Amostras de preenchimento de uma guia de remessa. Regras para preencher uma nota de remessa

2024 Autor: Howard Calhoun | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 10:38

As atividades das organizações em muitos assuntos estão sujeitas a um controle cuidadoso e são reguladas por muitas regras. Uma delas são amostras de preenchimento de nota de remessa, fatura e outros documentos primários. Para que as atividades da empresa cumpram integralmente os requisitos da lei, ao preencher esses documentos, você deve seguir as instruções estabelecidas. Este artigo discute exemplos de preenchimento de nota de remessa e outros documentos que o acompanham, sua finalidade, estrutura e significado nas atividades das organizações.

Documentação primária e sua finalidade

Todas as operações nas atividades da empresa devem ser documentadas e refletidas nos registros fiscais, contábeis e gerenciais. No futuro, todos esses dados são sistematizados, resumidos, analisados e utilizados por diversos usuários para diversos fins. O mais importante deles é relatarresultados da atividade financeira e econômica perante as autoridades reguladoras.

A categoria de documentação primária inclui uma série de documentos destinados ao registro de determinados eventos na vida comercial da empresa. Sua característica distintiva é o preenchimento no momento da transação ou imediatamente após ela. A documentação primária é a prova de que a operação foi realmente realizada. Esses documentos incluem uma nota de remessa, conhecimento de embarque (TTN), fatura, especificação, ordem de entrada e saída em dinheiro e alguns outros documentos.

Atribuição de guia de remessa

Nota de remessa - o documento de transferência primário, que é compilado no momento do envio da mercadoria ao comprador pelo fornecedor. Prova de que o item foi vendido. Deve ser emitido em duas ou mais vias. Os papéis adicionais são elaborados se os bens forem adquiridos a crédito ou leasing, com a participação de um comissário, agente, bem como com subsídios do Estado ou recursos orçamentários. Uma cópia deve ser deixada com o fornecedor, a segunda é destinada ao comprador, a terceira - para o banco, outra instituição financeira, intermediária, instituição orçamentária.

Qualquer operação comercial de entidades jurídicas e empresários deve ser acompanhada de conhecimento de embarque. A forma, o preenchimento da amostra e as características da aparência do documento podem variar ligeiramente. A legislação prevê várias opções para registro. Mastambém há requisitos que todos os modelos de fatura de vendas devem atender.

Opções de design da nota de remessa

As organizações podem enquadrar eventos em suas atividades diárias de diferentes maneiras. Isso também se aplica às amostras de preenchimento da guia de remessa. Abaixo está uma lista de opções que uma empresa pode tomar:

• Usando o formulário unificado oficial TORG-12. Por que recriar a roda se ela foi inventada há muito tempo? O TORG-12 é adequado para organizações com qualquer forma jurídica, atuando em todas as áreas e com quaisquer mercadorias. Paralelamente, o formulário oficial foi desenvolvido tendo em conta todas as exigências das entidades reguladoras, com os desejos das empresas de comodidade e simplicidade. Todas as versões dos bancos de dados eletrônicos 1C que são usados por contadores para trabalhar com registros de empresas são equipadas com formulários padrão TORG-12.
• Elaboração e aprovação do seu próprio formulário, tendo em conta as necessidades da organização e todos os requisitos legais. Algumas organizações, para conveniência dos usuários internos, fazem ajustes no TN, complementando-o com as colunas, tabelas e detalhes necessários. Isso não é proibido por lei se as alterações não alterarem a essência do documento e ainda assim satisfazer os usuários com as informações que eles estão procurando.
• A utilização de um formulário unificado UPD (Documento de Transferência Universal), que desempenha simultaneamente a função de guia de remessa e fatura, é relevante para as organizações que são contribuintes do IVA. A conveniência está no desaparecimentoa necessidade de imprimir a fatura separadamente, o que economiza tempo, espaço de escritório para armazenamento de papéis, bens materiais (papel e toner), reduz o risco de erros e discrepâncias no pacote de documentos para uma operação comercial, bem como o risco de perda seus componentes durante o armazenamento.
• Use a versão eletrônica dos documentos. Algumas empresas modernas há muito mudaram para o gerenciamento eletrônico de documentos. Os requisitos para faturas eletrônicas são os mesmos que para faturas em papel. Para usar esta forma de fluxo de trabalho, você terá que adquirir uma assinatura eletrônica.
• Usando revistas-livros padrão. As gráficas produzem um grande número de livros com formas de documentos primários, incluindo notas de remessa. Os empreendedores individuais preferem esse padrão de preenchimento, pois não requer conhecimentos especiais em contabilidade e uso de tecnologia de informática. Isso se aplica a empresários cujo processo de trabalho pouco tem a ver com atividades de escritório - comerciantes de pavilhões de mercado, empresários itinerantes e outros.

