Correspondência de saída: registros de registro, contabilidade, amostras, regras de preenchimento

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

Em qualquer esfera da economia nacional, existe uma papelada que inclui muitas funções. Entre eles, a contabilização de correspondências recebidas e enviadas é um dos principais. Não existe uma única empresa funcionando isoladamente de outras organizações. É obrigatória a comunicação e cooperação com clientes, fornecedores, instituições financeiras e outras. Portanto, o processo de produção não pode prescindir de correspondência. Quem cuida do registro de cartas recebidas e enviadas? Como contabilizá-los corretamente? Quem precisa e por quê? Consideraremos essas questões no artigo.

Categorias de correspondência. Características da documentação enviada

Existem muitos formulários e tipos de documentos, mas todos eles se enquadram em apenas duas categorias principais:

• Enviando (e-mail de saída).
• Recebido (e-mail de entrada).

Vamos ver o significado de cada categoria.

Correspondência, chamada de saída, pode ser enviada para os seguintes destinatários:

• Autoridades superiores.
• Subordinadosorganizações.
• Empresas parceiras.
• Departamentos, oficinas e outras divisões estruturais da empresa.

Quais documentos são enviados às autoridades superiores?

Praticamente todas as empresas estão subordinadas a quaisquer organizações (distritais, departamentais, regionais, assim como ministérios). A correspondência de saída enviada a essas instituições pode ser relatórios, relatórios, planos para o mês, trimestre, ano, respostas a solicitações. Via de regra, é emitido em formulários padronizados aprovados ou em folhas comuns com o logotipo da empresa.

Documentos para Organizações Downline

Nem todas, mas muitas empresas cooperam com organizações a elas subordinadas. Podem ser órgãos executivos, sucursais, pequenas empresas e outros. A correspondência enviada por ele pode ser diretivas, ordens, avisos, regulamentos, instruções, materiais de treinamento. Também é emitido em papel timbrado ou folhas comuns com o logotipo da empresa. Além disso, as instruções e materiais de treinamento podem assumir a forma de brochuras e manuais, mas devem ser acompanhados de instruções em formulários padrão ou cartas de apresentação com selos e assinaturas. Se não houver, os próprios manuais e brochuras devem ter o selo da empresa remetente e as assinaturas dos responsáveis.

Documentação para empresas parceiras

Em regra, neste caso estamos falando de fornecedores, distribuidores e clientes. A correspondência que ele envia são ordens, avisos derecebimento de mercadorias, reclamações, folhetos publicitários, notificações sobre alterações em quaisquer termos de um acordo ou contrato, propostas comerciais.

Ress alte-se que materiais publicitários, listas de preços, parabéns, convites, por exemplo, para uma apresentação não precisam ser cadastrados.

Documentação dentro da mesma organização

Este tipo de envio de correspondência ocorre em empresas onde existem 2 ou mais departamentos, oficinas, divisões. Nesses casos, a liderança emite ordens, resoluções, orientações, instruções e documentos afins, que são encaminhados aos departamentos e oficinas. Então, para gerentes e administração, essa correspondência será de saída e, para um workshop ou departamento - de entrada.

Regras de design de diário

Independentemente de onde o documento é enviado, ele deve ser contabilizado. Para fazer isso, existem logs para registrar a correspondência de saída. Em uma época em que os computadores e a Internet não existiam, esses diários eram mantidos à mão. Eles podem ser arbitrários. Um caderno comum, livro de contabilidade, bloco de notas pode ser usado. Mais importante ainda, a revista tinha que ter folhas costuradas para que não pudessem ser arrancadas. Além disso, eles precisavam ser numerados. A página de rosto da revista indicava a data em que foi iniciada. Anteriormente, era necessário costurar as páginas com fios, selar suas extremidades com uma folha de papel, na qual era necessário colocar o selo e a assinatura do responsável. Também nesta folha foi anotado o número total de páginas numeradas. Não foram permitidas correções.

Agora a costura do magazine com linhas é salva quandoregistro de documentos especialmente importantes de valor financeiro ou legal.

As páginas da revista são numeradas na maioria das empresas.

Quando a última linha do diário é preenchida, a data de seu término é anotada. É armazenado de 3 a 5 anos. Depende do tipo de correspondência nele registrada. Ordens judiciais, contas financeiras, contratos de longo prazo e similares são considerados particularmente importantes. Você pode descartar o diário somente se cada um dos documentos nele registrados tiver perdido sua força legal.

