O principal objetivo do orçamento. O conceito, a essência do processo e as tarefas do orçamento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Qual é o principal objetivo do orçamento? Por que esse processo está ocorrendo? Por que é necessário? Quais tarefas estão sendo executadas? Qual é a essência desse processo? Como está estruturado o sistema geral? Estas, assim como várias outras perguntas, serão respondidas no âmbito do artigo.

Introdução

Orçamento é uma ferramenta para mudar as atividades da empresa. O que é esse processo? Ele é responsável pela gestão da situação financeira e econômica e das atividades da empresa. Isso é feito através do sistema de gestão orçamentária, abreviado como SBU. Sua importância é muitas vezes subestimada. E em vão. Mas voltemos a isto. Com uma preparação cuidadosa, as metas orçamentárias são alcançadas. As etapas de desenvolvimento do orçamento incluem planejamento, contabilidade, análise e controle do estado do empreendimento. O principal objeto de influência é a atividade em andamento. Graças ao orçamento, suas principais características estão mudando. Por exemplo, é típico delegar responsabilidades para processar assuntos em uma empresa.

Metas e objetivos

O orçamento deve trabalhar para aumentar a eficiência da reprodução ampliada do capital na empresa. A estrutura comercial é considerada como objeto do processo. Este é o objetivo principal. O orçamento é um processo complexo que exige que várias tarefas sejam concluídas com sucesso. São eles:

1. Definição de objetos e sujeitos.
2. Desenvolvimento de um classificador de artigos, sua relação com os fatores de reprodução do capital, desagregação em direto/sobrecarga e constantes/variáveis.
3. Determinação da estrutura financeira (se necessário, juntamente com o projeto e processo).
4. Elaboração de regulamento para aprovação e posterior pagamento em dinheiro.
5. Identificação dos fatores de reprodução do capital e estabelecimento de sua relação com os componentes do orçamento.
6. Desenvolvimento de um classificador de artigos de acordo com o balanço.
7. Desenvolvimento de políticas de contabilidade gerencial.
8. Desenvolvimento de regulamentos que afetam a criação, controle, ajuste e análise de orçamentos empresariais durante o planejamento anual, trimestral, mensal e semanal.
9. Automação da SBU.
10. Desenvolvimento de formulários de orçamentos para objetos.

Em conclusão, segue-se a elaboração do balanço inicial e posterior lançamento da SBU.

Momentos Organizacionais

Atingir a meta do processo orçamentário é difícil se não houver ordem. A organização ajuda muito na obtenção das condições necessárias. Resumidamente, entãoos seguintes passos devem ser destacados:

1. Encenação. As disposições do sistema de gestão orçamentária estão sendo desenvolvidas.
2. Introdução. A atividade da empresa está mudando através da implementação das disposições anteriormente desenvolvidas da SBU. Ao mesmo tempo, é necessário distinguir entre a implementação formal da diretiva e a criação prática, quando o sistema se torna um elemento integrante do processo de atividade dos funcionários.
3. Automação. Esta etapa é realizada em paralelo com a implementação. Representa a instalação, configuração e início de operação de um sistema automatizado de gestão orçamentária.

Usando o pacote de software

A meta e os objetivos do orçamento são muito mais fáceis de alcançar se forem usadas novas tecnologias. Vamos dar uma olhada no que as opções mais populares oferecem:

1. Programas 1C. Sua principal tarefa é a automação da contabilidade. Mas o complexo também pode ser usado na solução de problemas de gestão orçamentária. Embora deva ser observado que as configurações devem ser feitas para poder usar, além disso, existem diferenças específicas em relação à contabilidade. Embora, para ser honesto, seja melhor reconhecer a plataforma 1C como o padrão para automação de orçamento.
2. Programas Intalev. Desenvolvimentos populares que atraem não apenas com um bom produto, mas também com guias metodológicos e livros bem desenvolvidos que permitem obter uma compreensão teórica do sistema e facilitar sua configuração. Além disso, você pode explorar os elementos associados à contabilidade gerencial no orçamento no âmbito daum complexo. É verdade que também há desvantagens. Por exemplo, não há um procedimento padrão conveniente para importar dados e não há um subsistema econômico e matemático integrado. Em outras palavras, não há ferramentas para otimização.
3. Especialista em Cubos. Este programa oferece opções muito flexíveis para configurar o sistema de orçamento da empresa. De particular interesse é o procedimento conveniente para importar dados de vários sistemas de contabilidade, enquanto os configura em tempo real. Embora ainda não exista um subsistema de modelagem econômica e matemática.
4. MS Excel. Um clássico presente em quase todos os computadores. Com o advento das ferramentas PowerView e PowerPivot na versão 2013, este programa pode ser usado para automação além do nível básico.