Nota de remessa: instruções para preenchimento

TN deve obrigatoriamente cumprir os requisitos do serviço fiscal. O processo de seu registro é regulado pelas disposições dos atos jurídicos contábeis e regulatórios das autoridades controladoras. Este documento deve conter uma série de detalhes obrigatórios:

• número e data do documento;
• nomes e endereços (reais e legais) do expedidor e destinatário;
• TIN,conta corrente, informações com base na transação em andamento (contrato, especificação, seu número e data);
• lista de itens enviados, quantidade de cada item, unidades de medida, custo por unidade, valor total por item, valor total de toda a lista, percentual de IVA e seu valor monetário;
• sobrenomes e iniciais das pessoas responsáveis pela operação em andamento: quem expediu do armazém, quem deu o pedido para isso, quem o recebeu;
• Imprima os lados se usado na atividade (algumas PIs funcionam sem imprimir).

Nota de consignação

Outro documento do pacote padrão para um negócio é um conhecimento de embarque. É utilizado em caso de participação no processo de venda-aquisição de itens de estoque de transporte motorizado próprio ou de terceiros. É necessário tanto reembolsar os custos de combustíveis e lubrificantes, quanto confirmar a legalidade da carga no processo de transporte do agente de trânsito, e comprovar a legitimidade da prestação dos serviços de transporte.

Atualmente, as organizações usam duas formas de conhecimento de embarque em paralelo. Formas e padrão de preenchimento diferem completamente. A composição dos detalhes é quase idêntica, mas é refletida de maneira diferente no documento. A diferença mais importante entre os formulários TTN e 1-T é a ausência de uma seção com uma lista de mercadorias na segunda.

Regras para preenchimento de guia de remessa

Commodity-O conhecimento de embarque contém duas seções. O primeiro contém as seguintes informações sobre o negócio:

• data e número do documento;
• expedidor e destinatário, seus endereços reais, dados bancários, informações com base na transação;
• local onde as mercadorias são entregues;
• seção da tabela com lista de mercadorias, seu custo, número de lugares, disponibilidade e tipo de embalagem, unidades de medida, peso;
• sobrenome e iniciais dos funcionários que autorizaram e fizeram a liberação da mercadoria, suas assinaturas e o carimbo da empresa remetente;
• cargo, sobrenome e iniciais, assinatura do portador;
• cargo, sobrenome e iniciais, assinatura da pessoa que aceitou a mercadoria e carimbo do destinatário.

A segunda seção do TTN contém informações sobre o carro que realiza o transporte e seu motorista. Esta parte do formulário deve incluir:

• marca, modelo, matrícula do carro;
• Nome completo do motorista, sua assinatura nas colunas sobre a aceitação da carga para transporte, indicando o número de assentos e na entrega da carga ao destinatário;
• outras informações informando sobre as características da carga - toxicidade, explosividade, radioatividade e etc.

Diferenças da nova forma 1-T

Ao transportar por conta própria, as organizações usam o exemplo descrito acima de preenchimento do TTN. O conhecimento de embarque formulário 1-T é usado nos casos em que a carga é transportada por uma organização terceirizada ou motorista particular. Sem ele, é impossível provar a existênciarelação contratual com motorista ou empresa de transporte, respectivamente, é impossível amortizar os custos do pagamento de seus serviços na contabilidade e na contabilidade fiscal.

A principal diferença entre esses dois formulários é que o formulário 1-T não contém uma seção de mercadorias e informações detalhadas sobre a carga que está sendo transportada. Você pode especificar nele apenas o número de lugares, as características da carga e da embalagem, bem como o valor declarado.

O que seguir no preenchimento?

A seguir está uma lista de decisões legislativas sobre a execução dos documentos acima:

• Decreto Governamental nº 272 de 15 de abril de 2011 - aprovação do Formulário 1-T.
• Carta do Ministério das Finanças de 06 de novembro de 2014 - sobre o reconhecimento da relação contratual entre o transportador e o cliente;
• Carta da Receita Federal de 21 de março de 2013 - sobre o uso de formulários TTN no cálculo do imposto de renda;
• Decreto da Comissão Estadual de Estatística nº 132, de 28 de dezembro de 1998 - aprovação do formulário TORG-12.

Por que é necessário preencher corretamente os documentos primários?

Qualquer organização comercial opera com fins lucrativos. De seu valor, é obrigado a pagar impostos e outras contribuições ao estado. O cálculo de seus valores depende inteiramente da exatidão da documentação primária. Se erros foram cometidos ou violações foram estabelecidas, a organização pode posteriormente estar sujeita a grandesimpostos do que o esperado. Por exemplo, se os documentos que comprovam as despesas que a organização tem o direito de deduzir da base tributável forem incorretamente executados, a Receita Federal pode não reconhecê-los. Neste caso, a organização terá que arcar com os custos do próprio bolso, e não incluindo-os no custo final de produção.

Sanções por ausência ou preenchimento incorreto de documentos

A f alta de cópias de documentos primários pode causar uma onda de inspeções não programadas pela Receita Federal. Cada violação identificada pode estar sujeita a multa. Se o serviço fiscal constatar fraude, intenção criminosa ou tentativa de evasão fiscal em erros ou f alta de documentação, a organização enfrentará consequências mais desagradáveis - multas, sanções fiscais, responsabilidade administrativa e criminal prevista nos artigos dos códigos pertinentes.