vejamos cada um desses elementos.

Vendas

O volume de vendas e sua estrutura determinam a natureza do empreendimento. Portanto, um dos primeiros é um plano de vendas. Ao prepará-lo, deve-se levar em consideração não apenas as vendas de períodos anteriores, mas também analisar os fatores que podem afetá-las (sazonalidade, promoções, etc.).

O orçamento de vendas é compilado levando em consideração o nível de demanda, geografia de vendas, compradores. Inclui um nível alvo de receita que pode ser refletido no orçamento de caixa. Mas o cálculo desse indicador causa dificuldades, pois a empresa não consegue controlar as ações dos clientes. O valor planejado de despesas é calculado com base nas atividades da organização. É o mais fácil de calcular. Vendas como um processo de negócios é de grande importância. Para organizações que se dedicam à venda de produtos, é o plano de vendas que define o erro nos cálculos. Se estiver escrito incorretamente, afetará todas as outras áreas de atividade.

Produção e estoques

O plano de lançamento do produto é baseado no volume de vendas. Também leva em conta a capacidade de produção, as alterações de estoque e os orçamentos de compra. O cálculo é realizado de acordo com a seguinte fórmula:

Saída do produto=estoque no final do período + volume de vendas - estoque no início do período.

O volume de produção é calculado com base nas características da produção dos produtos.

Os custos gerais de produção são aqueles associados à fabricação dos produtos. Ao mesmo tempo, uma linha separada leva em conta os custos de mão de obra em duas partes: fixo e por peça (bônus de funcionários com base na implementação do plano de produção).

Orçamento para custos comerciais e administrativos

As despesas de venda são todos os custos associados à venda, promoção de mercadorias. Seu volume depende de decisões no campo da gestão. A decisão de alterar a área das instalações afetará os custos associados ao armazenamento de mercadorias. O valor dos custos variáveis é formado pela comissão, o custo de embalagem, processamento, transporte. Todos os outros custos fixos são administrativos.

Orçamento de compras

Plano de compras por tipo de mercadoria ou por fornecedores mostra quantos produtos a empresa deve comprar de fornecedores externos e internos. O orçamento de compras é formado com base no plano de vendas, nível de estoque, carga de trabalho de produção, prazos e procedimento para pagamento de contas a pagar.

Compras=uso planejado + estoque no final do período - estoque no início do período.

Estoques para produção

A necessidade de materiais de produção permanentes é determinada pelo custo de reparação de equipamentos, plano de construção e preparação de novos produtos. Muitas vezes os economistas cometem o erro de ignorar esses custos ao fazer o orçamento.

O valor planejado das despesas depende do tipo de recursos e de como são consumidos. O orçamento é formadocom base nas normas de consumo de recursos na produção, nos centros econômicos e na necessidade de ativos fixos. O primeiro artigo é calculado multiplicando o volume de produção planejado pelas normas. Esse requisito é ajustado para saldos de estoque e padrões de estoque. É assim que o orçamento de compras é formado em espécie. Para convertê-lo em termos de valor, você precisa multiplicar pelo preço planejado.

Exemplo

Aciaria planeja produzir 3.000 toneladas de produtos no próximo ano. Isso exigirá cobre e ácido oleico. Taxa de consumo por 1 tonelada: cobre - 0,06 kg, ácido - 0,0058 l. O saldo de cobre no início do ano é de 100 kg e no final - 50 kg. O preço das matérias-primas é de 4.500 rublos. /t. cobre e 10.000 rublos. / litro de ácido.

Necessidade para o ano:

• 30000, 006=180 kg de cobre
• 30000,0058=17,4 litros de ácido

Volume de compras planejado:

• (180 kg / (100 - 50))4500=1.035.000 rublos. - para cobre.
• (17, 410.000)=174.000 rublos. - para ácido.