Existem outras opções de software usadas pelas organizações.

Sobre exemplos

O objetivo do orçamento é aumentar a eficiência. Como ela se manifesta? Considere a situação com uma instituição bancária. A orçamentação neste caso pode, em primeiro lugar, ser caracterizada por um ciclo específico de reprodução do capital. Essa situação leva ao surgimento de áreas de atuação inusitadas do ponto de vista clássico. Como resultado, o valor é criado e redistribuído dentro do banco.

A gestão de riscos desempenha um papel especial na realização de tarefas e no alcance de metas. Assim, a otimização bancária deve levar em conta não apenas o orçamento, mas também os momentos potencialmente perigosos no cursoactividades (não reembolso de empréstimos). O orçamento também está intimamente relacionado ao custeio. Afinal, esse processo permite descobrir o custo de um determinado produto, dependendo das decisões organizacionais e tecnológicas tomadas. O cálculo de custos é útil para departamentos de orçamento, projetos, produtos e processos. Mas não se esqueça do planejamento financeiro. É também de interesse para o SBU. O sistema de gestão orçamentária pode ser visto como uma ferramenta de planejamento financeiro.

Mas não se deve pensar que este é o fim do assunto. A gestão orçamentária não se limita a atender ao planejamento financeiro. É precisamente a ferramenta com a qual você pode calcular o estado no futuro. Ao mesmo tempo, as ações propostas dizem respeito não tanto às finanças quanto à economia. A SBU é uma ferramenta que permite implementar planos calculados influenciando as atividades das pessoas que trabalham na empresa.

Sobre a comunicação com outros sistemas

É impossível falar sobre metas orçamentárias alcançadas com sucesso em uma empresa se o trabalho for realizado apenas com uma direção separada. O que você deve prestar atenção? A essência e os objetivos do orçamento exigem atenção primordial ao sistema de motivação e desenvolvimento de pessoal. É necessário alcançar a responsabilidade dos participantes no processo. A melhor maneira de fazer isso é por meio de um sistema de motivação e desenvolvimento da equipe.

Em segundo lugar, atenção deve ser dada às possibilidades de automação. Isso se deve ao fato deo orçamento completo é muito complicado. E sua implementação sem automação se tornará um negócio muito caro.

Terceiro, deve-se lembrar que o aumento da responsabilidade deve ser acompanhado pela delegação de autoridade. É necessário desenhar claramente todo o sistema, lutar pela articulação entre as várias posições e pessoas. Tudo isso deve ser implementado dentro do sistema de gestão de processos. E em quarto lugar, deve-se lembrar que a empresa não está interessada apenas em criar orçamentos. Eles não devem existir simplesmente para ser e para seu próprio bem. Os orçamentos têm um propósito específico - otimizar o desempenho. Para obter informações úteis, e não apenas trocar papéis, é necessário usar dados confiáveis em modelos econômicos e matemáticos e, em seguida, tomar as decisões gerenciais necessárias.

Também deve ser lembrado que os objetivos do sistema orçamentário serão alcançados melhor se as tarefas operacionais-táticas estiverem conectadas com a liderança estratégica. Se for possível realizar um relacionamento próximo entre vários elementos, então, para o desenvolvimento ideal, haverá apenas um passo a ser dado - criar um sistema unificado de gerenciamento de desenvolvimento empresarial.

Como a mudança se manifesta?

