2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38
ciclo PDCA (ciclo de Deming) é um dos conceitos básicos da moderna teoria da administração. Ele também sustenta a série de padrões ISO 9000, que são usados em todo o mundo para gerenciamento de qualidade em empresas de todos os tamanhos e tipos.
Definição
PDCA Ciclo Deming é uma tecnologia para melhoria contínua de processos nos negócios e em qualquer outro ramo de atividade. O nome deste método é uma abreviação de 4 palavras em inglês, significando uma sequência lógica de estágios de melhoria:
- P - Plano (plano);
- D - Do (do);
- C - Checar (verificar, analisar);
- A - Ato (ato).
Tudo é lógico e simples: primeiro você precisa pensar sobre as ações. Em seguida, eles são executados de acordo com o plano. A terceira etapa é a análise dos resultados obtidos. E, por fim, a última etapa - Agir - envolve a introdução de mudanças específicas para melhorar o processo e/ou estabelecer novas metas. Depois disso, a fase de planejamento recomeça, na qual tudo o que foi feito antes deve ser levado em consideração.
Esquematicamente, o ciclo de controle PDCA é mostrado comoroda, o que demonstra a continuidade desse processo.
Agora vamos ver cada passo em detalhes.
Plano (Plano)
O primeiro passo é planejar. É necessário formular claramente o problema, determinar as principais áreas de trabalho e encontrar a melhor solução.
Um erro comum é desenvolver um plano baseado em suposições subjetivas e suposições de gerenciamento. Sem conhecer as causas subjacentes do problema, é possível, na melhor das hipóteses, neutralizar suas consequências, e apenas temporariamente. Quais ferramentas podem ser usadas para fazer isso?
Método "5 Porquês"
Foi desenvolvido nos anos 40, mas ganhou popularidade 30 anos depois, quando a Toyota começou a usá-lo ativamente. Como é feita essa análise?
Primeiro você precisa formular e escrever o problema. Em seguida, faça a pergunta: "Por que isso está acontecendo?" e anote todas as razões. Depois disso, você precisa fazer o mesmo para cada resposta. Então seguimos o mesmo padrão, até a pergunta "Por quê?" não será perguntado 5 vezes. Como regra, é a quinta resposta que é o verdadeiro motivo.
Diagrama de Ishikawa
Este método permite que você represente graficamente as relações de causa e efeito de qualquer fenômeno nos negócios. Recebeu o nome de sua criadora, a química Kaora Ishikawa, e é amplamente utilizado em gestão.
Ao construir um diagrama, existem 5 fontes prováveis de problemas: pessoas, materiais, ambiente (ambiente), equipamentos e métodos. Cada um deles, por sua vez, pode conter motivos mais detalhados. Por exemplo,o trabalho dos funcionários depende do nível de habilidade, saúde, problemas pessoais, etc.
A sequência de construção do diagrama de Ishikawa:
- Desenhe uma seta horizontal para a direita e escreva um problema bem definido perto de sua ponta.
- Inclinado em direção à seta principal, descreva os 5 principais influenciadores sobre os quais falamos acima.
- Use pequenas setas para mostrar os motivos detalhados. Ramos menores podem ser adicionados conforme necessário. Isso é feito até que todas as causas prováveis sejam escritas.
Depois disso, todas as opções recebidas são escritas em uma coluna, das mais realistas às menos.
"Brainstorm"
Uma discussão em grupo com especialistas e pessoal-chave, na qual a tarefa de cada participante é apontar o maior número possível de causas e soluções para o problema, incluindo as mais fantásticas.
Após a análise teórica, é necessário encontrar dados factuais reais que confirmem que as causas do problema estão corretamente identificadas. Você não pode agir com base em palpites ("provavelmente…").
Quanto ao planejamento em si, os detalhes também são importantes aqui. É importante definir prazos, traçar uma sequência clara de ações e resultados mensuráveis (incluindo intermediários) a que devem conduzir.
Do (Do)
A segunda etapa do ciclo PDCA é a implementação do plano, a implementação das mudanças. Na maioria das vezes, é mais conveniente implementar primeiro as decisões tomadas empequena escala, faça um "teste de campo" e verifique como funciona em uma pequena área ou objeto. Se houver atrasos, atrasos, é importante entender qual é o motivo (planejamento irreal ou f alta de disciplina por parte dos funcionários). Além disso, está sendo introduzido um sistema de controle intermediário, que permite não apenas aguardar os resultados, mas monitorar constantemente o que já foi feito.
Cheque
Em termos simples, agora precisamos responder a uma única pergunta: "O que aprendemos?". O ciclo PDCA implica uma avaliação constante dos resultados alcançados. É necessário avaliar o progresso em relação às metas estabelecidas, determinar o que funciona bem e o que precisa ser melhorado. É realizado principalmente verificando os relatórios e outras documentações da empresa.
Para a implementação bem-sucedida do ciclo Shewhart-Deming (PDCA) nos negócios, é necessário estabelecer relatórios regulares sobre o trabalho realizado e discutir os resultados com os funcionários. A ferramenta ideal para isso é a introdução de indicadores-chave de desempenho KPI, com base nos quais é construído um sistema de motivação e recompensa para os funcionários mais produtivos.
Ato
O último passo é a ação. Pode haver várias opções aqui:
- implementar mudança;
- rejeite a decisão se for ineficaz;
- repita todos os estágios do ciclo PDCA novamente, mas introduza algunsajustes.
Se algo funciona bem e pode ser replicado, a solução precisa ser padronizada. Para isso, são feitas as devidas alterações na documentação da empresa: regulamentos de trabalho, instruções, listas de verificação para verificar o desempenho do trabalho, programas de treinamento de funcionários, etc. Em paralelo, deve ser avaliada a possibilidade de introduzir melhorias em outros processos de negócios onde possam surgir problemas semelhantes.
Se o plano de ação desenvolvido não trouxe os resultados esperados, é preciso analisar os motivos do insucesso, e então retornar à primeira etapa (Plano) e tentar outra estratégia.
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