Ações ADC

O planejamento orçamentário de compras nas atividades administrativas e econômicas (AHA) é realizado de forma diferenciada. A gama de produtos é muito ampla (desde papelaria a materiais para reforma de escritórios), e não há índices de consumo. Existem três maneiras de determinar os requisitos de inventário:

• Use solicitações de unidades estruturais. O serviço de abastecimento coleta pedidos, processa, avalia saldos, atualiza preços e calcula o orçamento.
• Instalarpadrões de estoque para os itens mais populares, como papelaria, detergentes. O orçamento é calculado com base nos estoques disponíveis.
• Defina um limite de compra de ações para AHD como uma porcentagem do custo dos materiais básicos.

Especial atenção deve ser dada à compilação dos estoques para identificar os recursos excedentes. Ao formar o orçamento de compras, esses materiais devem ser ajustados para baixo. Especialmente se a oferta não for limitada.

Funções de orçamento de compras

• Um orçamento é uma ferramenta de planejamento que indica como os recursos podem ser usados com base nas oportunidades. É também um meio de monitorar e avaliar o desempenho comparando indicadores planejados e reais.
• O trabalho dos gestores pode ser avaliado pela estrutura e grau de implementação do orçamento de compras. As organizações os utilizam para avaliar o desempenho de suas unidades de gestão.
• O orçamento do departamento de compras pode desempenhar uma função motivacional se contiver o objetivo da atividade. Por exemplo, o departamento recebeu a tarefa de comprar matérias-primas por meio milhão de rublos com pós-pago. Se a meta for alcançada, o chefe e seus suplentes receberão um bônus, o que aumentará o lado das despesas do orçamento no próximo período.
• O funcionário deve entender quais tarefas são definidas para ele. Se as metas de desenvolvimento da organização forem mantidas em segredo, elas não serão alcançadas. Nesse sentido, o orçamento forma o ambiente de comunicação na equipe, bem como entrefuncionários e subordinados.

Trabalhar com propostas

A fim de formar o orçamento para a compra de materiais, podem ser realizadas licitações - para encontrar os melhores fornecedores de mercadorias de uma determinada categoria. De acordo com os documentos normativos, é desenvolvida uma estratégia de distribuição de materiais por grupos, indicadores de qualidade e classificação dos contratados. Uma lista de licitação com propostas de fornecedores está sendo formada. O "vencedor" é determinado automaticamente de acordo com os critérios de avaliação especificados. Além disso, o trabalho está em andamento para concluir um contrato e formar um orçamento de aquisição.

Opções de compra:

• Um lote. O processo de preparação de documentos é simplificado, mas a organização precisará de grandes armazéns para armazenar suprimentos. O risco de perdas causadas pela deterioração do produto aumenta.
• Pequenos lotes. Rotação rápida de capital e espaço de armazenamento reduzido.
• Conforme necessário. As mercadorias são entregues em faturas (sem celebração de contrato) em pequenos lotes com pré-pagamento total.

Controle de compras

Para controlar a execução do orçamento, as compras podem ser calculadas pelos centros de responsabilidade financeira. Ao mesmo tempo, o planejamento é realizado em dois níveis:

• Gestão prospectiva - formação da necessidade de materiais para o ano, desagregada por trimestres/meses. Após a formação do plano anual, é realizada a seleção de fornecedores e a celebração de contratos de longo prazo.
• Gestão de calendário - a formação dee planos de dez dias/semanais para a compra, a fim de abastecer ininterruptamente o empreendimento com matérias-primas específicas. Este é o detalhe do plano anual.

Para calcular o orçamento mensal de compras, você deve seguir este algoritmo:

• Calcule a necessidade de materiais para produção, levando em consideração saldos atuais, recebimentos esperados e estoques de segurança.
• Requisito ajustado para pedidos, itens e substituições permitidas.
• Em caso de alterações nos planos de produção, o orçamento de compra é ajustado.
• Está sendo formado um cronograma de entrega de matéria prima e um plano de pagamento para fornecedores.
• Se a entrega falhar, é dado um passo atrás e um novo fornecedor é selecionado. Caso não seja possível alterar o fornecedor, é iniciada uma alteração na aquisição ou na qualidade do material.

Veja como fazer o orçamento de suas compras.