Como costurar um livro (dinheiro ou renda) com suas próprias mãos

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

A correta organização do armazenamento da documentação contábil é garantia da inexistência de multa por infração disciplinar. Folhas não grampeadas de documentos importantes permitem manipulações com papéis, ou seja, falsificações e substituições. Portanto, o empregador é obrigado a colocar os documentos em ordem ao final do período do relatório, ou seja, pensar em como grampear o livro.

Regras de fluxo de documentos

Além das diretrizes gerais descritas nas instruções de papelada, não há diretrizes definidas para grampear documentos. As autoridades fiscais exigem que os documentos financeiros sejam protegidos da possibilidade de perda e falsificação. Não há requisitos para documentos como balanços e diários de pedidos, pois eles são, na verdade, secundários.

Mas a documentação primária deve ser vinculada. Certifique-se de exibir o livro caixa e o livro de renda. Mas como encadernar um livro se a lei não prescreve as regras?

O livro caixa é considerado uma ferramenta importante no campo da contabilidade de fluxo de caixa, por isso deve ser mantido dentro de uma disciplina rigorosa. O livro caixa é compilado em um único exemplar, e deve estar em todas as empresas, bem como emempreendedores se trabalharem com dinheiro.

Questões gerais sobre como manter um livro caixa

Se a empresa tiver várias divisões, os livros caixa originais são armazenados no local de trabalho com dinheiro. Somente cópias dos documentos primários são fornecidas à sede. Você pode manter um livro caixa:

• no programa de contabilidade;
• em um formulário unificado eletronicamente ou manualmente.

De acordo com as regras de disciplina de caixa, o livro é mantido de forma incremental ao longo do ano. Os números de pedido começam em um a cada ano. A numeração contínua é usada. O responsável deve imprimir as folhas em duas vias - para o relatório do caixa e para o livro caixa. Cada folha deve ser numerada.

Se a caixa registradora for mantida em um programa de contabilidade, essas ações não serão difíceis. O programa automaticamente numera as páginas, atribui números aos documentos em ordem e imprime uma folha pronta de acordo com um formulário unificado. No programa, é formada a página de título do livro, que deve conter os atributos obrigatórios:

• OKPO company;
• nome da empresa ou nome completo IP;
• período de tempo;
• nome da subdivisão, se disponível.

Por qual período costurar o livro caixa

Pensando em como costurar o livro caixa do ano, primeiro você precisa decidir se há necessidade de definir esse período de tempo. Dependendo do volume de negócios, o livro caixa pode ser grampeado paraperíodos diferentes:

1. Mensal.
2. Trimestral.
3. Uma vez por ano.

Isso se deve à conveniência do trabalho, pois não adianta colocar tudo em um volume pesado se houver muitas operações. A enorme espessura transformará a ação “como costurar um livro com as próprias mãos” em trabalho árduo. As sutilezas de trabalhar com documentação devem ser explicitadas na política contábil da organização e nas ordens para estabelecer a disciplina de caixa.

Se a organização adotou não um ano, mas um mês ou um trimestre por um período de tempo, a numeração das páginas no livro caixa deve começar desde o início na data do relatório. Esta regra não se aplica à numeração de ordens à vista.

Como costurar tudo sozinha?

É definitivamente proibido prender o livro com cola, fita ou grampos, apenas fios são permitidos. Como costurar um livro caixa corretamente se ele for mantido em um programa de contabilidade? É necessário imprimir diariamente o boleto e o relatório do caixa. Folhas de inserção compõem o livro caixa, mas devem ser costuradas no final do período do relatório.

É necessário dobrar todas as folhas em ordem, anexar um título devidamente desenhado em cima e pegar:

• iglu;
• awl;
• furador.

Qual ferramenta usar depende da espessura do feixe que está sendo fixado. Os fios são usados severamente. Se eles não forem fortes o suficiente, o livro pode desmoronar.

De quantos furos você precisa?

Há opiniões diferentes sobre quantos buracos fazer em um livro. Basicamente, se nãoconfiança de que o folheto será confiável, você pode perfurar 5 furos. Mas não é proibido fazer 3 furos. Muitas organizações se contentam com dois furos feitos com um furador. No entanto, esse design facilita a substituição das folhas no livro, por isso não atrai o entusiasmo dos revisores.

Assim, as folhas devem ser dobradas em uma pilha uniforme para que o livro tenha uma aparência ordenada. Os furos são feitos no lado esquerdo estritamente na vertical. Em seguida, um fio ou barbante é puxado nos orifícios duas vezes para que as pontas fiquem do lado errado. Um exemplo de como costurar um livro de caixa pode ser visto na foto acima. As pontas dos fios são amarradas com um nó forte várias vezes para que tudo fique bem preso.