Ajuda do computador

Nesta era da tecnologia da computação, é difícil encontrar um funcionário que rastreie manualmente o registro de correspondência recebida e enviada. Agora existe um determinado programa que permite imprimir formulários ou manter registros em um computador. Para usá-lo, você precisa ter:

• Computador com MS Office, programas MS Excel.
• Impressora.
• Scanner.
• E-mail do computador.
• Um carimbo assim: “Entrada. Nº _, "_" _20_" Pode ser digitado manualmente ou comprado pronto.

Em seguida, você precisa entrar no programa, baixar o formulário necessário e começar a trabalhar com ele. Você pode imprimir o formulário, fazer muitas fotocópias, costurá-las. Você receberá um diário no qual precisará fazer anotações à mão. Você não pode imprimir, cadastre-se diretamente em seu computador. Como regra, é assim que são guardados os documentos para os quais você não precisa assinar.

De quantas revistas você precisa?

Mais vezesno total, as empresas mantêm um registo de correspondência expedida. No entanto, algumas organizações com muitos parceiros e outros destinatários podem ter várias dessas revistas, como:

• Para registro de correspondência enviada a terceiros e para documentos dentro da empresa.
• Para cartas enviadas a empresas nacionais e estrangeiras.
• Para documentos destinados a determinadas organizações (por exemplo, o escritório central, o ministério e assim por diante) e todos os outros. Isso é feito para a conveniência do gerenciamento de documentos, mas qualquer diário é elaborado de acordo com um único padrão.

Além disso, algumas organizações têm periódicos separados para cada tipo de documentação. Por exemplo, para registrar pedidos de saída, pedidos de contabilidade, notificações, manuais, reclamações de clientes, protocolos e assim por diante. Para contabilizar tais documentos, podem ser utilizados formulários com outras colunas.

Como manter entradas de diário

Deve-se dizer que as formas dos formulários são aproximadamente as mesmas para contabilizar todos os tipos de correspondência enviada. Uma amostra mostrando como o design deve ser é fornecida em nosso artigo.

No topo de cada página há um "cabeçalho" com colunas:

• O número de série da entrada, também foi afixado no documento.
• Data de partida.
• Título do documento (por exemplo, "Relatório de progresso").
• Resumo (literalmente algumas frases, você também pode colocar o número do documento).
• Nome da instituição para onde a correspondência é enviada.
• Assinatura do registrante responsável.
• Método de partida (normal ou e-mail, fax). Este item foi adicionado com o advento de novas tecnologias. Anteriormente, não estava nos logs de correspondência.
• Se for enviada uma resposta a um pedido ou um relatório de execução, o jornal deve indicar o número do documento com base no qual a carta enviada foi criada. Também é necessário indicar os dados do intérprete (nome, cargo).
• Número de cópias. Às vezes, uma coluna é alocada separadamente, na qual é indicado o número de páginas em uma cópia.
• Nota. As informações que não estão incluídas nas colunas anteriores são indicadas aqui.

Se o documento enviado não for uma resposta a uma solicitação ou relatório, são colocados traços nas colunas de execução e o responsável.

Em nosso tempo, o conteúdo e o preenchimento do registro de correspondência de saída não mudaram. Amostra mostrada acima.

E-mail recebido

Cartas e documentos podem ser recebidos pela empresa das seguintes fontes:

1. Autoridades superiores.
2. Subordinados.
3. Empresas parceiras.
4. Outras instituições não listadas acima (polícia, bancos, tribunais, cidadãos particulares, etc.).
5. Dentro de uma empresa, a correspondência recebida pode vir da administração ou de outra unidade estrutural, por exemplo, do departamento de contabilidade.

Acima de nósconsiderados quais documentos podem constituir correspondência das organizações indicadas nos três primeiros parágrafos.

Documentos de outras instituições podem ser uma intimação a um funcionário, um mandado de execução, uma decisão judicial, uma ação judicial, uma reclamação ou declaração de uma pessoa física e assim por diante.

Os papéis que representam o fluxo de trabalho dentro da empresa podem ser muito diferentes: ordens de gestão, ordens, instruções, regulamentos, normas, regulamentos de segurança, avisos e assim por diante.

Trabalhando com documentos recebidos

É necessário manter registros não apenas da correspondência enviada, mas também da entrada. O diário, onde são registradas as cartas recebidas pela empresa, é elaborado de acordo com as mesmas regras dos documentos enviados.

