Orçamento do projeto. Tipos e finalidade do orçamento. Fase do projeto

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2024-01-17 19:05

Orçamento de projetos deve ser entendido como a determinação do custo das obras que são executadas dentro de um determinado esquema. Além disso, estamos falando do processo de formação de um orçamento nesta base, que contém a distribuição estabelecida das despesas por item de custo, tipo de obra, por tempo de execução ou outros itens.

Formação da estrutura orçamentária

Como é elaborado o orçamento preliminar do projeto? A estrutura de tal é revelada através do plano de contas que contabiliza o custo de um determinado programa. Via de regra, para determiná-lo, basta ter uma estimativa contábil tradicional.

Orçamento é considerado um plano de custo ou indicador de custo. Isso significa que, após o planejamento preliminar, você precisa entender quanto, quando e para que exatamente os fundos serão pagos. Portanto, neste caso, é possível utilizar qualquer método de apresentação de perdas. No entanto, deve-se lembrar que eles devem atender aos requisitos práticos das partes interessadas,interessados neles, bem como os padrões estabelecidos. Além disso, eles devem responder às perguntas que interessam aos investidores do projeto.

Formulários de apresentação de orçamento

Tanto os orçamentos planejados quanto os reais têm certas formas de apresentação. Então, entre eles é importante observar o seguinte:

• horários, que são uma espécie de planos de custo;
• matrizes de distribuição de perdas;
• gráficos de barras de gastos;
• gráficos de perdas cumulativas semelhantes;
• gráficos de linhas de custos cumulativos ao longo do tempo;
• exibindo uma estrutura de perda do tipo circular.

Vale a pena notar que em diferentes fases do desenvolvimento do projeto, diferentes desenhos de projeto e documentação de trabalho são relevantes. O fato é que estamos falando do desenvolvimento de diferentes tipos de orçamentos. Eles diferem um do outro tanto na precisão quanto na finalidade exigidas. Vale ress altar que a margem orçamentária se torna muito menor à medida que o projeto avança.

Variedades e finalidade dos orçamentos

Reduzir o erro pode ser argumentado com os dados da tabela abaixo. Portanto, considere a finalidade e os principais tipos de orçamentos.

Etapas do projeto	Financiamento	Destino	Erro, %
Conceito de design. A ideia principal na forma expandida	Expectativas de orçamento. Data exata	Planejamento antecipado para necessidades de caixa e pagamentos	25-40
Justificação dos investimentos (estudo de viabilidade)	Orçamento Provisório	Justificação de itens de custo, planejamento para captação e posterior utilização de financiamento	15-20
Licitações, negociações e acordos. Para cada estágio separadamente	Orçamento atualizado	Agendamento de acordos com fornecedores e contratados	8-10%
Elaboração de papéis de trabalho. Cada estágio tem seu próprio cálculo	Orçamento final	Restrição diretiva do uso de recursos	5-8%
Implementação e conclusão do projeto	Orçamento real	Gestão de custos (ou seja, contabilidade e controle posterior). Orçamento do projeto e estimativas de custos

Orçamento do projeto e estimativa de custos

É interessante notar que o orçamento do projeto é semelhante à estimativa dos custos operacionais de um elemento de negócios da empresa. A principal diferença aqui é que tradicionalmente o cobre em sua totalidade, ou seja, do início ao fim. Por sua vez, o orçamento da unidade de negócios é formado anualmente ou trimestralmente. Para o controle mais eficaz, ele deve ser dividido em dois componentes: custos diretos e custos indiretos.perda.

O primeiro tipo de orçamento é uma ferramenta chave de gestão e controle para os gerentes de projetos, bem como para os diretores das unidades funcionais que dele participam. Isso inclui os custos (custos de viagem, salários e assim por diante) de todos os que estão incluídos na equipe do programa. Neste caso, cada um dos sujeitos realiza tarefas separadas.

Vale lembrar que ao justificar os itens de custo, os seguintes pontos são levados em consideração:

• custo dos materiais adquiridos;
• valor gasto na produção;
• custo dos desvios do uso normal da tecnologia;
• valor gasto no comissionamento do produto;
• custo de fornecimento;
• outras despesas.

Por sua vez, os custos do tipo direto devem ser apresentados da seguinte forma:

• de forma detalhada - exatamente de acordo com a estrutura do projeto ao nível de tarefas executáveis;
• inclui despesas semanais com salários de funcionários, materiais (fabricados sob contrato ou adquiridos) e outros para cada componente e tarefa do projeto de valor intermediário;
• inclui custos indiretos diretamente relacionados ao pagamento de materiais e mão de obra;
• a ser resumido de acordo com as várias tarefas desempenhadas pelas entidades participantes;
• forneça reservas de gerenciamento (em outras palavras, deixe uma certa reserva de custo e tempo para o caso).

Importância do processo orçamentário

Orçamentoprojeto coloca uma pressão significativa sobre seus gerentes e departamentos. O fato é que apresenta uma alternativa: se ficarmos dentro do orçamento, agimos com eficácia, mas se excedermos, o trabalho é mal feito.