Como prender o que é costurado

No programa Word ou qualquer outro equivalente, um adesivo é criado no lado errado do livro. O conteúdo do adesivo deve ser o seguinte: “no pacote de folhas _ numeradas, atadas, assinadas e carimbadas”. A linha abaixo prescreve a transcrição do cargo e assinatura da pessoa autorizada e do contador-chefe.

O adesivo não deve ser muito grande ou pequeno. Seu tamanho deve ser suficiente para fechar os nós e parte dos fios. As pontas dos fios saem um pouco por baixo do adesivo. É aconselhável usar uma boa cola de papelaria para que seja difícil mudar o rótulo. Após afixar o número de folhas e a assinatura de uma pessoa autorizada no adesivo, é colocado um selo na parte superior para que parte da impressão fique no livro e no adesivo.

Como costurar um livro caixa se não forrealizado em um programa de contabilidade? O procedimento será o mesmo, apenas você terá que numerar cada folha à mão e preencher o título. Quando você precisar costurar um relatório de caixa, lembre-se de que não apenas a folha com os giros no caixa é numerada, mas também todos os pedidos com aplicações.

Se o livro for guardado à mão

Se o livro caixa for mantido sem a ajuda de um computador, um diário padrão é comprado para esses fins. A questão de como costurar um livro preenchido manualmente não surge, pois a revista já está costurada. Todas as folhas são numeradas e lacradas no início do livro. Dentro do diário há uma folha de deslizamento e um relatório de caixa na horizontal. Antes de iniciar a gravação, o relatório do caixa é rasgado e as entradas nele são duplicadas da folha de deslizamento para cópia carbono. Claro, o relatório do caixa terá que ser exibido por você mesmo.

Em caso de alta intensidade de mão de obra do processo de encadernação de livros, você pode usar os serviços de impressão. A capa de papelão e a capa dura darão segurança adicional ao livro caixa. Além disso, não será possível cortar a encadernação para substituir as folhas. O risco de substituição da folha não pode ser excluído quando o livro é autoencadernado. No final, os fios podem ser puxados e dobrados novamente.

Preciso grampear com gerenciamento eletrônico de documentos

Recentemente, as organizações começaram a mudar ativamente para o gerenciamento eletrônico de documentos para reduzir o trabalho com papel. Há uma série de vantagens no gerenciamento eletrônico de documentos:

• não é necessário carregar papéis para assinar;
• nãoter que gastar dinheiro com muito papel e toner;
• não precisa de entrega de documentos.

Mas isso levanta a questão do cumprimento da disciplina de caixa. Como costurar um livro se for usada uma assinatura digital? O livro caixa produzido no sistema de giro eletrônico não é impresso ou grampeado. Existem meios técnicos pelos quais o livro é protegido contra interferências e assinado digitalmente.

Especialmente para autônomos

Os empreendedores individuais que utilizam o sistema de tributação simplificado são obrigados a manter um livro de receitas e despesas. Este formato contábil é usado para calcular a base tributária. Por lei, os empresários estão proibidos de alterar os dados do livro-razão, pois isso pode levar a uma distorção do valor tributável.

A lei regulamenta claramente como costurar corretamente o livro de receitas e despesas. Existe um despacho especial do Ministério da Fazenda, que aprova as formas de contabilidade e relatórios para empreendedores individuais que trabalham em um sistema simplificado e uma patente. A ordem determina que o livro de receitas e despesas deve ser laçado, numerado, assinado e lacrado, se houver.

O livro pode ser manuscrito ou eletrônico. Há também a possibilidade de mantê-lo no programa de contabilidade. Se o livro for mantido eletronicamente, no final do ano ele será impresso. Todas as folhas são numeradas e empilhadas ordenadamente.e costurados juntos. A página de título deve ir primeiro.

Vale ress altar que as páginas em branco do livro também devem ser impressas e grampeadas em fila comum. Mesmo que uma organização ou empreendedores individuais entreguem saldo zero e não realizem atividades, eles ainda precisam imprimir e grampear o livro. O formulário deve ser lacrado e assinado pelo chefe (empresário) na última folha. Para fazer isso, use um adesivo contendo os mesmos dados de contagem de folhas do livro caixa.

Formulário de registro de patente

Se os empresários usam o sistema de patentes, então ele só precisa manter um livro de receitas. Esta forma de contabilização é usada apenas para refletir a receita de patentes no momento do seu recebimento. A questão de como costurar um livro de renda pode ser evitada se você conhecer os princípios de costura de documentos estudados anteriormente. A ordem não é diferente. O livro também pode ser mantido em formato eletrônico ou manuscrito ao longo do ano. Ela deveria:

• numerado;
• ponto;
• assinado e selado pela cabeça.

Se um empresário individual, além das atividades de patentes, tem outras áreas de trabalho, então, paralelamente, ele deve manter um livro de receitas e despesas. Ele refletirá todas as transações, exceto as receitas de patentes.