A SBU está usando ativamente o mecanismo de delegação de responsabilidade e autoridade. Essa é apenas a pergunta que surge - para quem? Deve-se prestar atenção não só e nem tanto à alta direção como aos chefes de departamentos e abaixo. Mesmo os trabalhadores individuais não precisam ser ignoradosatenção. Como é implementado? Mudanças organizacionais em nível de diretoria são frequentemente implementadas na forma de pagamentos de bônus, parcerias, participação na propriedade da empresa por meio de ações/opções. Para trabalhadores comuns, a abordagem é diferente. Neste caso, espera-se o desenvolvimento e implementação de um sistema de motivação, a emissão de bónus e, em alguns casos, a participação nos lucros. A SBU começa a atuar de forma diretiva no momento da assinatura do pedido correspondente. Mas sua preparação, automação e outros momentos burocráticos antes do uso levam muito tempo.

Implementação real

Não basta conhecer a essência, o propósito e os objetivos do orçamento. Na realidade, será possível falar de implementação quando essa abordagem entrar em prática e afetar as atividades da organização no dia a dia. Isso é possível ao mudar a cultura de trabalho e gestão da organização. De fato, elementos de autogoverno estão sendo introduzidos. Por isso é necessário delegar autoridade e responsabilidade.

Vejamos o exemplo do serviço financeiro. Realizava o planejamento diretivo e desempenhava muitas funções. Mas à medida que o empreendimento crescia e o volume de trabalho, decidiu-se passar para a gestão orçamentária. Neste caso, as funções de coordenação, consolidação, formação, análise e controlo de indicadores ficam a cargo do serviço financeiro. Mas o planejamento é dos funcionários. Ao mesmo tempo, os princípios de trabalho das pessoas na empresa estão mudando. A responsabilidade horizontal será reforçada, a relação entre os colaboradores melhorará devido à necessidade deinteração e coordenação mútua.

A implementação real envolve um planejamento passo a passo, começando com o proprietário. Eles desafiam a alta administração. Depois vem a vez dos centros de responsabilidade do processo (vendas, produção, publicidade e assim por diante). Isso cria oportunidades para a manifestação de iniciativa por parte de gerentes e funcionários. Deve-se notar que a implementação real geralmente é adiada por vários meses e talvez até por um ano.

Quais são as desvantagens neste caso?

Ai, você não pode ficar sem negatividade. Curiosamente, os pontos fortes também são uma vulnerabilidade ao mesmo tempo. Assim, a delegação de responsabilidade é típica da SBU. Isso pressupõe a existência da competência e autoridade necessárias. E por causa disso, muitas vezes surgem problemas. Afinal, ao delegar autoridade com a ajuda de uma ordem, é impossível transferir ou tornar uma pessoa competente. Esta propriedade não é ganha ou perdida desta forma. Ou o sujeito tem competência ou não.

Se você der oportunidades a uma pessoa que não cumpre as responsabilidades, isso afetará negativamente os resultados das atividades. A pessoa a quem as responsabilidades são delegadas deve ser competente. Isso implica a presença de alfabetização econômica, iniciativa, responsabilidade. Se pelo menos um dos componentes listados estiver f altando, não faz sentido dar ao sujeito oportunidades adicionais dentro da estrutura do sistema de gestão orçamentária. Por isso, não é incomum que a SBU seja implementada de forma não integral ou não com o máximo deeficiência.

Fechando

Então o conceito, metas e objetivos do orçamento são considerados. E, finalmente, você pode tocar em todos os tipos de manipulações que podem ser realizadas com ele. A primeira é uma revisão orçamentária. Muitas vezes é mais fácil fazer algo do zero do que mudar os desenvolvimentos existentes. Isso se aplica totalmente ao SBU. Mas essas são as medidas mais extremas. Um melhor orçamento é mais desejável. Refere-se às mudanças necessárias para aumentar as capacidades da SBU. A melhoria é caracterizada pela eliminação de falhas e erros que foram cometidos anteriormente ao criar a organização. Podem também ser introduzidas novas funções, cuja necessidade surja devido a uma determinada alteração da atividade da empresa. As melhorias também incluem atualizações de software. Em geral, aspectos radicalmente novos estão sendo introduzidos. Mas a própria SBU não está sendo redesenhada. E a última é a modernização do orçamento. Isso é feito para aumentar as capacidades do sistema. Em suma, parece uma melhoria. Somente quando as mudanças são feitas, aspectos radicalmente novos não aparecem.