No entanto, este requisito muitas vezes não é aplicável ao orçamento real do projeto. O fato é que os orçamentos são formados e implementados sob certa pressão de uma série de fatores, tanto subjetivos quanto objetivos.

Por exemplo, um gerente de projeto contratado é muitas vezes forçado a aceitar orçamentos elaborados e adotados sem sua participação, mesmo que pareçam irrealistas para ele. Caso contrário, o empregado pode ser negado um contrato. No entanto, se concordar com um orçamento que obviamente não cumpre os prazos estipulados, bem como com os recursos disponíveis, logo que a obtenção de determinados resultados exija gastos superiores ao previsto, o funcionário é obrigado a explicar esse problema, apesar de o fato de que inicialmente o orçamento foi fixado em um nível extremamente baixo.

Vale lembrar que o orçamento do projeto pode ser racional. Nesse caso, o objetivo do orçamento é principalmente estabelecer o verdadeiro custo do projeto para a empresa. Portanto, se o gerente do projeto aceitar um orçamento que exceda significativamente a margem de erro de 15-20% aceitável para a etapa de justificação de custos (informações da tabela acima), é muito provável que a situação não se limite a explicar a estrutura de motivos para a alta administraçãoesse excesso. Nesse caso, o gerente de projeto provavelmente perderá o emprego.

Como evitar isso?

Para evitar tal situação, M. Thomsett, um cientista americano, sugere que os gerentes formem seus próprios orçamentos de projetos. No entanto, ele aponta uma série de razões para esse comportamento:

• Você é responsável por relatar os custos futuros do projeto e a capacidade de gastar seu orçamento. Isso não será possível se você trabalhar com um orçamento pré-determinado.
• Sendo um gerente de projeto, você deve saber melhor do que ninguém exatamente quanto custa um determinado projeto. O orçamento definido é considerado uma meta monetária. Deve satisfazê-lo de acordo com os seguintes parâmetros: fornecer uma oportunidade de medir o sucesso do projeto e ser uma forma de medir a competência do gerente (ou seja, você).
• Você deve permitir alguns subsídios nas linhas orçamentárias. Isso é crítico se futuras justificativas para custos específicos entrarem em jogo. Deve-se acrescentar que as hipóteses são comparadas com as possibilidades para o período atual, não sendo consideradas possíveis complicações. Somente quando você puder comparar nesse nível, o processo orçamentário funcionará conforme planejado.

Criação, acompanhamento e execução de um plano financeiro

Você precisa saber que os orçamentos dos projetos são formados, monitorados e executados separadamente do plano financeiro das unidades envolvidas no negócio,empresa como um todo.

Há razões para isso:

• Projetos não tendem a se repetir. Os orçamentos dos departamentos e subdivisões são formados anualmente. Eles são frequentemente revisados a cada seis meses ou com mais frequência. Os projetos terminam sua existência imediatamente após sua execução. O fato é que o tempo de implantação do programa não está atrelado ao exercício. A revisão do orçamento é indesejável. A exceção são os casos em que erros grosseiros são encontrados na versão inicial ou quando o ambiente muda drasticamente (é nela que um determinado projeto está sendo implementado).
• Nas mãos do gestor - controle direto sobre a execução do orçamento. Importa referir que os planos financeiros dos departamentos e divisões, em regra, dependem da relação que se desenvolve entre vários serviços: o departamento de execução atribui um limite de custos a um ou outro departamento, com base nas informações fornecidas por outro departamento; no entanto, as decisões sobre o pessoal e o sistema são tomadas pela alta administração. O projeto, ao contrário, usa o orçamento de acordo com duas direções: o uso daqueles recursos que estão disponíveis (realizações e pessoal), eles já estão à disposição e orçamento do departamento, e o uso limitado de recursos do tipo externo que são atraídos temporariamente. A contratação de um funcionário adicional resulta em custos fixos de qualquer maneira; uma unidade adicional de pessoal para um projeto, geralmente empregando forças já no serviço.
• O sucesso da execução orçamentária está diretamente relacionado à impecável aderência ao plano de ação do projeto, bem como ao cronograma de utilização dos recursos. Também consiste emdependendo de quão bem o gerente planejou a implementação de cada fase, bem como se os funcionários que participam da equipe do projeto aderem ao cronograma estabelecido. Se a execução de uma determinada etapa ou obra como um todo for atrasada devido à necessidade, por exemplo, de recursos humanos ou de tempo do que foi originalmente determinado, isso afeta de alguma forma o orçamento de forma desfavorável, ou seja, na forma de uma aumento no custo de execução do trabalho do projeto.

Regras semelhantes, pelo menos na situação ideal, devem ser utilizadas pelos gestores de todos os departamentos da empresa que possuem orçamento próprio. Vale a pena saber que cada um deles é responsável por não ultrapassar o nível orçamentário e, consequentemente, gastar demais. No entanto, na prática, apenas uma minoria de empresas segue estritamente esta regra. Por outro lado, poucas empresas permitem que os diretores de departamento definam o nível de orçamento realmente necessário para o projeto que está sendo executado no departamento.