A diferença está no "cap" nos formulários. Deve conter as seguintes colunas:

• Número ordinal. Também é afixado ao documento.
• Data de recebimento.
• Organização que enviou o documento.
• Como foi recebido (por fax, e-mail ou correio normal).
• Nome do documento.
• Número de cópias.
• Para onde o documento foi enviado (nome da oficina, departamento ou pasta).

Uma amostra de um dos formulários do diário de correspondência recebida é apresentada abaixo.

Se o documento de entrada for uma ordem ou uma instrução metodológica da direção recebida pela oficina (departamento) para execução, o registro de registro deve indicar quem é o responsável, e também apornota de apresentação, data e assinatura do artista.

Quem mantém os registros?

Qualquer pessoa responsável indicada pelo chefe pode registrar a correspondência recebida e enviada. Neste caso, este tipo de atividade laboral deve constar da sua descrição de funções ou ser aprovado por despacho do chefe da empresa. Como regra, o trabalho de escritório nas organizações é feito por um secretário. Além disso, um funcionário do escritório ou um administrador (em pequenas empresas) pode realizar o registro de correspondência. Em algumas organizações, a correspondência é tratada por dois funcionários - o compilador e o secretário.

Lojas e departamentos também mantêm registros de documentação de entrada e saída. Isso é feito por um funcionário encarregado desse tipo de atividade por ordem da administração.

Como devo registrar corretamente a documentação recebida?

O registro de correspondências recebidas e enviadas não é uma tarefa difícil, mas responsável. Todos os documentos recebidos pela empresa estão sujeitos a contabilidade. Se vieram de organizações, devem ser carimbadas e assinadas pelo chefe. Às vezes, também é necessária a assinatura de pessoas responsáveis, por exemplo, o contador-chefe, se for uma fatura emitida para a empresa. Cartas de indivíduos, como explicativas ou reivindicações, só podem conter a assinatura da pessoa que compilou este documento.

Na maioria das empresas, todas as correspondências recebidas devem ser revisadas pelo gerente para acompanhar os processos de produção. Ele mesmodecide o que fazer com os documentos recebidos - aceitar para execução, familiarizar as pessoas envolvidas com as informações, ou simplesmente arquivar o papel em uma pasta. Portanto, o secretário, tendo registrado a correspondência recebida no diário, a fornece ao chefe. Ele coloca uma marca em cada documento para qual departamento deve ser enviado.

Com base neste "veredicto", o secretário no registro de correspondência recebida anota na coluna apropriada o "destino" adicional de cada carta. Por exemplo, um novo regulamento sobre o cálculo do prêmio pode ser enviado ao departamento de contabilidade, diretrizes de segurança ao departamento técnico e uma reclamação do cidadão Ivanov ao departamento de controle de qualidade do produto. Isso completa o trabalho do secretário com a documentação recebida.

Como acompanho as correspondências enviadas?

Acima, examinamos quais documentos podem estar relacionados a esse tipo de documentação. Em algumas organizações, solicitações individuais devem ser respondidas por um secretário assistente ou compilador. De acordo com GOST R 6.30-2003.12, esse documento é elaborado em um formulário especial ou em uma folha em branco com o logotipo da empresa. Qualquer carta comercial enviada a uma organização ou indivíduo deve ser carimbada e assinada pelo gerente. Via de regra, o secretário deve fazer uma fotocópia do documento, que deve ser arquivada na pasta correta.

A correspondência de saída é registrada no diário correspondente. O secretário deve verificar se todos os selos e assinaturas necessários, detalhes de sua empresa ea organização para a qual o documento foi elaborado, coloque nele o número correspondente àquele sob o qual é registrado no diário, a data de partida, o nome da pasta na qual a cópia é arquivada. Se a correspondência enviada for uma resposta a uma carta recebida, você também deve anotar o número sob o qual foi registrada. Os documentos devem ser enviados no dia indicado no registro.

Por que precisamos de contabilidade de correspondência?

Algumas pessoas que estão longe da produção acreditam que o registro escrupuloso da correspondência recebida e enviada é um trabalho extra, a chamada papelada. De fato, a contabilidade de correspondência desempenha as seguintes funções:

• Organiza o fluxo de trabalho.
• Assegura uma resposta oportuna aos sinais recebidos.
• Agiliza a troca de informações dentro da produção.
• Garantia a efetiva participação da empresa na vida econômica externa.
• Ajuda você a encontrar rapidamente o documento que você precisa.

A importância deste trabalho é óbvia, então você precisa abordar sua implementação com responsabilidade.