Licitações, negociações e acordos

Em seguida, é aconselhável considerar a etapa culminante do projeto: a organização de concursos, sites especiais, bem como a celebração de acordos de cooperação e parceria.

No edital deve ser entendido a licitação competitiva, durante a qual é implementada a escolha dos fornecedores de produtos e serviços comercializáveis. Os clientes municipais e estaduais realizam suas atividades no âmbito da 44-FZ No sistema de contrato no campocompras de bens, obras, serviços para garantir o estado. e necessidades municipais.”

Corporações estatais, organizações que implementam atividades regulamentadas, monopólios naturais funcionam de acordo com a lei 223-FZ “Sobre a aquisição de bens, obras, serviços por certos tipos de pessoas jurídicas. pessoas” (por exemplo, propostas de construção).

Locais Especiais

As estruturas comerciais operam dentro da legislação civil vigente no território da Federação Russa. Eles publicam informações sobre seus planos nos sites de licitação. Tanto as pessoas físicas quanto as pessoas jurídicas que cumprem integralmente os requisitos do cliente e a legislação russa têm o direito de participar da aquisição.

Existem diferentes licitações: aberta (ou seja, para todos os participantes), por exemplo, licitação aberta, solicitação de cotações, leilão eletrônico, solicitação de propostas; fechados (ou seja, para um número limitado de pessoas), por exemplo, leilões e concursos limitados. As compras podem ser feitas tanto em formato eletrônico quanto em papel.

Deve-se ter em mente que tal evento requer uma preparação séria, em particular, legal, financeira e técnica. Isso é necessário para garantir a aplicação e execução do contrato. Portanto, os gestores devem inicialmente configurar seu quadro de funcionários para o trabalho em equipe, pois o resultado final depende da coerência das operações realizadas pelos colaboradores.

Principais etapas da implementação da licitação

Esquematicamente, a participação em tais eventos pode ser representada da seguinte forma: Análise de mercado → Seleção e posterior recebimentoassinatura eletrônica → Registro → Procurar um site de licitação → Preparação da segurança financeira → Abertura de uma conta especial (isso é necessário para os participantes da aquisição de acordo com 44-FZ) → Preparação e posterior apresentação de um pedido de participação na aquisição → Participação direta na licitação. A etapa final, é claro, é obter o resultado.

Vamos considerar a etapa principal da lista apresentada: a participação, por exemplo, em uma licitação de construção. Será um leilão eletrônico sob 44-FZ. Em um horário pré-determinado, o cliente começa a considerar as candidaturas dos participantes. Quando sua inscrição for considerada elegível para participação no leilão, você deve calcular o nível de preço mínimo para o qual está pronto para fornecer um produto de construção ou prestar serviços relacionados, organizar o trabalho sob este concurso.

Leilão eletrônico é realizado em tempo real. Assim, no prazo de dez minutos após a apresentação da última oferta para o preço, o participante tem o direito de fazer a sua própria oferta online na “etapa do leilão”: de 0,5 a 5% do NMCC. Em outras palavras, uma medida que pode ser tomada de cada vez não deve exceder 5% do preço máximo inicial do contrato de parceria (cooperação) indicado no edital.

De acordo com os resultados do leilão, é elaborado um protocolo. Após o leilão ser considerado concluído, inicia-se a etapa de consideração de partes adicionais das inscrições.

Conclusão

Então, consideramos a categoria de orçamento:finalidade e tipos de orçamento, etapas do projeto. Além disso, analisamos o palco principal com mais detalhes. Vale a pena notar que mesmo um iniciante pode ganhar o concurso. Como colocar em prática?

A negociação eletrônica envolve a presença de clientes, ou seja, dinheiro. No entanto, o concurso exclui relações informais. Não há como chegar a um acordo. O não cumprimento das condições estabelecidas no contrato pode resultar na perda do contrato, perda de recursos e perda da oportunidade de participar de outros leilões por desclassificação. Os iniciantes geralmente quebram essas regras devido à desatenção banal.

Primeiro de tudo, você deve colocar as mãos em propostas que não contenham regras rígidas. Por exemplo, no leilão de um plano comercial. Só depois disso é aconselhável passar para licitações sérias, que são regulamentadas pela legislação de compras de acordo com 44-FZ e 223-FZ. A principal condição para a vitória nada mais é do que atenção plena. Antes de tudo, é preciso pensar na qualidade do trabalho, e não no valor do contrato.

Imagine que você ainda ganhou. Você tem um contrato em suas mãos. A empresa será capaz de encontrar capacidades e forças adicionais para cumpri-la sem problemas? E se não, quanto dinheiro será necessário para contratar trabalhadores ou alugar equipamentos? O negócio continuará lucrativo?

Vale lembrar que entre os erros dos licitantes, os principais são: violação de prazos, desatenção no estudo da documentação, tentativas de participar de muitas licitações ao mesmo tempo, mau funcionamento do plano técnico,negociando com prejuízo. Tudo isso pode levar a consequências adversas. É por isso que é necessário prevenir antecipadamente todas as deficiências listadas.